资产采购管理制度-2.26

1、密级：部门内部文件编号：行政 - 标准规范类2014【 0001】资产采购管理制度1.0行政2014 年 2 月 26 日一、总则1、为对公司固定资产的购置进行有效管理，降低购置成本，特制定本制度。2、 本制度适用于固定资产采购及办公物品采购。3、 编制固定资产采购计划与预算。二、办公用品采购及管理1、综合部根据办公室人员编制及办公用品使用情况，编制办公用品年度预算费用。2、办公用品年度预算提交财务及高层审核，财务经理及董事长签字确认后，方可执行。3、综合部行政专员根据每月办公费用于每月5 日、20 日定期采购日常办公用品。4、因岗位及职能不同，需采购特殊办公用品人员，可单独提交办公用品采购申

2、请表 （附表一） ，交部门负责人、综合部审批，董事长签字后方可由行政专员采购。总金额不超过200 元的低值易耗品及日常办公用品无需填写采购单。总金额大于等于200 元易耗品，需填写办公用品采购申请表。5、每月 8 日行政专员及前台对办公用品进行盘点及统计分析，如遇假日，则提前或推迟 1 日，及时了解办公用品进出情况。6、办公用品领用时间为每周一、四下午3 点5 点，领用者需在办公用品领用登记表上签字确认。7、领用耐用办公品时，需以旧换新。三、固定资产采购（一）、固定资产购置申请流程1、计划汇总：固定资产使用部门根据实际需要，编制本部门的固定资产年度采购计划，填制 固定资产新增计划表 （附表二）

3、 以及部门的 固定资产购置预算表（附表三） 。在经由部门负责人审核批准后，报综合部汇总。2、审核：综合部行政专员对各部门上报的固定资产新增计划表和固定资产购置预算表进行审核汇总，并交综合部经理审核签字。综合部审核内容包括以下几个方面。（1）购置的原因。（2）拟购入时间。（3）拟购入数量。（4）对于是由于现有固定资产折旧年限已到需新增的，应审核其相应的购入时间和实际折旧年限。3、批准备案：综合部将签字确认后的固定资产购置预算表报财务部、高层批准备案。4、财务部审阅并核对下一年度的固定资产采购计划，由财务经理签字确认后，上交董事长审批，形成正式的下一年度固定资产购置预算表和固定资产新增计划表，并在

4、财务部和综合部归档保存。5、各部门根据正式的固定资产购置计划进行固定资产购置申请。6、根据年度固定资产新增计划以及实际的使用需要，各部门详细填列固定资产采购申请表 （附表四） ，提出固定资产购置申请，申请表填制内容主要包括：固定资产名称、规格、型号、预算金额、主要制造厂商以及购置原因等。原则上提交固定资产采购申请表为每月8 日。7、固定资产采购申请表由各部门购置申请人，报部门经理审核签字，综合部经理签字，董事长签字方可采购。若属计划外采购，还需填写计划外固定资产购置说明，对计划外购置的原因进行详细说明。采购金额小于等于1000元，部门经理签字，综合部经理签字即可，采购金额大于 1000元，部门

5、经理签字，综合部经理签字，董事长签字才可采购。（二）、固定资产采购流程 采购员在采购物品时，应按相关要求选择所需物品。1.核价固定资产购置应坚持多方询价（不少于三方）的原则，保证资产购置价格的合理性，争取采购物料质优价廉。供应商的选择：采购人员在进行供货商的选择时，应着重考虑供货商的资质、能力、信誉以及质量保证体系；同时根据价格、品质、交货期、付款条件、厂商信誉以及历史使用情况等选择出最优者。2.借支采购员凭审批手续完整的固定资产采购申请表到财务部按照财务制度中的相关规定借支物品采购定金的现金或支票。3. 签订订购合同在确定供货商或者承包商后，由采购人员或有关负责人在授权的范围内与之签订合同。

6、合同应该明确规定购置固定资产的型号、性能、价格、质量要求、交货期限、结算方式等，或者土建工程的结构、面积、工期、造价、质量标准等。 注： 单批购置固定资产金额达到10 万元以上采用公开招标采购，招标文件和成交合同交财务部备案。对不宜招投标的，应当进行市场调查和多渠道询价，然后确定供货商。（三）、固定资产验收 采购员及行政专员应将采购回来的物品按照资产采购管理制度的相关规定及时办理验收入库手续。 综合部行政专员根据固定资产申请受理时间，对采购申请单及采购的资产进行统一编号。1、采购员根据资产到货的时间，及时通知综合部及使用部门一起对购置的设备等固定资产进行验收，并在验收单上签字确认，办理资产入库

7、手续。2、对采购物品的验证采用抽样的方法，采购物品数量 （单个）少于 10 个的，抽样 100%验证；对采购物品多于 10 个且少于 100 个的，抽样 10%验证；对采购物品 100 个以上的，抽样 2-5%验证。3、对所采购的物品应具备合格证，特别是对批量（或成箱、成件）购买的物品必须要验证物品的合格证。4、对验证物品的规格、数量等须与固定资产采购申请表上的相符，上下浮动不超过 2%。5、综合部应对常用物品的产品说明书、产品使用说明等资料妥善保存，待备查。6、验收标准 外包装平整光滑，无擦伤、破损，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或扭曲变形； 在包装上标明生产日期和有效期的，注意核对日期是否

8、过期； 验证物品质地、颜色、规格、尺寸是否符合购买要求； 对受力部分应用手或其它方法做加力实验； 检查附属件是否齐全。（四）、固定资产移交1、固定资产验收合格后，由综合部移交申请使用部门投入使用。2、综合部开具一式三联的 入库单 ，经综合部门签字后， 一联由综合部留存，一联由采购人员报销时提交财务部门作为采购资产登记原始凭证。3、综合部开具一式三联的 出库单 ，经综合部门和使用部门双方签字后，一联由综合部留存，一联交由使用部门存留。（五）、结算财务部门审查验收合格文件、报销单/汇款申请单、供货或承包合同、账单、发票，审查无误后，由会计审核，交财务经理签字确认、董事长签字确认，即由出纳向供货商

9、/承包商支付尾款 /货款。（六）、固定资产安装购置的固定资产如需安装， 使用部门领取固定资产时，在出库单上注明“需安装”字样，注明安装时间，由综合部联系专业安装人员安装。（七）、固定资产管理每季度第一个月 15 号对固定资产进行清点与盘算，由财务人员及综合部人员共同参与，对于破损物品应及时修理，保证资产正常使用。对损坏程度较大导致无法再使用的资产，应查明原因，及时处理。属个人原因损坏的，应要求个人按照折旧价格赔偿；属正常折旧损坏的， 公司按照以旧换新的原则，更换坏损资产。四、固定资产报废1、当固定资产严重损坏， 没有维修价值时， 由固定资产使用部门提出申请，填写固定资产报废申请表（附表五），交

10、综合部报财务部和董事长审批。2、经批准后，综合部对实物进行处理。处理后对台帐及固定资产卡片进行更新，并将处理结果书面通知财务部。3、财务部依据董事长批准的固定资产报废申请和实物处理结果，进行帐务处理。附表一：办公用品采购申请表申请部门申请人日期物品名称规格 / 型号：特殊要求数量单价总价部门经理综合管理部董事长附表二 : *年固定资产新增计划表（年度）公司/ 部门制表人日 期固定资产名称规格型号数量申请购置原因备注其他说明：部门经理综合部财务部董事长固定资产定义：采购金额超出500 元，列为固定资产。附表三 : *年固定资产购置预算表( 年度 ) 公司/ 部门制表人日 期固定资产名称规格型号数量预算单价预算金额备注其他分析说明：部门经理综合部财务部董事长固定资产定义：采购金额超出500 元，列为固定资产。附表四：固定资产采购申请表预算内预算外部门申 请 人日 期固定资产名称供应商规格/ 型号预计单价数量预计金额具体参数：申请购置原因：部门经理主管副总综合部董事长固定资产定义：采购金额超出500 元，列为固定资产。附表五：固定资产报废申请表编号：填制时间：年月日固定资产名称编号规格/ 型号申请部门报废数量报废总金额报废原因说明： 使用年限过长、功能丧失、完全失去使用价值或不能使用并且无修复价值的 产品技术落后、质量差、耗能高、效率低，已属淘汰