浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台

1、浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册1/21 浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册version 1.0 浙江省海洋与渔业局2012 年 08 月浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册2/21 一、平台概述浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台（以下简称“本平台”）是依托信息技术，按照统一的规范标准，实现省、市、县三级海洋与渔业主管部门电子公文互为交换的平台。它具备公文发送、 公文接收、 文档格式转换、 平台统计、后台管理等功能，并可实时查询发送公文流转进程，进而确保公文安全、高效地传递交换。（一）设计目标为浙江省海洋与渔业主管部门（单位）所用，用于在纵向网（上下级单

2、位） 和横向网 （平级单位） 上构筑一个安全、高效、实用的电子公文交换平台。（二）技术特点本平台采用集中式公文交换管理模式，渗透移动办公的理念，采用先进的b/s 架构及多层、分布式处理技术，实现跨区域跨平台的电子公文交换。其技术特点如下: 1. 高可用性本平台包括发文管理、收文管理、工具箱、个人设置、统计报表、组织机构管理、系统管理等。都使用b/s 结构。在界面的设计中尽量考虑满足用户操作的方便性，达到结构合理、层次清晰、界面直观、操作简单。2. 跨平台性本平台采用j2ee 架构技术，支持多种数据库存储，windows、linux 、unix 等各主流平台均可运行。3. 组织结构、角色自定义浙

3、江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册3/21 平台实现了组织结构、人员角色等的自定义功能，适应了政府机关和组织结构不断变化的需要。4. 消息提醒机制高效便捷本平台采用sms 的方式进行系统提醒高效、便捷。5. 完整的日志系统本平台设计了完整的日志系统，所有关于电子公文的发送、接收、以及用户的登录等相关信息全部记录在平台的数据库中，从而为平台的管理工作带来了极大方便。（三）使用规范1. 发文规范一般性文件可直接转换成pdf 格式文件，通过本平台正常发送即可。行政规范性等重要文件则需要先打印出纸质文件然后盖章；并将盖章后的文件通过扫描的方式保存为pdf 格式的电子文档，最后再把pdf 格式

4、的电子文档通过本平台发送。2. 收文规范为了及时收取电子公文，所有海洋与渔业主管部门（单位）每个工作日至少要登录本平台一次。对于需要反馈的电子公文，应该认真填写反馈意见。 电子公文接收后要及时下载， 妥善保存。（四）使用要求1. 硬件要求本平台对使用单位的信息化硬件现状没有特殊要求，只要可以连接访问互联网、有基本的电脑操作知识即可。2. 软件要求用户需要安装可以编辑word文件的软件工具。 用户可浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册4/21 以自行安装微软的office软件或者金山公司的wps 软件。用户需要下载本平台工具箱中的“本地转换工具”并安装，用来转换word文件为 pdf

5、格式文件。转换方式详见使用说明部分文件转换中的内容。用户需要下载本平台工具箱中的“pdf 阅读工具”并安装，用来打开阅读pdf 格式文件。二、使用说明（一）登录首先访问局门户网站http:/右侧中部有电子公文交换平台的登录入口，凭用户名密码登录。使用原始密码登录后会强制用户修改密码并且新密码不可与原始密码相同，修改后重新登录即可使用本平台。浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册5/21 使用新密码正常登录平台后，将会进入如下界面，其中左侧为应用管理目录树，右侧为工作区。（二）文件转换1. 在线转换在左侧应用管理目录树上打开“工具箱”点击“文件转换”本模块主要是提供给用户文档转化的功能。

6、为了提高文档安全性，公文应当是只读的，pdf 格式是公文发送最好的格式。在此模块中，本平台提供了将其他格式的文档转化为pdf 格式的功能。浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册6/21 点击转换按钮，即可下载转换完毕的文档。2. 本地转换首先下载“本地转换工具”。解压后安装， 安装完成后。 查看计算机设备和打印机可以发现 adobepdf这个设备。浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册7/21 然 后 打 开 需 要 转 换 的 文 件 ， 进 行 打 印 操 作选 择adobepdf这个打印机点击确定按钮后即出现另存为消息框保存后转换即完成。转换后的文档可用做公文发送的附件，

7、提高了安全性。（三）发文管理1. 新建发文浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册8/21 在应用管理目录树下面可以找到发文管理的节点，点击其中的新建发文（如下图所示）工作区将会进入如下界面对公文的接收对象，本平台提供了多种快捷选择，普发表示全部单位都将收到该公文，沿海单位表示沿海的单位将收到该公文等等。如果用户选择按单位发送，那么，点击下行的选择，将会出现如下的单位选择界面：浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册9/21 在 “编辑发文” 的图中已经对发文的各个要素进行了输入.当用户输入标题后，会自动生成短信提示的内容；默认情况会向接收用户发送提示短信；发文机关也会根据用户所在

8、单位自动填写；在附件区，用户可以上传多个附件。当选择完接收对象之后，用户可以点击发送直接发送该公文，也可以选择保存，等待之后继续操作. 2. 发文列表发文列表分为个人发文列表和单位发文列表。个人发文列浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册10/21 表可以查看本操作人员所有发送过的公文，单位发文列表可以查看所有本单位创建的公文。在这里，用户可以看到自己之前已发送或保存的所有公文。其中，已发送的公文将显示发送时间。上方提供了搜索功能可以让用户方便的查找到自己需要的发文。用户可以查看自己的发文，只要点击对应的查看按钮即可，之后可以看到如下的界面：浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手

9、册11/21 上面是自己之前填写的发文信息当用户点击“显示/隐藏接收情况”按钮之后，会在其下面显示收件单位的收件信息，对收件单位点击，将会出现如图所示的黄色区域，显示收件单位的联系人信息。在收件单位列表的右侧，有红色按钮“催办”.如果该单位尚未接收该公文，那么点击该按钮将会发送催办短信到该单位的联系人手机上，如果收件单位较多，可以点击催办全部按钮 . 该公文如尚未发送的，那么在“显示/ 隐藏接收情况”按钮那一行还将显示“发送”， “删除”按钮，可以对其进行相应的操作 . 应用目录那里也提供了单位发文列表的菜单，该菜单和个人发文列表的功能是一样的，不同的是在此用户可以查看除了自己的发文之外，同单

10、位的其他同事的发文. 3. 历史库当平台运行一段时间以后由于用户众多会产生大量的数浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册12/21 据，数据量大对平台的压力也大，用户使用时也会有不便之处，比如查询困难。所以当平台运行一年之后将会把历史数据以年为单位整理归档。（四）收文管理用户不但能发送公文，也能收到来自别的单位的公文。1. 待收公文点击应用目录树下的收文管理中的待收公文工作区将会显示如下界面界面中会显示全部的待接收公文的列表。其中，对于紧急浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册13/21 的公文，还会在标题列显示动态的图片加以突出。平台提供了搜索公文的功能，可以根据标题，发文机

11、关，以及发文日期等进行查询。点击查看，将能够看到完整的公文信息，如下图：用户可以先查看公文的信息，并且可以下载公文的附件。查看完毕之后，可以点击确认接收按钮来接收该公文，并且可以选择性的填写一些反馈信息。在公文下方，点击显示隐藏接收状况，可以看到该公文其他接收单位的信息。2. 已收公文点击已收公文菜单，可以看到之前接收过的全部公文列表：浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册14/21 用户可以像之前那样查看公文的信息，不过不能再次确认接收。另外，本平台还提供了历史库，该模块作用类似发文历史库，此处不在赘述。（五）个人设置本模块主要用于对单位的基本信息的管理，以及对同单位联系人的信息的管

12、理。1. 个人信息管理点击个人信息管理，将会进入如下界面：在此，用户可以修改本单位联系人的姓名，联系方式等信息，用户可以查看本单位联系人的角色和单位信息。当用户修改本单位联系人的信息之后，移动到工作区的最下方，点击保存按钮来保存修改之后的本单位联系人信息。在上面的界面并未提供修改密码的功能，修改密码的功能，在如下图的两个地方都提供了：浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册15/21 点击修改密码，会进入下图所示界面：用户可以根据需要来修改密码. 2. 部门人员 管理本平台为部门人员的管理提供了宽松的条件，用户可以增加，修改，甚至删除本部门联系人的信息。下图为新增本部门员工的界面，可以看

13、到， 新增的用户只浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册16/21 能是本部门的文员：（六）后台管理(非系统管理员可以忽略本章) 与本平台主要业务相关的功能主要集中在上述几章。为了丰富平台功能，便于对主要业务进行管理，本平台针对管理员提供了以下功能，对应于应用目录树如下图所示：浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册17/21 1. 统计报表统计报表主要用于帮助管理员统计业务执行情况以及平台使用情况，从菜单中可以看出，主要包括对公文的发送签收的统计，用户登陆统计，三者对应的界面如下：浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册18/21 三者都提供了导出excel 的功能，可以进一步方便管理员做统计分析。2. 组织机构管理在组织机构管理模块，本平台为管理员提供了人员管理，单位管理，角色管理等功能。其中管理员的人员管理比普通用户对本单位人员的管理更加的强大，他可以修改人员的单位和角色（如下图） 。浙江省海洋与渔业系统电子公文交换平台-使用手册19/21 在单位管理中， 管理员可以操作所有参与到本平台中的单位或子单位的信息。在角色管理中， 本平台主要提供了不同角色不同菜单的功能。目前本平台有以下角色：浙江