外贸文员岗位工作职责

1、外贸文员岗位工作职责 外贸文员工作职责就是协助出口经理的工作,包括:询价报价,日常文档,预备样板,平面设计的协助工作,单证处理(形式发票,装箱单,提单),下订单,跟进生产,协调各部门跟进工作进度等。 外贸文员跟跟单工作一样比较繁琐,小事,杂事,难事不少,假如借助于一些跟单方面的工具,会解决不少日常重复处理的工作,从而提高跟单效率,削减出错的可能性。比如:跟单网供应的跟单系统,就是这样一个工具:跟单网,供应跟单行业的丰富资讯与企业跟单的软件系统,帮助企业解决跟单过程中的大事,杂事,琐碎事,使跟单再无难事. 跟单英文walkthrough的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束一般都是到财务做账

2、结束一整套业务流程的。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据各种证据、单据、报表等对业务流程进行重复模拟。 跟单员的定义documentaryhandler跟单员是指在企业运作过程中,以客户订单为依据,跟踪产品,跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职,替代)全部围围着订单去工作,对出货交期负责的人,都是跟单员。 以下是服装业的跟单员: 跟单员在外期间生活、工作留意调理有序,尤其保证人身安全,另外更注意的是代表企业形象。 一、日常工作支配: 全面预备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特别状况可携带客样),确认所把握的全部资料之间制作工艺细节是否

3、统一、详尽。对指示不明确的事项具体反映给相关技术部和业务部,以便准时确认。 务必保证本公司与外加工厂之间全部要求及资料具体并明确、全都!(最好要有文字证明) 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估,做到知根知底。 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中,须把握基本原则、留意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随便越权表态,有问题准时请示公司打算。 预先充分估量工作中问题的潜在发生性,相应加强工作力度,完善细化前期工作,削减乃至杜绝其发生的可能性。不以发觉问题为目的,

4、预先充分防范、工作中重复发掘、准时处理问题并总结经验,对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。 6.订单跟单员与订单负责人(操作员)要保持亲密的联系,出于双方的利益着想,双与对方沟通,将问题降到最低限度。 二、生产过程中的验货工作程序: 面/辅料到厂后,督促工厂最短时间内依据发货单具体盘点,并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。 如工厂前期未打过样品,须支配其速打出投产前样确认,并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特别状况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认,具体记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认,并通知其开裁。

5、 依据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值,并将详细数据以书面形式通知公司。如有欠料,须准时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司,并督促其节省使用,杜绝铺张现象。 投产初期必需每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验,如有问题要准时反映工厂负责人和相应管理人员,并监督、协助工厂落实整改。 每个车间下机首件成品后,要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书(大货生产初期/中期/末期)及整改意见,经加工厂负责人签字确认后留工厂一份,自留一份并传真公司。 每天要记录、总结工作,制定明日工作方案。依据大货交期事先列出生产计划表,每日详实记录工

6、厂裁剪进度、投产进度、产成品状况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求,要监督、协助加工厂落实到位,并准时汇报公司落实状况。 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量,并不定期抽验包装好的成品,要做到有问题早发觉、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。 大货包装完毕后,要将裁剪明细与装箱单进行核对,检查每色、每号是否相符。如有问题必需查明原因并准时相应解决。 加工结束后,具体清理并收回全部剩余面料、辅料。 对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同协作力度、出现的问题、

7、对问题的反应处理能力以及整个定单操作状况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。 13.在检查过程中一定要公正,客观。不能收到厂家的一点点好处,而忘了自己的职责. 1)要有较好的外语基础,把握一定的专业外语,同时至少对(面料/服装)生产流程有基本上的了解:接单-备料-开裁-扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)-车缝-手工-后整-查货-包装等等。 2)接单:清晰明白不同客户对样办款式及风格上的需求,在跟客户接单时,能准时发觉一些生产上可能出现的问题,诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品(留意:“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特殊重要考虑到的!因为,假如难度太大而不

8、是普遍工厂能到好,那么无疑就是大大提高了生产成本),把客户各项要求清晰地标明在办单上。 3)布产:a.让纸样师傅做图稿的同时支配备料,专心做到跟进每工序的进度并记录生产过程中遇到的每个问题、需留意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。 4)看办:样办完成后,可请本厂设计师一起看办(这个对于初入门的跟单员相当重要,可以从中学到一些技术上的东西),看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。 5)成本资料:样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价,这一项需要特殊谨慎专心。大家都知道,假如成本出了点错或是报价出错,会对以后这个款的大货带来很大损失 跟大货生产要求:

9、 1)有较好的外语基础,把握一定的专业外语,同时至少对服装生产流程有基本上的了解:接单-备料-开裁-扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)-车缝-手工-后整-查货-包装 2)接单:特殊留意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料-这部分工作得特殊细心,如:做办时是这样做,而客户已要求大货更改另外的做法。 3)布产:将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。 4)跟进生产:多到车间走走,向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所遇到的问题,如有必要,需向客户反映问题及建议或征求意见 5)货期及质量:跟进货期的同时要让qc掌握好质量 6)出货箱单资

10、料:需预先供应出箱装单资料给船务部用于做报关资料 7)包装出货:一般状况下,不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦 1、头办:设计图纸发外厂做头版,头版批核尺寸和板型(和设计师一起),若不确认,必需连续做复版。 2、确认生产款:做面辅料订购预算单交选购部订购。 3、发面辅料:开单发面辅料(cmt单不用发面料) 4、做产前版:用大货面辅料(如没有物料可暂代,但需标示清晰)做正确产前办,追办并批复(包括工艺、尺寸、辅料、款式等,总之是大货前样)。 5、生产进度和质量跟进,确保货期和质量:开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中

11、问题,对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了,物料补订和补发,对fob单数量的正常接受范围外的:要不要多的数量、接不接受少了数量,三期的质量问题如何解决如何监督,货期晚了如何解决等等。 跟单除了专业技术之外,还有的就是要留意和工厂的关系处理,这是一个很重要的关键 跟单的步骤包括:产前样的确认,船样的确认,生产中工厂和公司之间的衔接沟通,原料的质量鉴定,生产技术,产品包装方式,交期的跟催和跟进,等等,总之包括生产的全过程。 还有的一种跟单是业务跟单,多为外贸公司,对技术的学问要求不是太高,主要是负责生产工厂和客人的联系,并支配出货方式和船期,付款等。当然对于面料(服装)的质量也相当重要。 跟内单的大致流程如下:从客户下单到签定完合同,依据排料室供应的排版图进行前期的面料预备工作,同时可着手下投产资料单给各个部门(包括计划办、品质部、技术部、选购部)。面料到厂后可依据工厂的实际状况到车间跟踪一下生产进度,以便更好的与客人沟通,并准时让客人了解工厂的大货操作状况,以备在出现特别状况下(如交期不准时、不能按时交货等)让客人在第一时间得到消息,避免出现客人提前订好船期或空运,因退仓不准时而给工厂造成不必要的损失。