商业集团企划管理工作规定

1、商业集团企划管理工作规定 商业集团企划管理工作规定(三) 计划预算管理 企划计划及预算管理作业指引 该指引旨在指导各项目年度推广计划及落实季度和月度详细企划方案,且费用预算应在年度预算安排指标内。 年度企划营销工作计划及预算 每年10月31日前,各公司依据商业集团总部企划部下发的模版,上报下一年度年度企划营销工作计划及预算,经商业集团总部审批后,方可执行。 季度企划营销方案及预算 各公司提前2个月上报下一季度企划营销方案及预算,报商业集团总部审批后方可执行。在各类计划执行过程中如遇调整,须注明原因,提前10日上报商业集团总部审批后方可执行。 月度企划营销方案及预算 各公司提前1个月上报下月度企

2、划营销方案及预算,报商业集团总部审批后方可执行。费用需严格掌握在报批预算之内,如遇项目变更或超支,需提前另行上报商业集团总部企划部审批。 企划营销活动计划管理 各地商管公司在企划营销业务执行过程中须根据审批权责界面严格执行方案审批流程,并严格根据经商业集团总部审批的方案计划执行。其中标的额在2万(含)以内的,由各地商管公司负责执行;2万以上20万(含)以内的,须由商业集团总部企划部、成本部、财务部审核执行;20万以上的,需地产财务管理中心及执行总裁审核执行。 详见附件一:(1)年度企划营销工作计划及预算 (2)月度企划营销工作计划及预算 活动管理 活动管理作业指引 各地商管公司需严格按月度计划

3、要求执行活动,原则上每周有小活动,每两周一次中型活动, 每月一次大型活动。 a)活动实施类 企划营销活动开展流程及规范 确定活动开展计划(集团统一活动、商场自行策划活动)-策划阶段筹备阶段活动实施过程活动监控与分析总结 策划阶段 1)企划部召开内部策划动员会,确定月度、季度活动主题并策划相应的活动 2)依据活动内容确定资金投入预算 筹备阶段 各宝龙城市广场需在活动开始前2周将相关广宣及物料预备到位,其中户外宣传及场内物料至少提前10天发布,报纸及电台等提前2-3天发布 活动前涉及礼品采买的由成本部门或财务部门支配人员进行比价和选购 活动实施阶段 企划部召开活动动员大会,确定活动流程及人员分工。

4、大型活动需联合其他部门人员参与的,由总经理牵头召开各部门动员大会。 活动现场、舞台、灯光、音响等提前一天晚上布置完毕 活动前一小时人员到位 活动过程的资料搜集、拍照、摄影等工作,人员严禁离岗 活动结束,当天营业结束后撤除全部与活动有关的条幅、海报、印刷品,准时填写活动总结报告并上报集团企划部 商户整合要求 各地商管公司任何活动须整合场内商户进行,需依据活动类型整合各业态商户共同参与。 活动外联要求 各地商管公司要积极寻求外部资源整合,争取政府、媒体、品牌类活动的合作,同时增加地方特色活动。 b)总结类 周报 各公司在每项企划营销业务完成后1周内,须进行工作效果评估,并填写活动调查表,经各公司总

5、经理审批后,上报商业集团企划部并由各公司企划部归档。 企划营销活动效果评估 月度企划营销工作总结。次月5日前经各公司总经理审批后,发商业集团总部企 划部备案。 上半年企划营销工作评估报告 每年7月15日前,各公司制定上半年企划营销工作评估报告,上报商业集团总部企划部备案。 年度营销企划工作评估报告 每年12月31日前,各公司制定年度企划营销工作评估报告,上报商业集团总部企划部备案。 2、活动调查表 该表格适用于企划活动执行后的效果反馈,各项目需在活动执行后一周内提交该调查表。 (详见附表二:活动调查表) 美陈管理 美陈管理作业指引 a)计划性: 根据商管制度要求完成年度美陈计划和预算。 根据商

6、管制度要求,严格依据美陈设计和制作时间节点来进行详细业务绽开。方案提交:大型美陈(元旦、春节、情人节、圣诞、季节性美陈等以及美陈要素点中的"面"涉及项目)申请要在美陈布置完成时间点(所列大型节假日前15天)的前30天提交设计方案和费用预算;日常美陈(以下提到的美陈要素点中的"点"以及"线"项目)申请要在美陈布置完成时间点前20天提交设计方案和费用预算。 美陈费用预算掌握:日常美陈项目按月度预算应掌握在月度企划活动总费用的非常之一内;年度大型美陈或者特殊企划美陈预算应依据广场的不同发展阶段掌握在整体营销活动预算的25%40%之间。 准时

7、性: 大型的季节性美陈及重要营销节点的美陈(如圣诞节)应至少提前半个月完成。 大型活动协作的美陈项目(中庭美陈、步行街吊幅侧旗美陈、导视系统美陈、绿植美陈、广告位美陈、dp点美陈、休闲区美陈、冷区通道美陈)需要在活动前3天完成。 日常美陈维护项目(围档、pop、导视系统日常维护、绿植等如发觉破损、褶皱、污渍需当日替换完成)。 功能性:要求广场的美陈实现广场各种功能要求。 营造商业氛围和文化艺术气氛; 改善动线及均衡客流; 视觉营销; 建筑缺陷弥补。 整体性: 美陈布置以门头、中庭、外场等大型美陈项目的主色调为美陈基准,场馆内其他美陈项目应与主色调统一风格和设计方案。同期美陈项目选用材质应相对统

8、一以保证主题性明确。 美陈布置涉及的空间规范要求 a)大型装饰如中庭美陈: 总体美陈掩盖面积不低于中庭面积的70%,不超过中庭面积的85%。主体美陈所掩盖面积原则上不少于中庭面积60%,辅助装饰美陈部分原则上不超过中庭面积的25%。 美陈装饰高度: 自上而下方向:如中庭美陈、连廊吊幅等空间美陈装饰最低点不低于首层和第二层中间高度,装饰吊物顶部最高点应掌握在最高楼层棚顶至阳光棚顶最底层玻璃之间。 自下而上方向:如导视系统、地面花缸花艺、绿植、dp点美陈最高点不高于2000mm,美陈亮点应在距离地面1200mm-1600mm范围内。 水平方向:全部装饰吊物最外围与玻璃围栏距离不可小于1500mm

9、美陈的分类及管理要求 a)装饰美陈的要求及管理 (有接电亮化的美陈或者导视系统一律采用隐藏布线和隐藏电源接口。 有悬挂式美陈一律采用商场固有的吊点钢丝绳或者透明鱼线,禁止私自拉扯钢丝或者其他易视材质或者易弯曲变形材质,且牵涉到的美陈固定点要隐藏,不可易触碰或易沾水。 商场内全部侧旗和吊幅一律采用室内写真喷绘布(it布),且保证布置平稳,不得出现歪斜、有褶皱、卷曲或破损现象。 商场内气氛pop应随时保持整齐完好,如有缺损,应准时补换。并严格要求禁止使用易拉宝和x展架。 各楼层及专柜必需按各地企划部确定的统一形式布置气氛,不得随便进行更改或增减,一律不得擅自设置广告物,需设立额外美陈布置时,须经营

10、运部提出书面申请,注明位置、面积、数量、设立时限,并通知企划部,美陈道具应干净完好并按各地商管界定的规范设置。 促销pop一律使用各项目规定的大、中、小架式陈设,并必需按规范设置。全部美陈部分材质保证完整、无异味、无辐射性、无腐蚀性、不易褪色、不变形、不可脱落。 广告美陈的要求及管理 品牌广告:包括品牌灯箱广告、立牌广告、橱窗广告、门头玻璃贴广告以上广告内容由品牌供应,各地企划部审核画面内容。 围档:包括空铺围档、商家围档、广场外装修围档、指引围档其中空铺围档由各地企划设计制作,相关画面设计要求简洁时尚,颜色鲜亮,画面洁净干净,无褶皱,无破损。商家围档画面内容由各地企划审核,广场外装修围档和指

11、引围档如由各地企划设计,以告示内容明确和指示明确为主。 详细操作规范如下: 绿化美陈的要求及管理 绿植要求和摆放原则 步行街绿植以阴生植物和易清洁的大叶植物为主。 扶手电梯四周绿植以绿植组合搭配为主,观花植物和观叶植物搭配。 dp点或者休闲区绿植以组合搭配为主,避免单株布置,以观花、观叶、观果及多肉类植物搭配为主,避免放置仙人掌类。 通道两侧以小盆摆放为主,连接圆厅的通道空间较大可组合摆放。 绿植摆放以不影响顾客流淌及购物为原则。 绿植摆放单品高度以1米-1.5米,展示直径不超过1米为宜,组合高度以不超过1.8米,组合器皿凹凸错落,颜色全都为宜.参考图示如下: 场馆内绿植美陈应要求物管部门保证

12、每周至少清洁2次。 美陈工作计划的制定、申报、实施以及监督 a)美陈进场要求以及巡检维护管理 美陈人员每天保持两次巡场,时间为上午9:50和下午16:40。企划部经理每两天巡场一次,并制定巡场记录。 美陈人员巡场时有责任对楼层的美陈内容作出检查、指导和纠正、必要时直接参与操作。如发觉有明显违规直接影响商场形象的设置,美陈人员有权建议停止使用。 举办活动时,美陈人员在完成整体美工工作的同时,还应当对楼层的美陈布置作出汇总建议、指导和直接参与操作。 b)美陈计划的制定、申报以及监督 节日及重大活动的气氛布置由集团企划部提按年度工作计划时间表作出初步方案及费用预算,经与营运部充分沟通,达成全都后报集

13、团总部审批执行。一般活动布置及常规美陈,由企划部自行完成。 如品牌方需在与步行街连接口处或门头有美陈布置(如品牌开业剪彩或店招装潢),则由营运部提出申请,说明用途,完成时限,费用预算(咨询企划部),经各地商管公司领导批准,企划部予以完成。 当地商管公司下达的制作,由企划部作出方案,预算报集团企划部批准,企划部予以完成。 企划部与中标公司签定美陈施工合同。 中标公司依据中标方案开始施工。 施工过程中,企划部将对工程进度、施工质量进行跟踪与监督。 美陈施工过程中,发觉不合理之处以及与中标方案相违背的地方,当地企划部应准时提出暂缓施工或叫停。 企划部以书面形式将修正意见反馈给制作公司,责其整改。 企

14、划部审核制作公司整改方案。 整改方案通过后,制作公司连续施工。工程完工后,由企划部、工程部、营运部联合对工程进行验收。 美陈制作类招投标要求(参考城市广场美陈设计招投标执行方案) 6、美陈制作的评估考核 节日及大型活动美陈由集团企划部、一般活动布置及美陈各地商管公司企划部针对从美陈设计方案进行方案制作标的招投标流程执行,营运中心及集团企划部将特地成立美陈评估小组对制作标进行评估考核。 考核内容及权重如下: a)设计方案的还原度(占权重70%); b)工程施工计划性和协调性(10%); c)美陈细节考核(布线电力协作材质加工以及后期维护,10%); d)美陈制作标与整体美陈的系统性(有无协作导购

15、手册及主视觉画面等,10%)。 媒体管理 1.媒体投放:媒体宣传以及投放是指各地城市广场通过购买媒体的时间或空间,以推广当地城市广场的品牌以及发布活动信息。 媒体投放工作的日常管理: a)媒体调研 各地公司必需在每年年底之前完成媒体调研工作。依据各地广场目标消费群体媒体接触习惯及不同阶段宣传特点,选定常用媒体及媒体组合。媒体调研必需包含以下内容: b)各类常用媒体刊例价以及折扣价: c)涉及的媒体须包括平面媒体、广播媒体、电视媒体、网络媒体、户外媒体(候车厅、车体广告、道旗)、短信等媒体,媒体涵盖范围必需全面; 如遇报社组织活动的特定折扣、与购买量相关的折扣以及因由其他特别原因获得的折扣等,各

16、种折扣额度必需照实上报。 d)当地各类媒体市场地位分析; e)当地主要媒体的代理机构状况等。 媒体投放计划和预算 制定年度、季度和月度的媒体投放计划与预算。年度媒体宣传以及投放计划须于每年11月30日前上报,季度计划每季度之前一个月进行上报,月度计划(媒体排期)提前一个月上报。待商业集团总部企划部对年度、季度和月度的媒体投放计划进行审批后,各地依据此计划落实执行。商业集团总部将此计 划和预算作为每次投放审核的依据。 a)媒体投放原则 对于"非独家代理"的媒体投放: 依据全年媒体投放总额,严格根据商管公司招投标管理制度,通过招投标确定年度媒体代理公司。每年年初待各地主要媒体最

17、新刊例价公布后,制定招投标计划,进行招投标工作。 对于"由媒体广告部直接经营的媒体投放": 当地企划部须依据媒体排期与总量,与相关报社高层沟通,以获取最低价格。原则上应保证其中没有因为媒体广告部业务员提成而造成的媒体投放费用的损失。 对于"独家代理的媒体投放": 在媒体投放之前,当地宝龙城市广场企划部必需严格审核此广告公司媒体独家代理证明的真实性和时效性。与其合作时,必需整合当地宝龙城市广场在此媒体上的总投放量,尽量通过洽谈获得最低价格。原则上应保证其中没有因为代理公司业务员提成而造成的媒体投放费用的损失。 对媒体"独家代理证明"的审

18、核: "独家代理证明"上必需附有媒体出具的法人合同章,由媒体广告部出具的部门章视为无效。 其他特别状况的媒体合作: 如有特别状况,需委托非招投标中标代理公司进行媒体投放(如政府指定等原因),必需事先上报商业集团企划部和集团总部成本部获批后方可进行。 媒体投放计划的审批流程: 媒体投放须按计划进行,均须采用"一事一报"的方式,根据制度规定的审批流程报批通过后,方可予以执行。 对于违规操作的处理: 对于出具虚假"独家代理证明"的广告公司,一经查实,加入供应商合作黑名单,当地宝龙城市广场不再与其进行任何商业合作; 对于因未审核出虚假&quo

19、t;独家代理证明"而造成媒体广告投放违规操作的的企划人员,将根据公司规定严肃处理,并担当相应责任; 对擅自委托非招投标中标代理公司进行媒体投放(不含独家代理和媒体广告部直接经营)的企划人员,将根据公司规定对当事人进行严肃处理。 媒体宣传投放的总结 各地公司企划部每月必需对媒体投放进行专心评估和总结,并将总结归档保存,以备总部企划部抽查。总结包括以下内容: a)媒体投放内容样刊收集与整理; b)媒体投放结果的监测与评估; c)此阶段媒体投放的经验与总结。 5、媒体调查表模版(详见附件三:媒体调查表) 宣传用品管理 以下管理作业指引适用于各项目在执行企划活动前后整个流程中对宣传用品的选择

20、及使用规范。各项目应就宣传所需类别及数量在企划活动执行前10天(大型活动如圣诞节、春节等需提前35天落实执行)。 1、宣传用品管理:供应各活动及展示使用的宣传用品参考材质、工艺、数量及参考价格等 (详见附表四:各活动及展示使用宣传用品) 2、由成本部或财务部负责比价、招标及选购 3、宣传用品入库及领用 4、未使用的宣传用品应准时办理入库,下次需选购时,优先考虑库存物品,严禁企划部自行留用。不能重复使用的物品如美陈物料等需在拆除后准时办理报损手续。 招商期、开业期管理 1、宝龙广场招商大会暨签约仪式指导文件 招商大会暨签约仪式是项目招商阶段最有影响力的核心活动之一,依据项目招商目标和进度要求,在

21、招商正式启动阶段或强势招商阶段进行,同时,招商大会召开时机应商家签约应至少达到30%以上时进行。 a)开业前6-8个月,在商业集团总部招商中心的指导下,由新项目商管公司负责招商大会的策划、组织和实施。新项目商管公司总经理或分管招商营运副总应作为招商大会的第一负责人,招商营运部、企划部和行政部作为招商大会详细执行牵头部门。在招商大会召开前1个月,必需完成招商大会策划方案及费用预算,报商业集团总部批准后执行。 b)招商大会暨签约仪式的核心内容包括:商户邀约、项目解读、主力店或战略商家签约、现场洽谈咨询、客户签约等。招商大会策划方案及费用预算主要包括:招商大会的规模、嘉宾和商家邀请、大会标准议程、宣

22、传推广计划、费用预算等。 c)依据各项目推广需要,可联合主力店联合举办招商大会暨签约仪式,由商管公司负责牵头组织,主力店协作,大会相关执行费用按50%比例分摊。 d)依据项目实际需要,一个省、区域或城市有多个新建宝龙广场项目的,可联合召开区域招商大会,费用原则上按比例均摊。招商大会后一个月左右,应分别在当地召开招商答谢会。 e)招商大会是项目形象和招商推广的重要手段,必需大会前在相关主流媒体发布信息充分预热并高调亮相,后续对招商成果准时推广报道,以持续提升项目的影响力,促进招商目标的实现 f)依据项目推广需要,新项目商管公司可组织异地招商推介会,选择在目标客户、品牌所在区域或宝龙广场经营表现优

23、异的区域举办,促进招商目标的实现。 g)招商大会举办时间 招商大会应在招商强势推广期间进行,商家签约应至少达到30%以上。招商大会暨签约仪式由当地商管公司负责组织,在商业集团企划总部指导下进行。依据各项目实际需要。招商大会暨签约仪式旨在使目标客户准时了解项目状况,对客户关注的招商内容、政策、热点问题等予以解答,并展示宝龙广场品牌及服务管理形象,增进商户信念,达成签约意向。 h)招商大会选择地点 招商大会暨签约仪式作为招商重点活动及宝龙广场品牌形象的亮相和展示,地点应选择在当地五星级酒店或国际会展中心举办,以保障从邀请规模、档次、接待规格上与国内外知名品牌商家身份相符,以及现场营造的隆重气氛与宝

24、龙集团的实力和宝龙广场品牌内涵的契合。 依据实际需要,一个省、区域或城市有多个新建宝龙广场项目的,可联合召开区域招商大会,地点选择商业富强、有影响力或供应商资源丰富的城市,同时在联合招商大会后一个月左右,再分别在当地召开"招商答谢会"。 区域联合举办招商大会可借势造势,多个项目共同亮相,资源共享,为客户供应多种选择,体现出比较优势,展示宝龙集团跨区域发展优势,增进有实力客户与宝龙广场联合发展的信念,促成签约。 i)招商大会嘉宾邀请 嘉宾邀请人数按项目规模、定位、供应商资源及多城市联合举办等需求,通常从400人到1000人不等。 由招商中心指导各地公司招商营运部门确认出席商户

25、名录及参会时间,向商户发出邀请函(要求有回执:单位名称、参会人员、职务、参与总人数)及邀请短信,必要时确定商户代表发言名单、发言内容等。 由当地商管公司行政部门负责邀请当地 政府领导,重点是主管商业和招商引资的区委区政府领导出席招商大会,并依据需要支配领导讲话或项目启动仪式等。 为扩大招商大会的影响力或推动其他项目的招商推广,必要时可邀请其他城市的政府观摩团,如政府主管项目的副区长、商务局等领导出席。 由当地公司企划部负责邀请当地主流媒体记者出席。 由商业集团总部负责邀请集团领导及相关业务部门领导出席。 必要时可由当地项目公司协调当地商管公司邀请部分业主代表出席。 j)招商大会标准议程 现场咨

26、询洽谈环节:由招商人员分桌与商户对接洽谈; 现场交流及媒体采访环节; 招商大会暨签约仪式环节,主要包括: 开场节目(例如具有气势的击鼓表演等) 集团领导致欢迎辞 当地政府领导讲话 项目介绍 主力店项目介绍 商家代表发言(项目和主力店商家代表各一) 文艺节目(活泼、时尚、有品位,如现代芭蕾舞等) 代表品牌商家签约仪式及祝酒或宝龙广场启动仪式(每批1012家,分两批签约;三地、两地区域招商大会支配政府领导启动仪式环节) 文艺节目(大气喜庆歌舞类等) k)招商大会的形式 招商大会采取圆桌式洽谈方式,并供应水果、西点、饮品等茶歇服务。每桌支配对口招商人员,便于商家的交流洽谈。 l)招商大会组织事项 招

27、商大会的组织:由集团招商中心牵头负责主力店、战略合作伙伴;各地商管公司负责小商户、当地餐饮商家等 会议现场总执行:当地商管公司 m)方案及费用审批流程 当地商管公司会前负责提报统一立项、预算; 当地商管公司报至商业集团总部审批; n)费用项目 费用项目包括:大会现场执行费用(舞美、音效、灯光、视频、演艺、展板等)会场租赁、布置、茶歇、执行公司劳务、印刷、车辆、政府领导等贵宾礼品、政府领导接待费用、媒体记者劳务费、会后宴请、会前媒体预热、会后媒体宣传等; 总部及其他兄弟公司的差旅、住宿费用不作为统一会务预算,由发生方各自负责; 会务费用由商管担当。 o)会务预备 招商大会的媒体告知及信息发布预热

28、、招商成果报道等推广预备; 邀请函、手提袋等资料设计制作,吊带式工牌制作; 招商手册、招商平面图、项目简介等预备; 确定会场布置方案; 协调会务组预备会议展板、签到薄、签字笔、照相、录相支配落实等,并提前一天会场布置、调试、彩排到位; 新闻单位邀请及新闻通稿预备; 会场导向牌制作。 确定接送领导、重要商家的车辆、食宿支配、专人接待、人员支配,礼品预备与发放,重要领导的午宴或晚宴预备等。 p)宣传推广 在招商项目所在地主流媒体发布招商大会推介信息、成果报道等; 利用当地有影响力的网络,以及联商网中华零售网赢商网、新浪房产等行业网站、宝龙集团网站发布联合招商推介信息、以及招商大会现场网络直播报道等

29、; 借助当地项目户外广告、围挡、项目展示中心等等发布联合招商信息; 用会议现场展版、画册、招商手册、项目解读ppt文件等方式宣传。 利用现场氛围包装 如主会场舞台、主题背景板,演讲台,led及同步视频,电视片宣传片播放等;来宾洽谈交流区域设置;品牌展示及体验区、vip洽谈区:会议现场、回廊等布置各"宝龙广场"项目介绍、效果图等;招商项目商业规划和业态布局介绍;宝龙集团、宝龙广场品牌优势、宝龙商业管理优势等解读。 q)招商大会暨签约仪式的招投标事项 招标立项 招商大会举办前1个月,需向商业集团成本总部申报招标立项 上报文件包括:招标立项申请表;招标项目费用预算;招标项目及要求

30、;招标文件 此文件也可在招标立项申请批复后,直接与商业集团总部企划部和成本部沟通确认。(招标文件略) 开标评标定标 投标单位至少应三家以上,最终确定第一中标单位,第二中标单位,其中第二中标单位做备选。 中标结果上报 2、招商推广的工作界定:根据四级计划规定的时间点,由商业集团企划总部完成招商推广总体策划方案。 招商推广工作内容 依据四级计划时间节点完成调研、基础信息整理及推广主题确认工作。 提取所处城市经济实力和发展前景,城市商圈,项目区位、交通、周边环境,目标人群及消费特征;竞争对手,项目自身特色;分析主力店及知名品牌,商业管理等方面的特点和优势。卖点提炼,市场推广定位,推广主题、核心要素等拟定。 完成推广计划及费用预算的制定。 确定筹备期项目的总体推广思路和