浅谈会计原始凭证电子化在国网公司的实践论文

1、浅谈会计原始凭证电子化在国网公司的实践论文一、开展会计原始凭证电子化工作的背景和意义随着我国三十多年的经济建设，成就了一大批跨国家、 跨地区、跨行业的综合性集团化企业。这些企业内部错综复 杂的业务线条、经营模式、流程应用、考核方式，逼迫企业 管理者必须通过各种信息化手段提高信息传递的质量和效 率，克服地理空间的限制，提高集约化管理水平。目前相关政策对会计原始凭证的严谨性要求与现有法 律性规范制约了企业将会计原始凭证电子化的进程，而很多 企业在原始凭证或文档电子化方面的发展，事实上领先了一 步，这就导致业务部门需要将已电子化的文档再转化成纸质 文件送交财务部门这种低效高碳工作依旧存在。另外，大量

2、 纸质原始凭证的存在不仅耗费了大量的纸质资源，在其保管 上也占用了大量的人力、物力和财力。因此随着信息化和财 务观念的进一步发展，取代纸质的电子化文件已经成为一个 必然的趋势。近几年来，国家电网公司信息化进程大步前进，已基本 实现了 erp系统全网覆盖，企业管理水平和资产运营效率得 到明显提升，然而，会计原始凭证却一直游离于国网信息化 的大潮之外，基本上没有脫离纸质的载体，即使存在部分已 经“电子化”的原始凭证，其会计处理方式与手工会计处理 也没有明显区别，会计人员依然将收到的电子原始凭证打印 下来再以传统方式进行处理：签字，盖章，保存，再编制记 账凭证，最后录入会计信息系统。如能推进将会计原

3、始凭证 电子化的工作，则不仅使会计人员的工作量得到较大改善， 同时也可有效减少手工记录和计算错误的发生概率。二、国网公司开展原始凭证电子化工作的必要性分析在前述背景下，国网公司财务资产部积极思变，组织调 研了各网省公司财务部门在会计原始凭证处理上所存在的 各类难点和不便之处，总结下来，各网省财务部门至少存在 以下几个“痛点”：档案查阅不便 会计凭证、账簿打印造成纸张浪费、耗时且利用率不高,查阅时极不方便，先进的erp系统拥有多维度的查询、搜索、 调阅功能，如果能对打印归档后的原始凭证实时进行电子化 查阅，则完全可以取代现行的翻账本查凭证的落后方式。审批工作繁重，需线上线下两遍审批国网大多数单位

4、基本上都已使用了员工报销系统，但由 于审批过程不能脱离纸质文档，造成线下纸质走一遍审批签 字，线上再走一遍电子审批，不仅造成工作效率低下，也造 成大量纸质资源的浪费。部分政策难以落实国网公司总部前后历时两年完成的国网原始凭证管理 办法，下发之后应用情况不显著，因为缺乏安全有效的电 子化手段和工具，政策的执行情况并不乐观。不能满足财务集约化管理需要随着经济市场对监管要求的不断提升，财务集约化已经 成为了大型财务企业管理的发展趋势，然而在实现财务集约 化的过程中电子化结算则是条必经之路。资金的集中管理意 味着资金要由传统的分散形式向集中形式转变、被动报告向 主动审批转变、事后跟踪向事前预算转变。因

5、此，根据国家电网公司“三集五大”的工作目标及财 务信息化建设要求，为进一步加强信息化对会计基础工作及 深化财务管理工作的支撑作用，同时积极响应国家财政部号 召，国家电网公司提出了 “应用原始凭证电子化数据中心影 像信息存储功能，通过扫描等方式将原始凭证纳入信息存储 系统，实施电子化管理”的工作思路，积极推进原始凭证电 子化管理系统的建设与应用，以逐步实现规范化操作、无纸 化办公，自动化处理，智能化分析等先进的财务管理模式， 全面提高基础会计工作及财务管理工作的效率与效能。三、国网福建公司实现原始凭证电子化的的探索与实践 原始凭证电子化绝不可能一蹴而就，一方面受政策、法 律、用户接受观念的影响，

6、如我国经济发展不平衡，落后地 区的网络、电脑、影像采集设备应用基础薄弱，企业管理者 与财务用户一时无法接受脱离纸质的业务操作，审计法并未 明确规定何种原始凭证可电子化，何种必须保留纸质文档； 另一方面受市场与技术成熟度的制约，如发票、合同等外部 资料仍不能脱离纸质，影像识别技术不能达到100%识别准确 率等。国网福建公司自2014年8月起，结合本单位业务管理 特点其他行业实践经验，成立专项工作组，选择福建送变电 公司及漳州、宁德地区供电单位为原始凭证电子化工作的试 点，全面推进落实国网公司原始凭证电子化管理工作要求。经过两个月业务梳理和方案设计上的论证，国网福建公 司在参考了行业内外多家公司的

7、解决方案，结合公司内各部 门的调研结果，最终形成了适合自身信息化建设情况的一套 工作思路和系统逻辑架构的设计。对系统架构的思考和业务 方案的设计是国网福建能否成功推进原始凭证电子化工作 的关键，尤其在以下几个关键环节上，国网福建都进行了周 密的考虑和细致的研究：凭证电子化采集的实现通过采集原始凭证的影像信息，形成电子化文件，是操 作最为便捷的解决方案之一。为了实现凭证影像从采集到流 转、审批、入账等各环节的管理应用，国网福建公司自主研 发出原始凭证影像智能管理模块，通过灵活运用原始凭证采 集、业务全流程管理、实时查询等功能，并结合系统逻辑， 打造以业务系统为核心并逐步与集成系统结合的全过程业

8、务管理平台，形成“流程优化、标准统一、记录规范、易用 灵活、过程受控、永久追溯”的原始凭证电子化管理体系。经过对前期调研结果的分析，认为目前存在着原始凭证 不齐全、釆用原始凭证复印件记账、收款人身份不清晰、备 用金管理混乱等现象，而自主研发的影像智能管理模块可以 持原始凭证获取时在线对业务人员进行正确引导并加以控 制；而且还可以通过与财务核算系统集成，实现财务对原始 凭证的实时查看、统计分析。另外，上级单位有借助原始凭 证电子化手段实时掌握其下属单位财务信息的需求，也可以 利用影像智能模块通过管理杠杆降低权责范围内的财务风 险。 业务系统异构问题福建公司在历年持续不断的信息化建设过程中，形成了

9、多个承担不同主要功能的业务处理系统，原始凭证电子化要 落地，就先要消除各个业务系统中的数据冗余现象和对数据 做重复处理的问题，提高各业务系统的的数据传输能力和数 据共享能力。然而，由于各个专业子系统本身业务特性、系 统构建时间不统一等因素，'异构系统”现象一直存在且难 以在短期内消除，福建公司在解决该项困难时的思路是：集 成并非是要消灭“异构系统”，而是要在承认“异构系统” 的基础上，通过增加数据接口和必要优化，构建企业级的信 息交换平台。事实证明，福建公司的思路是安全和有效的， 在其他网省公司处理同类问题时有很高的推广价值。电子化凭证的审核环节电子化的原始凭证是会计处理的数据源，其确

10、认、审核 环节的设计十分重要。原始凭证电子化以后，财务人员审核 一份企业交易的电子化数据时，辨识难度会增加，不再仅仅 是按照传统会计方式去调阅纸质证件，还要有业务经办人、 批准人、签约人等人员的电子签字来保证有关责任人对记录 的完整性负责，同时还要考虑到电子原始数据生成的确认， 数据存储的管理控制以及传递过程和方法的可靠性。所以， 电子凭证的应用特点对凭证的可信性的确提出了较高的要 求，那么，如何保证电子签字的有效性呢？解决电子签名有 效性的通常做法是采用电子加密码签名，福建公司上率先实 现了这一功能设计，以确保进入电子化时代的凭证也能经得 起检验。原始凭证电子化的会计处理环节从取得原始凭证到

11、电子化的原始凭证成为会计信息进 入财务系统，要经过“影像与业务信息挂接一审核一记账” 的过程。其业务流程是：前端业务人员按照原始凭证管理办 法的要求获取相应的纸质或电子的原始凭证，并采集原始凭 证影像，按要求录入系统，实现与业务信息的挂接。伴随着 业务流程的流转，原始凭证的影像作为各个审核岗对业务审 核的依据，同时也是审核岗审核的重要内容。经过审核的原 始凭证影像作为会计记账的重要依据，且系统支持多种维度 下对原始凭证影像的实时查询及统计分析。原始凭证实现电子化管理预期成效让试点单位业务人 员在第一时间便有了直观体会。不仅促进了人、财、物、生 产等各个环节的协同，更完善了企业内部控制，同时加强

12、了 各业务部门之间的信息沟通，实现信息共享程度再上一个台 阶。以供电所日常报销流程为例，以前跨单笔费用自发起至 完成支付耗时仅需约25分钟，有效克服地理空间隔离、纸 质传递、见单操作所带来的业务处理滞后性。总结国网福建公司原始凭证电子化试点工作，主要在以 下几方面表现出较为显著的成效：1、强化业务规范执行通过集成方式实现业务流程事前控制，将国家电网公 司原始凭证管理办法植入影像管理模块，并嵌入前端业务 系统，指导业务部门按规范提交凭证、办理经济业务，提升 会计基础工作质量，加强总部及各网省公司对各级业务、财 务部门的集中管控能力。国网财务原始凭证种类多，对各方面规范化程度要求较 高，集中管控能

13、力受到获取合规性、管理滞后性两个方面的 因素制约。获取合规性，财务原始凭证的规范化水平是非财 务人员难以全面有效掌握的，前端业务人员获取原始凭证时 难以保证完全符合国网相关财务规定。管理滞后性，绝大部 分原始凭证由前端业务部门获取，财务人员在经济业务发生 后对其进行归集复核，原始凭证在业务财务部门之间反复传递和沟通，加大财务管控难度，降低工作效率。、整合业务财务流程国网绝大部分单位存在纸质审批与电子审批同步进行 的情况，原始凭证电子化可以促进企业调整审批流程，提高 审批效率。女口，合同是财务重要原始凭证，以往需业务部门 提供盖章纸质合同、甚至合同汇签材料做为入账依据，建立 财务原始凭证影像管理

14、模块，实施原始凭证电子化可以有效 解决这两个方面的制约因素。首先，业务人员将外来纸质原始凭证的影像文件上传入影像管理系统，影像文件在业务财务操作流程中实现审核过程中的在线查看,节省纸质凭证的传递时间，提高财务部门及相关岗位审核效率，降低财务风 险，保证资金安全。女口：财务人员查询记账凭证时直接穿透 查询影像化原始凭证，领导在线审批费用报销和资金支付 时，可在线查看发票、合同等原件的影像信息。其次，随着 信息技术和业务规范度的深化，逐步将原始凭证的规范要求 深入固化在各业务系统中，实现对原始凭证的内容、格式、 种类、数量及操作流程等方面的合规性进行实时自动监控。相关业务人员在原始凭证采集时，通过

15、信息系统中预设的原 始凭证的规范要求对合规性进行初次判断，通过服务前移的 方式将财务管控要求前置于业务部门，从而提高规范化水平 和财务集中管控能力。、分离电子/纸质流转原始凭证电子化的发展将促使纸质原始凭证与电子化 影像分开流转，支撑审批效率提高和纸质文档流转安全。如 图2所示：电子影像由业务发起人采集，在业务部门确认影 像与纸质一致性后开始分离流转。电子影像按序走入业务审 批、财务审批、财务制证、财务付款等环节，而纸质原始凭 证在确认一致性后直接流转到制证或付款环节归档。、转变财务监督职能随着电子化原始凭证日趋紧密的与企业核算、流程审 批、合同管理等系统集成，不断推动业务前端部门触发自动 生成会计凭证，既提高会计凭证准确性与精细化程度，又使 财务人员从低效率的基础工作中分离出来，有更多精力运用 信息系统行使监督权力，从而促进财