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文档简介

1、x管理处业主档案管理标准作业规程 管理处业主档案管理标准作业规程 一、目的 规范业主档案的保管与跟踪工作。 二、适用范围 适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。 三、职责 1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2、服务中心负责依照本规程详细实施业主档案的保管与跟踪。 四、程序要点 1、业主档案内容 (1)经业主签署后的业主公约。 (2)经业主签署后的消防安全责任书。 (3)业主家庭状况登记表。 (4)钥匙领用登记表。 (5)业主证领用登记表。 (6)业主入住验房表。 (7)装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料。 (8)违章处理通知单及处理结果资料。 (9)业主的有关证件复印件。

2、 (10)其他应保存的资料。 2、档案盒(夹)的制作 (1)依据档案盒(夹)的规格预备相应的档案标贴纸。 (2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如: ×××-× ×-s w-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。 (3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。 3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。 4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内

3、,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 5、业主档案的跟踪: (1)当发生下列状况变化时,服务中心副主管应将变化状况记录在业主档案中: a、通讯电话联络方式发生变化时; b、业主发生更替时。 (2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭状况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。 6、业主档案属绝密档案,特别状况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。 7、业主档案应永久保存。 8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 9、本规程执行状况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。 五、记录 业主档案目录 六、相关

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