公司通讯管理制度

1、公司通讯管理制度* 公司通讯管理制度第一条：为了提高公司的经营 管理，节约成本费用，加强对公司各种通讯工具的管理，特制订本制度。第二条：本制度所指各种通讯工具包括电话总机、电话分机、直线电话、传真机、移动电话以及为员工配备的电子邮箱等。第三条： 公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界沟通 、方便开展业务， 公司不提倡员工利用公司的通讯工具进行私人用途。第四条：电话总机的管理电话总机由行政部的前台人员负责值守，所有外线电话均需由前台人员负责接转。前台人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下：接听外线电话时，应说“ 您好！迎海集团，请问您找哪位？” ；当对方告诉分机号码时，应说“ 请稍等！ ”

2、 ；如果分机占线时，应说“ 对不起，电话占线，请您稍后再打过来”前台人员接听内线电话时，应说“ 您好，前台 ” 。第五条：电话分机的管理公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。员工应电话分机铃响三声内接听，接听业务电话应简洁明了，接听电话时应使用统一礼貌用语 “ 您好， （员工姓名）” 。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。电话分机一般不开通长途直拨功能，总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨功能的， 须提出书面报告，经部门经理初审、主管领导审核后， 报公司总裁批准后方可开通。对已开通长途直拨功能的电话分机，由员工个人负责长途功能的使用管理。不得借予他人拨

3、打长途电话，一经发现， 除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，停止其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。员工因临时工作需要打长途电话的，须填制长途电话申请单，经部门经理初审核，主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上拨打长途电话时，必须使用ip 特服号（如 17909、17951），以节约费用。禁止利用公司电话聊天。 员工在上班 时间如拨打或接听私人电话， 应长话短说，以免造成电话线路的繁忙，时间不得超过三分钟。严禁员工利用公司电话 （包括分机和直线电话） 进行拨号上网、 拨打声讯台或信息台查询非业务信息。未经公司或电话所有人的

4、同意，拨打长途电话。 一经发现， 除由其个人赔偿所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分，直至开除。电话已开通长途直拨功能的员工一经离职，行政部应马上通知前台将该员工的长途直拨功能关闭，同时做好登记。第六条：直线电话的管理总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、总裁助理，可以根据工作需要，申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。申请配备直线电话，一律报集团董事长批准。第七条：传真的管理公司传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。前台人员发送传真完毕后， 应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给收件人。员工因为工作需

5、要而发送传真的，应填制传真申请单 ，经部门经理对传真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将传真申请单递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。对发送保密性高的文件， 可由前台人员进行指导， 由员工个人亲自发送， 并提前以电话方式通知收件人现场接收。对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人，可以申请配置专用的传真机。员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。第八条：移动电话的管理公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话费） ，按具体情况给予一定金额的报销限额标准。原则上，集

6、团主任级及下属公司副经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费，特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。公司对移动话费实行“ 员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，超支部分员工自负” 的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要，向公司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的移动话费报销限额参考标准表，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，由公司据实报销；对超过报销限额的，公司只按限额标准进行报销，超支部分不再补发给员工，而由其个人承担。核定移动话费报销限额的流程为：主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门经理

7、出具审定意见后，报主管领导审批。在公司的限额参考标准内，主管领导可以直接批准。对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司总裁批准。对经理级以上的管理员工，除需报主管领导批准外，一律报公司总裁审批。总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。移动话费报销限额参考标准如下：外勤（ 100%）复合勤（ 70%）内勤（40%）说明总监、董事长助理400 元/月 280 元/月 160 元/月 1、外勤：是指经常外出办理公务的员工。2、内勤：是指较少外出公务的员工。3、复合勤：是指较多外出公务的的员工。此标准仅供核定时参考。副总监、总裁办主任350 元/月 245 元/月 140 元/月经理、总裁助理

8、300 元/月 210 元/月 120 元/月副经理 250 元 /月 175 元/月 100 元/月主任 200 元/月 140 元/月 80 元/月对已核定报销限额的员工 （包括普通员工和管理级员工），如确因业务需要但原报销限额偏低而申请重新核定的， 应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和行政/ 人力资源 部经理出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。行政/ 人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定过高的，有权提出重新核定的建议。凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须24 小时开机（如不能 24小时

9、开机的， 但须提供其他电话联系方式）。对享受限额报销但将移动电话置于关机状态， 但又没有提供其他电话联络方式，致使公司联络不到的， 一个月内出现三次以上 （含三次），除取消当月移动话费的报销资格外，对因联系不上而延误工作，还将按公司有关制度进行处罚。员工在有固定电话的场合（办公室、家里），应使用固定电话通话。使用移动电话拨打长途电话时，必须应使用ip 特服号码（如 17951、17909等）。使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）的移动电话，不给予移动话费报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码，如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。员工不得将实名入网的移

10、动电话号码换成储值卡号码，否则公司有权取消其移动话费报销资格。对员工因开通个性化服务而产生的费用（如语音留言、转秘书台、订阅短信、移动 qq或其他费用等），公司一律不予报销。新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。报销移动话费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销，对其在自入职日的第二个月至正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。第九条：电子邮箱的管理公司将不断在推行办公无纸化、自动化，并为公司每一位员工配备专用的电子邮箱。对经常与外部进行业务联络的员工， 由公司向网络服务提供商申请购买专用的外部邮箱。对不经常与外部进

11、行业务联络的员工，公司只为其配备内部邮箱。 内部邮箱可以在公司局域网内发送内部邮件（指接收者邮件地址后缀为）和外部邮件 （是指接收者邮件地址后缀不是），但只能接收内部邮件， 而不能接受外部邮件。 内部邮箱不得印在员工的名片上。公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件，设置好各种应用功能。 员工应熟练使用邮件软件的各种功能，员工每日上班后， 须及时打开邮件软件，及时接收、阅读、回复电子邮件，并做好重要电子邮件的备份。员工发送较为重要或紧急的电子邮件，发送后，还应采取其他方式知会收件人（如电话转告等）。员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件，不得用于非业务用途。第十条：本

12、制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。第十一条：本管理制度仅适用于集团总部，集团各下属公司可根据本管理制度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心备案。第十二条： 本规定自发文之日起生效， 二三年元月份开始正式实施，试行期为一年。公司车辆使用管理规定总则第一条为了节约公司公务用车费用开支，提高公务用车的效率， 加强对公务用车的管理，特制定本规定。第二条本规定所指公务车辆为公司现有的：l 商务车一辆l 商务车一辆l 轿车一辆。车辆管理规定第三条对司机的要求：1.公司车辆应用于公司处理公务事宜，驾驶员未经行政部批准，不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶；

13、严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用公司车辆练习驾车；2.司机应爱惜所驾车辆，由于驾驶不当或其他自身原因造成的损失，除保险赔付外的一切费用由驾驶者承担；3.驾驶人员在没有出车任务时，应在司机办公室待岗，不得擅离职守；第四条车辆用油管理要求：1.行政部按每月核定的出车公里数购买油卡，油卡由行政部办公室管理，司机加油时需要登记后领取油卡。不得无卡加油，特殊情况应通知行政部后方可加油，且无卡加油的次数不得连续超过两次；2.司机因公出差需在途中加油时，应提前告知行政部，回公司后应及时提交部门审核及报销；第五条车辆维护管理：1.所有车辆由公司统一安排定期检修、保养。未经允许驾驶员不得私自将车辆送到

14、修理厂修理，否则费用自付；2.需要维修的车辆，由司机提出申请，经行政部批准后在公司指定得维修站进行维修，维修费用由 财务 划帐转拨，不予支付现金；车辆使用规定第六条行政部安排用车应按照使用者重要性来安排优先级，派车必须首先考虑优先等级高的人员用车。 下级申请用车必须在确认优先等级排在其之前的人员无用车需求，方可出车。第七条具体关于每辆公务用车驾驶员、使用范围及使用权限优先级的规定如下：1、 商务车：l 驾驶员：u 第一驾驶员： ；u 第二驾驶员： l 用途：主要用于每日接送董事长、总经理 等公司高层 领导 上下班和到机场、火车站、宾馆等地接送公司重要客人、外宾朋友 及上级 领导 等l 服务对象

15、优先级：u 董事长、副董事长u 总经理、 vp u 重要客户u 政府要员u 投资 人2、 轿车：l 驾驶员：u 第一驾驶员： ；u 第二驾驶员： l 用途：到机场、火车站、宾馆等地接送公司重要客人、外宾朋友及上级领导等；接送公司高层或技术人员出差到乘车、乘机地点接送及外出办理公司日常事务；l 服务对象优先级：u 公司重要客户；u 政府要员u 投资人u 董事长、副董事长u 总经理、 vp u 技术人员3、 商务车：l 驾驶员：u 第一驾驶员： u 第二驾驶员： u 第三驾驶员： l 用途：主要用于接送往来客人，技术人员外事工作及因出差至机场、火车站；公司日常外出办理事务、采购物品或经行政部批准的全公司性的或部门组织的职工有关活动用车。l 服务对象优先级：u 公司客户u 技术人员u 员工集体活动u 行政外出采购人员第八条公务用车的审批制度。1.除附录所列的固定性出车之外，员工如需用车， 应提前一天至行政部填报派车单（见附录 ii ） ，司机凭行政部门签字批准后的派车单方可发车。如确有紧急情况可以当天填报派车单出车；2.公司内部用车应由行政部统一调度，车钥匙统一放在前台进行保管，非固定性用车发车之前和返回之后需要到前台进行登记。除非特殊情况，每晚钥匙必