房地产集团公司合同管理制度实施细则

1、房地产集团公司合同管理制度实施细则1 总则1.1 本实施细则依据房地产集团公司合同管理制度 （以下简称合同管 理制度）制订，是结合房地产集团公司（以下简称“集团” ）下属各 房地产子公司实际工作要求对合同管理制度的进一步细化。1.2 本实施细则适用于集团各房地产子公司在项目建设过程中的合同管理 工作，涉及到与工程建设有关的规划设计、施工图设计、工程招投标、 施工、物资采购、维保、结算等各个环节。1.3 集团各房地产子公司均要严格遵照执行，并在实际工作中不断予以完 善和改进。2. 合同编号2.1 中心预算合约部指定专人负责对本公司合同编号进行管理。2.1.1 编号方法：集团的合同采用统一的编号方

2、法，即机构对象分 类法。机构是指集团所属的各中心、各子公司，对象是指集团经 营管理过程中所涉及各类工作内容。2.2 编号层级2.2.1 一级：集团各中心、各子公司代码：集团各中心 ZA集团各房地产子公司 ZB集团各中心，如：总经理办公室 ZA01研发中心 ZA02经营开发中心 ZA03计划财务中心 ZA04 工程管理中心 -ZA05客户服务中心 ZA06人力资源中心 -ZA07信息管理中心 ZA08余类推。集团各房地产子公司，如： 房地产城市开发有限公司 ZB01房地产经营开发有限公司 ZB02房地产开发有限责任有限公司 ZB03房地产开发分公司 ZB04房地产开发分公司 ZB05余类推新增子

3、公司参照本制度编制公司的代码，并报集团工程管理中心备案。2.2.2 二级：类别代码 , 按照合同的归类确定。HT 代表合同类HTKC 勘查合同HTS设计合同HTJL监理合同HTS（施工合同HTCG 采购合同HTC总承包合同HTZX咨询合同新设置的类别可参照编制相应的代号（如GW代表公文），并报集团工程管理中心备案。2.2.3 三级：指文档及合同生效年度， 分别用公元年号阿拉伯数字表示。2.2.4 四级：指合同在本年度的三位流水号，即001 999。2.3 编号规范2.3.1 每一个编号的一级使用标准简称，一级与二级、二级与三级用连接例：房地产城市房地产开发有限公司工程部于 2015年 10月8

4、日签订的本年度第十五号科技大厦施工总承包合同的编号为：ZB01-HTCB-20150153. 合同的起草3.1 对于在签约咨询公司服务范围内的项目，工程类合同的起草均由咨询 公司负责，招投标专项小组、中心预算合约部为其工作提供支持。3.2 咨询公司负责起草的合同文件草本，由招投标专项小组和预算合约部 提出修订意见，并按集团授权管理制度规定的授权范围报请集团各中 心、子公司工程部和集团相关部门审批。3.3 对于咨询公司服务范围以外的项目，由子公司预算合约部负责合同起 草，优先采用集团的标准合同文本。 预算合约部在必要时可以要求工程 部、经营部、 计划财务部等部门提供协助， 以上部门有义务协助预算

5、合 约部完成合同的起草和编制工作。3.4 集团工程类合同，除签约造价咨询公司服务的项目以外，应优先采用 集团的标准合同文本。3.4.1 使用标准合同文本的注意事项。3.4.1.1 标准合同文本仅提供基本参考范例， 适用于一般的工程，不可能涵盖所有工程遇到的具体情况，合同经办人应结合实际情况，灵活应用标准合同文本，针对工程特点、 承包商特点、合同谈判的成果对合同进行不断补充和完 善。3.4.1.2 由于目前红线外大市政类工程多由有政府背景的企业或 公司垄断，地产子公司在此类合同上谈判力度较弱，在 选择合同版本上也缺乏主动权。目前集团标准合同文本 只针对红线内小市政工程，大市政工程的合同在条款谈

6、判中可适当借鉴小市政工程，也可采用国家部委颁布的 标准示范文本，具体情况可由经办人、合同评审人员灵 活掌握。3.4.1.3 标准合同文本已充分考虑了作为甲方的房地产子公司的风险，因此，在合同语言的运用上，有不可避免的倾向性。在合同谈判过程中，合同谈判人和经办人应采取措施说服对方接受合同，对于一些谈判难度较大的条款，可在谈判过程中采取一些措施，如在发放招标文件时，可以同时提供标准合同文本和拟定的付款方式及工程款 计价方式，或让对方先就主要条款做出书面承诺等方式。3.4.1.4 对于集团的内部交易，由咨询公司拟订的合同文本，采用咨询公司拟订文本；采用集团标准文本的，交易双方可在此标准文本基础上，就

7、一些条款进行洽谈，形成适合集团内部交易的合同，同时内部交易合同的签订和审批还应遵循房地产集团内部业务交易制度的有关规 定。3.4.1.5 标准合同文本的一些条款为合同经办人提供了一个谈判 和起草的基础，合同谈判人和经办人在工作过程中应尽 可能维护范本中保护集团和集团利益的要求，但特殊情 况，对一些条款必须进行修改才能达到谈判成功的情况 下，合同经办人可对范本进行适当调整，所有调整均不 得损害集团和集团的利益。调整过的合同文本通过集团 的合同评审程序后方可签署。3.4.1.6 对零星工程，合同经办人在起草和谈判时，可根据工程 特点借鉴类似的拆迁工程、土建工程、装饰工程和园林 景观工程的标准合同文

8、本。3.4.1.7 标准合同文本中有关于详见附件、附图、附表的提示性 语言，适用于在合同正文中无法用文字清楚表述的情况， 合同经办人和审核人应根据提示性语言来补充附件、附 图和附表，如果不需要附件、附图和附表，则经办人应 删除正本中的相应语言。3.4.1.8 总承包工程合同文本鉴于在总包招标中招标文件基本上沿用了北京市的统一格式和语言，各子公司在实际进行招投标工作时，应结合项目的具体情况，和招标代理机构对招标文件的措辞进行仔细的研究，制定出既符合法 律，又能最大限度地保护我方利益的招标文件。3.4.1.9 标准合同文本可根据不同类型的工程，由合同经办人应 针对工程特点适当调整和补充部分合同条款

9、。3.4.2 标准合同范本编制说明：3.4.2.1 如小区内各单位工程主体结构、粗装修、常规水电安装 由 2-3 家总承包施工企业分别完成，出建筑物管线由总 承包单位施工到建筑物外墙皮 1.5 米处。3.4.2.2 施工总承包单位进场前的原建筑物拆迁、地基基础工程 和小区内的园林绿化、道路、小市政工程由甲方另行分 包。3.4.2.3 专业性较强的单项工程，如消防工程、电梯工程、装饰 工程、铝窗和幕墙工程由甲方直接分包。3.4.2.4 施工图设计工作由甲方委托的设计单位完成，施工总承 包单位承担施工图不完善的细节设计补充工作（注：并 非指二次设计或施工图设计工作） ，精装修、消防、电梯、 铝窗及

10、幕墙工程的二次设计可由专业分包商完成。3.4.2.5 如果实际发包范围与上述划分有冲突，如由施工总承包方一揽子承担了二次设计工作、地基基础工程或一些专业性较强的分包工程，则合同经办人在起草合同时，必 须将专业分包合同中的某些条款补充到施工总承包合同 中。3.5 合同起草的注意事项3.5.1 对方主体必须合格。不得签订对方情况不明，超越经营范围、标 的过多超过其注册资本的经济合同。3.5.2 采购合同必须保证对方业务代表具有相应经营权或代理权，不得 接受其超越权力的行为。3.5.3 必须按集团公司和集团子公司经营范围、资金状况、履约能力签 订合同，确保集团的信誉。3.5.4 必须根据合同法和有关

11、法规、集团规定和实际履约能力，按 照便于处理纠纷的原则，完整、准确地填写合同所有项目。3.5.5 产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额和供货时间，填写时 必须与实际情况完全相符，交（提）货时间必须写明“年” “月” “日”或具体时限。3.5.6 质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限：质量要求 和技术标准按国家标准、部颁标准、行业标准或厂商质保书和书 面证明为准，或者以确实可靠的方式规定具体标准；质量负责的 条件和期限按有利于集团公司和集团子公司履约的原则填写。3.5.7 在拟定合同时， 要按双方商定的意见封存样品， 签署样品质检单， 双方各执一份样品质检单。封样材料由招标专项小组技

12、术小组成 员、监理工程师签字确认。封样的样品应由子公司工程部统一保 管，样品质检单应作为合同附件，列入合同文件。3.5.8 交（提）货地点、方式：按有利于集团公司和集团子公司履约和 诉讼管辖、防止地方保护主义和便于处理纠纷的原则填写。3.5.9 运输方式、到达站、港，费用负担：按有利于集团公司和集团子 公司履约和诉讼管辖的原则填写。3.5.10 合理损耗及计算方法： 按有利于集团公司和集团子公司合法利益 的原则并参照经工程验证的可靠数据填写。3.5.11 验收条款中需注明按封样样品或质检单验货。3.5.12 验收标准、方法及提出异议期限：合同中应有明确的验收标准、 验收方法、提出异议的方式、期

13、限，并按有利于集团公司和集团 子公司履约和有利于集团公司和集团子公司合法利益的原则填 写。3.5.13 随机备品、 配件、工具数量及供应办法： 根据具体情况决定是否 附清单，按有利于集团公司和集团子公司履约的原则填写。3.5.14 合同价款及支付形式： 在拟定合同时， 要明确合同价款， 无特殊 情况合同总价不能以暂估价的形式出现。在订立合同支付条款时 要充分考虑到合同履行过程中我方的风险性，一般性合同支付定 金或预付款应控制在 10%以内，不得超过 20。定制材料、设备 最高不超过 30%。支付预付款，应要求对方出具预付款保函或采 取其他担保方式。合同执行过程中可根据不同类型的合同按月、 按进

14、度或按双方约定的其它方式进行付款，但必须严格履行集团 规定的合同支付手续和集团职责授权管理制度的规定。3.5.15 结算方式及期限： 按有利于集团公司和集团子公司合法利益、 少 占用集团公司和集团子公司资金、有利于集团公司和集团子公司 履约的原则填写；结算方式必须确实可靠，期限应明确。3.5.16 如需提供担保， 担保合同书作为本合同附件。 集团公司和集团子 公司不接受非营业性法人和无经济担保能力单位出具的担保书； 集团公司和集团子公司不为其他单位提供担保。3.5.17 违约责任：按有利于集团公司和集团子公司合法利益的原则填 写；具体比例由双方商定并在合同中注明。同时违约责任必须是 双向的，确

15、保合同的合法性。3.5.18 解决合同纠纷的方式： 按有利于集团公司和集团子公司诉讼管辖 的原则与对方协议选择被告住所地、合同履行地、合同签订地、 原告住所地、标的物所在地人民法院管辖。3.5.19 其他约定事项：填写合同以上条款中双方未尽事宜和双方同意的 附加条件及要求。3.6 授权内合同的拟定程序3.6.1 原则上签约咨询公司需负责其服务范围内全部合同的起草工作， 其将根据招标时的议标过程中形成的各种文件资料及最终审定的 中标结果，形成合同文件草本。3.6.2 招投标专项小组根据该工程的实际要求，对咨询公司提供的合同 草本提供修订建议。3.6.2.1 对于咨询公司服务范围以外的项目， 由中

16、心预算合约部， 按照招标文件的要求，结合集团标准合同文本草拟合同草稿。3.6.2.2 在草拟合同时，如政府部门有强制性规定，可按政府标 准合同执行，但必须通过补充条款充分表达公司的意图、 明确双方的责任，以维护公司利益，体现合同的公平、 公正。3.6.2.3 中心预算合约部在草拟合同前，需收集各中心、子公司 工程部等相关部门及主管领导的建议。相关部门应在收 到合同草本 2 日内提供意见，必要时可采取签证的形式。3.6.2.4 中心预算合约部根据反馈的意见修改合同初稿后，开始 与对方进行谈判。3.6.2.5 在合同谈判中涉及重大经济利益的事项，预算合约部经 办人应事先向上级主管领导请示，不得擅自

17、向对方做出 承诺。3.6.2.6 在合同谈判过程中，应随时将谈判的阶段性成果向上级 主管领导汇报。3.6.2.7 合同双方对合同条款达成一致意见后，由预算合约部经 办人填制合同审批会签单并牵头审批会签，并按集团授 权管理制度履行合同审批流程。3.7 授权外合同的拟定程序3.7.1 原则上签约咨询公司需负责其服务范围内全部合同的起草工作， 其将根据招标时的议标过程中形成的各种文件资料及最终审定的 中标结果，形成合同文件草本。3.7.2 招投标专项小组根据该工程的实际要求，对咨询公司提供的合同 草本提供修订建议。3.7.3 对于咨询公司服务范围以外的项目，由合同经办人按照招标文件 的要求，结合标准

18、合同文本草拟合同草稿。3.7.3.1 在草拟合同时，如政府部门有强制性规定，可按政府标 准合同执行。但必须通过补充条款充分表达公司的意图、 明确双方的责任，以维护公司利益、体现合同的公平、公正。3.7.3.2 合同经办人在草拟合同前，需收集各中心、子公司工程 部等相关部门及主管领导的建议。相关部门应在收到合 同草本 2 日内提供建议，必要时可采取签证的形式。3.7.3.3 合同经办人根据反馈的意见在 2 日内修改合同初稿后， 上报集团相关部门对合同进行审核并提供审核建议。3.7.3.4 合同经办人根据收集的意见，修改合同初稿后，牵头与 对方进行合同谈判。3.7.3.5 合同双方对合同条款达成一

19、致后，由合同经办人填制合 同审批会签单，并牵头办理合同审批会签。4. 合同审批4.1 子公司授权内合同审批流程4.1.1 中心预算合约部将待审合同进行统一编号，同时填制合同台帐， 合同台帐样本见附表。4.1.2 合同经办人在合同审批会签单中填写以下内容：4.1.2.1 发包单位、合同名称、承包商全称、法人代表 / 代理人、 承包商联系人、联系电话、合同总价、开工日期、竣工 日期、预付款、预付款回扣金额或回扣比例、拖期罚款 金额或罚款比例、 担保金额、 保留金额、保修期, 经办人 等。其中涉及金额的要包括大写、小写两种形式。4.1.2.2 合同摘要：需注明履约条件、时间、付款方式、结算方 式、违

20、约条款等分别对应为合同的第几条款。4.1.3 待审合同文件一般应由合同文件、附属资料和前期内部审批资料 组成，附属资料是指在招标投标和合同谈判等过程中形成的双方 认可的文件资料，包括但不限于：招标文件、投标文件、预算书、 中标通知书、意向书、承诺书、前期协议、与合同有关的往来函 件、授权委托书、担保书、担保函、会议纪要、备忘录、评标报 告等。合同文件的份数依需要确定；前期内部审批资料包括中标 单位审定表及中标单位的资质文件（如为议标工程，前期内部审 批资料包括签约说明和签约对方的资质文件） 。4.1.4 合同经办人应根据待审合同文件的组成，将相关资料汇总，编制 合同资料清单，对于短缺的资料，合

21、同经办人需提交情况说明报 告。一并上报经办部门经理审核后给相关部门传阅，传阅部门包 括子公司工程部、各中心。4.1.5 相关部门在收到合同后 2 日内将提出意见，并将反馈意见和合同 返回至合同经办人，由合同经办人负责向后传阅。4.1.6 合同经办人按各部门的合理建议修改合同后，持修正后的所有合 同资料，填写合同审批会签单，并牵头办理合同审批会签手续。4.1.7 相关审核部门对会签合同文本如仍有异议，需填制合同审核意见 表，并附在合同资料中返回经办人，经办人应与相关部门进行沟 通，并就审核意见对合同进行合理的修正后继续向上审批会签。4.1.8 合同文件通过子公司工程部和各中心审核会签后，合同经办

22、人在 该合同在每一页右下方签字后将合同文件交给对方单位，由对方 单位先行盖章签字，并返回给经办人，由其将合同文件通过信息 部上报总经理。4.1.9 如总经理认为合同仍需修改，由信息管理部将合同文件返回给预 算合约部经办人，由预算合约部重新组织合同谈判，谈判后修订 的合同文本直接报总经理审核。4.1.10 审核通过后， 总经理在合同上签字， 由信息管理部留存合同审批 会签单复印件后， 在对应的合同上加盖 公司合同专用章， 同时保 存一份合同副本（原件）存档，其余合同及资料退还合同经办人。4.1.11 合同经办人按合同约定将合同约定份数返还给签约对方后， 还应 将一份合同正本存档于集团计划财务部，

23、并将一份副本存档于五 个三中心，并将合同复印件一份交于子公司工程部、一份交于工 程监理，一份交于集团相关部门备案。4.2 子公司授权外集团授权内合同审批流程4.2.1 同 4.1.1 。4.2.2 同 4.1.2 。4.2.3 同 4.1.3 。4.2.4 同 4.1.4 。4.2.5 同 4.1.5 。4.2.6 同 4.1.6 。4.2.7 同 4.1.7 。4.2.8 同 4.1.8 。4.2.9 合同经办人在子公司总经理签署意见后，将合同及有关资料交至 子公司信息管理部， 由子公司信息管理部转交集团总经理办公室， 再由集团总经理办公室负责报请集团总经理审批。4.2.10 合同未通过集团

24、总经理审批， 由中心预算合约部重新主持合同谈 判，修正合同后直接报集团总经理审批。 集团总经理审批通过后， 在合同上签字。4.2.11 信息管理部门留存合同审批会签单复印件后， 在对应的合同上加 盖公司合同专用章，同时保存一份合同原件存档，其余合同及资 料退还合同经办人。4.2.12 合同经办人按合同约定将合同约定份数返还给签约对方后， 还应 将一份合同正本存档于集团计划财务部，并将一份合同副本存档 于工程管理中心，并将合同复印件一份交于子公司工程部、一份 交于工程监理，一份交于集团相关部门存档。4.3 集团授权外合同审批流程4.3.1 同 4.1.14.3.2 同 4.1.24.3.3 同

25、4.1.34.3.4 同 4.1.44.3.5 同 4.1.54.3.6 同 4.1.64.3.7 同 4.1.74.3.8 同 4.1.84.3.9 同 4.2.94.3.10 合同未通过集团总经理审批， 由中心预算合约部重新主持合同谈 判，修正合同后直接报集团总经理审批。 集团总经理审批通过后， 在通过集团总经理审批会签后，由集团总经理办公室转交至集团 总裁办负责集团内的合同会签流转，集团审核部门需在 2 日内完 成审核，如有异议，需填制合同审核意见表，并附在合同资料中 返回经办人，经办人应与相关部门进行沟通，并就审核意见对合 同进行合理的修正后报请董事长审批。4.3.11 合同未通过总裁

26、审批， 由中心预算合约部重新主持合同谈判， 修 正合同后直接报董事长审批，总裁审批并签署合同或授权代理人 签署合同后，总裁办公室将合同转给集团总经理办公室，集团总 经理办公室转给子公司信息管理部。4.3.12 信息管理部门留存合同审批会签单复印件后， 在对应的合同上加 盖公司合同专用章，同时保存一份合同原件存档，其余合同及资 料退还合同经办人。4.3.13 合同经办人按合同约定将合同约定份数返还给签约对方后， 还应 将一份合同正本存档于集团计划财务部，将一份合同副本进行存 档于工程管理中心，并将合同复印件一份交于子公司工程部、一 份交于工程监理、一份交于集团相关部门存档。5. 合同履行5.1 工程总承包合同、机电总承包合同、精装修承包合同以及幕墙外装饰 合同，合同经办人 （或专项小组 ）在合同订立之后应在 3 天内向相关部门 的相关人员进行书面合同交底。5.2 在合同履行过程中，执行部门的主办人员就合同中的疑问，应随时与 中心预算合约部进行沟通，确保合同执行无误。5.3 合同履行过程中，执行合同的主办人员必须负责跟踪合同相应条款的 具体履行情况，保证合同按期优质完成。5.4 合同付款时应检查对方票据的出票人