办公室文员岗位职责工作说明书

1、办公室文员岗位职责工作说明书 办公室文员岗位职责工作说明书之相关制度和职责，第1页:文件管理第2页:表格管理第3页:物资管理第4页:劳保用品管理第5页:出勤统计第6页:奖金核算第7页:用心做事事例汇总文件管理工作程序标准核查媒介注意事项1.成文1. select name="pageselect" id="pageselect" onchange="javascript:window.location=(this.optionsthis.selectedindex.value)">option selected="tr

2、ue" value="/glyy/yg/gwzz/200702/4539.html">第 1 页:文件管理/option>option value="/glyy/yg/gwzz/200702/4539_2.html">第 2 页:表格管理/option>option value="/glyy/yg/gwzz/200702/4539_3.html">第 3 页:物资管理/option>option value="/glyy/yg/gwzz/200702/4539_4.html&qu

3、ot;>第 4 页:劳保用品管理/option>option value="/glyy/yg/gwzz/200702/4539_5.html">第 5 页:出勤统计 /option>option value="/glyy/yg/gwzz/200702/4539_6.html">第 6 页:奖金核算/option>option value="/glyy/yg/gwzz/200702/4539_7.html">第 7 页:用心做事事例汇总/option>/select> 文件管理 br

4、 />工作程序 标准 核查媒介 注意事项 br />1.成文 1.内部通启(memo)成文: 2.依据经理要求撰写初稿; 3.请经理核查签字; 4.部门管理制度成文: 5.依据经理要求撰写初稿; 6.审核通过后,在发文本上填写的内容包括:文件标题、发文时间、拟稿部门、请求审批时间、主送及抄报、抄送部门、有附件的,应列明名称; 7.审核通过后,送企业管理部审批; 8.呈报总经理审批。 1.发文稿纸 br />2.发文 1.将文件原件复印存档; 在发文登记簿上登记下发文件的名称、 发文时间、接收部门名称; 到相关部门下发文件; 请相关部门的文员以上管理人员在发文登记簿中“外收发签

5、字一栏签收。 1.发文登记簿 br />收文 收到各部门发出的酒店内部文件后,签收并上报经理; 将vip信息填写在办公室vip信息栏上; 将报纸等需要张贴的材料,在规定版面张 贴; 监督部门人员在阅读文件后,在文件上签 字。 关于重要的接 待通知,要在 十分钟内向经 理进行汇报; 关于收到的计 划、memo等 文件,应检查 有无部门有效 签字人的签 字。 br />分类存放 关于时效性较强的文件,如贵宾团体接待服务计划单、memo等设专用表格夹存放; 关于本部门下发的文件原件设专用文件夹 存放,规章制度存放于相应的制度夹中; 关于酒店下发的规章制度依据发放的部门 进行分类存放; 在

6、文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 目录中的序号、总页数及当前页数,如 “1-3-1指的是本制度夹中的第一份制度,本制度共有三页,这是第一页; 在存放新下发的制度时,关于制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志,同新下发的制度一并进行存放,关于一些补充规定,要将原文件找出后,与新文件一并存放,同时在目录上作出标注; 规章制 度明细 表 关于标明作废 的文件不能自 行进行处理, 要做好统一保 管。 br />装订整理 每月月底将当月的贵宾团队接待通单、 memo 等整理汇总,装订成册,在封皮上写明年、月、日以及保存期限; 每月月底要对存放的制度进行整理,关于内容有互相联系的要进行合并存放

7、。 br />借用 部门员工借用文件时要在借用登记表上登记,注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间; 关于外部门借用文件的,要经经理同意后方可办理借用手续; 外部门办理借用文件手续时,要持对方负责人签字的memo,注明借用的原因、借用的文件名称及所需借用的时间,并在借用登记表上登记文件名称、时间及借用人; 文件归还后,要查看有无遗失、破损现象, 并由借用人在借用登记表上签字,记录归还时间。 借用登 记表 关于到期没有 归还的文件, 要找该部门负 责人进行跟 催,关于需要 延长使用时间 的,应办理续 借手续。 br />销毁 关于到保存期限的贵宾团体接待服务计划单、memo等文件,请示是否销毁; 同意后,以memo的形式,列明需销毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期,上报审批签字; 将审批签字后的memo上报质检部进行审批; 接到质检部同意销毁