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文档简介

1、董事长办公室秘书岗位职责工作流程 董事长办公室秘书岗位职责及工作流程 工作内容 工作要求 工作流程 一、办公室 内务 1、办公环境 光明干净 一尘不染 家具摆放整齐 办公桌无文件累积 文件整齐规范 图书排放整齐 1、每天准时上班。 2、开窗通风。 3、清洁办公室:每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。 4、清理花木:鲜花每天换水一次,其他花木没有枯叶、杂草。 5、为董事长备好茶水(董事长到办公室的同时)。 6、每天下班前清理办公桌一次,关闭好门窗、电源等。 7、准时清理办公、生活垃圾,不让垃圾在室内过夜。 8、每两周吸尘一次。 2、文件管理 流程齐全 分类合理 处理准时 管理规范 1、对全部

2、文件先进行识别,并分类登记,再分别办理。 2、外来红头文件:填写收 文处理单,向周浦秘书办索要收文编号,准时送批和传递发放,并留下记录。 3、内部红头文件:作好收文记录并放置在待处理文件夹内,便于董事长看阅。 4、外来公函、通知及文字资料:准时送交董事长阅示,依据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。 5、内部通知、报告:准时送交董事长阅示,依据董事长批示正确办理(不急的文件资料放置在待处理文件夹内)。 6、公司各部门(单位)送交董事长签字的,依据送交人的意见赐予准时传递办理。 7、重要的和紧急的文件,须提示董事长。 8、每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次,并核对登记记录。 9、依据文件积累的状况准时进行存档,并作好相应记录,便于查阅。 二、来宾接待 彬彬有礼 热忱接待 1、笑脸相迎,茶水相待。 2、询问来宾状况:来访目的,有无预约及身份状况等。 3、索要名片。 4、准时向董事长请示。 5、按董事长意见引见,接待(按状况赐予续茶水)。 6、依据客人来访时间及职务等级,征询领导意见后确定是否客餐、宴请。 三、会务服务 1、董事会 预备充分 支配周全 接待周到 组织完善 1、会议议程的拟定。 2、确定与会人员。 3、会议通知起 草和发送。 4、

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