高校院系級教學檔案科學化管理模式探析

1、高校院系級教學檔案科學化管理模式探析摘要：教學檔案是高校師生在教學實踐與教務工作中形 成的真實記錄，同時也是衡量教學管理工作成效高低的重要 尺度。隻有優化教學檔案管理工作，實現科學化管理，才能 發揮教學檔案應有的作用，從而促進教學質量、工作效率和 教學管理水平的提高關鍵詞：高校；院系級；教學檔案；科學化管理高校各院系是從事教學活動的一線教學單位，是教學文件的主要產生者和保管者。教學文件是高等學校文件的核 心，教學文件管理是教學檔案管理的主要部分隨著高等教育改革的不斷深入，學科和課程建設的不斷發展，教學層次的不斷完善，各種各樣的教學文件應運而生。這些材料如果一並作為檔案保存，勢必魚目混珠，很難將

2、真 正有價值的教學檔案長期保存和利用好。隻有實現科學化管 理，才能發揮教學檔案應有的作用。本課題的研究對於高校 教學管理的規范化具有一定意義高校院系級教學檔案科學化管理的現實意義 它是高校教學管理工作有效開展的基礎 院系級教學檔案是指作為高校二級教學單位的院系在教學、科研以及學生管理過程中形成的，具有保存價值的文 字和聲像資料。這些是進行教學管理和教學研究不可缺少的 依據和參考，是有效開展高校教學科研工作的重要前提。實 現教學檔案的科學化管理，是鞏固專業教學中心地位、促使 教學工作順利進行、提高教學質量的根本保證2、它是高校教學評估的重要指標教學檔案是教學評估工作的基礎和依據。高校的教學管 理

3、水平如何，在評估的量化指標體系中，一個重要的考察內 容就是對其教學檔案材料管理水平的檢查。由專傢系統地審 閱學校各項工作形成的原始檔案材料，瞭解學校各項工作的 進展，經過綜合考評做出客觀評價。由此可見，院系級教學 檔案科學化管理是高校教學評估的重要指標3、它是建立良好教學運行機制的有效保障在搞好學校檔案管理基礎上，大力搞好院系級教學檔案 管理，不僅是院系級自身發展的需要，也是學校、社會發展 的需要。近年來，高校院系級的教學檔案管理嚴重滯後於發 展的需要，傳統的粗獲式的檔案管理模式已不能適應高校改 革發展的需要，因此，隻有使教學檔案管理實現規范化、科 學化，才能為提高教學質量和建立良好的教學運行

4、機制提供 有效保障4、它是提高高校教學管理效率的需要高校教學管理以剛柔兼容為特點，突出以人為本，建立 瞭校系兩級動態管理機制。在教學中的各個環節，實行量化 管理和目標管理，有分工有協作，形成權責明確的管理體制。這種特點決定瞭我們在高校教學管理過程中，院系級的教學擋案管理工作更需要規范化、科學化，才能提高高校院系級教學環節管理、學籍管理、科研管理等全過程管理的效率5、它是強化高校本科教學管理信息化的需要21世紀信息化已成為社會發展的三大支柱（信息、能源、 材料）之一。信息資源成為國民經濟和社會發展的戰略資源， 信息產業是社會發展的戰略產業，信息技術是當今新興的生 產力，信息的產業化、全球化客觀上

5、要求高校在科研成果的 轉換以及發展動態等方面，必須重視院系級教學檔案管理信 息化研究。隨著高校教學管理信息的高度暢通，原有的管理 方式正在發生變化，這就決定瞭高校在整個教學管理過程中 都需要大量的信息做出準確的預測，使管理者在教學管理中 實行科學決策。正因為如此，管理信息化在院系級教學檔案 管理工作中，占有舉足輕重的地位二、實現高校院系級檔案科學化管理的途徑1、實現管理措施的科學化，可從以下幾個方面著手： 第一，校檔案館（室）應摸清全校主要教學檔案立卷單 位檔案的形成規律、內容、數量及利用情況等第二，要提高院系級辦公室兼職檔案管理人員的綜合素 質。目前，許多高校院系級沒有設專職檔案管理人員，一

6、般 都是院系級行政人員兼職從事檔案管理工作，他們中絕大多 數沒有經過專業培訓，檔案管理水平不高，直接影響檔案質 量。因此，需要通過多種途徑對他們進行專業培訓，不斷提 高他們的綜合管理素質第三，總結經驗，以點帶面逐步推行檔案管理標準化。要從全校教學檔案管理的實際情況出發，選定有代表性的院 系作為重點，及時總結和推廣他們的經驗進而推動全校教學 檔案管理工作的開展2、建立健全教學檔案管理制度建立健全教學檔案管理工作的各項規章制度是優化教學檔案管理工作的基礎。有關部門領導應把檔案管理規范化 工作列入行政管理工作議事日程，加強對檔案管理規范化工 作的指導，並配備具有一定管理水平，又有責任心的兼職檔 案管

7、理人員，同時，建立本部門檔案工作崗位責任制和考核 制度。而且要建立檢查監督機制，真正把院系級教學檔案管 理工作規范化、科學化納入法制軌道，使其在高校教學管理 過程中發揮應有的作用3、建立院系級教學檔案管理信息化服務網絡建立檔案管理信息化服務網絡，是為瞭在高校實現檔案管理信息資源共享的目的。目前，隨著市場經濟的發展，社 會對信息資源的需求正逐步向深層化發展。高校如果沒有檔 案管理信息化服務網絡，信息資源就不能發揮應有的作用。建立檔案管理信息化服務網絡的意義，在於通過網絡可以聯 接分散於各處的信息，使所有檔案管理信息資源能為需要它 們的人共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時空條件的 限制，更好地

8、瞭解學校教育管理信息和各種要求4、科學分類與系統整理教學檔案院系級在教學管理過程中直接形成的文字、聲像等原始材料應如何進行科學的分類和系統的整理，是院系級教學檔 案管理工作中的關鍵環節。因此，負責教學檔案管理工作的 人員在搜集教學檔案的過程中一定要認真負責，保證教學檔 案的完整、準確、系統，要依據國傢檔案法規標準，對教學 檔案進行科學合理的鑒定分析，統計編目和系統排列，以便 為開發利用教學檔案信息資源做好準備5、實現管理模式科學化教學檔案與教學管理密切相關，教學文件在教學過程中 必須依靠管理規范而形成並最後轉化為檔案。隻有科學的、 規范的教學管理，才能形成完整、準確的教學檔案。因而， 要依托計

9、算機和網絡技術，采取集中式與分散式相結合的管 理模式，實現教學檔案的電子化、網絡化管理。將現代辦公 技術與教學檔案管理相結合，是優化教學檔案管理工作的重 要途徑和發展方向。事實證明，這種方式可以建立和完善多 鐘索引渠道，更直接、快捷、方便地滿足教師對教學檔案的 需求，更好地促進院系級教學檔案管理工作的優化進程高等學校的教學檔案不僅是教學運行的歷史記載，而且是目前工作和未來發展的基礎，在國傢對高校所開展的各項 評估和檢查中，教學檔案發揮著舉足輕重的作用。高校院系 級教學檔案的管理，來自平時工作的積累，隻有結合教學工 作的各個環節，遵循高校教學的基本規律，嚴格遵守教學檔 案工作的基本原則，精心設計，認真整理，才能發揮院系級 教學檔案的重要作用參考文獻：1劉麗華構建高校二級院系教學檔案優化管理體系 j ,內蒙古科技與經濟,2009 ( 10),41頁.2薑濤;黃曉梅;郝琳，系級教學檔案優化管理的研究 j科技咨詢導報,2007 (7),36頁.3張寒莉，試談高校教學檔案的規范化管理j北京 檔案，2000 ( 12),17 頁.4龔小青，關於高校系級辦公室檔案管理規范化研 究，2004年度中國索引學會年會暨學術討論會論文集， 2004, 121 頁.5楊傑，高