浅谈Word和Excel软件在编辑工作中的应用

1、浅谈word和excel软件在编辑工作中的 应用中国铁道出版社摘要：microsoft office的word和excel软件是我们编辑工作屮重要的办公软件。word 格式是作者向出版社或期刊社所投稿件电子化的主要形式。本文主要介绍了 word和excel软件的“修订” “批注”“比较”“替换”和“排序”功能在编 辑工作中的应用，以便提高编辑的工作效率。关键词：办公软件;word; excel; 编辑技巧;随着计算机和网络的发展、普及，大多数的作者向岀版社投稿都采用microsoft office word版本的电子档。microsoft office是一套由微软公司开发的办公软 件，其中wo

2、rd是文字处理软件，可以对文档进行编辑和排版;excel软件是电子 表格处理软件，可以对表格的数据进行分析、处理和运算等。word和excel软 件具有开放性、易用性和实用性等特点。在我们对书稿的审阅、编辑过程屮，为 了显示修改标记或提出修改意见，此时可以利用word软件的“修订”“批注” 功能轻松实现;书稿中存在的错别字词，可以利用“替换”功能快速统一替换； 书稿中如有批量数据计算或排序，可以利用excel软件快速实现。因此，利用好 word和office软件（本文以2007版本为例）有助于提高我们编辑的工作效率。一、显示文档修改标记或修改意见批注稿件在交稿、定稿之前，往往需要经过作者、编辑

3、的多次修改。作者在交初稿时, 编辑需要进行初审。初审时编辑需要对书稿进行全面检查，给出评价，提出处理 意见。在初审过程中，编辑为了提出修改意见，可能会直接在书稿的电子档上需 修改处作出标记。此时，编辑可以利用word软件中的“修订”“批注”功能对 书稿进行审阅、修订或标记、备注修改意见，将其反馈给作者，以便作者查看修 改意见时给出相应答复，如此双方进行商议后作出修改取舍。第一，当编辑或作者需要对书稿进行修改，且保留修改痕迹时，可利用word软 件的“修订”功能。word软件的“修订”使用步骤和方法：“修订”功能在“审阅”选项卡下。启用 “修订”功能，点击“修订”图标被点亮，即该功能启用。该功能

4、开启状态下， 书稿的每一处修改将被突岀显示岀来，如对文档内容的插入、删除、格式修改等。 书稿修订的内容显示分为显示标记的最终状态、最终状态、显示标记的原始状态、 原始状态四种情况。我们可以根据需要进行选择。编辑修改过的文档再返回给作 者后，作者可以对word文档修改进行审阅，决定是否同意修改，即通过选择 “接受/拒绝”命令对修订的内容作出逐一确定。图1修订实例下载原图第二，当编辑对书稿进行修改时，不需要对部分文字做直接删除或增加，而是 需要提出自己的修改意见，或者沟通、交流书稿问题时，则可以利用word软件 的“批注”功能来达到这一目的。word软件的“批注”使用步骤和方法:选择要进行批注的文

5、本，或单击该文本 的末尾处。接着点击功能区的“审阅”选项卡，在“批注”组屮，单击“新建批 注”，然后在批注框中或在“审阅窗格”中键入批注文本。要响应批注，请单击 其批注框，然后单击“批注”组中的“新建批注”。在新批注框中键入响应即 可。图2批注实例 下载原图第三，当作者已经向出版社提交过一次初稿，而后经过一段时间作者又提交了 修改后书稿，而改后书稿乂未做修改标记。在这种情况下，编辑为了快速查看两 次版本文档的差别，可利用word软件的“比较”功能达到这一目的。word软件的“比较”使用步骤和方法:点击功能区的“审阅”选项卡，然后单 击“比较”图标，并在其下拉菜单中执行“比较”命令，打开“比较文

6、档”对 话框。选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”,单击“确定” ,word软 件开始对两个文档进行比较。采用这种方法查看作者对书稿的新修改内容，一目 了然。这不仅大幅缩减编辑工作的时间，而且能够保证对修改处的全部审阅。二、快速统一查找替换词语编辑在审阅、编辑加工稿件时，经常会发现不少错别词或需要统一的用词，如果 釆取手工修改替换，往往耗时而且不容易干净彻底地全书统一。如果釆用word 软件的“查找”“替换”功能将能非常便捷地达到这一目的。图3查找和替换下载原图word软件的“替换”使用步骤和方法:点击功能区的“开始”选项卡，在右边 找到“查找”或“替换”按钮，然后单击“替换”，弹出“查找

7、和替换”对话 框，在“查找内容”框中输入要查找的内容，如“粘性”，在“替换为”框中 输入需要替换的内容，如“黏性”。最后单击“全部替换”按钮，就可快速、自 动地做指定内容的统-替换。如图3所示。三、快速排序和筛选我们在审阅一些科技书稿的编委会名单时，经常会碰到一组编写人员名单按姓 氏笔画或拼音排序。为了快速检骑作者提供的名单是否排序止确，我们可以利用 excel软件对名单进行快速排序，确保排序无误。excel软件的“排序”使用步骤和方法:先在excel表中按列排好所有人名，然 后点击功能区的“开始”选项卡，在右边找到“排序和筛选”按钮，在其下拉 菜单选择“自定义排序”命令，点击弹出对话框的“选项”按钮。如需按姓氏笔 画排序，按图4设好选项。最后单击“排序”对话框的“确定”，按姓氏笔画排 序执行完成。excel软件的“自定义排序”功能在对岀版图书书目进行适用专业、适用方向、 出版时间等多条件层次排序也能有较好的应用，有兴趣的编辑可以试试，本文 不再赘述。图4自定义排序 下载原图四、结语如今，编辑的工作量往往都比较大，充分利用办公软件的智能、便捷功能有助于 提高工作效率。限于篇幅，木文仅介