关于会议的纪要

1、关于会议的纪要开会，好像是人类的本能之一，古代的皇帝每天“有事 上奏，无事退朝” ；非洲食人族抓到一个白人准备煮来吃了， 也要围着大锅跳一圈舞开个会热身一下。不知从什么开始， 开会成了我们工作的一部分，没有哪个写字楼不配备 meeting room 。我现在工作的 H 公司，一层楼有十几个会议 室，要 book 会议室要通过电子流还老也订不上。我们部门 文员MM每天早上7点钟就要来填电子流订会议室，但是有 招数更狠，找海外同事利用时差，刚过零点就把会议室资源 给占了。会开多了，会议纪要就多，而且一份会议纪要经常都广 发众人，搞得像新闻通稿一样。 6 月的一天，我们部门和几 个相关部门开了一个会

2、，后来会议纪要也发给我了。从纪要上看，开了三小时，在某个项目的方案选择上， 与会各方给出了如下意见：关键议题：关键业务用户对 XXX项目的方案A和B的态 度：我们部门的小李：主观上坚持方案 A，但是考虑到目前XXX系统的现实状况，保留地接受方案Bo我们部门的小周：主观上倾向方案A,但同时认为方案B可行。Y 部门的小雷：认为在当前各方面准备度都不成熟的情 况下，建议采用方案 B 比较稳妥，但最终意见与我们部门保 持一致。Z 部门的小高：需要会后与 Z 部门的另一同事讨论，再 作决定。W部门的小刘：倾向于方案 B，同时建议参考 v部门的 同事小丁（当天没有参加会议）的意见。综合以上意见，关键用户主

3、观倾向方案A，但考虑到业务现状与业务准备不成熟，推荐方案B。三个小时的会议，需要决策的关键议题得到一个磨菱两 可的结论，此结论等于还是没有结论。在H公司，很多干部和员工都为会议所累。首先是会议 的数量多，我们部门尤其会多，被冗长会议占用的时间，往 往要通过加班补上，来完成其它例行的工作。其次基本上所 有的会议时间段都预定为 2 小时，有的其实 1小时就能讲完， 也强行预定了 2 小时。第三是会议纪要满天飞，似乎只有依 靠会议纪要，工作才能开展下去。第四是一次会议形成的结 论往往不如人意， 还需要后续再讨论， 而后续讨论出的结论， 往往已经和前面的会议纪要大相径庭。第五就是会议只有召 集人，没有

4、主持人，会开得没有章法。还有一大特色，就是来自不同部门的与会者从不互相介 绍，一上来就开盲会，有的人我都一起开过几次会了，还不 知道他叫什么名字。会议的价值，在于与会各方达成一致，形成决议，好的 会议纪要对接下来的工作开展起到很大的作用。我刚毕业那 一年，不管和谁开会我都是资历最浅的，所以我都是记会议 纪要的( meeting minutes )。起头要记录一些基本信息： Time， venue, Attendee , Purpose 或者 Theme,然后是每一个 Subject 。在 H 公司的会议纪要还有一栏审批人，以防记纪 要的人描述不准确。每个 Subject 都要有明确的结论，如果

5、 有不同意见的要写明各方的观点，最后形成 conclusion ， 如果有需要 follow up 的要写明谁是 owner， deadline 是什 么时候，暂时决定不了的事项要注明TBd( to be decided )或者 to be finalized 。所有能够量化的时间，数据，金额， 费用预算，都应该记录下来成为依据。会议一定要有一个主持人，掌握会议的时间进度、发言 的质量（有的人滔滔不绝离题万丈，其他人也不便打断，主 持人去 stop 最合适）、议题的顺序（如果一个议题已经讨论 充分了，主持人应当及时进入下一个议题，以防有人还在那 里发散思维） 。如果会议上有之前不互相认识的，要

6、让大家 自我介绍，最好是用 5 分钟时间 ice breaker 一下；有时候 需要头脑风暴（ brain storm ）的，主持人还要调动一下气 氛，因为中国人总是担心说错话，有好的想法也习惯性藏起 来。在 B 公司开的会，所有的开场白都是一样的，就是先讲 会议室周边的走火通道。在中信 18 楼，只要有一个与会者 日常不是在中信办公的，就要统一讲一遍逃生通道。到了外 面的酒店，或者其它 office 开会，一开始也是要强调万一 发生突发事件如何通过最快速最安全的路线逃生。而我有时 候从公司的A区到我不熟悉的B区或者J区培训中心，得花 好几分钟才能找到会议室。如果是发生火灾到处浓烟密布肯 定一抓瞎。到不熟悉的地方开会，或者参加任何集体活动， 一定要先留意周围逃生通道，看看过道的头顶，会有一个小 人在跑的标牌，如果电源断了这个标牌也会亮着绿光，这也 是 B 公司教给我的最好习惯之一。 会议的最后，通常还有有个 5-10 分钟的环节称为 re-cap。H公司的一个规矩我觉得是很好的，就是要求大家 把椅子都放好，桌面不可留下纸张、纸杯，投影仪要关闭， 白板擦干净防止泄密。这些在 B 公司没有做要求，所以会议 室经常留下用过的一次性纸杯和废纸张等着清洁阿姨去收