我国人事档案管理改革若干问题的思考

1、    我国人事档案管理改革若干问题的思考    苏斌摘 要：本文根据我国人事档案管理的理论与实践现状，梳理分析人事档案现代化管理的模式，本文提出最大限度地使传统的人事档案手工管理向数字化、多媒体化、网络化等现代化模式转变。计算机、多媒体及网络技术以其存储数量大，占用面积小，检索速度快，交互式传输、异地查阅、资源共享等优势成为实现人事档案社会化管理的现代化手段。关键词：人事档案；档案管理；网络技术；资源共享1 我国人事档案管理的现状（一）人事档案管理体系已经建成我国的人事档案工作在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由中央组织部、国家人事部、劳动部

2、领导与指导，实行集中统一、分级负责的管理体制，以维护人事档案的准确、完整与安全，并以为人事工作和其他工作服务为原则。全国各级单位的组织、人事部门基本上都设立了人事档案管理机构，并配备了专职或兼职档案人员，接受同级档案行政管理部门的监督、指导。（二）业务水平和人员素质较高人事档案注重对个人德、能、勤、绩综合材料的收集，基本上能满足观其卷而知其人的要求，为科学用人、正确评价人提供了较为准确的参考依据。另外，人事档案的案卷质量、保管、鉴别、转递、查阅等管理环节较之以前有了明显的改观，使人事档案发挥了其应有的经济效益和社会效益。随着我国人事档案工作的深入开展，人事档案工作者队伍正日益壮大，越来越多政治

3、素质高，思想品德好，工作责任心强，热爱此项工作，特别是专业知识水平高的人员加入到这一行列，并保持着较高的相对稳定性。在实际工作中，人事档案工作者不断提高知识水平与业务能力，以适应现代化管理的需要。（三）人事档案工作已引入现代化管理人事档案管理现代化，就是把先进的科学技术手段应用于人事档案管理，以达到提高工作效率和延长人事档案寿命的目的。随着社会的发展和信息时代的到来，计算机以其存储量大、运行速度快、查找简便等优势迅速渗透到社会各个领域，人事档案工作领域也不例外。一些单位与软件研发部门联合，共同开发单机条件下的人事档案管理系统软件。2 人事档案管理现状存在的问题（一）人事档案信息资源未能发挥应有

4、作用人事档案信息资源的开发利用仍然是滞后的、被动的。历来人事档案工作就被认为是保密性很强的工作，人事档案作为国家档案的重要组成部分，是党和国家的机密，这给人事档案披上了神秘的面纱。“还有就是现单位人事档案利用工作大多是被动服务，只是等待领导及有关人员来查阅，缺乏主动精神，而且利用材料主要是党团材料，落实材料和工资调资方面的，真正用于人才选拔，培养开发及预算等方面的较少，没有发挥人事档案应有的作用。”（二）人们在人事档案管理的认识上存在部分不足在实际工作中，有的领导将创造经济效益作为头等大事来抓，对人事档案却不重视，档案意识薄弱，他们未能充分认识到人事档案潜在的人才信息价值。而人事档案管理人员“

5、看堆守摊”式等待利用者上门的被动服务状态也很普遍，文化素质与业务水平更待提高，队伍稳定性不强，而且有很多领导和人事档案管理人员仍坚守传统的“管人”与“管档”思维，不能适时把观念调整到“用人”与“用档”的新思路上来。（三）人事档案管理存在的新问题伴随社会主义市场经济体制的建立，市场机制成了调节人才流动的指挥棒，加之人事制度改革的深入，企事业单位的优胜劣汰，毕业生的自主择业和出国热潮的冲击及人们就业观念的转变，人员流动愈加频繁，这些“社会人”的流动档案便交由人才交流服务机构进行代管。但随着实践的发展，其在实际管理中的新问题也日益暴露出来。人事档案多头管理，可能分散在不同部门，加之流动人员与用人单位

6、是建立在聘用合同基础上的劳动雇佣关系，单位多重视其创造的经济效益而忽视对其工作中形成人事材料的收集归档，即使有的单位收集员工的业绩考核档案，也不愿向档案托管机构移交，且人才流动频繁，工作单位变换复杂，给人才交流服务机构档案收集工作带来一定困难。在计划经济时代出台的人事档案制度，如果不及时创新、变革，就会违背其初衷，从而成为我国经济发展的阻力，进而危及整个和谐社会目标的最终实现。3 进一步提升人事档案管理的对策建议（一）人事档案管理电子化人事档案管理现代化的前提，是实现人事档案的电子化。要求把原先的纸质型档案转换成电子型档案，也就是将人事档案有关信息输入计算机，通过电子手段建立个人信息体系。在此

7、基础上，“建立准确、完备的人事信息数据库，通过办公自动化网络系统，方便、快捷地为各级领导和相关部门提供所需要的人员基本情况、建立及综合信息，使无纸化办公、无纸档案与纸质档案相互配合，充分发挥作用。人事档案电子化意义在于采集真实、管理规范、节约成本、减少风险、建构社会信用系统。（二）人事档案信息标准化人事档案社会化管理的目标之一就是整合人才信息资源，包括本机构、本地区的人才信息资源，也包括全国的人才信息资源。而整合的手段就是通过系统软件支持，实现在线统计、查询、利用等功能。因此，为达到整合、共享人才信息资源的目标，除了要求建设信息高速公路连通全国各个管理机构及利用者外，还要求各机构统一计算机等设

8、备的软、硬件环境，实现人事档案信息形成、存储、交换的标准化，便于全社会、各方面的利用，早日实现与世界接轨的愿望。（三）人事档案信息网络化人事档案网络化是人事档案电子化之后，在不违背档案保密规定的基础上，充分利用网络的优势，实行人事档案信息资源异地共享。网络化应与人事档案的保密特性相结合，对具有档案保管权利的部门设置权限，使其可以通过网络调阅查看跨地区、跨省市的相关人事档案，而没有权限的单位则不能自行调阅。这样，能够最大限度地发挥人事档案对社会、组织和个人的价值。在利用现代化管理手段提高管理效能的同时，人事档案管理人员的综合素质也要与时俱进。（四）加强人事档案的信息服务功能信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势，受网络信息技术的影响，人事档案利用信息的要求提高，因此，加快档案信息化建设成了创新企业档案工作的重要内容。展望未来人事档案管理工作的景象，将看不到包罗万象的档案袋，代之以各种编码、数据库等电脑数据资料。用人单位如果需要养老保险、医疗保险、失业保险等方面内容，或各种考试机构提供的资格证书、考试资料等，都可凭一定手续被授权上网查找，这样得到的信息既准确，又快