公文处办法(办公室业务培训)

1、公文处理办法办公室工作三个主要内容 l办文l办会l办事 规范办文的重要性l体现机关的权威性l促进办文的规范化l提高公文的公信力当前教育系统公文处理存在的主要问题l格式不规范l文种混乱l行文程序不严谨一、公文的种类l党的机关公文共有14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 l国家行政机关公文共有13种：命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 常用公文l基层单位常用的公文有：通知、通报、决定、意见、报告、请示、函二、公文的行文关系 l行文关系即向谁发公文。行文关系按隶属关系确定。1、隶属关系l隶属

2、关系是一种管辖关系。在同一组织系统中，上级机关、部门对下级机关、部门的逐层领导与业务指导关系称为隶属关系；在同一组织系统的同一层级之间是平级关系（平行关系）；不同组织系统的机关、部门，都是互不隶属的，不存在隶属关系。2、行文关系l一般应坚持按隶属关系逐级行文，不越级行文。按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文三种。 l上行文对有隶属关系的上级使用上行文（如报告、请示）l下行文对有隶属关系的下级使用下行文（如命令、通知、批复、决定、通报、条例、规定等）l平行文不相隶属机关之间用平行文（如函） 3、注意事项l（1）联合行文与党政分开行文 l（2）逐级行文与越级行文三、公文的格式l眉首（6要素）l

3、主体（7要素）l版记 （3要素）（一）眉首部分l1、公文份数序号l2、秘密等级和保密期限l3、紧急程度 l4、发文机关标识 l5、发文字号 l6、签发人 1、公文份数序号l党的机关秘密级以上、行政机关机密级以上公文都要标注份数序号。用阿拉伯数码顶格标于公文版心左上角第一行。编号不应少于2位，10以下数字前加“0”，如“01、02”。 2、秘密等级和保密期限l是公文保密程度的一种标志。用3号黑体标，党的机关标于版心左上角，行政机关标于右上角。秘密等级依次为“绝密”、“机密”、“秘密”。l保密期限是对公文秘级的时效规定，中间用隔开。如“秘密十年”、“机密二十年”。3、紧急程度l这是对公文送达时限的

4、要求，一般分为“特急”、“急件”。特急件必须立即传递并办理，急件也应马上办理。党的机关公文标于左上角秘密等级下一行，行政机关公文标于右上解秘密等级下一行。l注：公文标注紧急程度的，一般在标题中不应出现“紧急”字样；标题中如果已出现“紧急”字样，则不再标注紧急程度。 4、发文机关标识l即文件的“红头”。由“发文机关全称或规范简称+文件”组成。一般用小标宋字体、红字，字号一般应小于国务院文件，以显示其最高行政机关地位。注意点一:l联合行文应将主办单位名称排在前面，“文件”二字置于发文机关名称右侧居中。党政机关与同级的其他团体发文，发文机关的排列顺序一般为党、政、军、群。注意点二：l平行文和下行文，

5、发文机关标识于版心上面三分之一处，即发文机关标识距上页边62mm；上行文必须留出55mm的空白供上级机关批示文件用，即发文机关标识距上页边为117mm。5、发文字号l简称文号，是公文制发单位按发文顺序编列的公文代号，主要是便于对公文的统计、查询和引用。由“机关代字+年份+发文序号”组成。注意点：l年份一定要用全称，并用括起来，不能用（），也不能用 。l发文序号是公文的流水号，不能标01、02，只能标1、2、3、4。联合行文标主办单位的发文字号。l发文字号下4mm处印一条与版心同宽的红色反线。党的机关中间断开并加，行政机关为一条实线。l错误6、签发人l这是上行文的要素，表示对上行文中的请示事项负

6、责，一般为发文单位的主要负责人，即真正的正职或主持工作的副职。l多个发文机关就要标注多个签发人。l与发文字号平行，标于发文字号右侧。发文字号左空1字，签发人右空1字。“签发人”用3号仿宋，签发人姓名用3号楷体。 (二)主体部分l1、标题 l2、主送机关 l3、正文 l4、附件说明 l5、成文日期 l6、盖章 l7、附注 1、标题l一般由“发文机关+事由+文种”组成。基本格式为“*关于*的*”。l标于红色反线下空2行，用2号小标宋体。标题撰拟的注意点l标题排列要美观、对称。不能断句。l标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。l发文机关过多时，可以省略。l公文的发文机关：只能是单位或本

7、单位的办公机构（办公室、厅），内设机构不能对外行文。l避免重复。在批转和转发公文时，防止介词和文种的重叠。2、主送机关l是公文的主要行文对象。主送机关应标明全称、规范简称或同类型机关的统称。标于标题下空1行，用3号仿宋顶格写，回行时仍用顶格。注意点：l如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关移至版记中主题词之下、抄送机关之上。l上行文一般主送一个上级机关，不能多头主送。3、正文l这是公文的核心。位于主送机关下1行，每自然段左空2字。数字、年份不能回行。序号就按一、（一）、1、（1）的顺序排列。正文编排注意点l联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。写不下时，可采取下列办法

8、：一是公文标题中可以不标发文机关，二是将主送机关移至版记，三是适当缩小发文机关标识的字体，四是缩小首页的行距。4、附件说明l公文如有附件，应在正文之下空1行，左空2字，用3号仿宋标识。附件名称后不加标点。转发公文不必加注附件说明。 5、成文日期l指公文的生效时间，一般以领导人最后批准签发的日期为准。联合行文的，以最后签发领导人的签发日期为准。l行政公文用汉字书写，党的机关用阿拉伯数字书写。l标注于正文下方，右空4字，与正文空白不能过大，一般盖章后印章与正文相距1行字以内，以防止变造公文。 6、盖章l这是公文生效的标志，是发文机关确认公文效力的凭证。盖法分为下套式和中套式。盖章注意点l联合行文时

9、，成文日期要拉开，左右各空7字，两个印章都骑年压月。三个以上单位联合行文时，要把行文单位名称写上，将印章加盖在单位名称上，以防止出现空白印章。l印章和正文必须在同一页上，不得采取“此页无正文”的方式。可以适当调整行距的办法解决。l半弧式印章用下套式，下弧有字的用中套式。7、附注l指公文中需要说明的事项。如用于表示公文的阅读传达范围等。l请示和上行文应在成文日期之下空1行、左空2字标注联系人和联系电话，并用（ ）括起来。 （三）版记部分l1、主题词 l2、抄送机关 l3、印发机关和印发日期 1、主题词l这是体现公文主题特征及其归属类别的名词性词组，主要是方便计算机检索。l一般应参照主管机关发布的

10、主题词表标注。按类别词、类属词、文种的顺序排列。l每份文件主题词控制在10个以内，一般以3-5个词为宜。l“主题词”三字用3号黑体，居左顶格，后用冒号；词目用3号小标宋，词目之间空1字。 2、抄送机关l指除主送机关之后需要执行或知晓公文内容的其他机关，包括上级、下级或不相隶属的单位。l在主题词下1行标识，左空1字，中间用逗号，回行时与冒号后面的抄送机关对齐，最后一个抄送机关标句号。l注意机关的顺序。列抄送机关的注意点l抄送非抄报。即使抄送给上级机关，也不用“抄报”。l向上级机关的请示，不可同时抄送给同级和下级机关。 l错误3、印发机关和印发日期l印发机关是指导公文的印制主管部门，一般指办公厅（

11、室）或文秘部门。l印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。两者标于抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字。l不能写打字人、校对人或印数。关于版记的作用l版记应置于公文的最后一面、最后一行，标志着公文的结束。l版记各要素之间需加一条反线隔开。l如果附件是放在版记之前的，说明附件是公文的有机组成部分，是有效的；如果放在版记之后，说明附件不是公文的组成部分，在法律上是无效的。 四、公文的印刷格式要求1、关于纸张l行政机关要求用a4纸，党的机关目前仍用16k纸。我省教育系统全部用a4纸。2、关于页码l用4号半角阿拉伯数字标识，位于版心边缘之下1行，左右各放一条4号一字线，单页码右空1

12、字，双页码左空1字。l例：103、关于印刷和装订l一般要求双页印刷，左侧装订。 或骑马订。4、关于字体l正文用3号仿宋，一般每面排22行，每行28字。 l标题一般用2号小标宋。5、公文中的数字l除成文时间、部分层次序数和词、词组、惯用语（二万五千里长征）、缩略语（三个代表、四项基本原则）等作为语素的数字必须用汉字外，其他都应当使用阿拉伯数字。l在同一公文中数字的使用应前后一致。举例：经典的错误文件用公文知识识别非正规文件的实例l中国宋庆龄基金会文件五、公文的写作写作的总体要求：信、达、雅l信真实。公文的内容必须真实。l达确切地表达想要表达地意思。l雅合乎规范，讲究文采，庄重大方。（一）选择文种

13、，区分文种1、请示与报告。l报告是“阅件”，请示是“办件”。l报告可以事前、事中、事后，请示必须事前，不能先斩后奏；l请示必须一文一事，不得同时请示两个以上问题；请示不要多头请示，不能抄送下级机关；联合请示必须事先协调，统一意见。l报告中不得夹带请示事项。请示必须批复，报告不用批复。 2、函l函是正式公文的一种，同样具有法定效力。平行机关和不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项均应使用函或复函。3、意见与通知l意见具有指导性和建议性，通知具有指挥性和知照性。l作为下行文时，意见通常用于对工作的指导，具有一定的灵活性，不便要明确地陈述所提意见，还要就意见的正确性、合理性

14、、可行性作出说明；通知则更具强制性、指令性，写法上比较原则。（二）突出主旨，精选材料，序化结构，规范语言l主旨公文的灵魂l材料公文的血肉l结构公文的骨架l语言公文的面貌主旨l指公文的中心思想或基本观点，是制发公文的主要目的和意图。主旨要明确、直接，不能隐晦曲折。主旨还要求正确、集中、鲜明、新颖。 材料l要围绕主旨选材料，材料为表现主旨服务；要选择真实、正确的材料；要选择典型、新颖的材料，言简意赅。 结构l一般由开头、主体、结尾三部分组成，按照提出问题、分析问题、解决问题的思路来谋篇布局。结构要清晰、严密，层次有序。语言l公文语言属于应用语体，要体现公文的庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范的特点，又要符合现代汉语语法、修辞、逻辑等规范。 l不同的主旨要用不同的语言和写法。 公文的专用词语 l开头用语表示行文的目的、依据、范围、时间等，如“根据、依照、为了”。l称谓用语如我、本、贵、你、该。l经办用语表示工作过程的时态等，如经、业经、已经。l引叙用语如悉、惊悉、查、奉等。l期请用语如请、恳请、敬请等。l表态用语如同意、不同意、可行、宜。l征询用语如妥否、是否可行、当否。l期复用语请批示、请指示、请审批等。l承转用语如为此、据此、综上所述、有鉴于此。l结尾用语如为盼、为要、特此通知（函达、函复）等。（三）改善文风，与时俱进1