公路工程档案跟踪收集管理工作研究

1、    公路工程档案跟踪收集管理工作研究    黄珊珊摘 要：近年来，我国道路交通工程发展趋于成熟，相应的公路工程建设数量及规模不断增大。因此，公路工程档案管理工作就显得越来越重要。通常公路工程档案在内容上具体由文字、图表、声像记录等为主，因为公路工程建设周期普遍较长，且存在较大的资金投入。在实际建设当中，将形成数量大、类型多、价值高的档案内容，这些档案内容也是公路建设工程的重要技术凭证，更是往后公路修改扩的重要依据。因此，针对公路工程档案，需做好跟踪收集管理工作。本文针对公路工程档案跟踪收集管理工程进行探讨，展开简要论述以供参考。关键词：公路工程；工程

2、档案；跟踪收集管理通常公路工程档案所记录的内容主要体现为公路规划建设、管理等多项工作的实时记录。通常此类档案也直接成为公路工程体系建设和发展的重要依据和前提，因此就必须做好公路工程档案的跟踪管理工作。公路工程档案跟踪收集管理工作的开展，更多是为了能够有效解决以往档案分散与集中利用间存在的矛盾，并由此将其作为档案管理的基础性内容，最终将由此成为后续多项业务开展的必要工作。1 公路工程档案管理工作必要性分析1.1 为公路工程建设管理提供依据由于公路工程档案管理工程直接贯穿项目建设全过程，能够给公路工程建设管理提供重要依据，具体表现为以下几个方面：1）具备证据作用，公路工程档案通常较为完整的保存参建

3、流程、笔迹、音像乃至印章等，通过原始记录的保存，能够良好的维护好工程各方权益。2）具备重要参考作用，公路工程档案本身属于国家重要财富，同时也是公路工程全体参与人员的共同劳动成果及智慧精华，对公路工程各项环节将起到极为重要的借鉴和参考作用。3）能够促使公路工程可持续发展，实现管理技术提升，通过增强公路工程档案管理工作，能够为公路建设行业的科学发展奠定坚实基础和科学依据。1.2 为解决工程矛盾提供重要依据具体公路工程档案管理员可借助工程档案资料的整理、分析及对比研究，直接从其中明确整个公路工程潜在问题，这样能够更好制定相对应策略加以解决。加入公路工程施工方与承接方产生矛盾，则可通过查阅档案的形式，

4、如查看工程合同、监理文件、检测文件等，由此来提取出让人信服的重要依据，能够有效的解决工程矛盾。并且在解决问题的同时，还可实现对各方矛盾的维护，从而促使公路工程建设稳步推进。2 公路工程档案跟踪收集管理问题2.1 档案跟踪收集跟不上工程进度由于公路工程现场工程系统中管理人员对项目档案管理工作缺乏了解，档案数据的收集无法实时开展，导致数据不完整，竣工完成后各项记录都不够齐全。它甚至无法准确反映公路工程项目和项目建设的全过程，其必将严重影响工程文件系统的完整性。特别是一些隐蔽性公路工程，不得保留相关档案材料，只有工程竣工完成后再进行档案材料的收集，其必然无法满足数据收集要求。通常公路工程在施工过程中

5、很容易收集各种形成的记录档案，但在竣工验收完成后开展档案收集各种，最终工程档案的内容将不完整。2.2 行业改革影响档案跟踪收集管理紧随公路工程建设行业改革的不断深化，开始逐渐趋向于市场化转变。公路工程项目的设计、施工和监理由不同区域内的多加单位共同参与担任。特别是近年来，我国基础设施建设规模随之不断扩大，各地公路工程施工速度日益提高。在此期间，将公路工程项目设计、施工和监督等分离而出，并将综合项目分为不同标段，由多数建筑施工单位共同施工建设。整个过程中，各单位及人员参与了工程档案的形成，经过相对较长时间后，很容易出现档案内容遗漏与丢失。有些单位并不重视档案跟踪和收集工作，在项目完成后临时组建的

6、管理组织随之解散，文档材料在此过程中很容易丢失，最终工程档案材料将变得难以收集和存档。2.3 档案跟踪收集管理人员专业素质不高由于相关档案管理人员对公路工程档案跟踪收集管理工作没有给予足够的重视，人员的专业技术素质但不能满足实际工作要求，再加上在公路工程档案当中，还有大量有效和无效的工程材料，其有效无效的属性难以进行明确区分，导致最终归档管理的档案无法形成准确、可靠及真实的文献依据，其中所缺失的数据最终将直接影响公路工程档案跟踪收集管理工作的持续开展。3 公路工程档案跟踪收集管理对策3.1 高度注重公路工程档案跟踪收集管理工作通常公路工程建设单位内档案管理水平的高度，深受企业内相关管理人员重视

7、度的影响，尤其是所开展的公路工程档案跟踪收集工作，受到的影响更为明显。因此，在当今档案工作难度持续攀升的背景下，企业内相关管理人员的重视度将成为档案跟踪收集各种开展的决定性因素。这就要求必须高度注重公路工程档案管理工作的重要性，在此基础上增大相应的资金投入、切实开展相应的人员培训工作，通过有效的举措来不断提高公路工程档案人员素质水平，最终才能保证公路工程档案效果的同时，有效规避严重的档案材料内容流失问题出现。这就要求应当充分激发出各级档案管理部门及内部人员的工作积极主动性，在此基础上持续增强公路工程档案管理意识，切实保障企业内人员从上至下达成共识，最终才能由此发挥出公路工程档案管理的有效作用。

8、3.2 构建完善公路工程档案收集管理制度公路工程项目流程繁多，具体从工程设计，建造，竣工验收到最后通车，通常整个项目周期很长。整个过程所形成的档案材料不仅仅包括自身工作内容，同时还囊括了其他相关部门及人员的档案信息，因此整体档案收集工作相对困难。因此，这就应当采用科学完善的管理制度来加强人力资源及内部事务的管理，并且借助完善公路工程档案收集管理工作制度，由此切实保障档案跟踪收集工作的规范性，促使各部门档案跟踪和收集工作能够明确落实单位管理制度，最终由此形成强力工程档案跟踪收集管理的有效方法。借助明确的公路工程档案管理流程、职责及相关要求，可将其直接纳入至相应的档案工作规划及目标管理当中，乃至直

9、接运用落实到相应的考核管理当中。在具体跟踪收集方面，比如从最初的公文处理视角来看，可安排专人进行实施跟踪、催办，针对完成的公文文件，要求应当主动、及时的进行收集和管理，这样才能够切实保障工程档案跟踪收集当中，能够真正有效的发挥出档案部门的业务指导及综合管理效果，由此形成完善、准确化及系统化的公路工程档案跟踪收集管理体系。3.3 充分掌握档案跟踪收集管理规律公路工程档案跟踪收集管理工作的开展，通常需要处理数量庞大的材料内容，如果只是采取被动收集管理的方式，则很容易在档案移交当中产生一系列档案材料不全、不够准确和規范的情况。尤其是其中一些档案材料的流转操作，因为多数材料都是复印件的形式，因此相应的原件将很难被追回，最终将由此失去档案管理工作开展的意义。为了能够充分符合全新发展形势要求，就要求公路工程档案管理人员应当转变自身观念，坚持开拓创新，注重分析总结。要求应当在此基础上不断拓展自身视野，实施积极的档案管理举措，针对公路工程档案跟踪收集管理工作开展进行规范。可借助总结创新的形式来有效把握公路工程档案跟踪收集管理的规律，从而避免不符合档案管理标准的问题产生。具体可在工作当中做好交接、协调处理，并在此基础上及时的深入现场获取相应的公路工程档案材料。再就是需明确各个级别单位及人员应当掌握不同档案材料的归档收集方法，不断加强其对公路工程档案的理解，这样才能有效配合档案部门跟踪收集管理工