材料采购入库及报销流程

1、材料采购入库及报销流程1目的为加强公司的物流管理，合理利用资金，使物资采购、物 资入库规范化，避免发生不必要的损失，特制定本规定。2范围本规定包括所有入库、销售、外协加工、采购物资入库、 材料领用出库的相关管理。3物流管理的要求所有物资应做到：定期清点、核对，保持帐、 卡、物三一致并根据物资实际状况对长期不用以及需报废帐务处理的 物资应及时清理办理相关手续。3.1材料采购申请3.1.1各用料单位根据生产及管理需求向主管 部门提出申请，由主管部门填制 材料采购计划表（一式三份），经分 管领导审核签字后，一份由部门留存，一份交采购人员进行采购；一 份交保管按时核对查收材料。3.1.2原料和部分材料

2、（劳保等）的 材 料米购计划由保管员申请，并由米购人签字后进行米购。3.1.3原料和大宗材料的采购必须签订购货合同，合同内容应填写规范、完整， 不得做出对公司有损的条款。3.2采购申请用款3.2.1.采购人员接到材料采购计划后，向财务 部门提出用款申请，并填制 用款申请单”，列明：费用的性质、费用 的用途、费用的预计金额、款项支付预计时间等要素，先报部门经理 审批同意后，报总经理审批，待取得总经理签署同意的用款申请单”后支取款项，并在在规定的时间内购回材料 .3.2.2材料采购应当索取 发票及材料清单，发票开具的事项内容必须真实、完整。一切原材料 的购入都必须用增植税专用发票方可入库报销，无税

3、票的，其材料价格必须下浮到能补足扣税额为止。同时要注意审查发票的正确性和有效性。3.3入库331采购人员必须将购回材料送交保管验收入库，同 时应出示发票及材料清单（原则上要求取得发票，对没有发票的材料 要求有收据及清单）；保管员根据材料采购计划及随货单据分别验收 材料的数量、质量、规格，审核无误后填制入库单，保管人员及经手 人签字生效，保管人员不得代签。3.3.2原料的运输费用入库手续同 材料的入库手续相同（煤、碱、石英砂等）。3.3.3所有材料必须在每 次验收入库完毕后开具入库单。小材料的入库单一式三联一份保管留 存；一份由经手人或专人连同发票送交财务；一份报销人留存。增值 税发票的入库单为

4、六联（存根、会计记帐、材料会计、抵扣联、供货 单位、保管）入库单的填制必须项目齐全并同时编制入库单号，金额 必须计算不含税价、税额及合计数。3.3.4对于碎玻璃、煤等需过磅 的材料必须附带过磅单，有扣损或扣杂质的，入库单填写实收数、扣 损数；酒厂退回的碎玻璃成品保管登记后材料保管应办理入库手续。 3.3.5入库材料在未收到相应发票前，仓管员必须建立货到票未到材 料明细账，并根据过磅单、检验单等有效单据及时填开货到票未到收 料单，在收到发票后，冲销原货到票未到收料单，并开具材票到入库 单，月底将货到票未到材料清单上报财务。 收料单的填开必须正确完 整，供应单位名称应填写全称并与发票单位一致，如属

5、票到抵冲的， 应在备注栏中注明原入库时间，收料单上还应注明单重和总重。 收料 单上必须有保管员及经手人签字，并且字迹清楚。每批材料入库合计 金额必须与发票上的不含税金额一致。3.3.6对月末货到而无采购发 票的物资可根据合同价格（不含税价）办理估价入库，并在入库单上 注明 “暂估入库 ”，采购员签字后递交财务部门一份。下月初对上述事 项先开红票冲原暂估，注明 冲X年胡 日暂估” 直到开回发票后， 再办理正式入库。 3.3.7 因质量等原因而发生的退回产品，清点数量 后办理退库手续。3.4 报销 3.4.1 发票及入库单必须在入库当天送交财务办理结算 手续，保管员负责告知或保存交回，任何人不得截

6、留推延，否则财务 有权拒付或另行处理； 3.4.2 当月购进材料的发票， 最迟在本月 25 日 前取回发票。发票价格同原入库价格不符时，应确定原因，对计算错 误的部分应当入库单补足或冲减并注明原入库单号。 特殊情况需上报 总经理。 3.4.3 凡应过磅的材料其出入库单后应附过磅单。 3.4.4 所有 报销手续经部门领导审核签字后， 及时送交财务主管审核， 由总经理 进行最后的审核批准， 3.4.5 报销或记帐。出纳员接到报销凭证后， 进一步认真审核单据是否完整数据是否正确， 根据资金情况确定能否 付款，对本月不能结清款项的单据应移交会计记帐。3.5 出库管理 3.5.1 各类材料的发出，原则上

7、采用先进先出法。 物料（包括原材料、半成品）出库时必须办理出库手续，并做到限额 领料，车间领用的物料必须由主管领导批准， 领料人员凭主管部门或 计划员开具的流程单或相关凭证向仓库领料， 行政各部门只有经主管 领导批字后方可领取，领料员和仓管员应核对物品的名称、规格、数 量、质量状况，核对正确后方可发料；仓管员应开具领料单，经领料 人签字，登记入卡、入帐。 3.5.2 对销售发出必须由各销售部开具销 售发货单据，仓库管理人员凭盖有财务发货印章和销售部门负责人签 字的发货单仓库联发货并登记卡片。 4、 报表及其他管理各种单据必 须在当天完成将相关资料记入台帐。各种材料登记入账时应将名称、 规格、数

8、量、质量状况、供货单位等详细填写完整。 4.1、仓管员在 月末结账前要与车间及相关部门做好物料进出的衔接工作， 各相关部 门的计算口径应保持一致，以保障成本核算的正确性。 4.2、必须正 确及时报送规定的各类报表，收付存报表、材料耗用汇总表、三个月 以上积压物资报表、 货到票未到材料明细表每月 30 日前上报财务及 相关部门， 并确保其正确无误。 5 盘点流程 5.1 所有的货物每半年必 须大盘一次。对 A 类货物须每月盘一次。 B 类三个月盘一次， C 类 半年一次。 5.2 库存物资清查盘点中发现问题和差错，应及时查明原 因，并进行相应处理。如属短缺及需报废处理的，必须按审批程序经 领导审核批准后才可进行处理， 否则一律不准自行调整。 发现物料失 少或质量上的问题（如超期、受潮、生锈、老化、变质或损坏等） ， 应及时的用书面的形式向有关部门汇报。 6 考核办法 6.1 仓库人员没 按要求验收入