第4章电子表格处理软件PPT课件

1、4.1 Excel 2003 介绍4.1.1 4.1.1 新增功能简介4.1.2 Excel 2003 4.1.2 Excel 2003 窗口4.1.3 4.1.3 基本概念4.1.4 4.1.4 新建工作簿第1页/共103页4.1.1 新增功能简介全新的功能列表添加多种统计函数功能并排比较工作簿智能文档文档工作区XML支持其他新增功能第2页/共103页4.1.2 Excel 2003窗口第3页/共103页4.1.3 几个基本概念1.1.工作簿 : : 工作簿名就是文件名。在一个工作簿中，可以拥有多张具有不同类型的工作表，并且可以同时处理多张工作表。 （1）一个工作簿最多可以有255张互相独立

2、的工作表。 （2）Excel 2003中每一个文件保存一个工作簿，其文件扩展名为xls。 （3）工作簿内除了可以存放工作表外，还可以存放宏表、图表等。2.2.工作表 工作表指在屏幕上由网格构成的表格，是工作簿重要组成部分。它是Excel进行组织和管理数据的方，用户可以在工作表上输入数据、编辑数据、设置数据格式、排列数据、筛选数据和分析数据等。第4页/共103页（1）Excel的一切操作都是在工作表上进行的。（2）每张工作表可由256列和65536行构成。行号由上自下从“1”到“65536”编号；列标则由左到右采用字母编号为“A”到“IV”。（3）系统默认工作表名为Sheet1、Sheet2、位

3、于标签栏上，白色标签的为活动工作表。3.工作表标签: 工作表的名字显示在工作簿文件窗口底部的工作表标签里。如果要在同一工作簿中的工作表之间进行切换，单击相应的工作表标签即可。 如果看不到所需的标签，那么单击标签滚动按钮可显示此标签，然后可单击它。活动工作表标签滚动按钮第5页/共103页4.4.单元格 单元格是Excel运算和操作的基本单位，用来存放输入的数据。1.单元格是Excel工作簿的最小组成单位。2.每一个单元格都有一个固定的地址编号，由“列标+行号”构成，如C6。3.活动单元格：被黑框套住的单元格称为活动单元格。单击某单元格就可以使之成为活动单元格。5.5.数据编辑栏 简称编辑栏，利用

4、它可以输入或修改工作表或图表中的数据。它三部分组成：1.单元格标识框：显示当前活动单元格的地址或单元格区域名。2.按钮：有个，自左向右依次为：“取消”（放弃输入）、“确定”（确定输入）、“函数向导”（用来输入公式或函数）。3.数据区：用于编辑单元格中的数据。第6页/共103页 Excel 2003提供了空白工作簿和使用自身模板两种新建工作簿的方式。若用户要建一个空白工作簿，可以单击“常用”工具栏上的“新建”按钮。用户也可以利用模板创建具有一定格式的工作簿，具体操作步骤：（1）单击“文件”菜单中的“新建”命令，打开“模板”对话框，选择“常用”选项卡中的“工作簿”，即创建一个空白工作簿。第7页/共

5、103页（2）单击“电子方案表格”选项卡，这里提供了一些常用的表格模板。在选项卡中选择需要的模板，单击“确定”，或者直接双击所选中的模板图标，即可新建一张与模板样式相同的工作簿。第8页/共103页4. 2 工作表基本操作 4.2.1 单元格的选定4.2.2 输入数据4.2.3 自动填充单元格数据4.2.4 编辑数据4.2.5 公式与函数4.2.6 单元格引用第9页/共103页1. 1. 选择单元格中的文本 选定并双击该单元格，然后选择其中的文本。 2. 2. 选择单个单元格 单击相应的单元格，或用箭头键移动到相应的单元格。3. 3. 选择某个单元格区域 单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠

6、标直至选定最 后一个单元格。选取的区域呈浅蓝色。4. 4. 选择不相邻的单元格或单元格区域 先选定第一个单元格或单元格区域，然后再按住 Ctrl键再 选定其他的单元格或单元格区域。5. 5. 选择整行、整列 单击行号选择整行，单击列号选择整列。 第10页/共103页6. 6. 选择相邻的行或列 沿行号或列标拖动鼠标。或者先选定第一行或第一列，然 后按住 Shift 键再选定其他的行或列。7. 7. 选择不相邻的行或列 先选定第一行或第一列，然后按住Ctrl键选定其他的行或列。8. 8. 选择工作表中所有单元格 单击“全选”按钮。第11页/共103页1 1输入文本型数据 如果要输入一个全部由数字

7、组成的字符串，比如：邮政编码、电话号码，为了避免被Excel 认为是数字型数据，可以在输入项前添加撇号“ ”的方法，来区分是“数字字符串”而非“数字”据。例如，要在“B4”单元格中输入“07917120615”，则可在输入框中输入“ 07917045170”。 2 2输入数值型数据&输入正数，则直接将数字输入到单元格中。&输入负数，必须在数字前加一个负号，或给数字加上圆括号。&输 入 带 千 分 位 的 数 值 ： 可 以 在 数 字 中 包 括 一 个 逗 号 ， 如“1,658,600”。&输入整数：在数字前输入的正号被忽略。&输入小数：数值项目中的

8、单个句点作为小数点处理。&输入负数：在负数前加上一个减号或者用圆括号括起来&输入分数：如2/3，应先输入“0”，再输入一个空格，再输入分数值“0 2/3”。如果直接输入“2/3”，Excel会将其视作日期格式处理，存储为“2月3日”。&输入百分比数据，如果说80%，可以直接在数据后输入百分号“%”。 第12页/共103页3输入日期型数据 输入日期：可以使用多种格式来输入一个日期。 如：“yy-mm-dd”、“yy/mm/dd”等。 输入时间：时间的输入格式为：时：分：秒，用“：”来分隔，如“16：12：46”等。 如果要基于十二小时制键入时 间，请在时间后键入 一个空格

9、，然后键入AM或PM（也可A或 P），用 来表示上午或下午。否则，Microsoft Excel将基于二十四小时制计算时间。同时输入日期和时间：如 果要在同一单元格中同时键入日期和时间，请在其间用空格分隔。 计算日期和时间：时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中请用带引号的文本形 式输入日期或时 间值。例 如， 键入公式 =“2009-3-9” “2008-1-2”， 得出的差值为 432第13页/共103页4 4同时在多个单元格中输入相同数据 如果要在多个单元格中输入相同数据，可按如下操作步骤：(1)选定需要输入数据的单元格。这些单元格可以是相邻的， 也可以是不相邻的。(2)键入数

10、据，然后按Ctrl+Enter键。第14页/共103页1. 自动填充 填充柄：位于选定区域右下角的小黑方块。将用鼠标指向填充柄时，鼠标的指针更改为黑十字。通过拖动填充柄向上、下、左、右四个方向拖动以填入数据，可以实现快速输入。 根据初值的不同，自动填充分为以下几种情况： 初值为纯数字或纯字符，填充操作相当于复制数据。 初值为字符和数字组合体，填充时字符不变，数字递增。 按Microsoft Excel内部预设序列填充，如初值为星期一， 自动填充内容为星期二、星期三、星期日。 填充时，向右、向下拖动填充柄将以升序填充；向左、向 上拖动将以降序填充。第15页/共103页2. 填充等差序列 (1)至

11、少选定两个含有趋势初始值的单元格。 例如，在单元 格B2:D2 中的初始值为 2、5 和 8。 (2)拖动填充柄向需要升序或降序的方向移动。 3. 填充等比序列 (1)至少选定两个含有趋势初始值的单元格。例如，在单元 格 B4:D4 中的初始值为 2、4 和 8。 (2)按住鼠标左键，拖动填充柄向需要升序或降序的方向移 动。 (3) 释放鼠标左键，再单击快捷菜单上的“等比序列”命令。4. 填充日期序列 (1) 选定包含日期的单元格。例如，在单元格B6中输入 “2006-1-1”。 (2)按住鼠标左键，拖动填充柄向需要升序或降序的方向移 动。 释放鼠标左键，再单击快捷菜单上的填充方式。例 如选择

12、“以工作日填充”，或“以月填充”。第16页/共103页第17页/共103页5. 自定义序列 方法一：如果已经输入了将要作用填充序列的数据清单。例如，在A2A5单元格里已有数据：第一组、第二组、第三组、第四组。 (1) 选定工作表中相应的数据区域A2A5。 (2)单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“自定义序列”选项卡。 (3)然后单击“导入”按钮，该序列则显示在“自定义序列”列表框中。 (4)单击“确定”按钮，即可使用选定的数据清单。 方法二：在“自定义序列”对话框中创建新序列。 (1)选择“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，(2)在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入

13、新的序列。在键入每个元素后，按 Enter 键。整个序列输 入完毕后，再单击“添加”按钮。 (3)单击“确定”按钮完成设置。 第18页/共103页第19页/共103页6更改或删除自定义序列 若自定义的新序列需要修改，可以在“自定义序列”对话框中进行；若不再需要了，则可以将其删除，但是注意不能对内置的日期和月份序列进行编辑或删除。 (1)单击“工具”菜单中“选项”命令，再单击“自定义序列”选项卡。 (2)在“自定义序列”列表框中选择所需的序列。 (3)如果要编辑序列，请在“输入序列”编辑列表框中进行改动，然后单击“添加”按钮。 (4)如果要删除序列，请单击“删除”按钮。 第20页/共103页 1

14、. 数据的复制和移动 (1)选定需要复制的单元格。 (2)单击常用工具栏上“复制”按钮。 (3)在目标单元格单击“粘贴”按钮来复制单元格。 如果只要复制单元格中的部分对象，例如只需复制单元格式, 则在“编辑”菜单上，再单击“选择性粘贴”，在弹出的“选择性粘贴”对话框里选择“格式”即可。 移动操作只需将上述(2)中的“复制”按钮改为“剪切”按钮，其它操作相同。第21页/共103页2. 2. 单元格的插入与删除 插入空单元格 (1)在需要插入空单元格处选定相应的单元格区域。 (2)在“插入”菜单上，单击“单元格”命令。 (3)在随后出现的对话框中，根据需要单击“活动单元格右移” 或“活动单元格下移

15、”选项。 删除单元格 选定待删除的单元格或单元格区域，选择“编辑”菜单的“删除”命令，在出现的“删除”对话框中，选择“右侧单元格”或“整行”等。选择将填补删除后的空缺的单元格。第22页/共103页3.插入行或列 首先选定要插入的行或列的编号，然后执行“插入”菜单中的“行”或“列”命令，即可在所选定行的上方或列的左边插入一行或一列。 4.删除行或列 选定要删除的行或列，单击“编辑”菜单中的“删除”命令。5.数据的清除和删除 数据清除的对象是指单元格中数据，包括格式、内容和批注等，单元格本身仍保留在工作表上；而数据删除的对象则是将选定的单元格，单元格连同其中的数据全部从工作表中除去，同时与被删除单

16、元格相邻的其他单元格会作出相应的位置调整。 数据的清除：选定需要清除的单元格、行或列。在“编辑”菜单的“清除”项，再选择单击“全部”、“格式”、“内容”还是“批注”。 数据的删除：选定需要删除的单元格、行或列。在“编辑”菜单单击“删除”项。第23页/共103页 公式是在工作表中对数据进行分析计算的等式。使用公式可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算，还可以比较工作表数据和合并文本。 1. 使用公式 在单元格中建立公式要以等号“”开头，然后键入公式，最后按Enter键结束。公式中可以包括数值、运算符号、单元格引用（即单元格地址）和函数。例如可以用下面的公式计算单元格F2的数据：=B2+C2

17、+D2+E2。在Excel 的公式中可以使用运算符完成各种复杂运算。运算符包括算术运算符、逻辑运算符和文本运算符等。第24页/共103页 算术运算符 要完成基本的数学运算，如加法、减法和乘 法，连接数字和产生数字结果等，可使用以下算术运算符：第25页/共103页 逻辑运算符 逻辑运算符定义了条件测试中元素的关系。当用逻辑运算符比较两个值时，不是TURE(1)就是FALSE(0)。第26页/共103页 文本串联符 使用和号（&）加入或连接一个或更多字符串 以产生一大片文本。 引用操作符 引用以下运算符可以将单元格区域合并计算。 第27页/共103页2.使用函数 Excel包含许多预定义的

18、，或称内置的公式，这些预定义的内置公式被称为函数。函数利用参数特定的数值来使用，按一定的语法规则进行计算。函数可用于执行简单或复杂的计算。例如，“=SUM（C3E3）”即对单元格区域 C3E3中的数值求和。3.函数的结构 函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。即：函数名（参数1，参数2，参数n）。参数：参数可以是数字、文本、逻辑值、单元格引用。 提示：函数名与括号之间没有空格，括号与参数之间也没有空格，参数与参数之间必须用逗号分隔。有的函数没有参数。第28页/共103页 4. 函数的输入 在公式中输入函数时，“插入函数”对话框将显示函数的名称、各个参数、函数功能

19、和参数说明、函数的当前结果和整个公式的当前结果。具体操作步骤如下：(1)单击需要输入公式的单元格。(2)在“常用”工具栏上单击“插入函数”按钮。(3)弹出 “插入函数”对话框，选择所需的函数类别及函数名称，单击“确定”。第29页/共103页(4)在“函数参数”对话框中输入参与计算的参数(5)单击“确定”完成设置。例如：在计算日用品的总销售额和销售额平均值。求总分，可以使用求和函数SUM。格式：SUM（number1 , number2,）。公式是：= SUM（B4，C4，D4），也可以是：= SUM（B4 D4）。求平均值，可以使用算术平均值函数AVERAGE。格式：AVERAGE（numbe

20、r1, number2,）。公式是：= AVERAGE（B4，C4，D4），也可以是：= AVERAGE（B4 D4）。第30页/共103页4.2.6 单元格引用1.相对引用 指公式中引用的单元格直接使用单元格地址，如B3。在公式中使用单元格相对引用的好处是，当复制使用了单元格相对引用的公式时，公式中的单元格地址会根据目标单元格相对于源单元格的位置自动调整为被引用的单元格地址。例如，在A4单元格中使用公式“=SUM（A1A3）”，当在B4单元格中复制A4单元格的公式时，则B4单元格的公式将自动更改为“=SUM（B1B3）” 返回本节目录第31页/共103页2.绝对引用 单元格中的绝对单元格引用

21、总是在指定位置引用单元格。单元格绝对引用的标记是在列标、行号之前添加符号$，如$A$1。当复制时使用了单元格绝对引用的公式时，公式中的单元格地址不会随着目标单元格相对于源单元格的位置变化而变化。例如，在A4单元格中使用公式“=SUM（$A$1$A$3）”，当在B4单元格中复制A4单元格的公式时，则B4单元格的公式仍然为“=SUM（$A$1$A$3）”。返回本节目录第32页/共103页3. 混合引用 混合引用具有绝对列和相对行，或是绝对行和相对列。绝对引用列采用 $A1、$B1 等形式。绝对引用行采用 A$1、B$1 等形式。如果公式所在单元格的位置改变，则相对引用改变，而绝对引用不变。如果多行

22、或多列地复制公式，相对引用自动调整，而绝对引用不作调整。例如，如果将一个混合引用从 A2 复制到 B3，它将从 =A$1 调整到 =B$1。返回本节目录第33页/共103页4. 相对引用与绝对引用之间的切换 如果需要在相对引用和绝对引用间进行切换，那么先选定包含该公式的单元格。然后在编辑栏中选择要更改的引用并按 F4 键。每次按 F4 键时，Excel 会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（例如，$C$1）；相对列与绝对行 (C$1)；绝对列与相对行 ($C1) 以及相对列与相对行 (C1)。例如，在公式中选择地址 $A$1 并按 F4键，引用将变为 A$1。再一次按 F4 键，引用将变为 $A

23、1，以此类推。 返回本节目录第34页/共103页4.3 管理工作表 4.3.1 选取工作表4.3.2 插入工作表4.3.3 移动复制工作表4.3.4 重命名工作表4.3.5 删除工作表4.3.6 隐藏工作表4.3.7 拆分工作表 4.3.8 冻结工作表返回本章目录第35页/共103页4.3.1 选取工作表 一个工作簿可以包含多张工作表，如果要对其中某个工作表进行操作，必须先选取这张工作表。选取工作表的操作如下： (1)单张工作表 单击工作表标签。 (2)两张以上相邻工作表 先选中第一张工作表的标签，再按住 Shift 单击最后一张工作表的标签。 (3)两张以上不相邻工作表 单击第一张工作表的标

24、签，再按住 Ctrl 单击其他工作表的标签。 (4)工作簿中所有工作表 用鼠标右键单击工作表标签，再单击 快捷菜单上的“选定全部工作表”。 (5)取消对多张工作表的选取 单击工作簿中任意一个未选取的 工作表标签。返回本节目录第36页/共103页4.3.2 4.3.2 插入工作表 一个新打开的工作簿中含有默认的3张工作表，它们分别以“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”命名。而在实际工作中，用户可能在一个工作簿使用超过3或者少于3张的工作表。Excel可以改变工作表的数目。 (1)添加一张工作表 单击“插入”菜单中的“工作表”命令。 (2)添加多张工作表 则需要按住 Shift 键

25、，同时单击并选定与待添加工作表相同 数目的工作表标签，例如：要添加三个新的工作表，则可选择三 个现有工作表标签。然后再单击“插入”菜单的“工作表”命令。 返回本节目录第37页/共103页4.3.3 4.3.3 移动复制工作表方法一：使用菜单命令操作步骤如下：(1)若要将工作表移动或复制到已有的工作簿上，先打开用于接收工作表的工作簿。 (2)切换到包含需要移动或复制工作 表的工 作簿中，再选定工作表。 (3)在“编辑”菜单上，单击“移动或复制 工作表” 命令。弹出如图所示的对话框。 (4)在“工作簿”框中，单击选定用来接收 工作表的工作簿。 (5)如果单击“新工作簿”，即可将选定工 作表移动或复

26、制到新工作簿中。 (6)在“下列选定工作表之前”列表框中， 单击需要在其前面插入移动或复制工作表的 工作表。 (7)如果要复制而非移动工作表，请选中“建立副本”复选框。 方法二：使用鼠标操作 若要在当前工作簿中移动工作表，可以沿工作表标签行拖动选定的工作表。若要复制工作表，则按住 Ctrl 键拖动工作表，并在达到目的地释放鼠标按钮后，再放开 Ctrl。 返回本节目录第38页/共103页4.3.4 4.3.4 重命名工作表 在实际工作中，使用“sheet1”、“sheet2”、“sheet3”这样的工作表名很不便记忆和进行有效的管理。用户可以改变这些工作表的名字来进行有效的管理，以符合自己的工作

27、习惯。 (1)单击相应的工作表标签，工作表标签呈反黑显示。 (2)点击右键选择”重命名”命令(或双击左键),工作表标签呈反白显示。 (3)键入新名称覆盖原有名称。4.3.5删除工作表 (1)选定待删除的工作表。 (2)在“编辑”菜单上，单击“删除工作表”命令。返回本节目录第39页/共103页4.3.6 4.3.6 隐藏工作表1. 隐藏的工作表。 在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“隐藏”命令。2. 取消隐藏工作表 (1)在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令。 (2)在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称。返回本节目录第40页/共103页

28、4.3.7 4.3.7 拆分窗口1.拆分工作表方法一：使用分割条（1）在垂直滚动条的顶端或水平滚动条的右端，指向拆分框。（2）当鼠标变为拆分指针后，将拆分框向下或向左拖至所需的位置。 方法二：使用菜单命令（1）定位于分割点所在的单元格。（2）单击“窗口”菜单中的“拆分”命令。 2.取消拆分方法一：单击“窗口”菜单中的“撤消拆分窗口”命令。方法二：双击分割条。返回本节目录第41页/共103页4.3.8 4.3.8 冻结工作表1.冻结工作表操作步骤如下： （1）根据情况进行如下选择： 要冻结顶部水平窗格 选择待拆分处下边一行。 要冻结左侧垂直窗格 选定待拆分处右边一列。 要同时生成顶部和左侧窗格

29、单击待拆分处右下方的单元格。 （2）单击“窗口”菜单中的“冻结窗格”命令。窗口冻结线为一黑色细线。 撤消窗口冻结方法：单击“窗口”菜单中的“撤消口冻结”命令。 返回本节目录第42页/共103页4.4修饰工作表 4.4.1 自动套用格式4.4.2 设置单元格格式4.4.3 更改行高与列高4.4.4 条件格式4.4.5 格式的复制与删除返回本章目录第43页/共103页4.4.1 4.4.1 自动套用格式 操作步骤如下： (1)选择要自动套用格式的区域。 返回本节目录 (2)单击“格式”菜单中的“自动套用格式”。 第44页/共103页 (3)打开“自动套用格式”对话框在列表中选定想要的格式。例如在此

30、选择“彩色2”。 (4)单击“确定”完成设置。返回本节目录第45页/共103页4.4.24.4.2设置单元格格式设置数字格式方法一：使用工具栏按钮 返回本节目录贷币样式增加小数位数减少小数位数百分比样式千位分隔样式方法二：使用“单元格格式”菜单命令。操作步骤如下：(1)选定要格式化的单元格区域。(2)单击“格式”菜单中的“单 元格”命令，打开 “单元格格式”对话框，单击“数字”选项卡。 (3)在“分类”列表中选择所需要的格式类型，在“示例”框可以预览设置的效果。单击“确定”按钮完成设置。 第46页/共103页2. 设置字体格式方法一：使用工具栏按钮。 从左至右的工具按钮分别可以设置字体、字号、

31、加粗、倾斜、下划线及字体颜色。方法二：使用“单元格格式”菜单命令。操作步骤如下： (1)选定要改变字体的所有单元格。 (2)单击“格式”菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格 式”对话 框，单击 “字体”选项卡 (3)在对话框中选择合适 的字体、字形、字号、 颜色等。 (4)单击“确定”完成设置。 返回本节目录第47页/共103页3. 设置对齐方式方法一：使用“格式”工具栏。方法二：使用“单元格格式”菜单命令。操作步骤如下： (1)选定要设置格式的单元格。 (2)单击“格式”菜单中的 “单元格”命令，弹出“ 单元格格式”对话框。 单击“对齐”选项卡。 (3)在对话框中选择适当 的设置。 (4)

32、单击“确定”完成设置。 返回本节目录第48页/共103页4. 设置单元格边框 为表格设置边框，可以使用以下两种方法： 方法一：使用工具栏按钮 (1)选定要设置边框的单元格区域。 (2)在“格式”工具栏上，单击“边 框” 的箭头，出现一个框线列 表框。 方法二：使用菜单命令。操作步骤如下： (1)选定需添加表格线的单元格区域。 (2)单击“格式”菜单中的“单元格” 命令，弹出“单元格格式”对话框。 (3)单击“边框”选项卡在选项卡中指 定边框的样式和颜色。 (4)单击“确定”完成设置。返回本节目录第49页/共103页5. 设置单元格的图案和颜色(1)选定要添加图案的单元格区域。(2)单击“格式”

33、菜单中的“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框。单击“图案”选项卡。(3)在如图所示的图案对话框中选择一种单元格底纹颜色，然后单击“图案”下拉框按钮，选择合适的底纹，在“示例”框中可以预览设置的效果。 (4)单击“确定”完成设置。 返回本节目录第50页/共103页 4.4.3 更改列宽与行高方法一：使用鼠标拖动。 （1）更改列宽的操作步骤为：将鼠标的指针移至欲改变列宽列标的右边线上，按住鼠标左键拖动列宽至需要的宽度即可。 （2）更改行高的操作步骤为：将鼠标的指针移至欲改变行高行号下方的格线上，按下鼠标左键拖动行高至需要的高度即可。返回本节目录方法二：使用菜单命令。（1）更改列宽，选定相应的列

34、，单击“格式”菜单中的“列”子菜单，然后单击“列宽”命令并输入所需的宽度（用数字表示）。（2）更改行高，则选定行，单击“格式”菜单中的“行”子菜单，在“行高”对话框中输入具体的值使用鼠标拖动。第51页/共103页4.4.4 条件格式（1）选择要突出显示的单元格。单击“格式”菜单中的“条件格式”命令。根据需要执行下列操作之一： 如果要将选定单元格中的值作为格式条件，单击“单元格数值”选项，接着选定逻辑运算符，然后在相应的框中键入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式。 如果输入公式，则必须以等号“=”开始。 如果需要将公式作为格式条件使用（以便计算选定单元格以外的数据或条件），单击左面框中的“

35、公式”，然后在右面的框中输入公式。公式计算的必须是逻辑值（真或假）。 （2）单击“格式”按钮。选择要应用的字体样式、字体颜色、边框、背景色或图案，指定是否带下划线。（3）如果要加入其他条件，单击“添加”按钮，然后重复上述步骤。 提示：可以指定至多三个条件。如果指定条件中没有一个为真，则单元格将保持已有的格式。返回本节目录第52页/共103页4.4.5 格式的复制与删除 1.单元格格式的复制 (1)选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。 (2)单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮，此时鼠标指针变为一把刷子。 (3)选择要设置新格式的单元格或单元格区域。 如果要将选定单元格或区域中的格式复制到多

36、个位置，那 么请双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时， 请再次单击该按钮。2. 单元格格式的删除 (1)选定要清除格式的单元格区域。 (2)单击“编辑”菜单中的“清除”，在子菜单中选择“格式”命令。返回本节目录第53页/共103页4.5打印工作表 4.5.1 打印设置4.5.2 打印预览4.5.3 打印返回本章目录第54页/共103页 4.5.1 4.5.1 打印设置1. 设置页面单击“页面”选项卡，如图446所其中（1）“方向”和“纸张大小”：与Word的页面设置相同。（2）缩放比例：设置打印内容的缩放方式和缩放比例。缩放方式有两种，一种是比例缩放；另一种是设置页宽和页高控制打印大小，使页面

37、比按正常打印。（3）打印质量：选择打印分辨率选项，质量要求越高打印速度越慢，但效果会更好。（4）起始页码：Excel 只在页眉或页脚含有页码时打印页码。这个选项只有在工作表中要打印页码时才有意义。在“起始页码”栏为“自动”时，起始页码为1，否则输入一个数字。例如输入5，则工作表的第一页的页码将为5。返回本节目录第55页/共103页2.设置页边距 页边距是指打印区域与纸张上、下、左、右等距离的位置。单击打印预览窗口的“页边距”按钮，可以拖动页边界线的方法调整页边距。在“页面设置”对话框中可以更精确地设置页边距。单击“页面设置”对话框的“页边距”选项卡，出现的对话框。（1）设置页边距：在上、下、左

38、、右栏中分别输入相应的页边距。（2）设置页眉、页脚与纸边的距离：在页眉和页脚栏中分别输入相应的数字。（3）设置居中方式：该处设置打印位置，一般按“靠上方对齐”方式打印，也可以选择“水平居中”或“垂直居中”。在对话框右侧可以预览设置的效果。返回本节目录第56页/共103页2.设置页眉和页脚单击“页面设置”对话框的“页眉/页脚”选项卡。（1）页眉：选择页眉下拉列表框中预先定义的页眉，打印在顶端的正中位置。页眉的缺省值为当前工作表的名字。（2）页脚：选择页脚下拉列表框中预先定义的页脚，打印在底部的正中位置。页脚的缺省值为无。（3）自定义页眉和页脚：如果系统提供的页眉、页脚不能满足需要，可以自定义其格

39、式。在如图448所示的对话框中，单击“自定义页脚”按钮，出现“页脚”对话框，在左、中、右框中设置页脚。它们将出现在页脚行的左、中、右位置。其内容可以是文字、页码、工作簿名称、时间、日期等。文字需输入，其余单击选项卡中的相应的按钮即可。用户可以定义自己的“页脚”格式。返回本节目录第57页/共103页5.设置工作表单击“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。该选项卡设置工作表的内容包括打印区域、打印标题、打印、打印顺序等。（1）打印区域：用于选定工作表打印的区域，默认为整个工作表。在“打印区域”框中输入要打印的单元格区域，如$A$1:$F$11；或者单击“打印区域”框右侧的折叠按钮，然后到工作表中选

40、定打印区域，再单击折叠按钮恢复原状。（2）打印标题： 该选项用来对选定工作表各页打印相同的行、列标题。“顶端标题行”用来设置特定的行作为每页的水平标题；“左端标题列”用来设置特定列作为每页的垂直标题。设置时可直接输入单元格引用的名称，也可单击“折叠对话框”后拖动鼠标的方式选择标题行或列中一个或多个单元格。如$1:$1，$A:$A。再单击折叠按钮恢复原状。（3）打印：选择是否打印网格线、是否单色打印、是否以草稿方式打印、是否打印行号列标以及是否打印批注等。（4）打印顺序：主要包括“先行后列”和“先列后行”两个选项。返回本节目录第58页/共103页返回本节目录第59页/共103页4.5.2打印预览

41、 完成页面设置后，可以使用打印预览来观察页面打印的效果。并且可以调整页面的设置来实现理想的打印输出。打开“打印预览”窗口的方法为：（1）单击“常用”工具栏的“打印预览”按钮。（2）单击“文件”菜单的“打印预览”命令。（3）单击“文件”菜单的“页面设置”选项，再选择“打印预览”按钮。单击“常用”工具栏的“打印预览”按钮，出现“打印预览”窗口，自动弹出“打印预览”工具栏。利用工具栏上的按钮，可以用不同的方式查看版面效果，或调整版面的编排。窗口下方的状态栏显示了当前的页号和选定工作表的总页数。返回本节目录第60页/共103页 “打印预览”工具栏上的按钮有：下一页，上一页，缩放，打印，设置，页边距，分

42、页预览，关闭。它们的功能分别是：翻页：单击“下一页”或“上一页”按钮向后或向前移动一页。缩放：对当前页的内容进行全页视图和缩小视图切换，不影响实际打印大小。设置：重新调整页面设置。页边距：用来设置显示或隐藏页边距、页眉、页脚边距和列宽的控制柄，而且可以使用鼠标拖动控制柄直接调整页边距。分页预览：该按钮是用来对分页预览视图和常规预览方式进行切换。在分页预览视图模式中，可以调整当前工作表的分页符、改变打印区域的大小。关闭：关闭当前打印预览窗口，返回到工作表的常规状态。返回本节目录第61页/共103页4.5.3 打印打印的方法有： 方法一：单击“打印预览”窗口的“打印”按钮。 方法二：单击“文件”菜

43、单的“打印”命令，出现“打印内容”对话框。返回本节目录第62页/共103页1设置打印机 若安装了多台打印机，则单击“名称”栏的下拉按钮，在出现的打印机列表中选择所需的打印机。2.设置打印范围 默认情况下，打印当前工作表的全部页数，单击“页”选项，可以设定需要打印的页数，但必须输入开始和结束的页码。3.设置打印内容 默认为“选定工作表”选项，这表示打印当前活动工作表的所有数据。此外，“打印区域”表示打印工作表选定单元格区域的内容，“整个工作簿”表示打印的内容不仅是当前活动工作表，而且包括整个工作簿的所有工作表。4.设置打印份数 在“打印份数”栏输入打印份数，若打印2份以上，还可以选择逐份打印”。

44、一般是逐页打印，如打印2份的顺序是：第1页，第1页，第2页，第2页，而逐份打印的顺序是第1页，第2页，第1页，第2页。返回本节目录第63页/共103页4.6生成图表 4.6.1 创建图表4.6.2 更新图表数据4.6.3图表的基本操作返回本章目录第64页/共103页 4.6.1创建图表 创建图表最常见的方式是在工作表上直接建立图表，即建立的图表和数据组合在一起，这样图和表结合得非常紧密，内容明确，更有利于数据分析和预测。(1)选择图表涉及的数据区域，同时选择列标题和行标题。(2)单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，或者在“插入”菜单上，单击“图表”，弹出“图表向导”对话框当该向导打开时，会

45、自动选择柱形图类型，也可以选择其他图表类型。(3)确定数据区域并指定数据方向使用图表前，已经选好了数据区域，所以数据源区域已经自动填好。如果要更改，单击数据区域右侧折叠钮，再用鼠标重新选数据区域。(4)图表选项。设置图表选项可以分为设置图表标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表。(5)单击“完成”。返回本节目录第65页/共103页 4.6.2更新图表数据 将单元格的数据更改后，数据的柱形图会自动更新。4.6.3修饰图表 1图表对象 一个图表中包含许多图表项，即图表对象。用户在修饰图表对象之前，必须先将其选定。数据系列绘图图例图表区刻度轴分类轴返回本节目录第66页/共103页选定图表对象的

46、方法有： (1)单击“图表”工具栏中的“图表对象”下拉按钮，选择对象名，即选中该对象。 (2)在图表中单击某对象，同时“图表”工具栏中“图表对象”框中将显示选中的对象名。2调整图表的位置和大小(1)嵌入的图表在工作表中可以随意地移动，只需选中图表后按下鼠标左键拖动，就可以移动图表到指定位置。(2)嵌入的图表在工作表中可以改变大小，图表被选中后，周围会出现一个边框，并有八个控制点，也叫手柄，将指针放在其中一个控制手柄上，就可以拖动它来更改图表的大小。分类轴返回本节目录第67页/共103页3更改图表类型（1）选定图表类型的图表区，单击“图表”菜单中的“图表类型”命令，选择所需的图表类型和子类型。（

47、2）在“图表类型”列表框中选择“折线图”项，在“子图表类型”列表框中选择“数据点折线图”项。返回本节目录第68页/共103页4更改数据系列产生方式。 “图表”工具栏上有两个按钮，“按行”、“按列”。利用这两个按钮，可以将图表中的数据系列在“按行”和“按列”方式间进行转换。返回本节目录5更改数据系列（1）单击工作表中要更改的数据，即增加或删除部分数据。（2）选择“图表”中“数据源”命令。切换到“数据区域”选项卡。（3）按下Ctrl（或Shift）键，在工作表中重新选择需要的数据源。（4）单击“确定”按钮。 如果只删除图表中的数据系列，只需选定要删除的数据系列，按Delete键即可删除，工作表中的

48、数据不受影响。 如果要把工作表中的数据和图表中的数据系列一起删除，则只要在工作表中将数据删除，图表中的数据系列随之删除。第69页/共103页6设置图表格式 图表建立之后，用户还可以对图表进行格式化，如改变图表文字的字体、颜色或增加底纹、背景，或调整刻度等。 操作方法如下：在图表中双击要进行编辑的对象，在打开的对话框中进行设置。返回本节目录9使用趋势线(1)单击要为其添加趋势线的数据系列。(2)在“图表”菜单上单击“添加趋势线”命令，如图所示：(3)在“类型”选项卡中，单击所需的回归趋势线类。第70页/共103页返回本节目录(4)在“选项”选项卡中，可以对趋势线的名称、趋势预测周期等进行设置。(

49、5)单击“确定”按钮，生成图表。 第71页/共103页4.7数据分析4.7.1 数据排序4.7.2 数据筛选4.7.3 数据分类汇总4.7.4 数据透视表4.7.5 合并计算返回本章目录第72页/共103页4.7.1 数据排序返回本节目录1数据排序排序的依据称为关键字。有时关键字不止一个，例如，对学生成绩表按高分到低分进行排序。若英语分相同，则数学分高的排在前面。若数学分还相同，则C语言分高的排在前面。在这里，实际上有三个关键字，第一个英语称为“主关键字”，第二个数学称为“次关键字”，第三个C语言称为“第三关键字”。2. 单列排序 例：对成绩表中的英语成绩进行从高分到低分进行排序。如图所示。(

50、1)在需排序的数据列中单击任一单元格。（在“英语”列中单击。）(2)“常用”工具栏上有两个排序按钮：“升序”按钮和“降序”按钮。在此单击“降序”按钮。 第73页/共103页3. 多列排序 例：对学生成绩表按高分到低分进行排序。若英语分相同，则数学分高的排在前面。若数学分还相同，则C语言分高的排在前面。(1)单击“数据”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框。(2)在“主要关键字”、“次要关键字”、“第三关键字”中分别选择相应的排序关键字，并选择排序方式。 (3)单击“确定”。排序后的表格如图返回本节目录第74页/共103页4.7.2 数据筛选 1. 自动筛选 (1)单击需要筛选的数据表格中任

51、一单元格。 (2)在“数据”菜单中，指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令。这时，自动筛选箭头会出现在筛选清单中列标的右边。 这样，就可以开始筛选了。 返回本节目录第75页/共103页2使用自动筛选箭头 单击自动筛选箭头时，将显示一个列表。该列表包含升序排列或降序排列等各个项，这样用户就可以迅速找到所需的项。本例中，可以滚动到“工程部”，然后单击它。Excel 用可见标识来指示筛选项。使用了自动筛选的列右边下拉箭头为蓝色。筛选行号也是蓝色。筛选出的结果如图。图表中仅显示“工程部”职工数据，其他所有的数据都被隐藏。返回本节目录第76页/共103页3应用多个筛选 筛选某一列后，如果要进一步重点查看更

52、具体的信息，可以在另一列上再次筛选，然后继续筛选其他列，依次类推。例如，按工程部筛选后，如果需要，还可以按顺序进行筛选，单击“学历”列旁边的自动筛选箭头，筛选出“硕士”数据。再单击“工资”列旁边的自动筛选箭头，筛选出“基本工资”为大于4300元的员工。 返回本节目录第77页/共103页4自动筛选前10项 Excel 提供了筛选“前10个”的功能。“前10个”是另一个用途广泛的筛选，用户可以对包含数字或日期的列使用“前10个”。要对数据列使用“前10个”，可以单击该列的自动筛选箭头。执行此操作后，将在所显示列表的顶部附近看到“（前 10 个）”。在列表中单击它，将打开“自动筛选前10个”对话框。

53、在该对话框中，选择“最大”或者“最小”。然后选择一个数字。最后，选择“项”或“百分比”。 例如，筛选出“工资”最高的前10名员工。单击“工资”右边下拉箭头，单击“前10个”，打开“自动筛选前10个”对话框，单击“确定” 。 返回本节目录第78页/共103页5自定义自动筛选 自定义自动筛选如果要筛选介于某一范围内的记录，并在列表中看到多个选项，则可以创建自定义筛选。也可以使用自定义自动筛选方式来查找自动筛选箭头旁边的列表中所没有的项，包括：1）一定范围内的值，如两个特定数字之间的所有数字。2）一定范围外的值，如所有早于或晚于某一特定日期对的日期。 3）等于或不等于另一个值的值。4）包含在其他文本

54、中的特定文本。例如：创建一个筛选，同时查看两个部门的职工情况。操作方法如下：(1)单击 C 列中“部门”标题旁边的自动筛选箭头，然后单击（自定义.）”，打开“自定义自动筛选方式”对话框。(2)在第一个框中，在“部门”下，如果还没有选中“等于”，请单击箭头并选中它。 (3)在第二个框中，单击箭头，进行滚动，然后选择“办公室”。返回本节目录第79页/共103页(4)在框之间的区域中，单击“或”，这是另一个筛选条件。(5)以相同的方式，设定第二个筛选条件为：“等于”、“工程部”。返回本节目录(6)单击“确定”按钮。现在，工作表中仅显示了以下部门情况：“办公室”或“工程部”。6.取消筛选（1）取消对单

55、列的筛选：单击该列旁边的自动筛选箭头，然后单击“（全部）”。将显示该筛选隐藏的数据。 （2）一次取消全部筛选：指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“全部显示”。将显示所有隐藏数据，但会保留自动筛选为打开状态。 （3）关闭自动筛选：指向“数据”菜单上的“筛选”，然后单击“自动筛选”。第80页/共103页7、高级筛选 高级筛选的操作步骤如下： (1)建立条件区域。在条件区域的第一行，输入要进行筛选的数据列标识。如在条件区域第二行，对应的列标识下方输入筛选条件。返回本节目录第81页/共103页(2)选取数据表任一单元格，单击“数据”菜单，指向“筛选”，单击“高级筛选”，出现“高级筛选”对话框。(3

56、)在“方式”栏中选择筛选结果的显示位置。如果要通过隐藏不符合条件的数据行来筛选数据清单，可单击“在原有区域显示筛选结果”按钮。 如果要通过将符合条件的数据行复制到工作表的其他位置来筛选数据清单，单击“将筛选结果复制到其他位置”，接着在“复制到”编辑框中单击鼠标，然后单击粘贴区域的左上角。(4)在“列表区域”栏中输入指定的筛选范围，也可以单击右侧折叠按钮，到工作表中选定范围，再次单击折叠按钮返回对话框。(5)用同样方法设置“条件区域”。(6)单击“确定”完成。返回本节目录第82页/共103页4.7.3 数据分类汇总 1创建分类汇总 以某公司销售业绩表这一实例来介绍如何创建数据的分类汇总。如图在列

57、表中 “地区”的“数量、销售额、利润”进行汇总返回本节目录第83页/共103页操作步骤如下： (1)确保要进行分类汇总的数据：第一行的每一列都有表头标志，并且同一列中应包含相似的数据，在区域中没有空行或空列。 (2)“数据”菜单上，单击“分类汇总”，出现如图所示的对话框。返回本节目录(3)在“分类字段”框中，单击要分类汇总的列。单击“地区”列。(4)在“汇总方式”框中，单击所需的用于计算分类汇总的汇总函数，此例中选择“求和”。 (5)在“选定汇总项”框中，选中进行分类汇总数值每一列的复选框。应选中“数量、销售额、利润”列。 (6)如果想在每个分类汇总后有一个自动分页符，请选中“每组数据分页”复

58、选框。 (7)如果希望分类汇总结果出现在分类汇总的行的上方，而不是在行的下方，需清除“汇总结果显示在数据下方”复选框。 (8)单击“确定”，生成如图所示的汇总数据。 第84页/共103页2创建多级分类汇总Excel可以实现嵌套分类汇总，例如在上例中，要创建按地区和商品名称汇总出商品的数量、销售额和利润总计。(1)对用于计算分类汇总的两列或多列数据排序。此例中按主关键字“地区”，次关键字为“商品名称”升序或降序排序。(2)对需要分类汇总的第一列插入自动分类汇总。这一列应该是对列表排序时在“主要关键字”下拉列表框中指定的列。此例按“地区”分类汇总“数量”、“销售额”、“利润”。(3)单击列表中任一

59、单元格。(4)在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令。返回本节目录(5)在“分类字段”下拉列表框中，选定需要分类汇总的下一列。此时按“商品名称”汇总“数量”、“销售额”、“利润”，汇总方式为“求和”。(6)清除“替换当前分类汇总”复选框，接着单击“确定”按钮。汇总结果如图所示。第85页/共103页3分级显示数据 Excel 可创建数据分级显示，用鼠标单击即可显示或隐藏明细数据的级别。 当数据进行分类汇总后，Excel 可以创建分级显示，用户只要单击一下鼠标就可以隐藏或显示各种级别的细节数据。单击分级显示符号 、 和 可迅速地只显示那些为工作表中各部分提供汇总或标题的行或列，或者可使用分级显示符

60、号来查看单个汇总和标题下的明细数据。 默认情况下，创建了分类汇总后，在数据表格的左侧会出现分级显示符号。如果在工作表中没有见到分级显示符号，单击“工具”菜单调用“选项”对话框，然后选中“视图”选项卡上的“分级显示符号”复选框。如图所示。返回本节目录第86页/共103页返回本节目录如图所示的三级明细汇总数据。第87页/共103页4. 清除分类汇总 删除分类汇总很简单，操作方法如下： (1)单击数据表格任一单元格。 (2)单击“数据”菜单中“分类汇总”。 (3)在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮。 (4)单击“确定”完成。返回本节目录第88页/共103页4.7.4 数据透视表 数据透视表是对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。数据透视表具有很强的