公司会议管理制度

1、工作文件文件编号：xz-17版本：b改次：0会议管理办法页码第1页共5页目的:为提高会议效率、品质、缩短会议时间，同时使会议召开、会议内容、任务跟进有所 依循，特订立本制度。适用范围：凡属xx市xx物业管理有限公司各类会议均适用之。会议管理细则议分类及组织公司级会议1）公司员工全体大会2）公司全体部门主管人员会议3）公司品质会议（is09001）4）公司各种代表大会5）其他跨部门会议6）其他临时性公司级会议（主要指对外）专业会议1）业务会议（1）品质分析会议（2）安全工作会议（3）住户售后服务专门会议（4）其他专门业务性会议2）部门内部会议3）班、组会议例会定义:为避免会议过多或重复，公司正常

2、性会议一律按例行规定的时间、地点、内 容、组织召开，此种会议称之为例会；例会主要指：主要总结评价上周工程进度、日常行政工作等情况，安排部署下周工 作任务；又称pdca循环会议，主要汇报、分析公司计划执行情况和经营活动 成果，评价个方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，不断提 高公司经济效益；工作文件文件编号：xz-17版本：b改次：0会议管理办法页码第2页共5页1）公司管理干部会议（班、组长以上参加）：主要总结上月工作情况，部署本月工作任务；2）公司全体员工大会（全体员工参加，每季度一次）：主要总结上季工作情况, 部署本季工作任务、经营发展情况，表彰先进集体、个人；3）品质会议（相

3、关部门主管、工程技术人员参加，每月一次）：主要汇报、 总结上月工程品质、服务品质、工作品质等品质情况，讨论分析品质异常（事故、问题等），研究解决问题、改进品质之方案措施；4）安全工作会议（保安、消防等相关工作人员参加，每季一次）：主要汇报总 结前季安全生产、治安、消防等工作情况，分析处理事故，检查分析事故 隐患，研究确定安全防范措施；5）部门级会议：主要检查、总结、汇报、布置工作，解决实际问题（1）部门内班、组长以上参加（每周一次）（2）部门内部全体人员参加（每月一次）6）班、组会议（班、组成员参加，每周一次）：主要检查、总结、布置班、 组内工作，解决实际工作困难和问题；其他会议：非例会的召开

4、，如属部门内部会议，由部门经理以上主管核准方可召开；如 属跨部门级会议，应由经理核准方可召开；会议安排：凡涉及多个部门人员参加的其他会议（非例会），均须于会议召开前经批准 后，报行政部汇总，并由行政部统一安排召开；3. 5对于准备不充分、重复性、无多大作用之会议，行政部有权拒绝安排；3. 6对于参加人员相同、内容相近、时间相适的儿个会议，行政部有权安排其合并召开, 但需事先知会相关会议各单位部门及与会人员；3. 7各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开（与 会人员时间不发生冲突者除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则；3. 8会议的准备：行政部、会议的主持

5、人、会议召集部门及与会人员都应分别做好有关 准备工作，包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、 决议决定草案、落实会场、准备好座位、通知与会人员等等；工作文件文件编号：xz-17版本：b改次：0会议管理办法页码第3页共5页要严格遵守会议的开始时间；要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；3. 10会议注意要项： 发言语内容不得偏离议题； 发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击； 个人发言时间不可长篇大论、滔滔不绝或过于冗长； 不可取用不正确资料； 不要尽谈些期待性的预测； 发言不可不懂装懂，胡言乱语； 尽量不要谈到抽象论或

6、观念论； 发言的内容应当朝着结论推进； 主持人应当引导在预定时间内做出结论； 讨论公议发言者不可过于集中于某些人； 小组讨论会议不可从头到尾沉默到底； 全体会议人员均须认真专心聆听发言； 不可随意打断他人的发言； 不可对发言者吹毛求疵； 不可随意中途离席； 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意后方可决定延长时间; 就当把整理出来的结论交结全体与会人员表决确认；会议申请流程1）例会2）临时性紧急会议会议召开流程工作文件文件编号：xz-17版本：b 改次改次：0会议管理办法1）会议召集人依人事确定之会议召开时间与场所，事先到会场布置，行政 部予以协助；2）任何会议之会议与会人员，都应准时参加，应

7、到未到者应事先向会议主 持人请假，否则依考勤缺勤论处；3）会议必须有专门或指定的会议记录人，负责做好详细会议记录并依规定 的会议记录格式打印、签核并存，并依会议之决议进行确定、追踪与落 实。培训室（会议室）使用管理规定本规定之使用范围：三楼培训室会议室使用管理细则除公司部门主管级例会外，其余所有会议需要使用培训室时，须行政主管同意方可 使用；如其他会议与此预约冲突时，由行政部负责协调解决；培训室使用注事项培训室一切公物未经行政部许可，一律不得随意搬离培训室；培训室日常卫生列入清洁部日常清洁范围，由行政部协助日常维护；会议结束后，各部门需自觉将灯、窗、空调、投影机等电器设备开关关闭，桌椅等 会议室原摆设应放摆放整齐或搬回原位，地面需清理干净，维持培训室的整 洁；茶杯、饮料杯（罐）应自行带走或清理，如有大件垃圾，应及时通知清洁部予以特 别清理；培训室室内严禁大声喧哗;爱护培训室设施及桌椅，严禁在桌椅上乱涂乱画;本办法的制订、修订、废止与实施5. 1本办法由行政部制定，并经经理核准后方才生效；5. 2本办法由行政部负责制订、修订与废止