会展旅游实务全套教学课件

会展旅游实务全套PPT课件共10章1认知会展业认知会展旅游会展旅游的发展现状和趋势任务一任务二任务三项目一会展旅游认知2任务一认知会展业3一、会展的概念会展是会议、展览和大型节事活动的统称，是指以会议、展览为媒介，以在一定时期内聚集大量的人流、物流、资金流和信息流为手段，达到经济、社会等方面发展的行业。例如庆典活动节庆活动体育活动文化活动科技活动会展的内容很多，主要有各种类型的专业会议、博览会、奖励旅游和各种节事活动。4会展一般可分为会议和展览两部分。二、会展的类型

会议的概念会议泛指在一定的时间和空间内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有主题的议事活动。作为会展业的主要组成部分，会议特别是大型的国际会议往往会在提升城市形象、促进城市建设、创造经济效益和社会效益等方面具有特殊的作用。展览的概念展览往往是展中有会，会中有展，展会结合，所以也被称为展览会。展览会具有一定规模和固定的举办日期，是指参展商通过物品或图片的展示，集中向观众传达各种信息，实现双向交流，扩大影响，树立形象，达成交易、投资或传授知识，教育观众目的的一种活动。5会议的类型1.2.3.4.根据会议的规模，即参加会议的人数多少，可分为国际会议、洲际回忆、国内会议。①按规模大小划分根据会议的性质和内容，可分为大会或年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会座谈会。②按会议性质和内容划分根据会议的活动特征，可分为商务型会议、展销会议、文化交流会议、度假型会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议。③按会议活动特征划分社会团体会议、公司（企业）会议和其他组织会议。社会团体会议主要包括协会会议和社交团体会议两类，其中协会会议是最主要的类型。协会会议有贸易性行业协会会议、专业和科学协会会议。④按举办主体划分6展览的类型①按展览内容划分可分为综合展和专业展。在目前的展览中专业展所占比例较大。②按展览目的划分可分为宣传展览和贸易展览。③按展览面向的对象划分可分为贸易展览、消费者展览和综合展览。④按展览展品的来源划分可分为单独展览、多变展览和世界博览会。⑤按展览地域划分可分为国际性展览会、地方性展览会、全国性展览会和本地展览会。7会展经济就是某一特定地区，通过举办会展活动，发展会展业，能够为本地区带来直接或间接经济效益、社会效益的一种经济现象和经济行为，是一种综合的经济效益。三、会展经济8提升举办城市的知名度带动城市基础设施建设促进经贸合作扩大就业拉动举办地经济增长四、会展业的作用12435会展业涉及交通、旅游、通信、建筑、广告和装饰等诸多部门和行业。上海、北京、大连等城市已将会展业列为地方政府重点扶持和发展的产业。会展业作为服务业涉及的行业很多，就业“乘数效应”显著，能够吸纳较大数量的就业人员。在大多数交易会、展览会和贸易洽谈会上都能够签署一定金额的购销合同，以及投资、转让和合资意向书。会展是群众活动，它要求有符合条件的会展场所，旅行社和酒店，便捷的交通和安全保障体系，以及优雅的旅游景点等。在国际上，会展业被称为“触摸世界的窗口”和“城市的面包”，是联系城市与世界的桥梁。会展活动可以提高城市在国际国内的知名度。9任务二认知会展旅游10一、会展旅游的概念目前会展旅游的定义未统一。会展旅游有时也被称为会奖旅游。我国旅游界普遍将会展旅游定义为：通过举办各种类型的大型展览、博览会、交易会、招商会等，吸引大量游客前往洽谈贸易，旅游观光，进行技术合作、信息沟通、人员互访和文化交流，以带动相关产业的发展，是一种综合性的旅游服务形式。11会展旅游包括会议旅游、展览旅游、节事旅游和奖励旅游。01

会议旅游02

展览旅游03

节事旅游04

奖励旅游会议旅游是指人们有组织地聚集在一起进行交流信息、联络感情和制定决策的活动，这里不包括带有展览、交易或竞技性质的展览会、博览会、交易会和运动会等。展览旅游是为参与产品展示、信息交流和经贸洽谈等商务活动的专业人士和参观者而进行的一项专门的旅行和游览活动。节事旅游是非定居者出于参加节庆和特殊事件为目的而引发的旅游活动。奖励旅游是基于工作绩效对优秀员工及利益相关者进行奖励的管理方法和以旅游方式进行的商务活动。12二、会展业与旅游业的关系会展业与旅游业既有联系，又有区别。虽然两者有着极强的交融互动关系，但是他们是两个不同的产业群体，既相互交叉、相互渗透，又有所区别。会展业旅游业相融互动区别明显13会展活动和旅游活动的区别。项目会展活动旅游活动主要目的促进经济贸易往来，促进特定资源和信息的交流休闲游览、调节身心、文化交流、增长见闻等依托资源产业资源休闲时间和旅游资源经济性质前瞻性经济，是一个区域经济发展的风向标之一体验经济，激活旅游者内在的消费需求，拉动经济增长经营产品信息交流、展示产品和服务，销售会议和展览的参与权销售旅游产品和相关服务，提供精神方面的体验服务领域对应流通领域和信息领域对应消费领域服务对象参会参展商，专业群体旅游者14续表项目会展活动旅游活动服务内容提供展位、洽谈服务、信息交流提供食、住、行、游、购、娱等综合服务竞争焦点争夺参展商资源和展出场所资源争夺旅游客源操作流程选择主题—市场调研—寻求支持单位（如新闻媒体、行业协会、相关政府部门等）—联系会展活动场地—向相关行政管理部门联系展会申请、报批等手续—展会进行中对参会、参展方的服务与危机管理—会后、展后的后续工作（包括跟踪会展活动的质量及经验总结）旅游资源的规划与开发立项—市场调研—旅游产品设计及其宣传促销—为旅游者提供食、住、行、游、购、娱等服务—服务质量调查反馈及评价社会分工体系专业会议公司、专业展览公司、目的地管理公司、旅游公司旅游批发商、零售商、代理商企业组织形态专业技能员工、专业化的组织者劳动密集型员工队伍相关部门与

产业链产业链较长（如酒店、设计、礼仪、广告等）产业链较短（如酒店、景点等）15三、会展旅游的特征消费能力强1经济效益好2带动效应强3停留时间长出游机会多4会展是一种高规格的经济活动，参加会展旅游活动人员的消费绝大多数为公费开支，其经济能力、购买能力都是一般旅游者难以达到的。正是由于会展旅游者的高消费水准，他们给旅游会展举办地带来的经济效益就显而易见了，会展旅游经济已成为行业新的经济增长点。旅游业和会展业的有机结合会同时发挥出两个产业的联合优势，全面带动交通、住宿、餐饮、商业、金融和科教文化等第三产业的发展。一般来说，会展旅游的实际安排依会展活动的举办而定，若会展持续时间较长，就为参会人员在工作之余提供了休闲娱乐的机会。16四、会展旅游的功能01有助于提升目的地旅游形象会展在短时间内将人流、物流、资金流、信息流聚集到举办地，成为当地、全国乃至世界关注的亮点，这种集聚性将推动举办地旅游业的快速发展，对展会举办地的知名度和美誉度会有一个大的提升。优秀的旅游资源与知名的会展品牌相结合，将会产生“共振效应”，使旅游与会展的潜力得以完全释放。02有助于提升地区旅游吸引力会展旅游最重要的也是最基本的作用就在于吸引旅游者。旅游吸引力一方面是从本源上吸引旅游者前往某个地区进行旅游活动；另一方面是旅游者在某地进行相关的旅游或旅行活动时，提供某些活动或者会展项目以便其参与。03有助于降低目的地季节性季节性问题是许多旅游目的地一直非常苦恼的难题，从现今旅游经济发展实践来看，已经有许多旅游目的地通过在旅游淡季举办相关会展活动的方法来解决这一难题，会展项目和大型活动甚至还成为目的地延长旅游旺季或者形成一个新的“旅游季”的重要手段。17任务三会展旅游的发展现状和趋势18一、国内会展旅游业的发展现状我国会展旅游业起步较晚，但发展却非常快，特别是会展旅游业的硬件设施建设大有超前发展的态势。（1）．会展业成为带动经济发展的新的增长点（２）．各地政府积极参与主导会展业的发展（３）．建立会展的行业协会组织（４）．掀起了展览场馆的建设高潮硬件优先发展加入国际会展组织（5）．初步形成了北京、上海等国际会展中心城市现有会展场馆多会展外部条件相对成熟举办会议展览总数多（6）．会展产业体系正在形成（7）．网络参与性强（8）．在国际展览业中所占的地位越来越重要19二、我国会展旅游业的主要问题虽然我国会展旅游业近几年在发展中暴露的问题，具体可总结为以下四个方面。（一）市场化和全球化程度不够1．尚未形成完整的PCO、DMC接待服务体系国际会展业的成功经验表明，我国目前无论是会展旅游企业还是政府都较为关注目的地接待者，对于会展中最为重要的会展组织者则缺乏足够的认识。2．大多数会展旅游由政府主导，行政干预较多政府主要在对场馆建设等方面参与过多，而对会展管理体系、服务体系建立等方面参与较少干预，导致会展业非市场化。3．会展市场的受众群过于单一我国的大都市还没有成为国际化的大都市，参观展会的受众几乎是清一色的国内客人，因此，不是针对国内买家的会展一般不会在我国举办。这是限制我国国际会展业发展的重要原因。4．会展业产业化程度不高由于我国会展业曾经是由一些非市场化的发起单位和部门全部或部分垄断，这些单位和部门还没有意识到中介公司提供服务的效率会更高。20（二）外部条件亟待改善1．会展法律、法规不完善目前我国关于会展的法律、法规很少，仅有1995年9月22日对外经济贸易合作部的《关于出国（境）举办招商和办展等经贸活动的管理办法》。由于法律、法规不健全导致目前我国会展业比较混乱，主要表现在重复办展、会展内容混乱、受众对象不明确、举办会展的中介公司良莠不齐等方面。2．审批手续复杂由于法律不健全，我国会展审批中的人为因素过多，手续复杂，有的会展审批时间长达一年以上。这也是旅游企业不愿意介入会展旅游业的重要原因。3．城市环境有待改善会展旅游业作为都市旅游业的重要组成部分，其发展受制于国际旅游城市的发展。目前，我国就连北京等城市距离国际旅游城市的标准还有相当大的差距，这严重阻碍了会展旅游业的健康发展。21（三）重硬件、轻软件，重“展”轻“会”目前我国直辖市、省会城市和大型城市几乎都将会展业作为其经济发展的增长点，并将重点放在场馆等硬件设施的建设上。但会展旅游业的发展，绝不仅仅依赖于场馆的建设，其发展更依赖于软环境的规范化、国际化等。而这恰恰是国内会展城市发展的“软肋”之一。（四）国际化品牌的会展少世界上会展业发达的国家或地区，举办的大都是世界著名会展，如米兰国际博览会、巴黎博览会等；但在我国除广交会等展会有一定的世界性影响外，绝大多数会展都是临时的、国内的。22三、我国会展旅游的发展趋势随着社会的发展，会展旅游作为一种交叉的、新型的旅游产业形态，正朝着生态化和人文化、地域特色化、多元化的趋势发展。举办会展的法律将进一步规范，并逐步向国际通行的登记制转化1目前，国家已经开始制定有关会展的法律、法规，今后几年有关会展业的法律、法规将相继出台，会展业的市场将进一步规范化；今后举办会展，审批手续将会更简单，并将按照国际惯例逐步过渡到登记制。自率性的协会将进一步规范会展行业的行为2自北京国际会议展览业协会之后，上海、山东等省市也相继组建了国际会展业协会，制定了国际展览业协会章程，旨在支持公平、平等的竞争，反对不正当竞争及欺诈行为，改善、优化展览业市场环境，更好地协调、管理、规范会展业的市场秩序。23会展业将向几个大城市集中3通过对国际会展业发展的分析，会展业在特定城市的发展有“通吃”的效应，即会展业的发展会自身加速，形成更大的规模，而不可能全国遍地开花。今后北京、上海、广州等重点城市将会成为我国会展业的中心。会展旅游中介组织将大批出现，会展业将形成独立的产业4目前我国从事会展的企业数量众多，但还没有形成专业化的会展组织者（PCO），或者仅仅处于PCO的初级阶段，对组织接待会展处于不规范的阶段。今后随着国际会展的增加、会展业培训体系的建立和国际会展人才的引进，专门从事会展的专业化中介公司将会大批出现。今后随着会展中介组织的完善，会展业必将成为一个专门的行业，并从部门垄断中独立出来，成为市场经济中的独立产业。24会展旅游市场将专业化细分5目前国际会展业已经形成了非常细致的市场分工，而会展公司还处于发展初期，只要有会展就去接待服务，没有形成细分化的市场。今后随着市场的发展必将形成专业化的分工，形成专门经营展览业、会议业及其中更细分市场的格局。国际会展组织和会展中介公司将大批进入中国会展旅游市场6随着中国加入WTO，国际会展组织和经营会展的大型公司将大批涌进我国，会展旅游业将形成更加激烈的竞争局面。由于目前我国的管理体制还不允许国外公司单独经营会展业务，外国会展公司主要是通过与中方合资的形式进入中国市场。今后国际会展公司将会从会议、展览、组织和接待等方面全方位地进入中国市场。展览场馆面临全面过剩的局面7从国际会展业向大城市集中的发展趋势来看，今后几年除北京、上海等国际大都市的会展场馆效益稳定，以及一些具有独特资源的中等城市发展特种会展外，许多小城市的大型国际会展中心将面临生存危机。从总体上看（非从结构上看），我国的会展场馆将会全面过剩。25企业简介本章小结本章首先从基本概念、类型、作用、现状和问题介绍了会展的一些基本知识，然后主要阐述了会展的概念和特征，进而概括性地说明了我国会展旅游业的发展现状和趋势。通过本章的学习，使读者对会展旅游有一个初步的了解和认识。26谢谢观赏27会展旅游策划程序会展旅游策划的流程会展旅游策划书的编写任务一任务二任务三项目二会展旅游策划28任务一会展旅游策划程序29一、会展旅游项目策划的原则会展旅游项目作为特殊的旅游项目，在策划上与传统的大众旅游产品有所不同，一般说来，应当坚持以下原则。会展旅游策划须以此为第一原则。对看上去很美、听起来很动人、做起来很难的创意，必须进行可操作性修订，使其达到具体可行、实用有效，并编制行动计划，以实现组织方的目标。01具备实用性与可操作性会展旅游项目策划必须以会展的主题为中心展开。大型的会展活动一般都有一个特定主题。为了能够吸引更多的参与者和参观者，同时也为了对项目及产品进行推广。02会展旅游需要突出会展主题30参展商前往会展举办地的根本目的是“参展”，而不是“旅游”。03旅游是会展的辅助会展旅游者一般在时间的安排上弹性空间较小，所以这就要求旅行社等服务企业所提供的服务必须具有更多的选择性，方便会展旅游者根据自身的具体情况进行选择。04旅游项目须适应性强旅游项目通常是为了对会展进行宣传。旅游活动应安排在主要的会展活动之余。旅游必须尽可能地为会展服务。会展旅游策划必须依靠实证的科学方法，对客源地结构、游客结构差异、游客需求差异、服务要求差异、游客购买行为、游客消费行为、时间安排、消费能力和旅游组织方式等进行定性定量相结合的实证研究。05用实证的科学手段，深度研究细分市场31二、会展旅游项目策划过程中应注意的问题（一）注意选择景点会展旅游一般为当日往返的短线旅游，参展商的观光、休闲旅游倾向于城市周边景点。（二）注意挖掘会展旅游项目的文化内涵会展旅游项目源于会展事件，应充分挖掘其文化内涵，使其作为会展事件的延伸。现在，参展商的文化素养越来越高，所以策划应该以深层次文化内涵为挖掘的重点，才能更好地吸引与会者。32（三）注意对会展旅游服务人员的培训会展旅游服务的专业性、针对性较强，这就对服务人员提出了更高的要求。服务人员的素质、能力和专业性的提高是会展成功重要的辅助要素，因此对会展旅游人员进行综合的、有针对性的培训是十分必要的。（四）区别参展商和普通旅游者进行策划时，还应明确区分不同的旅游群体，即以参加会展为目的的参展商和出于好奇等原因而前往会展举办地的普通旅游者。一般来说，会展旅游者对于某些工业旅游项目比较感兴趣，而普通旅游者在会展旅游中更加倾向于感受热闹、繁荣的气氛，注重活动的参与性。33三、会展旅游项目策划程序会展旅游项目的策划一般经过以下程序。①收集、分析相关信息②

市场定位和确定目标③提出项目的初步分析④对备选方案进行论证⑤

选定项目方案⑥编写企划书34任务二会展旅游策划的流程35一、策划前期阶段：解决“为什么”策划前期阶段是沟通铺垫阶段，目的在于对本次会展旅游策划有一个背景了解和整体把握。在此阶段，会展旅游策划方需要解决以下问题。1.2.3.4.组建相应策划小组，或尝试委托专门的旅游公司设计策划方案。策划小组或被委托方初步就企业会展旅游现状进行了解沟通。策划小组或被委托方对会展旅游提供方自身情况作出初步分析和判断。策划小组或被委托方在沟通协商的基础上，了解组织本次会展旅游活动要达到的目的。36根据项目的具体情况，被委托方组建策划团队进驻委托方，并与委托方有良好的沟通与合作。签订完合同，委托方项目首期经费到位。委托方经过比较研究，在与被委托方进行细节沟通后，双方签订合作。明确提交策划的时间、形式、方式和地点。进行沟通以确定策划的各项需求，以及预计费用。二、策划准备阶段：解决“做什么”策划准备阶段主要的工作中心是在了解组织会展旅游活动目的的基础上，进一步确定策划小组或被委托方应该“做什么”。一般需要包含的工作内容有。1243537三、策划设计阶段：解决“怎么做”（一）分析相关信息被委托方最初得到的信息量大且无序，在签订合同后，需要进一步借助科学的方法，将信息筛选、归类和总结。会展旅游被委托方需要分析的信息主要有以下几类：一是委托方自身信息。委托方自身信息包括会展旅游提供者的性质、规模实力、组织形象，以及有无开展相关活动经验等方面的信息。二是旅游产品的供需信息。旅游产品的供需信息即本次会展旅游活动中旅游产供给和需求信息。三是外界环境信息。策划方需要分析旅游环境，尤其是旅游目的地的人文环境、经济环境、社会文化环境、自然环境、技术环境及政治法律环境等因素。38（二）分析目标受众策划的最终目的是使会展旅游产品能满足特定目标受众的需求。因此，在策划进行阶段，需要对目标受众进行分析。分析内容包括以下两点。其一，初步确定会展旅游活动的参加者。会展旅游的参加者可以包括会议、展览的参加者及其家人朋友，得到奖励旅游的人员及其家人朋友，节事旅游活动的参加者，以及其他成员。其二，分析影响目标受众行为的因素。目标受众是否会购买会展旅游产品受到文化、社会、个人和心理因素的影响。文化因素包括个体所面对的基本价值、认知偏好和行为，以及个体所处的社会阶层；社会因素包括个体所处的相关群体、家庭类型、家庭生命周期等；个人因素包括个体的年龄和生命周期阶段、职业和经济环境、个性和自我概念、价值和生活方式；心理因素指四个关键的心理过程（动机、认知、学习和记忆）是如何影响目标受众对外界刺激的反应的。39（三）确定活动目标一次会展旅游活动可能有一个或多个目标，这些目标应尽可能清晰、明确、有重点。只有明确了目标，才能为活动的策划和实施设置宗旨与标准，使策划顺利开展。会展旅游活动的目标主要包括以下几点。（1）促进目的地会展旅游业的发展。（2）树立组织提供者的形象，扩大其影响。（3）从会展旅游中获利。（4）促进区域合作与交流。（5）扩大会展旅游地的影响，提升其知名度。40（四）策划活动主题主题是一次活动内容的高度概括，是围绕会展旅游活动目标，对整个会展旅游活动策划与操作起指导和规范作用的中心思想。主题能连接会展旅游活动中所有具体项目，使之成为一个有机整体。在设计主题时，策划者需要重点考虑以下几个因素。在主题设计时，我们要发挥旅游地传统文化对游客的这种吸引作用，根据会议、展览、节事地区的旅游资源特点来设计会展旅游主题。主题是目标的概念化，主题的设计必须服从和服务于目标。主题从某种意义上说是一种会展旅游信息的集中体现。策划者需要考虑如何使活动提供者向目标公众传播的信息拥有自己独特、新颖、有别于他人的个性特色。一是策划目标二是信息特色三是地方特色和公众需求41（五）拟订初步方案在主题确定之后，策划者需要拟订初步方案，并编制成书面材料。方案的拟订要尽量详细，考虑问题要尽可能周到。通常，初步方案需要包含的内容主要有。组织活动的相关机构。①确定活动举办时间和举办地。②会展旅游的名称、目标、主题、宗旨。③所选择的会展旅游线路。④各旅游活动项目的策划内容与实施步骤。⑤策划营销活动和来宾接待工作。⑥组建突发事件应急小组并编排应急措施。⑦确定活动效果评估标准和方法等。⑧42（六）财务收支预算一次会展旅游活动的组织和实施，其所需要的费用必须做出预算。组织策划方要对预算做到心中有数，使整体方案具有可行性和可操作性。（七）审定所拟方案审定所拟方案会展策划方案，可通过以下几个步骤完成。第一步，汇报方案。策划者在初步拟订方案、完成财务预算后，需要在内部进行汇报，以求得本部门或被委托方内部的一致通过。第二步，咨询答辩。汇报后，策划者请相关内部专业人士或领导提出问题，然后作出认真解答，并记录各方面的意见和建议。第三步，修改完善。策划者最后要分析各方面反馈的意见和建议，并进行整理，进一步完善方案。（八）形成策划文件会展旅游策划的最终完成形式便是编写会展旅游策划书。这份文件是由经过选择的最优方案所形成的书面材料。43四、策划完成阶段：解决“怎么样”会展旅游策划是否实际、实用、实效，需要旅游活动提供方或委托方在设计完成之后组织相关人员对策划方案成果进行科学评估，就策划的文本内容、预期实施、操作手段、功能结构等作出客观公正的判断和评价。对会展旅游策划进行评估时，一定要从实际情况出发，认真研究分析、判断评定，坚持严格准确以及内容全面的原则。一般情况下，委托方的此类评估会采用专家评议、企业评审相结合的方法。通过邀请专家以及召开委托方内部会议的方式对策划的每一个环节进行评估，从中总结出实质性的结论，并以此界定策划方案的好坏。44五、后续工作阶段：解决“相配合”策划方案的实施一般由委托方和被委托的旅游策划方共同进行。委托方是操作、执行的主体，策划方担当的角色不可“喧宾夺主”。在协助实施的过程中，策划方利用自身对方案的熟悉程度，经常采用实施结果和策划目标相对比的手段来追踪策划实施情况，调整策划方案。常见的对比内容有：1策划实施是否按原方案进行。2策划是否按预定进度运行。3

操作手段是否科学得当。4

创意是否成功。5策划执行结果与预算、预测是否相符。6策划是否达到目标。7

各部门团结协作是否良好。8策划互动团队的工作表现如何。9策划的实际效益怎样。另外，加强宣传培训也是策划方后续工作阶段的重心。45任务三会展旅游策划书的编写46一、封面1.2.3.4.策划书标题会展旅游活动的组织提供者策划机构或策划小组成员名单策划完成日期5.策划编号会展旅游策划书的封面应包含以下信息：47二、目录目录放在封面之后，是策划书的简要提纲，目录中应列出策划书各个部分的标题及其对应页码，方便阅读者翻阅。所编制的目录应使阅读者在浏览之后能够对策划书的内容有一个大概了解。48三、正文正文部分是会展旅游策划书的重中之重，通常需要列出以下内容。（一）策划书的标题会展旅游策划书的标题可以有两种：一种是由本次活动的主办单位名称、活动内容、活动方式和文种构成。另一种是在前一种标题下方再加一行揭示主题的文字作为副标题，从而形成虚实结合的复合标题。49（二）前言前言部分在不同的策划书里可以有不同的称谓和形式，但主要内容是对市场环境分析后的总括性介绍，比如对活动组织提供者自身信息、旅游产品供需信息和社会背景信息等进行分析后所作出的概述，或者是对本次活动背景、目的和意义的说明，并导入可行性结论。（三）举办单位会展旅游活动的举办单位包括主办单位、承办单位、协办单位、支持单位和赞助单位等，均需一一列出。通常各单位种类的罗列顺序需遵循由主及次的原则，各单位种类内部的顺序排列也是如此。所列各组织要求使用其完整全称，排版明晰，便于阅读，避免可能产生的歧义或表述不清等问题。50（四）主题词设计会展旅游主题时，一般要经过从主题提炼到主题描述的过程，这个过程的结果经常是形成一段简洁、新颖、独特、有感染力的文字或口号，它是整个策划书的中心所在，可以起到形象定位和宣传导向的作用。（五）时间、地点、参加人员及邀请方式策划书应具体写明会展旅游活动的时间和地点。旅游活动的参加人员如果有较为明确的来源与人数，那么在策划书中也要清晰地列出来。一般节事旅游在来源与人数方面相对难以控制，列明调研预估的目标旅游群体来源与人数即可。对于邀请方式，可以根据具体情况有多种变通，比较正式的是特制请柬或打印邀请函，也可以采用电话、传真或是电子邮件等方式，甚至策划方还可以通过媒体推广，大面积地向特定区域的人群发出邀请。51（六）具体会展旅游活动的安排具体会展旅游活动方案主要包括以下几个方面。特殊活动安排旅游行程安排来宾接待123具体写明接待的规格以及在接待过程中所要提供的各种服务。根据实际情况，可以沿用统一的标准，也可以根据参加者的不同分别对待。在策划书中，有关接待的文字方案通常可以按时间前后顺序展开。这部分是旅游活动的重点。行程中要分别体现食、住、行、游、购、娱六个方面。一般策划者可以通过列行程表的形式，按时间先后次序来表述此部分内容。这部分是会展旅游食、住、行、游、购、娱的一个组成，是会展旅游的特色所在，是整体策划的点睛之笔。策划方可以选择对其作详细介绍，使策划书更具吸引力、说服力。52（七）工作小组及分工策划书需写明活动的总负责人以及实际各项工作的执行人员。工作小组可以依照活动的分类划分，在确定工作小组之余，各小组内部成员间还应该进一步明确具体分工，要求相对均衡，量度适中，覆盖面全。（八）营销方案营销方案除了对旅游产品价格定位、营销渠道选择的介绍之外，比较偏重于对开展会展旅游活动的推广手段与方式的阐述。（九）财务收支预算策划书中应以表格形式分项列出活动的收支细目。会展旅游收入主要可以来自旅游者所支付的费用、会展旅游各项赞助、政府拨款以及行业协会资助等。会展旅游的支出主要由活动的推广营销费用，餐饮、住宿、交通、游览和娱乐费用，各项活动的场地租金，人力资源费用等组成。53（十）危机处理策划书应预测可能发生的对该次会展旅游有影响的危机情况，并将其中发生可能性最大的若干项目罗列出来，分别对在紧急情况下该如何处理进行阐释。（十一）合同的签订策划书中需要写明会展旅游活动需与哪些机构、单位或个人签订合同，是使用同行的普通合同还是自行设计合同。（十二）活动效果检测标准及方法策划书正文部分最后还应写明在会展旅游活动之后，如何对活动效果进行检测和评估，以及具体考核的指标、所采用的评估方式等。考核指标需要作出解释或给出计算方法；各项调查表最好在策划书的最后附上相关内容。54四、落款正文右下方应写明策划书制作的机构名称或策划人员名单，最后要写明策划完成日期，并加盖公章。55五、附件附件的内容应在落款前、正文中一一注明，并在落款后逐项列出。如果附件内容比较少，一般在落款后直接换页列出；如果内容较多，为方便阅读，策划者也可以专门为附件列张目录。通常，可以用附件形式表示的内容有：1工作小组通讯录2旅游线路、景点介绍3自行设计的合同样本。4各项调查表，如满意度调查表等5策划实施时需要注意的事项6策划书保密范围和保密期限等。56企业简介本章小结会展旅游项目作为特殊的旅游项目，在策划上与传统的大众旅游产品有所不同，一般说来，应当坚持以下原则：具备实用性和操作性、需要突出会展主题、旅游是会展的辅助、旅游项目须适应性强、用实证的科学手段深度研究细分市场。在会展旅游的策划过程中应注意选择景点，注意挖掘会展旅游项目的文化内涵，注意对会展旅游服务人员的培训，注意区别参展商和普通旅游者。会展旅游项目的策划程序包括收集、分析相关信息，市场定位和确定目标，提出项目的初步分析，对备选方案进行论证，选定项目方案，编写企划书。会展旅游策划分为五个阶段：策划前期阶段、策划准备阶段、策划设计阶段、策划完成阶段、后续工作阶段。会展旅游策划书的编写包括封面、目录、正文、落款及附件。其中正文部分是会展旅游策划书的重中之重，通常需要列出：策划书的标题，前言，举办单位，主题词，确定时间、地点、参加人员及邀请方式，具体会展旅游活动的安排，工作小组及分工，营销方案等。57谢谢观赏58认知会议旅游会议旅游项目策划会议旅游的运作与管理任务一任务二任务三项目三会议旅游会议旅游的发展趋势任务四59任务一认知会议旅游60一、会议旅游的定义及吸引要素会议旅游会议旅游，是指会议组织者（或接待者）利用召开会议的机会，组织与会者参加旅游的一种活动形式，会议旅游属于商务旅游的范畴，它的产生往往与工作相关联。会议旅游是会展旅游的重要组成部分，国际上通常将会展旅游概括为“MICE”四部分，而其中的M和C所对应的旅游活动就属于会议旅游。（一）会议旅游的定义61会议旅游的吸引要素是指所有能将旅游者吸引到会议主办地的相关要素，它包括会议创意、会议文体活动、相关商务安排、会议设施以及会议主办地等因素。（二）会议旅游的吸引要素资源依据型资源依据型会议旅游吸引要素是建立在会议举办地旅游资源基础之上的。也就是说，这类会议旅游的吸引之处在于举办地的风土人情、自然风光、历史文化等独特的资源，这也就是我们所观察到的众多会议是在风景名胜地举办的原因。会议旅游的吸引要素分为两种类型。资源脱离型资源脱离型会议旅游吸引要素是会议本身特有的内容和活动，它不以举办地的具体条件为依据。62二、会议旅游的特点（一）影响的广泛性会议旅游对于会议举办地的影响非常广泛，涉及经济、政治、社会、文化、环境等各个领域。会议旅游在不断发展的过程中不仅表现出一切旅游活动的共性，同时也反映出自身独具的特征。它的特点可以概括为以下几方面。会议旅游影响的广泛性主要表现在以下几个方面：其一，会议旅游者大多名气较大，本身可以起到会议举办地的形象宣传媒介的作用，他们的赞誉更容易在客源地形成口碑效应。其二，会议旅游活动往往是新闻媒介报道的热点。长时间的持续宣传大大提高了会议举办地的知名度和美誉度，使当地旅游形象得以提升和推广，而良好的旅游形象又使会议举办地对各类旅游客源市场具有更大的吸引力。63（二）效益的显著性导致会议旅游消费水平高的因素有：“如果在我们城里举行会议，那就好像我们头顶上飞着一架飞机，向每个人撒美元。”——美国某市长1．

产值庞大且高盈利参加会议（特别是国际会议）的旅游者一般都是各行各业的精英人士，具有一定的社会地位和较高的职务，属于高收入层，因而消费档次高、购买能力强。①与会代表身份高、收入高、消费档次高由于出席会议期间的开支大多由各自的单位承担，与会者在进行旅游消费时对价格并不敏感，而是更重视旅游服务的品质，如方便、快捷、舒适等。、②与会代表价格敏感度低会议旅游者在旅游期间，既要参加会议及相关活动，还要进行观光游览等消遣活动，因而在会议举办地的停留时间相对于一般的观光旅游者要长。③客人逗留时间长会议旅游者不仅会给会议举办地带来会务费等直接收入，还会带来交通、住宿、餐饮、游览、娱乐、购物和通讯等一连串相关收入，形成“会议旅游消费链”。④旅游消费范围广642．会议旅游的团队规模大尽管各类会议规模相差很大，但作为一次性的消费整体，会议旅游的团队规模都要远远超出其他旅游形式。①与会代表人数多会议代表在参加会议时往往携带配偶，使得会议旅游者的规模进一步扩大。在开会期间主要是四处游览、逛商店，成为会议旅游购物的主力军。②与会代表“连带”游客多为了扩大会议的影响，在会议期间还有许多附属活动配合进行，从而可以吸引更多的旅游者前来。③会议附属活动参与者多3．产业关联度高，比率为1∶2由于会议旅游直接和间接涉及的行业众多，故可增加会议举办地的各种就业机会。据统计，在欧洲每增加20位出席会议代表就可创造一个就业机会。会议旅游每创造一个直接就业机会就同时带来一个间接就业机会。65（三）发展的持续性1841年托马斯·库克利用包租火车的方式参加禁酒大会，揭开了近代旅游的序幕。第二次世界大战以后，会议旅游在发展持续性这一特点上表现得尤为突出。随着世界生产力水平的发展，各国之间的联系不断加强，为会议旅游活动提供了空前的发展机遇。另外，各种国际间的政府和非政府组以通过举办会议旅游活动来加强交流，并不断推进会议旅游的制度化和产业化。此外，第二次世界大战后人类社会进入了知识化、信息化时代。一方面信息交流、知识更新成为人们必不可少的生活内容，另一方面人们对异国他乡事物的好奇心与求知欲不断增长，这就必然使会议活动与旅游活动更加紧密地结合在一起。总之，人类社会的进步一直并且必将继续推动会议旅游活动的不断持续发展。值得指出的是，会议旅游活动的发展也同样会受到政治、经济、社会和自然等诸多因素的影响而出现短暂的波动现象，但由于会议旅游大多属于公务性质，所以发展波动性明显小于消遣旅游活动。66协会类旅游的主办者对价格很敏感，更喜欢在旅游淡季举办会议，以获得优惠的旅游产品价格。会议旅游团队规模大，必须避开消遣旅游者的出游高峰时间。（四）时间的均衡性会议旅游与消遣性旅游活动相比，在时间分布上具有明显的均衡性，其形成原因在于大部分公司类会议是根据实际需要安排的，不必精心选择时间以扩大参会人数。协会类会议旅游为了吸引更多的与会者，一般都会选择当地一年中最佳季节举办会议。因此，协会类会议旅游表现出一定的时间分布差异性。会议旅游更可能在会议举办地的旅游淡季举行，原因在于：会议旅游属于以工作为主要目的的旅游活动，会议旅游者一般会避开假期，选择工作日出游。12367（五）地域的差异性会议旅游活动有一个非常明显的特点，即在地理区域分布上极不均衡，会议旅游发展的地区间差异很大。从国际会议旅游活动的区域分布情况看，欧美发达国家始终处于发展的前列。国际会议旅游活动在地域上表现为两个集中：

一是集中于发达国家，

二是集中于欧美地区。会议旅游发展的地域差异性，是由于各国和各洲之间的社会经济发展水平的差异。发展会议旅游需要较为雄厚的经济实力和物质基础作支撑，这正是阻碍经济欠发达的国家承办国际会议的主要原因。会议旅游活动在一个国家内部同样具有地域差异性，即绝大多数的会议旅游活动都发生在少数经济发达、知名度高的全国或地区性中心城市。68三、会议旅游的类型会议旅游发展到今天，已经衍生出多种类型，具体包括以下几种。（一）按会议规模、形式分类大会会议旅游1大会（convention）是一种就特殊事件采取行动的代表会议，这些事件可以是政治事件、贸易事件或科学技术事件。大会通常由一般性的大会和补充性的小型会议组成：一般性大会通常需要一个可供全体成员出席的大礼堂或多功能厅；特殊的问题则可由小组在一些分隔开的小厅或小会议室讨论。绝大多数这种大会有重复性的周期，最通常的是1年1次。与此类大会相关的旅游我们称之为大会会议旅游。69会议、讨论会、协商会会议旅游2会议、讨论会、协商会（conference）近似于大会，通常处理特殊性的问题或者一些发展方面的问题，涉及较多的讨论和参与性活动。会议出席人数可多可少，存在较大的差别，与此相关的旅游我们称之为会议、讨论会、协商会会议旅游。论坛会议旅游3“论坛”是被专题讲演者或专门小组成员主持并以有许多反复深入的讨论为特征的会议。它可以有许多听众参与，两个或多个讲演者可能持相反的立场对听众发表讲演，而不是互相讲给对方听。主持人主持论坛并总结双方观点，允许听众提问。由论坛而带动的旅游我们称之为论坛会议旅游。讲座会议旅游4讲座一般比较正式，比较有组织，经常由一名专家进行个别讲演。讲座之后也可以安排观众提问。讲座规模大小不一，由此带动的相关旅游被称为讲座会议旅游。70研讨会会议旅游5研讨会形式通常有许多活动，出席者有许多平等交换意见的机会，与大家一起分享知识和经验。研讨会通常在相对小的范围内有主持人主持下进行的，与此相关的旅游我们称之为研讨会会议旅游。实习班、实验班会议旅游6实习班、实验班会议仅指处理专门问题或特殊分配任务的一般性的小组会议。参加者实际上是互相学习，同时分享新的知识、技能和对问题的看法，与此相关的旅游我们称之为实习班、实验班会议旅游。71会议及所附旅游因举办机构不同，其目的、活动、参加人员各异，主要可分为以下几种。（二）按会议举办机构分类1．协会会议旅游协会是由具有共同兴趣和利益的专业人员或机构组成，通过它来交流、协商、研讨或解决本行业的最新发展、市场策略以及存在的问题。各种协会举行会议而引发的相关旅游即协会会议旅游。（1）协会会议旅游概述①时间周期。协会会议及会议旅游为保证出席率，一般会在某一较为固定的时间举行，通常安排在工作日。②前期准备时间。协会会议及会议旅游都是事先计划好的。会议规模越大，前期准备时间就越长。③地理位置。协会会议及会议旅游显示了明显交替的地理模式。④选择的酒店类型。协会会议及会议旅游在酒店的选择上没有一定的模式。会议活动在何种类型的酒店举行，取决于协会会议的规模、性质和期限。（2）协会会议旅游特点722．公司会议旅游（1）公司会议的类型①国际、全国和地区性销售会议。此会议是最主要的公司会议，并且是最大的公司会议市场之一。召开这些销售会议的主要目的有：鼓舞激励士气、介绍新产品及新政策、听取意见和征求建议等。②新产品介绍会和零售会议。企业的销售总监和销售人员经常召开全国性和区域性会议，与零售商、批发商会面。在这些会议中，新产品销售介绍和广告促销活动是非常重要的。③专业技术会议。公司的专业技术会议经常请顾问、专家、学者甚至零售商参加，通常以专题研讨会的形式召开此类会议。④管理会议。管理会议指各级管理人员参加的定期或不定期的会议，旨在研究处理公司各项行政管理业务。⑤培训会议。各级人员的培训是公司的一项重要活动。许多培训活动就安排在公司所在地进行，但大约也有一半的培训会安排在公司外面，而且定期进行。⑥股东会议。公司经常有必要为非公司雇员召开会议，其中经常召开的便是股东年会。⑦奖励会议。每年都会有很多人超额完成企业为他们制定的业务指标，他们中的许多会得到作为公司奖励而被安排的一次旅行。80%的奖励旅行都会包括一次表彰激励员工或经销商的会议。这种会议就是“奖励会议”。为了企业的自身发展，应付日趋激烈的竞争，计划和协调企业的发展目标、策略及各项指标等，全球各类公司每年都要举行成千上万次会议，与此相关的旅游就是公司会议旅游。73（2）公司会议旅游的特点①时间周期。公司会议及会议旅游基本上是按照需求而不是按固定的时间周期来举行的。公司全年都有可能举行会议及会议旅游，一般此类活动多在工作日时间举行。②前期准备时间。公司会议旅游的策划时间相对较短，很少有长于1年的，这与协会会议旅游的前期策划时间相比，还是短得多。在开会这一问题上，公司的决策程序较简单，通常由某一或某几个中层管理人员提出建议，经过对饭店的调查和筛选，再把定下的开会场所——选好的饭店上报给某一高层管理人员或总经理，由他们作出最后决定。③地理位置。对于公司会议及会议旅游来讲，没有笼统的地理模式，很少有什么限制。公司会议及会议旅游选址主要是考虑会址是否适合公司的业务和需要。④选择的酒店类型。因为公司召开的会议多种多样，所以选择的酒店类型也有所不同。743．国际组织和政府会议旅游由国际组织和政府会议衍生出来的旅游我们称之为国际组织和政府会议旅游。国际组织和政府会议一般来讲都会受到主办国和地区的重视，影响比较大，多是新闻媒体追踪报道的焦点。我们很难对来自政府机构的此类会议业务进行概括，因为这类业务变化差异很大，从中央政府部门到地方政府部门，会议的规模、范围、档次、内容都有差别。另外，了解政府部门有关举办会议的廉政规定，对于做好这一市场的营销工作也是有益的。三种按会议举办机构分类的会议旅游中，协会会议旅游和公司会议旅游是市场的主力军，也是各会议旅游目的地重点吸引和争夺的目标。75任务二会议旅游项目策划76一、会议旅游活动的构成要素会议旅游活动由会议旅游资源、会议旅游者、会议旅游业三个基本要素构成。（一）会议旅游资源会议旅游资源是指吸引会议旅游者前往会议举办地的各种因素的总和，也可称为会议旅游吸引力因素或会议旅游吸引物。会议旅游资源主要包括会议和举办地旅游资源两大因素。会议因素会议因素包括会议和会议的附属活动。会议是会议旅游产生的前提。会议并非旅游地固有的旅游资源，而是要通过系统的努力和激烈的竞争从会议主办者那里争取到，这是会议作为旅游资源与其他旅游资源的重要区别。举办地旅游资源因素举办地旅游资源因素是指除会议因素以外的会议举办地的其他旅游资源。这些旅游资源是引发会议旅游活动的重要吸引力因素，对会议旅游者的数量、构成和会议旅游效益有着重大影响。不过它们在会议旅游资源中处于从属地位，必须依附于会议因素才能发挥作用。1277会议吸引力的大小或其最终能够吸引的旅游者数量取决于会议的价值。决定会议价值的因素包括：计划与会的知名人物等。会议主办者和组织者的权威性。会议内容对旅游者的效用。会议的创意或特色。会议的性质、规模、等级和知名度。12435举办地旅游资源因素主要包括自然景观历史文物古迹都市风貌游乐场所人文景观旅游购物条件当地特色的民族文化活动风味美食78（二）会议旅游者根据与会议的不同关系，会议旅游者分为：它是会议旅游者中最主要的组成部分，也是会议旅游业的主要服务对象。与会者又可以因其身份不同分为会员代表和非会员代表、一般代表和贵宾等。01与会者即会议代表、参加会议者它是指跟随和陪同会议代表参加会议并协助会议代表完成与会事务的人员，如会议代表的秘书、助理和保安人员等。02与会者的陪同人员相当多的会议代表参加会议时携带家人一同前往，尤其是经常与配偶同行。对于会议举办地而言，与会者的家属是一个相当值得开发的市场。03与会者的家属79（三）会议旅游业1.2.3.会议旅游特征企业是指专门为会议旅游者提供服务，市场对象主要是会议旅游者的企业，主要包括会议公司、会议中心、目的地管理公司等。会议公司是最重要的会议旅游市场运作主体，它对整个会议旅游活动起到组织、协调作用。①会议旅游特征企业会议旅游相关企业是指为会议旅游者提供服务，但会议旅游者不是其主要市场对象的企业，主要有旅行社、旅游饭店、旅游交通部门、旅游景点、娱乐业、餐饮业和旅游购物业等。它们在会议旅游接待中发挥着重要作用。会议旅游相关企业的服务质量直接影响会议旅游者对会议旅游产品的整体评价。②会议旅游相关企业会议旅游管理机构和行业组织是指专门负责会议旅游行政事务的政府职能部门。会议旅游管理机构的职能有：开展会议旅游促销；提供会议旅游信息，发挥市场引导作用；制定会议旅游总体规划；制定规范会议旅游业的法规和政策；促进会议旅游业内各类企业，以及会议旅游业与其他相关行业的协作和协调发展等。③会议旅游管理机构和行业组织80二、会议旅游目的地应具备的条件我们将会议旅游目的地应具备的条件归纳如下：（一）旅游资源条件举办地的旅游资源是重要的会议旅游吸引力因素。许多的会议旅游者都希望借会议的机会来进行观光游览和娱乐消遣活动，举办地的旅游资源因此成为会议主办者考虑的重要因素。（二）人员条件开展会议旅游不仅需要完善的条件设施，而且需要一流的会议旅游服务这一“软件”。会议旅游服务的质量取决于提供服务的人员素质。筹办会议以及完成会议旅游接待工作需要大量的专业人才。另外，人员条件还反映了会议举办地对会议旅游活动的组织管理能力。81（三）设施条件各类会议旅游设施是会议举办地开展会议旅游的物质基础，主要包括以下几个方面。游接待设施指除会议设施以外的包括会议旅游者在内的各类旅游者使用的服务设施，如饭店、游乐场所、旅游商店等。①旅游接待设施基础设施指主要使用者为当地居民，但会议旅游者必须依赖的公用事业设施和生活服务设施。基础设施的不足将成为限制会议旅游的“瓶颈”。②基础设施会议设施指专门为会议旅游者举行会议而修建的服务设施。主要是以会议（会展）中心为代表的各类会议场馆。会议设施是决定能否成为会议举办地的关键性条件，应该达到功能完备的要求，此外，会议设施应符合国际标准，并具备一定的规模。③会议设施82（四）旅游资源条件政治条件包括政治形势、与其他国家或地区的政治关系、政治影响力、法律制度条件及社会条件等。政治形势的稳定程度直接关系到旅游目的地的安全性，同时影响其旅游形象。与其他国家或地区的政治关系也是影响会议申办成功可能性的重要因素。政治影响力同样是会议主办者考虑的因素。会议举办地的法律、法规和各项制度要与会议旅游活动的要求相适应，以保障会议旅游活动的顺利进行。当地的社会条件如社会开放程度、居民的友好程度和全社会对举办会议的支持程度等也是争取会议的重要条件。（五）经济条件首先，会议旅游以一定的经济实力为依托。尤其是开展大型会议旅游活动，需要会议举办地投入大量的资金，所以，会议旅游目的地一般是经济高度发达的国家或城市。其次，经济发展速度快、发展潜力大、市场广阔的国家和地区经常被选为会议旅游目的地。这也是近年来包括中国在内的亚洲地区会议旅游发展迅速的原因。此外，经济稳定性，特别是货币汇率和物价水平的稳定性也是选择会议举办地时的重要考虑因素。83（六）区位条件区位是指会议旅游目的地在世界、全国或者某个区域范围内地理空间上的位置。这一条件主要反映在三个方面：区域环境气候条件交通条件123交通条件即该地的可进入性，指同外界的交通联系和内部交通条件的畅通和便利程度。会议举办地与会议旅游客源所在地之间的外部交通条件是实现会议旅游活动的先决条件。而内部交通条件是考察会议举办地接待能力的重要因素。气候条件是一个地方的常年天气特征，取决于该地的地理位置和地理情况。良好的气候条件是吸引会议旅游者的重要因素，本身就构成当地的一项旅游资源。区域环境主要指该地所在区域或毗邻地区的经济社会发达程度。84（七）生态环境条件会议旅游活动的开展对于会议举办地的生态环境有较高的要求。大多数会议在城市举办，因此必须对城市的空气质量、绿化水平、清洁卫生程度等进行考察。良好的生态环境增强了会议举办地的吸引力，反之，恶劣的生态环境将使会议旅游者望而却步。（八）形象条件会议举办地的形象即人们对会议举办地的看法和评价，是会议举办地的各种物质和精神表征在人们心目中的反映，可以通过知名度和美誉度来衡量。（九）安全条件由于会议旅游活动的影响力大、规模大、客人身份地位高、人员集中等原因，其对安全性的要求大大高于一般的旅游活动“安全的旅游目的地”已是选择会议举办地的首要考虑因素之一85任务三会议旅游的运作与管理86一、会议旅游运作的条件（一）会议机构人力资源的开发和管理与会议有关的机构主要有两种：筹备机构和运作执行机构。这两种机构可能同属于举办方，也可能是仅仅由于业务关系联系起来的两家独立的单位。这是由不同的会议旅游运作方式来决定的。一般来说，会议活动的运作执行机构指的是专业的会议公司。其内部的职能部门主要是依据与会者在会议举办期间的活动流程、会议举办者所作的相应安排来设立的。部门的设立要充分考虑科学性，同时也要兼顾服务的质量和效率。1．会议机构的组建87会议公司的职能部门一般有以下几种：企划部①企划部是会议企业的基础部门，其主要工作包括企业策划和会议项目策划两大块。业务部②业务部门是关系到企业盈利与否的重要部门。其主要职能就是开拓市场，即招商。综合部③综合部综合负责广告和公关工作。该部门主要负责新闻宣传、广告策划实施、协调与各社会团体或政府的关系等工作。运作部④运作部门是会议的具体行动部门，它负责整个会议项目自开始到结束的组织、安排和协调，是整个会议活动运作的最关键的部门。财务部⑤财务部门的工作是协助会议举办者和运作者搞好经营核算，审核会议项目的可行性分析报告，控制企业经营费用，使企业获得最佳的经济效益。人事部⑥人事部负责会议公司员工以及会议活动所需要的人员的招聘、考核以及激励等工作的部门。工程部⑦会议活动要使用专门的会展中心或会议中心等设施，工程部可以更有效、及时地防止和处理某些突发事故。保安部⑧保安部的工作是维持企业的正常运作，同时也可以为会议活动提供安全服务。88按照现代管理的理念，人力资源、经济资源、物质资源和信息资源是企业正常运行的四个保证。其中，人力资源是决定性的因素。2．会议旅游活动中的人力资源开发和管理具体地说，其从业人员需要具备以下四个方面的能力：会议活动的涉及面很广而且关联性极强，其活动项目需要进行合理的设计、安排和协调。从业人员应具备全局观并有较强的总体策划的能力。01策划能力会议的形式需要不断变化和推陈出新，只有这样才能对各方客户产生吸引力。在会议的整个策划和运作过程中，都含有大量的与服务对象沟通和交流的成分，这就是会议公关。它包括交际能力、语言能力等，这也是会议从业人员的基本能力之一。02创新能力03公关能力无论是大型会议还是中型会议，其活动都会涉及不同的社会部门，涉及其间各方利益的协调以及合理分配的问题。04组织能力89（二）会议的申办会议公司获得会议的举办权或获得会议主办方的会议运作委托是其业务得以顺利进行的第一步。申办会议主要通过两种形式：公关销售和竞标。一般的会议或企业集团的内部会议的举办权通常是通过公关营销的形式获得的。而超大型会议，特别是国际会议的申办多以竞标的形式进行。1．以公关营销的方式来获得会议的举办权（1）会议公司的公关营销方式通过公关营销的方式来获得会议的举办权是会议公司的常规手段。它主要是以拜访客户、建立稳定的客户关系以及广告的形式来进行的。会议公司常用的公关营销手段有：拜访客户、媒体广告、宣传材料、邮件。（2）客户关系管理系统客户关系管理系统简称CRM，它是客户资料的信息库，它记录了客户或目标客户的关于举办会议的所有信息。CRM是一个管理软件，它对客户进行识别、归类和细分，使盲目的公关营销变成了有目的的公关营销，使被动的公关营销变成了主动的公关营销。90这一类会议是很难独立以会议公司的身份来获得举办权的，它必须获得国家或地区政府单位的全力支持。1．通过竞标的方式来获得超大型会议或国际会议的举办权（1）接受审核会议的申办方会被要求接受审核，其中最常见的就是实地勘察。这就涉及接待评比人员的问题。在考察的过程中，除了要结合会议相关产业参与简报以便向其展示举办能力、条件设施、团队合作之外，安排其拜会政府首脑、观光游览也能够起到很好的效果。（2）拟订竞标企划书拟订申办竞标企划书是将申办证据书面化的一个重要步骤。它从宏观的角度介绍申办地的会议资源和会议优势，其内容包括：政府及各相关机构的支持信函、硬件设备、预算、以往承办过的同类会议的记录，以及对当地的住宿服务、交通服务、餐饮服务、旅游服务、文化节目和专业会议筹办机构的介绍等。以竞标的方式获得此类会议的举办权包含两个工作步骤：接受审核和拟订竞标企划书。91二、会议旅游的运作过程组织会议活动一般都要经过以下步骤：②策划会议③

营销会议⑤结束会议①申办会议④运作会议会议旅游可以说是贯穿于会议策划、营销、运作和结束的整个过程，一般分为三个阶段：会前的会议旅游活动会议期间的会议旅游活动会后的会议旅游活动92（一）会前的会议旅游活动会议举办之前最重要的事情就是为会议作策划和准备，而其中就包含了许多会议旅游因素。会前的会议旅游活动包括一下几个方面。在选择会议举办地的时候，必须对其可行性进行论证。这就需要会议的举办方同相关的组织者前往当地对会议的地点、设施、环境、可供利用的服务因素进行考察。1．会址的考察在考察的过程中或者是其后所要做的工作就是与有关方面的谈判。如果谈判的时间较长，也可能需要频繁地进行商务旅行，而且，如果是国际性的会议，还必须安排翻译服务。2．会议的异地谈判会议的宣传营销活动是指利用会议举办地的文化旅游资源作为申办会议和吸引参加者的手段。在宣传会议议题内容本身的同时，还要强调带给与会者的旅游感受。3．会议的宣传营销活动谈判之后，举办会议的地点（会址）就可以确定下来了。确定会址的一个重要依据就是当地的旅游资源和环境。4．确定会址93预订饭店安排住宿是会议安排的一项重要工作。有时，需要在数家饭店为与会者安排。5．预订饭店使与会者能够顺利参会并返回是保证会议成功的关键，提供与会者所希望的交通服务既反映了有关方面对会议的重视程度，也体现了会议组织者的业务水平和能力。6．预订交通票会后的旅游观光活动是增强会议吸引力的有效手段。一般来说，各类会议都会在其后为与会者提供这一类的服务选择，它既可以是带有学术性质的参观活动，也可以是纯粹的观光娱乐。7．与相关服务和旅游公司洽谈服务事宜和会后的旅游安排参加异地的会议时，与会者可能会因人生地不熟而不知所措，无法找到会议举办地点以及下榻酒店的情况。作为会议的举办方，应当做好相应的迎接安排，如在机场和车站设立接待站安排迎接与会者的车辆、在饭店和会议中心设立专门的会议登记服务中心等。8．迎接与会者的到来94（二）会议期间的会议旅游活动会议期间的会议旅游活动包括会议中的商务服务和会议期间的社交安排。1．会议中的商务服务其他服务工作翻译工作文秘工作123会议首先是商务活动，所以会有很多商务方面的事情需要处理，如准备和打印文稿、复印文件、收发传真和信件、礼品的准备、安排招待和联系有关方面等。如果是国际性的会议或有国际与会者参加，翻译工作就显得非常重要。其作用不仅仅体现在会议事务方面，也体现在与会者的生活便利方面。泊车服务、通行票证服务等952．会议期间的社交安排冷餐会、茶歇会和酒会宴会文娱活动123如果与会者在会议期间将全部的精力和注意力放在会议的议题和内容方面，将会觉得单调乏味和身心疲惫，进而影响会议的质量。所以，在会议期间一般都会安排一些文娱活动，如文艺演出、文体活动等。宴会是正式的社交活动，也是与会者相互联系的重要机会。一般安排在会议结束的当晚或者是与会者即将离开的前一晚，作为整个会议活动圆满结束的标志。包括烧烤晚会、会议休息时的茶点会、自助餐会、鸡尾酒会等。它们可以是会议组织者举办的，也可以是会议的某一参与者举办的。其他各类参观活动4包括与会议议题和内容有关的机构和企业的参观活动，或者是某一产品或技术的现场展示活动。这对于技术性的会议来说是非常重要的。96（三）会后的会议旅游活动会议后的会议旅游活动包括以下四个方面。1.2.3.4.旅游观光是会议安排必不可少的一项内容，它可以使与会者放松身心，同时也为其提供了进一步社交的机会。参观游览在当地进行，也可以是前往周边或邻近地区进行的一日游览或多日游览活动。参观游览送客是会议服务的最后一项，也属于旅游服务的范畴。周到细致的送行服务可以加深与会者对会议举办方的良好印象，甚至可以弥补会议中某些失误所造成的不良影响。送客服务任何会议，特别是较大型的会议，与会者能够顺利地前来开会并在会后返回是必须做到的。返程票的预订服务为了使与会者对所参加的会议以及组织者保持较深且长久的印象，会议都会定制并分发会议纪念品，同时纪念品也起了广告宣传的作用。会议纪念品的定制分发服务97任务四会议旅游的发展趋势98一、全球国际会议旅游发展状况与趋势国际会议在全球的发展很不均衡，总体看欧洲国家在举办国际会议方面不仅有悠久的历史，而且在世界范围内长期占据绝对的优势地位。近几年国际会议在世界不同地区的分布状况参阅下表。大洲年份欧洲亚洲洲北美洲大洋洲拉丁美洲非洲1996561511106220005914116732003621610462（一）全球国际会议的总体布局99各大洲内部不同国家和地区，国际会议的分布同样有较大差异。1997年至2003年，全球国际会议数量排名前六位的国家召开国际会议的数量以及所占市场份额方面的数据参阅下表。（二）主要国际会议主办国状况国家199719981999200020012003数量份额数量份额数量份额数量份额数量份额数量份额美国2237.92337.92007.61787.7585.7232—西班牙1384.91655.61565.9984.3353.4220—英国1856.61796.11535.81657.2535.2177—德国1475.21625.51495.71285.6545.3161—法国1344.81464.91294.91084.7403.9——意大利1294.61324.51134.3974.2393.8146—合计95634101734.590034.277433.727927.3936—100研究全球国际会议的发展状况，除了要从各大洲以及主要国际会议主办国的视角外，还需要进一步深入到更微观的层面，具体考察不同城市之间召开国际会议数量的差异。根据ICCA的统计，1997—2003年世界各主要会议城市举办会议数量资料参阅下表。（三）主要国际会议城市分布状况排名年份123456合计1997城市巴塞罗那伦敦巴黎阿姆斯特丹马德里悉尼10.42%数量5252504746462931998城市维也纳马德里哥本哈根斯德哥尔摩巴黎阿姆斯特丹12.65%数量7676665747523741999城市维也纳哥本哈根马德里布达佩斯斯德哥尔摩赫尔辛基11.04%数量6350484641422902000城市悉尼伦敦斯德哥尔摩里约热内卢阿姆斯特丹巴黎11.15%数量4645444240402572001城市悉尼阿姆斯特丹哥本哈根墨尔本巴黎汉城12.09%数量2723191917181232003城市维也纳巴塞罗那新加坡斯德哥尔摩—里斯本—数量89787570—63—101国际会议尽管在本质上是一项以“信息交流”为核心目的的社会性活动，但这种活动的举办通常需要以旅游产品为依托，从而导致会议行业与旅游行业具有某种天然的“姊妹”关系。下表为美国公司在美国、加拿大和墨西哥以外地区所召开的国际会议的主要特征和消费构成。（四）国际会议中的旅游消费构成会议主要统计参数状况开支项目开支数额（美元）指标数值机票1066平均总花费（美元）381155住宿

702平均人数（人）127娱乐

444平均每人花费（美元）3001餐饮

432平均所呆天数（天）4地面交通

357平均每天花费（美元）750总计3001102（五）全球国际会议旅游发展趋势国际会议消费水平逐步上升。资料显示，国际会议的总体消费水平也显示出明显的上升趋势。。欧洲国家“独霸天下”的传统市场格局已经受到挑战，伴随着亚太地区经济的迅速增长，很多国际会议正在向亚太地区转移。国际会议作为一种具有明显“外部经济性”的无烟产业，近年来受到越来越多国家和城市的关注。不少城市已经把会议产业列为地方重点扶持的产业，并把举办国际会议数量以及接待国际会议能力同城市的现代化水平联系在一起。伴随着全球经济一体化进程的发展，不同国家之间的政治、经济、文化等方面的交流不断深化。会议作为人们沟通信息、交流思想的理想平台，随着社会政治经济交流活动的发展而发展。1243103二、我国会议旅游发展对策（一）展望一：学习新加坡模式新加坡享有“国际会展之都”的美誉，是亚太地区举办会展和进行商务、休闲旅游活动的首选地。商务旅行、会议、奖励旅游、展览收入是新加坡旅游收入的重要组成部分。按照新加坡的统计标准，会展旅游在旅游行业中能够提供的职位最多，是旅游行业中比较受重视的部分。新加坡旅游局大中华区署长兼首席代表周振兴表示主要可借鉴之处包括三个部分，1从新加坡政府的角度学习了解，看看政府如何规划整个商务旅游的系统。2一定要多与会议和奖励旅游的主办方，尤其是私立的主办方沟通。3可以了解一下我们的人力发展这一块，怎么样在会议和展览行业里培训专业化人才。104（二）展望二：走专业化、国际化路子杭州市旅游委副主任王信章表示，作为旅游业的一个重要组成部分，会展旅游是一个非常专业的行业，所以我们对会展旅游一开始的定位就应是一个专业性非常强的行业，是高端旅游的一个部分，为此我们专门成立了会议和奖励旅游行业协会，还制