办公室档案管理存在的不足及完善策略

1、在经年累月的管理工作中，各个岗位开展的工作都与办公室档案 有着密切联系。从现阶段办公室档案管理工作的状况来看，仍旧存在 着诸多管理方面的不足，以往的办公室档案管理方式不能满足企业在 现代化发展形式下的需要，导致各方面工作在进展中有一定限度的阻 碍。因此，有必要完善办公室档案管理，促进企业健康积极发展。一、办公室档案管理基本概念所谓的办公室档案管理即借助文字、图片、影像等媒介为载体对 企业中的人员情况与事件进行详细记录与备案，且将记录的资料分类, 做好排挡，按照不同编号合理保存。其中不同的文书档案有其不同格 式、保存方式以及时效性，因此档案的管理人员应该对企业档案定期 进行归纳与清除。二、办公室

2、档案管理中存在的缺陷不管企业从属于何种类别，档案管理工作都属于最基本且最为重 要的管理工作之一。因为受到不断更新的科学技术的冲击，以往传统 的管理方式在向新的管理方式过渡中存在诸多问题，这些问题主要表 现在以下儿个方面：（一）档案管理人员认识程度不足。因为办公室的档案管理人员 在年龄、受教育水平、能力等方面存在的差异性，所以不能根据企业 的实际发展状况与时代变化速度转变管理理念，不能及时吸收新的管 理手段与策略。同时由于管理从业人员缺乏专业且系统的档案知识， 所以管理工作缺乏有效性，在档案的搜集、整理、分类、保存中会存 在诸多缺陷。在实际管理工作中若管理人员的职业责任感与思想道德 达不到应有高

3、度，那么极有可能会影响整个企业的正常运转。（二）管理人员的管理方式与企业的发展进程不相符。社会的创 新与发展，使各行业的岗位分工更加精细化，对档案管理工作的精密 性要求也越来越高，管理工作量加大，各种类型的档案管理方法、形 式以及内容也都呈现着多元化的发展态势。为了迎合社会发展步伐, 档案管理工作在新时代的影响下也有了新的任务与要求，但目前的某 些部门中，档案管理方法无法真正贴合企业的实际发展需要。在具体 管理中不能运用计算机软硬件设备对档案归类与云端储存，而仍旧采 用落后的档案整理与管理方法，这导致档案管理工作效率无法提升, 一些重要文件经常发生丢失现象，在档案的编辑、分类、储存中还会 出现

4、人工操作失误、管理难度增大现象。（三）档案管理软硬件设施较为落后。在档案管理中，一些具有 时效性的文件要求进行自动化管理。企业引进管理软硬件设备需要经 费，在实际的管理工作中，企业能够给档案工作划拨的经费有限。三、完善办公室档案管理工作的对策在企业办公室档案管理工作中存在诸多不足，若想摆脱这种落后 的档案管理模式，企业应该积极引进先进的管理设备、转变管理人员 观念、优化管理工作，促进资源共享，对存在的不足加以改进与完善。（一）增强管理人员的管理意识，制定且完善管理制度。在众多 的企业中，大多数都存在着对管理工作认识不到位或是忽视管理工作 的现象。因此企业与管理领导与员工应该增强对管理工作的重视

5、程度, 不断汲取先进的管理方法，增强自身的管理水平，转变适应时代与企 业未来发展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升档案管理工作 效率与质量，继而增强企业各个部门工作效益，提升企业竞争实力， 促进企业蓬勃发展。比如：在日常管理工作中，档案管理人员应该明 确不同类别档案的管理流程；规范档案标准程序，使用现代化信息管 理设备对档案进行分类，优化管理工作。针对机密性文件应该做好保 密工作，在软硬件设备中做好加密处理并设置使用权限。（二）践行先进的数字化档案管理方法。？n案管理工作量越来 越大，行业分工也越来越细致化，为了降低档案在编制、分类、整体、 储存等工作流程中出现的失误频率，极其有必要践行先

6、进的数字化档 案管理方法，将计算机硬件设备与软件技术、网络技术作为发展的基 础条件，创建不同形式的管理机制体系，进而能够更好地满足不同种 类的档案管理。在创建数字化档案管理体系中，应将传统的纸质档案 归纳到数字化管理工作中，通过不同形式的文件增强对纸质文件的管 理。例如：图片形式、影像形式等。企业中的各个管理部门同时还能打破时间与空间的限制，实现档 案文件的云端共享，方便调用与储存，以此种方式来提高档案管理工 作的实用价值，并且不断丰富档案管理工作服务。实现办公室档案的 数字化，企业应该将其作为重点工作来抓，也只有这样，才能迎合时 代发展需求，推动企业走在时代的前端，在同行业中站稳脚跟。四、结语为了有效发挥办公室档案管理工作的重要作用，企业应在口常的 管理工作中积极汲取高效的管理经验，对其中存在的不足合理解决, 继而保证办公室档案