企业办公自动化实施策划方案

1、企业办公自动化实施方案网络运营中心 2011/03/04一、关于办公自化二、实施 OA 系 统 的 必性三、OA系统实施四、总结一、 关于办公自动化企业办公自动化也称为 OA(Office Automatio n)，是一门 综合性的科学技术。使用简单、投入相对较小，大多数企业往 往选择从OA系统着手实施企业的信息化治理。OA系统的优点：1. 能够实现分布式协同办公。能够支持多分公司(工厂) 、 跨地域的办公模式和移动办公。企业职员在任何地点只 需要用自己的帐号登录 OA系统就能够查看和处理自己 的工作流程、邮件和信息。2. 能够落实治理制度、工作流程自动化。工作流程是0A系 统的核心思想，可实

2、时监控、跟踪、解决多岗位、多部 门、多分公司之间的协同工作问题，从而提高工作效率。各个企业都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，差不多上一些流程 化的工作，通过实现工作流程的自动化，就能够规范各 项工作，提高企业协同工作的效率。3信息公布平台和内部通讯平台。 如企业公告、新闻公布、 电子刊物等，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、 公告事项等能够在企业内部职员之间得到广泛的传播， 使职员能够即时的了解企业内部的进展动态。能够建立 企业内部邮件系统，短信系统，即时通讯系统等，使企 业内部的通讯和信息交流快捷通畅。4. 文档自动化治理。各类的文档（包括各种文件

3、、知识、 信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方 便快捷的查找手段。0A系统的局限性：由于0A系统属于企业信息化治理基础应用系统，并不能实施企业产销存，财务统计等较为复杂的信息化应用。实施0A系统的必要性目前集团公司在长沙，湘潭，宁乡等地都设有分公司、工 厂和办公地点，涉及不同的行业和业务范围。随着集团规模的 扩展和职员的增加，在集团内部规章制度治理、分公司与各部 门之间协调沟通、财务申报与审核、人力资源治理等方面将会 遇到越来越多的问题，正如虞总所总结的“人在路上跑，情况 办不行，费用降不下，效率难提高”。0A系统正好能解决异地办公，分布式治理所遇到的问题，利用互联网的快速便捷，能

4、将工厂、分公司、各个部门和所有 职员集中在一个平台进行治理和沟通，而且集团公司相关于其 他企业的优势在于新业务刚刚起步，不至于像老企业那样积重 难返。因此我认为集团目前实施 0A系统是必要的，即能够规范企 业治理，提高工作效率，减少办公费用，也能够为今后实施更 加复杂的ERR CRM等系统打下良好基础，实现集团的现代化信 息治理。塚合订政办公馬品0A结构图三、0A系统实施打算系统实施需要做以下的工作：1、治理架构的调研。因为0A系统以工作流程为核心， 因 此必须明确集团总部、工厂、分公司、各部门的治理 关系。例如某公司业务副总经理负责业务部门，总经 理亲自治理行政部与财务部，如此的治理架构体现

5、在0A系统里，行政部与财务部的工作流程无需通过业务 副总经理的审核就可提交总经理，而业务部门的工作 流程则需副总经理审核通过后，才能提交给总经理审 核。假如治理关系不明确， 0A系统的基础不稳，将不 可能成功实施。2、治理权限的调研。各个岗位的治理者、职员有什么样 的权限，权限有多大必须要明确。例如某部门的主管有1000元以下的业务招待费审核权，体现在0A系统里他的部门职员发生了 1000元以下的招待费时，则只 需职员申请后，部门主管审核通过后提交财务部审核， 无需通过总经理审核。假如治理权限不明确，会造成 工作流程的混乱和拖延，不能体现 0A系统的优点。3、岗位职员的调研。需要纳入0A系统治

6、理的职员需要明 确，在0A系统里可同意一职员兼多岗位和多职员同岗 位，但设立了某个岗位却没对应的职员的话，则会造成工作流程的中断。4、提供商与选型。目前国内协同 0A软件厂商近400家， 相对成熟稳定、有一定规模效应的有点击、金和、用友、合强、协达、泛微、浪潮、思创、慧点、明基、 通达等厂商，这类厂商软件价格偏高， 支持50-100用 户企业版售价在 3万至5万元。免费期满后需交纳 20004000/年的服务费。二线厂商如华天动力、思道、 竞凡、极限等，售价在 8千至2万元，价格的降低导 致相关服务的减少，系统的安装，部署与维护都需要 公司专人负责。通过与厂商的接触和节约开支的考虑， 我建议在

7、华天动力，通达科技和极限三家厂商中选择， 将软件成本操纵在3万元以内。5、系统的部署与试用。OA 系统在全公司推广之前，需要在小范围如分公司内试用，测试系统平台的安全性和 稳定性，同时测试设置的工作流程是否完善和通畅， 并在此基础上进行功能的修改和调整。假如测试通过，则在集团内推行。6、系统的培训和维护。OA系统的实施触及大伙儿的工作 适应，甚至各个业务部门利益，在实施过程中，难免 会遇到阻力，甚至抵触情绪，因此在全面推行的同时， 需要对各个部门进行培训，加强职员对系统的认同感 和适应性。同时系统平台的日常维护也需要专人负责， 保证系统运行的稳定和安全。系统实施的时刻安排：1、前期调研工作。需

8、要 2周时刻，更需要治理高层的积极配合。对集团公司架构的规划和安排、人员的治理 和分配将是0A系统实施的差不多条件。2、 提供商的选择与产品选型。需要1周时刻。需要对各个提供商的产品是否满足和适合我们的要求进行评估。有必要可派人实地考察提供商的实力与服务。3、系统的部署与试用。需要 4周时刻，需要分公司配合 系统的测试与调试，尽量将问题解决在试用时期。4、系统的培训和维护。时刻待定。需要组织分公司、工 厂的各个部门进行现场培训，重要部门如财务部更需 要单独培训。系统的维护则将持续进行系统的实施的费用预算：1、购买系统软件：30000元。（这笔费用可省）2、厂商考察差旅：2000元。（1人3天北京出差）3、系统平台搭建：0元。（与网站共用服务器）4、培训差旅：2000元。（湘潭、宁乡两地出差）5、 系统维护：2000元/月。（招聘1人负责维护网站和 OA