高校记账凭证摘要填写的标准化探析

1、    高校记账凭证摘要填写的标准化探析    摘要：记账凭证摘要填写是会计核算的初始阶段和基本环节，是一项重要的会计基础工作。文章对高校记账凭证 摘要填写标准化的必要性进行探讨，从日常工作中出现的问题进行分析，对制单人员如何标准化填写记账凭证摘要提出了高校日常经济业务报销采用“部门姓名报销事项”的模式和高校收款类凭证摘要用“收、暂收、代扣某单位或某人某项经费格式”的模式进行处理。关键词：记账凭证，财务摘要，标准化一、记账凭证摘要填写标准化的必要性1.记账凭证摘要填写是会计核算的初始阶段和基本环节，是一项重要的会计基础工作，做好这一工作，对于实现会计职能

2、，保证会计资料的真实性、客观性、正确性，提高会计核算质量、加强财务管理，都具有十分重要的意义。 会计凭证中的摘要，是依据审核无误的原始凭证对某项经济业务的内容所作的简明扼要的说明，也是会计人员从记账凭证和账簿上了解经济业务内容的途径。凭证摘要填写不清楚，不仅背离了会计基本原则中的明晰性原则，也容易掩盖不符合财务制度列支的事项，不利于发挥会计核算和会计监督的职能。摘要的重要作用还体现在弥补会计分录描述经济业务信息不全的问题上，会计分录是用一种独特的会计语言“会计科目借方或贷方增加或减少多少”来描述发生的经济业务，这种语言有利于财务数据的归类统计，但是这种语言专业性太强，很多人看不明白，这时摘要的

3、重要性就体现出来了。“摘要填写的质量，可以反映一个单位财务管理的水平、会计基础工作的质量、会计人员的业务素质。”2 2.规范记账凭证摘要可以避免记账发生差错，便于记账和查账。在计算机账务处理系统中，都提供查询记账凭证的功能。由于在会计信息系统中，记账凭证的数量往往非常大，所以系统提供多种查询方法以满足用户的不同查询要求，用户只需给出一定的查询条件（比如输入凭证摘要），就可以迅速取得所需的资料，而避免花费大量的人力、时间去翻阅原始凭证。摘要是财务部门与高校内部各部门架构的一座桥梁，满足了内部各部门的管理要求，在校园网络上实时查询自己部门项目经费的使用情况。但各部门的领导只能通过财务人员制作的凭证

4、摘要来了解部门经费的运行情况，如果凭证摘要填写不清楚或者过于简单，会使各部门的领导难以理解和明白，甚至造成不必要的误会3。使用标准化凭证摘要有利于财务人员在事后进行账务疏理时发现错误并及时更正。例如，笔者曾发现有一笔会计凭证是这样记录的：美院×××报销购笔记本款，项目经费是在经法学院的办公费上支付的，显然是账记错了。摘要填写得完整、准确，可以为我们的财务分析、财务管理、查询起到事半功倍的作用。 3.规范记账凭证摘要有利于会计人员的轮岗。会计基础工作第十三条明确要求：会计人员的工作岗位应当有计划地进行轮换。标准化模板有利于开展岗位轮换的工作，因为有了标准的模式，无论

5、谁到了这个岗位，都能做出标准的会计凭证，减少了因为新换岗位而需要带教的麻烦，在很大程度上也避免了因为换人对凭证摘要输入的不确定性和随意性。 二、高校的记账凭证摘要填写存在的问题许多高校经过多次的合并，财务人员来自于各个核算模式不同的学校（有中专、大专、本科），各人的业务素质、知识面、工作习惯都有不同程度的差别，高校合并后，未能及时对会计基础工作进行适当的规范，使得会计凭证摘要各式各样。 1.记账凭证摘要过于简单，不能明确反映经济业务内容实质，资金的来源去向不清楚。例如摘要写为“收款”，就难以明白资金的来源、性质，因为就高校的收入来源渠道而言，内容十分广泛，有财政拨款收入、学费收入、银行存款利息

6、收入、科研经费拨款收入等，由于经济业务的要点没有摘录下来，在查询时无法做到一目了然，除非翻阅原始凭证，否则不得而知。 2.记账凭证摘要措辞不简洁，语言不精练，过于繁琐。有些摘要写得很复杂，不分主次把所有的业务都编录下来，但是效果并不好，因为主要的、重要的东西没有反映出来。比如购买计算机一批，有些摘要写为购主板多少、购显卡多少、购硬盘多少等；有些部门名称很长，在实际操作中，制单人员不加分析一一录入，没有输入简称，比如“信息科学与技术学院”可以简写为“信技学院”。 3.对反映不同经济业务内容的同一张凭证，笼统地以一笔摘要来代替。例如购入固定资产并需要安装时，摘要仅有一项购入固定资产，而没有反映支付

7、的机器安装费、机器运费。笔者曾看到这样一张记账凭证，每笔摘要都是“工业学院张三报销学生实习联系车费”，但是对应的会计科目都不同，显然是制单人员在逐行录入时，并未分析，只是简单地以一笔摘要来代替了其他所有发生的经济业务内容。 这些不规范的摘要，还有很多，在此就不一一列举。记账凭证摘要内容不明确，常常会给看账、查账、用账带来很大麻烦，有时甚至要靠逐张查阅原始凭证才能取得所需的财务信息，给财务工作造成了很多不便，依据凭证摘要登记的会计账簿质量也大打折扣，大大削弱了会计基础工作的质量，降低了单位的财务管理水平。 三、对如何标准化填写记账凭证摘要的几点看法如果所有制单人员能够使用标准模板，那么会计账簿的

8、摘要就能体现整体一致性，更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。对日常收支业务采用“部门姓名报销事项”的句式，便具备了经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素。首先可以把学校各个部门的名称赋予一个简称，给处内每个同志发一份，统一使用。这样，即使以后有同志换岗，也能像前面的同志一样使用，也就避免了部门称呼各式各样。记账凭证摘要标准化在刚开始使用时会比较困难，但是大家在工作中加强交流、相互学习、勤于总结，相信很快就能熟练掌握。笔者根据自己多年从事会计制单审核的工作经验，结合成都大学经常发生的经济业务，作了以下总结和分析，以便与各位同仁进行简单探讨。 （一）日常经济业务摘要的

9、填写 1.购买办公用品、实验用品、图书、维修配件等业务，可以用“部门姓名报销宾语”模式。如：工业学院王五购买了一批学生实习用品，种类较多，每一种单价都较低，摘要可写成“工业学院王五报销实验用品一批”。如果实训中心王五只购买了一种实习用品，比如购焊条200把，为了更清晰地反映业务内容，摘要可写成“实训中心王五报销200把焊条”。如果校办孙三购买2000元办公用品，其中硒鼓1500元、打印纸300元、签字笔200元，因为硒鼓金额相对较大，占总金额的75%，摘要可写成“校办孙三报销硒鼓等办公用品”。 2.报销差旅费业务。摘要可记录成“部门姓名报销何事差旅费”。在日常工作中，差旅费的范围比较广，有带队

10、实习的、学术交流的、参加会议的、采购物资的、参加比赛的、培训进修的等，摘要可记录成：“某部门某人报销何事差旅费”。比如：“美院张三报销雅安上里写生差旅费”、“体育部李四报销北京裁判培训差旅费”、“生物学院孙五报销西安学术会议差旅费”。如果有时是两人一同出差，摘要可写为“某部门某人、某人报销北京航模竞赛差旅费”；但如果是三人及以上人员一同出差，为简明扼要，可记录成“某部门某人等三人报销北京航模竞赛差旅费”。 3.其他项目摘要的填写。（1）缴纳某月水费、电气费、电话费、各项保险金、个人所得税等业务。摘要可记录成“某部门姓名报销某时间某事项”。在实际操作中，对这一类的经济业务，应把经济业务所属时间标

11、注出来，以便查询，比如，“后勤中心李四报销5月电费”，“人事处李四报销2月养老保险金”。（2）发放人员津贴、临时工工资、科研劳务费、学生生活补贴、学生困难补助、勤工助学金、奖学金，摘要可记录成“某部门姓名报销某时间某事项”。因为发放人员工资、津贴一般一月一次，这种凭证可以设成常用凭证，任何一人制单时，可以直接调用常用凭证。又比如：“经法学院李四报销57月科研劳务费”，“学生处孙五报销学生2009年5月秋季国家助学金”。 4.借款还款业务的摘要。借款摘要应为“部门姓名借款事由”，比如：“文新学院吴三借学生实习费”。还款时摘要应为“部门姓名报销某事项销借款”，比如：“文新学院吴三报销学生实习费销借

12、款”。 5.收款凭证摘要的填写。对于各项收款、各种代扣款，摘要大致可以用“收、暂收、代扣某单位或某人某项经费”格式。但每一笔经济业务各有其侧重点，针对以下具体经济业务，我们简单约定如下：（1）收学费、住宿费等时，应注明学费住宿费等来源于校本部或其他学院。收到银行发放学生个人助学贷款和助学贷款转为学费、住宿费时，应注明学生姓名、专业和贷款时间。（2）收到的财政拨款，在摘要中务必注明经济业务所属的时间。例如：收到市财政局拨入2009年4月份教育事业费2000000元。摘要为“收市财政局拨4月份教育经费”。如果单位每月对到账经费进行统计，则只需要查看银行日记账，就可以迅速地统计出来。不仅有效防止发生

13、漏记、重记的可能，而且便于和财政局的拨款数进行核对。（3）收到不明用途的款项及暂存款，在摘要中注明单位、时间、经济业务名称。（4）收到科研经费，必须注明项目编码。比如：收某科技局转某区特色水蜜桃产业预案包装研究经费。摘要为“收某科技局转入某区水蜜桃包装研究项目经费（6位数项目编码）”。（5）收到外单位的往来款项（如保证金），必须注明外单位名称、资金性质（如教材保证金等）。（6）收回代扣个人保险、公积金等，摘要注明收回代扣某部门某人某月什么事项。 （二）不涉及货币资金摘要的填写 在高校的业务中，转账凭证涉及到的业务也较多，选择比较有代表性的几个进行探讨如下： 1.高校内部转账结算凭证。对于内部转

14、账凭证，应把经济业务发生的来去部门反映清楚。例如：校办收取管理学院电话费，借方摘要应为“管理学院内转校办电话费”，贷方摘要应为“校办收管理学院电话费”。 2.购进低值易耗品、固定资产出入库业务。因为购固定资产报销与入库业务往往是分开的，而且有时购买同一种物品，是分几批次入库的，所以为了具体反映出报销的固定资产的入库状况，便于和国资部门进行核对，低值易耗品、固定资产入库业务的摘要应为“某号凭证笔记本电脑入库”。比如“4月357#购惠普激光打印机入库”。 3.养老保险费、失业保险费、医疗保险费、住房公积金等项目有一部分从个人工资中代扣，其摘要为“代扣某月份养老保险费”、“代扣某月份失业保险费”等，

15、这样，从摘要上一目了然地看出个人负担的费用。 4.提取某月课时费、工资、加班费、慰问费、职工福利费、职工教育费、工会经费等，在摘要中务必注明计提部门、经济业务所属的时间和经济业务性质，如计提管理学院某月课时费，其摘要为“计提管理学院某月课时费”。 （三）更正错账摘要规范 根据行政事业单位会计基础工作规范的要求，对记账后的记账凭证，发现会计科目、校内预算项目错误，用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时，用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对会计科目没有错误只有金额错误的会计分录处理分为：（1）对金额少记的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要为“补记某

16、月某日某号凭证”。（2）对金额多记的会计分录，用红字冲销原会计分录多记金额，注明“冲销某月某日某号凭证多记金额”字样。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应尽可能在被修改的原记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某年某月某日某号凭证已更正”的标记4，表示该凭证已被修改完毕，这样以后查询发现错误时，可以看到对应的修改，也可以避免重复的修改。 总而言之，随着高校经济业务的不断扩大和发展，各级领导对财务信息的质量要求就会更上一个台阶，摘要填写的规范、完整，可以为财务管理、财务分析、统计查询提供更好的服务，所以笔者认为应尽量在标准化模板上对经济业务的来龙去脉作简明扼要的叙述。为