“审批”工作流详述

1、窗体底端“审批”工作流详述重要 本文是由机器翻译的，请参阅免责声明。请在 此处 中查找本文的英文版本以便参考。SharePoint 产品附带的工作流是可实现业务流程自动化的功能，业务流程更一致、更高效。您可以使用 SharePoint“审批”工作流将 SharePoint 产品中存储的文档及其他项目传送给一人或多人以获得其审批。由于 SharePoint 工作流可以为您处理流程，您就有了更多时间做其他需要完成的所有事情。有关详细信息，请参阅关于 SharePoint 中附带的工作流。重要 默认情况下，“审批”工作流未激活，并且未列在关联表单的“选择工作流模板”列表框中。要使其可供使用，网站管理

2、员必须在网站集级别激活它们。如果您只需要完成“审批”工作流任务 只需向下滚动至“完成”分区并将其展开。您目前可能不需要任何其他段。SharePoint 工作流具有以下特性：高效和一致 “审批”工作流自动传送文档或项目，分配审阅任务并跟踪其进度，以及在需要时发送提醒和通知。可以从中心状态页监控和调整工作流中的活动，工作流运行中的事件历史记录将在完成后保留 60 天。减少您的工作量 “审批”工作流可以为您和您的同事节省时间和免除麻烦，同时还可简化和标准化审批流程。下面是一个非常简单的“审批”工作流版本的图表。使用本文的提示本文中的信息可在十个可展开段中显示。单击此处了解有关充分利用本文的一些提示如

3、果您只需要完成“审批”工作流任务 只需向下滚动至“完成”分区并将其展开。您目前可能不需要任何其他段。如果要添加、启动、监控和维护工作流 如果您尚不熟悉这些任务，您可能会发现首次设计和添加工作流时，按段阅读本文很有帮助。熟悉相关信息和文章布局后，您可以在每次回访时直接转到所需的段。内容审批和发布审批 您可能会有一些列表或库，您希望审阅其中的新项目和/或当前项目的新版本，了解其内容的准确性或者其形式和样式是否适宜，然后再向有权访问该列表的每个人显示。这种审阅过程称为内容审批，您可以使用“审批”工作流来控制列表或库中的内容审批。（还有一种非常类似的“发布审批”工作流，专为在向 Internet 发布

4、网页的 SharePoint 网站中使用而创建的。）有关打印本文的说明 这是一篇较长的文章。如果您只要打印选定段，请确保在打印时仅展开这些段。（另外，如果要在打印副本中包含完整图形，请按横向打印，而非纵向。）有关搜索的说明 搜索本文中的任何文本或术语之前，请确保已展开要在其中进行搜索的所有段。您要做什么？了解有关“审批”工作流的更多信息单击此文本以了解“审批”工作流的工作方式，以及这些工作流如何帮助您减少工作、提高效率。准备好关闭此段时，再次单击此处。了解有关“审批”工作流的更多信息“审批”工作流是一项 SharePoint 功能，可将 SharePoint 列表或库中存储的文档或其他项目传送

5、给一人或多人以获得其批准或拒绝。此工作流可自动化、简化和标准化整个流程。SharePoint 产品附带的基本“审批”工作流作为模板使用。可以使用此模板向网站添加多个“审批”工作流。添加的每个工作流都是基本“审批”工作流的唯一版本，根据添加时指定的设置，每个工作流都有其专门的工作方式。本段中的部分“审批”工作流可以为我做什么？“审批”工作流不能做什么？哪些人可以使用此类工作流？如何计划、添加、运行和维护此类工作流？1. “审批”工作流可以为我做什么？首次向列表、库或网站集添加“审批”工作流时，可以指定要包含多少参与者，并指明是逐个（串行）还是一次性（并行）分配所有任务。您甚至可以决定是否将参与者

6、的任务划分为两个或更多单独的阶段，以及指定允许完成每项任务的最后截止日期和/或所需的时间。每次手动启动某个项目的工作流时，可以修改其中的任何设置。工作流将任务分配给每个指定的参与者。每位参与者可以在多种可能的响应中进行选择：批准或拒绝项目，请求项目中的更改，重新分配任务，或者取消或删除任务。工作流运行时，您可以从单个中心“工作流状态”页面监控进度并根据需要进行调整。工作流完成后的 60 天内，工作流的此次运行（或实例）期间发生的所有工作流事件的列表仍可在“工作流状态”页显示，以供参考。注意 您还可以使用“审批”工作流来管理列表或库的内容审批流程。有关详细信息，请参阅本文的控制段。段顶部2. “

7、审批”工作流不能做什么？通常不允许“审批”工作流的参与者更改正在审阅的项目。但是，参与者可以在工作流实例期间请求对项目进行更改。如果希望添加参与者可在项目本身中插入批注和修订的工作流，请参阅“另请参阅”部分的“收集反馈工作流概述”。此外，“审批”工作流不用于收集签名。如果要使用工作流来收集 Microsoft Word 文档、Microsoft Excel 工作簿或 Microsoft InfoPath 表单中的签名，请参阅“另请参阅”部分的“收集签名工作流详述”一文。段顶部3. 哪些人可以使用此类工作流？添加工作流 默认情况下，您必须具有“管理列表”权限才能添加工作流。（默认情况下，“所有者

8、”组具有“管理列表”权限；“成员”组和“访问者”组则没有此权限。）启动工作流 另外在默认情况下，您必须具有“编辑项目”权限才能启动已添加的工作流。（默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有“编辑项目”权限；“访问者”组则没有此权限。）另外，“所有者”可以选择配置特定工作流，使其仅可由“所有者”组的成员启动。（要执行此操作，选中关联表单首页上的“要求拥有管理列表权限，以便启动此工作流”复选框。）段顶部4. 如何计划、添加、运行和维护此类工作流？以下是基本阶段：工作流运行之前（计划、添加、启动） 添加工作流之前，应计划将其添加到哪里（单个列表或库或者整个网站集）以及其如何工作的详情。添加和配置工

9、作流后，具有所需权限的任何人都可以启动特定项目上的工作流。还可以将工作流设置为自动运行。可以根据以下两个触发事件或其中之一激活自动运行：向列表或库中添加或在其中创建任何项目时，或者更改列表或库中的任何项目时。工作流运行时（完成、监控、调整） 在工作流运行时，各个参与者完成已分配的任务。向未能如期完成任务的参与者发送自动提醒。同时，可以从此特定工作流实例的中心“工作流状态”页面监控工作流进度。可以在工作流运行时从同一页面对其进行调整；如果需要，可以从该页面取消或终止工作流。工作流运行之后（审阅、报告、更改） 工作流完成后 60 天内，可以在“工作流状态”页面审阅该次运行（或实例）的全部历史记录。

10、也可以从相同页面创建关于此工作流版本性能的统计报告。最后，如果您需要对工作流的工作方式进行更改，可以打开并编辑首次添加工作流时完成的关联表单。以下流程图从添加新工作流的人员的角度对这些阶段进行了说明。下一步做什么？如果准备计划一个新的“审批”工作流，请转到本文的“计划”段。段顶部 | 文章顶部计划新的“审批”工作流如果您准备制作“审批”工作流的工作方式详细信息，以及准备收集建立工作流需要的信息，请单击此文本。准备好关闭此段时，再次单击此处。计划新的“审批”工作流在此段中，我们确定您在添加一个“审批”工作流版本之前需要做出的决定以及需要收集的信息。如果您已熟悉如何添加此类工作流且仅需要特定步骤的

11、提醒，可以直接前往本文中相应的“添加”段（列表/库或网站集）。本段中的部分模板和版本关联表单简介十二个要回答的问题1. 模板和版本SharePoint 产品附带的工作流用作主模板，向列表、库和网站集添加的特定单个工作流都以此为基础。例如，每次添加“审批”工作流时，实际上添加的是常规“审批”工作流模板的某个版本。为每个版本命名并进行设置，添加特定版本时在关联表单中指定每个版本的名称和设置。这样可以添加多个工作流，所有版本都基于“审批”工作流主模板，但每个版本都针对特定的使用方式进行命名和定制。在此图示中，已添加三个基于“审批”工作流模板的工作流：一个用于单个库中的所有内容类型，一个用于单个库中的

12、单个内容类型，一个用于整个网站集中的单个内容类型。段顶部2. 关联表单简介根据附带的工作流模板之一添加新工作流版本时，应填写关联表单以指定需要的新版本工作方式。在以下部分中，您将看到帮助您完成关联表单的问题列表。首先请花少许时间大致了解一下表单及其字段。关联表单的第一页关联表单的第二页注意 第二页红框中的字段也显示在初始表单中，每次手动启动工作流时都显示初始表单，并可以针对单次运行在此对字段进行编辑。段顶部3. 十二个要回答的问题获得本部分中所有问题的答案后，您便已做好添加工作流的准备。这是否是正确的工作流类型？一个列表或库，还是整个网站集？ 以及一种内容类型，还是所有内容类型？什么是好名称？

13、任务列表和历史记录列表：现有的还是新的？如何（及由谁）启动此工作流？继承此工作流的内容类型是否也获得此工作流？参与者：哪些人，按什么顺序？参与者需要哪些其他信息？任务何时到期？此工作流何时结束？需要通知谁？此工作流是否会控制内容审批？01. 这是否是正确的工作流类型？名称中有“审批”一词的工作流模板有多个。本文涉及在菜单中显示为“审批 SharePoint 2013”的工作流模板。如果不确定此工作流类型是否是您的最佳选择，请回头参阅本文的“了解”段。有关其他可用工作流版本的更多信息，请参阅“另请参阅”部分中的“关于 SharePoint 附带的工作流”一文。段顶部02. 一个列表或库，还是整个

14、网站集？ （以及）一种内容类型，还是所有内容类型？您可以仅在单个列表或库中提供新版本的“审批”工作流，也可以在整个网站集内提供此工作流。如果为单个列表或库添加工作流，可以将其设置为在所有内容类型或仅在单个内容类型上运行。如果为整个网站集添加工作流，则必须将其设为仅在单个网站内容类型上运行。什么是内容类型？存储在 SharePoint 列表或库中的每个文档或其他项目都具有内容类型。内容类型可以像文档或 Excel 电子表格一样基本和通用，也可以像法律合同或产品设计规范一样高度专业化。SharePoint 产品默认提供某些内容类型，但是您可以自定义这些类型并添加自己创建的其他类型。段顶部03. 什

15、么是好名称？为工作流版本命名，使其能：清楚地指明其用途。明确地将其与其他工作流区分开来。示例假设您是编辑人员组中的一名成员。您所在的组希望使用两个不同的“审批”工作流来管理外部参与者的文档提交：您将对每个提交的文档运行第一个工作流，以决定是否接受它进入编辑流程。在接受和编辑提交的文档之后，您将对编辑后的草稿运行第二个工作流，以决定是否接受它作为终稿。您可能将第一个工作流命名为“接受提交审批”，将第二个工作流命名为“终稿审批”。提示 像平常一样，最好建立统一的命名约定，并确保工作流所涉及的每个人都熟悉这些约定。段顶部04. 任务列表和历史记录列表：现有的还是新的？可以使工作流使用网站的默认“任务

16、”列表和“历史记录”列表、使用其他现有列表或为此工作流请求新列表。如果您的网站有许多工作流，或某些工作流将涉及许多任务，请考虑为每个工作流请求新列表。（管理过长的列表会降低性能。系统维护多个较短的列表比维护一个很长的列表更快、更方便。）如果此工作流的任务和历史记录包含要与一般“任务”列表分离的敏感或机密数据，则应明确指明您需要用于此工作流的新的单独列表。（添加工作流后，请确保为新列表设置适当的权限。）段顶部05. 如何（及由谁）启动此工作流？可以将工作流设置为仅手动启动、仅自动启动或二者皆可：对特定文档或项目手动启动“审批”工作流时，将出现另一个称为初始表单的表单。初始表单包含关联表单第二页中

17、的大部分设置。这样，如果启动工作流的人员需要更改这些设置（仅限于当前实例），可以在单击“启动”之前执行此操作。当然，如果使用自动启动，则不会显示初始表单，因此会使用关联表单中指定的默认设置，而不进行任何更改。下图显示了手动启动与自动启动之间的差别。在初始表单中所做的任何更改仅在当前工作流实例中应用。若要更改工作流的“永久、默认”设置，请按照本文“更改”段中的说明编辑原始关联表单。手动启动如果允许手动启动，具有所需权限的任何人都可以随时启动任何符合条件的项目上的工作流。手动启动的优势在于您和您的同事可以只在选择了工作流的情况下运行工作流，并且每次运行时，将有机会使用初始表单更改一些设置。简单示例

18、 如果只想在由您的团队以外的作者编写的项目上运行工作流，则仅手动启动该工作流可防止其在由您和团队成员编写的项目上自动运行。（备用解决方案：维护您所在团队作者编写的项目的一个列表或库，以及其他作者编写的项目的单独列表或库。这样，您可以仅在外部作者列表中自动运行工作流。）手动启动的主要缺点是他人必须记得适时运行工作流。自动启动您可以将工作流设置为在发生以下任意事件时自动启动：有人试图发布项目的主要版本。在列表或库中创建新项目，或将新项目上载到列表或库。更改已存储在列表或库中的项目。自动启动的优点是无需任何人记得启动工作流。工作流将在每次发生触发事件时运行。简单示例 如果您负责列表中项目的准确性和适

19、宜性，可向该列表添加“审批”工作流，并指定您自己作为唯一的参与者。您可以将该工作流设置为每次更改列表中项目以及每次添加新项目时自动启动。这样就可以始终保持最新。自动启动的两个缺点：每当发生触发事件时，无法使工作流停止运行。在单个实例开始时，无法更改任何设置。有关每当有人试图发布项目的主要版本时自动运行“审批”工作流的详细信息，请参阅本文的“控制”段。段顶部06. 继承此工作流的内容类型是否也获得此工作流？只有在您向整个网站集的某种内容类型添加工作流时，您才可以选择同时将该工作流添加到该网站集内满足以下条件的所有其他内容类型：这些内容类型继承自您将该工作流添加到其中的内容类型。便笺完成所有附加添

20、加的操作需要较长时间。如果您要在任何网站或子网站将此工作流添加到继承内容类型，但是继承对这些网站或子网站中断，请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组的成员，然后再运行此操作。段顶部07. 参与者：哪些人，按什么顺序？您需要提供将被分配审阅任务的每个人的姓名或电子邮件地址。一个阶段还是多个阶段？ 您可以选择拥有审阅任务的一个阶段，或者多个阶段。如果您有多个阶段，将逐个执行每个阶段。并行审阅还是串行审阅？ 对于任何一个阶段的参与者，可以选择同时分配给他们所有审阅任务（并行），或者按您所指示的顺序逐个（串行）分配给他们任务。例如，如果将工作流设置为首次拒绝后结束，或者希望参与者能够进一步查看作

21、为其审阅内容一部分的早期参与者的注释，串行选项非常有用。 示例这个简单方案说明了多阶段和串行审阅的一些优点：假设 Frank 添加一个新的“审批”工作流。他想让同事 Anna 和 Sean 先审阅每个项目，然后他再自己进行审阅。他还希望当 Anna 或 Sean 拒绝了项目时，工作流在他自己审阅之前就结束。Frank 可以按以下两种方式之一进行设置：使用串行审阅 Frank 设置了一个单阶段串行审阅，其中 Anna 和 Sean 是前两位参与者，他自己是第三位参与者；他选择了“首次拒绝时结束”选项。在这种安排下，Anna 必须在分配 Sean 的任务之前审批项目，然后 Sean 必须在分配 F

22、rank 的任务之前审批项目。如果 Anna 拒绝了项目，则不向 Sean 和 Frank 分配任务；如果 Anna 批准但 Sean 拒绝，则工作流仍将在分配 Frank 的审阅任务之前结束。以下是 Frank 设置其单阶段串行审阅的情况。使用两个阶段 如果 Frank 想同时分配给 Anna 和 Sean 审阅任务，这样 Sean 不用等 Anna 完成后她才能开始；Frank 可以在工作流中设置两个阶段：第一个是针对 Anna 和 Sean 审阅的并行阶段，第二个是只针对他自己审阅的单独阶段。他再次选中了“首次拒绝时结束”选项。第二个阶段要在第一个阶段完成后才开始；那么同样，如果 Ann

23、a 或 Sean 拒绝了项目，则永不分配 Frank 的审阅任务。以下是 Frank 设置其两阶段并行审阅的情况。以下提供了两个解决方案的图示。外部参与者 提供一个特殊过程，将非 SharePoint 组织成员的参与者包括进来。在此过程中，网站成员作为外部参与者的代理。下面是该过程的图表：将一项任务分配给每整个组，还是分配给每个组成员？ 如果在工作流参与者中包含了地址或通讯组列表，则可以使工作流将一项任务分配给组中的每个成员，或者只将一项任务分配给整个组（但仍向每个成员发送该单个任务通知）。当只将一个任务分配给整个组时，则任何组成员都可以申请并完成该单个任务。（可以在本文的“完成”段查看申请组

24、任务的说明。）段顶部08. 参与者需要哪些其他信息？关联表单中有一个文本字段，可以在该字段中提供说明、有关要求的详细信息、资源等。可以包括的两项内容：联系信息，以备参与者遇到困难或问题。如果工作流只将单个任务分配给每个组或通讯组列表，在此要说明一下每个此类组的单个成员应该先申请任务，然后再完成任务。这样，该组的其他成员不会浪费时间开始相同的任务。有关申请组任务的详细信息，请参阅本文的“完成”段段顶部09. 任务何时到期？可以通过以下两种方式之一或两种方式指明工作流任务何时到期：按日历日期 可以指定一个所有任务到期的日历日期。如果将工作流设置为自动启动，通常不应使用此选项。这是因为每次工作流自动

25、启动时，所指定的日期值本身不会根据当前日期自动进行调整。按任务工期 可以指定从分配任务时开始计算完成每个任务所允许的天数、周数或月数。日历截止日期将覆盖指定的任务工期。即：如果今天是 6 月 10 日，今天分配给我一个为期三天的任务，但该任务还有一个日历截止日期 6 月 11 日，则任务将在 6 月 11 日（日历截止日期）截止，而不是 6 月 13 日（三天任务期限中的最后一天）。段顶部10. 此工作流何时结束？为了避免将时间浪费在不必要的审阅上，可以选择发生以下两个事件中的任一事件时立即结束工作流（在指定的或计算的截止日期之前）：任何参与者拒绝了项目。以某种方式更改了项目。注意 无法对当前

26、已签出的项目启动工作流。但是，在工作流启动后，可签出要审阅的项目以防止对其进行更改。（但在该项目重新签入之前，不能对其启动其他工作流。）段顶部11. 需要通知谁？在关联表单的第二页上的“抄送”字段中，可以输入应在此工作流每次开始或结束时收到通知的任何人的姓名或地址。在此处输入姓名不会导致将工作流任务分配给此人。手动启动工作流时，启动工作流的人员将收到开始和停止通知，无需在此字段中指定。自动启动工作流时，最初添加工作流的人员将收到开始和停止通知，无需在此字段中指定。段顶部12. 此工作流是否会控制内容审批？您可能会有一些列表或库，您希望审阅其中的新项目和/或当前项目的新版本，了解其内容的准确性或

27、者其形式和样式是否适宜，然后再向有权访问该列表的每个人显示。这种审阅流程称为“内容审批”。在 SharePoint 产品中，可以使用“审批”工作流让内容审批过程变得更加容易、高效。有关详细信息，请参阅本文的“控制内容审批”段。下一步做什么？如果准备将新“审批”工作流添加至列表、库或网站集，请转至本文中相应的“添加”段（列表/库或网站集）。段顶部 | 文章顶部使用“审批”工作流控制内容审批单击此文本可了解如何使用“审批”工作流管理列表或库中的内容审批过程。准备好关闭此段时，再次单击此处。使用“审批”工作流控制内容审批您可能会有一些列表和库，您希望审阅其中的新项目和/或当前项目的新版本，了解其内容

28、的准确性或者其形式和样式是否适宜，然后再向有权访问该列表的每个人显示。这种审阅流程称为“内容审批”。在 SharePoint 产品中，可以手动控制内容审批，不使用工作流；但是，SharePoint“审批”工作流可以让审批过程变得更加容易、高效。如果您还不熟悉 SharePoint 产品中的版本控制和内容审批功能，建议您先阅读以下文章：将网站列表或库配置为要求进行项目或文件审批批准或拒绝网站列表或库中的项目或文件为 SharePoint 库启用和配置版本控制“审批”工作流控制内容审批过程的方式有两种，每种方式都与您首次添加工作流时填写的关联表单中的单个控件关联。可以将您的工作流用于任一方式，也可

29、同时用于两种方式。主要版本发布控制在关联表单第一页的“启动选项”区域中，有一个选项“启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本”。需要注意的一些事情：此选项仅可用于针对单个列表或库中所有内容类型的“审批”工作流，不适用于仅针对单个内容类型的项目运行的任何工作流。若要使此选项可用，必须在“版本控制设置”页上为列表或库启用内容审批，并且必须选中该页面上的“创建主要版本和次要(草稿)版本”选项。如果选中了此选项，则以下的两个选项将变得不可用：“新建项目时启动此工作流”和“更改项目时启动此工作流”。如果选中此选项，则仅在有人试图发布项目的主要版本时才对项目自动运行工作流。在任何列表或库中，只能有一个“审

30、批”工作流用于审批主要版本的发布。如果试图在同一个列表或库中指定第二个用于此用途的工作流，则系统将提示您从中选择一个。非基于版本控制的控制在关联表单第二页的“启用内容审批”区域中，有一个选项“请在此工作流完成后更新审批状态（使用此工作流控制内容审批）”。不管列表或库中是否要求内容审批，表单中都会有此选项。无论哪种方式，项目“审批”字段中的值都是根据工作流的结果更新的。使用此选项，您可以：始终以手动方式运行工作流，或者在关联表单第一页上选择一个或多个自动启动选项，或者同时允许手动和自动启动Web 发布网站的内容控制内容控制是向 Web 发布网页的网站中的一个特殊流程。相应地，有一种特殊的“发布审

31、批”工作流可供在发布网站中使用，并提供网站模板（名称为“使用工作流发布网站”），其中包括已经自定义用于 Web 发布的该工作流的一个版本。下一步做什么？如果准备将新“审批”工作流添加至列表、库或网站集，请转至本文中相应的“添加”段（列表/库或网站集）。段顶部 | 文章顶部添加“审批”工作流（仅针对一个列表或库）如果准备为单个列表或库中的一个或所有内容类型添加一个审批工作流，请单击此文本。准备好关闭此段时，再次单击此处。添加“审批”工作流（仅针对一个列表或库）如果您还不熟悉如何添加工作流，请在继续执行此段的步骤前，阅读本文中的“了解”段和“计划”段。本段中的部分开始之前添加工作流1. 开始之前必

32、须具备两个条件才能添加工作流：电子邮件 为了使工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为 SharePoint 网站启用电子邮件功能。如果您不确定是否已完成此操作，请与您的 SharePoint 管理员确认。权限 SharePoint 默认设置需要您具有“管理列表”权限，以便为列表、库或网站集添加工作流。（默认情况下，“所有者”组拥有“管理列表”权限；“成员”组和“访问者”组没有该权限。有关权限的详细信息，请参阅本文中的“了解”段。）段顶部2. 添加工作流请按以下步骤操作：打开要为其添加工作流的列表或库。在功能区上，单击“列表”或“库”选项卡。注意 选项卡的名称可能因列表或库的类型而异。例如，在日历

33、列表中，此选项卡名为“日历”。在“设置”组中，单击“工作流设置”。在“工作流设置”页面上，在“显示此类型的工作流关联”下方，指定是否希望工作流在文档、列表或文件夹上运行，然后单击“添加工作流”。完成关联表单的第一页。（有关说明，请参阅图示。）内容类型保留默认选择为“全部”，或选择特定内容类型。模板选择“审批 - SharePoint 2013”模板。注意 如果列表中没有显示“审批 - SharePoint 2013”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。名称键入此工作流的名称。此名称将向相关列表或库的用户标识该工作流。有关如何为工作流命名的建议，请参阅本

34、文的“计划”段。任务列表选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“新建任务列表”以创建新列表。有关创建新任务列表（而不选择现有列表）的原因详情，请参阅本文的“计划”段。历史记录列表选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表，也可以单击“工作流历史记录(新建)”以创建新列表。有关创建新历史记录列表（而不选择现有列表）的原因详情，请参阅本文的“计划”段。启动选项指定启动此工作流的一种或多种方式。有关选择启动选项的信息，请参阅本文的“计划”段。有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的信息，请参阅本文的“控制”段。请注意，如果仅针对单个内容类型添加工作流，

35、则不会出现“启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本”选项。另请注意，如果选中“启动此工作流，以便批准发布项目的主要版本”，则以下两个复选框将不可用。如果此表单中的所有设置符合您的需求，单击“下一步”。完成关联表单的第二页。（有关说明，请参阅图示。）注意 每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都在关联表单 的第二页提供前几个选项（以下插图中的一到七号，从“审批者”到“抄送” ），以便可以只针对一个实例的这些选项进行更改。分配给输入希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。如果每次分配一个任务（串行) 按应分配任务的顺序输入姓名或地址。如果同时分配所有任务（并行） 姓名或地址的顺序无关

36、紧要。如果正在将任务分配给 SharePoint 组织以外的某人 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的“完成”分区。Order指定应每次分配一个任务（串行）还是一次性分配所有任务（并行）。有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的“计划”段。添加新阶段添加除刚才配置的第一个阶段之外所需的任何阶段。要删除整个阶段，请单击该阶段的“分配给”字段，然后按 CTRL+DELETE。有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的“计划”段。展开组若要将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此复选框。（组中的每个成员将收到任务通知，每个成员都要完成自己的任务。）若要只将一个

37、任务分配给在“分配给”字段中输入的整个组，请清除此复选框。（组中的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组申请并完成单个任务。可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。）请求此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：联系信息。在合适的情况下，说明单个任务是分配给整个组还是分配给通讯组列表。（可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。）截止日期和任务工期指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。如果此工作流自动启动，通常最好将“所有任务的截止日期”字段保留为

38、空，并使用两个工期字段控制截止日期。如果手动启动工作流，可以始终在初始表单中提供精确的截止日期。有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的“计划”段。抄送输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。在此处输入姓名不会导致分配工作流任务。手动启动工作流时，启动工作流的人员将收到开始和停止通知，无需在此字段中指定。自动启动工作流时，原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知，无需在此字段中指定。结束工作流不选择任何选项，选择其中一个选项，或同时选择两个选项。有关使用这些选项的详细信息，请参阅本文的“计划”段。启用内容审批如果要使用此工作流管理内容审批，请选中此复选

39、框。有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的详细信息，请参阅本文的“控制”段。如果此页面上的所有设置符合您的需求，单击“保存”以创建工作流。SharePoint 产品将创建新工作流版本。下一步做什么？如果准备就绪，转到本文的“启动”段，启动第一个实例以测试新工作流。段顶部 | 文章顶部添加“审批”工作流（针对整个网站集）如果准备将单个内容类型的“审批”工作流添加到网站集中的所有列表和库，请单击此文本。准备好关闭此段时，再次单击此处。添加“审批”工作流（针对整个网站集）如果您还不熟悉如何添加工作流，请在继续执行此段的步骤前，阅读本文中的“了解”段和“计划”段。本段中的部分开始之前添加工

40、作流1. 开始之前必须具备两个条件才能添加工作流：电子邮件 为了使工作流发送电子邮件通知和提醒，必须为网站启用电子邮件。如果您不确定是否已完成此操作，请与您的 SharePoint 管理员确认。权限 SharePoint 默认设置需要您具有“管理列表”权限，以便为列表、库或网站集添加工作流。（默认情况下，“所有者”组拥有“管理列表”权限；“成员”组和“访问者”组没有该权限。有关权限的详细信息，请参阅本文中的“了解”段。）段顶部2. 添加工作流请按以下步骤操作：转到网站集的主页（而不是网站集中某网站或子网站的主页）。单击设置图标 ，然后单击网站设置。在“网站设置”页面的“Web 设计器库”下，单

41、击“网站内容类型”。在“网站内容类型”页上，单击要为其添加工作流的网站内容类型的名称。注意 添加到整个网站集的工作流必须只针对单个内容类型的项目进行添加。在所选的内容类型，在设置页上单击工作流设置。在“工作流设置”页面上，单击“添加工作流”链接。完成关联表单的第一页。（有关说明，请参阅图示。）模板选择“审批 - SharePoint 2013”模板。注意 如果列表中没有显示“审批 - SharePoint 2013”模板，请与 SharePoint 管理员联系，了解如何为网站集或工作区激活它。名称键入此工作流的名称。此名称将向此网站集的用户标识该工作流。有关如何为工作流命名的建议，请参阅本文的

42、“计划”段。任务列表选择要用于此工作流的任务列表。您可以选择现有任务列表或单击“新建任务列表”以创建新列表。有关创建新任务列表（而不选择现有列表）的原因详情，请参阅本文的“计划”段。历史记录列表选择要用于此工作流的历史记录列表。您可以选择现有历史记录列表，也可以单击“工作流历史记录(新建)”以创建新列表。有关创建新历史记录列表（而不选择现有列表）的原因详情，请参阅本文的“计划”段。启动选项指定启动此工作流的一种或多种方式。有关选择启动选项的信息，请参阅本文的“计划”段。将此工作流添加到子内容类型？指定此工作流是否应被添加到（关联到）继承此内容类型的所有其他网站和列表内容类型。完成所有附加添加的

43、操作需要较长时间。如果您希望该添加的工作流在其中继承内容类型的任何网站或子网站的继承被中断，请确保您是其中每个网站或子网站的“所有者”组成员，然后再运行此操作。如果此页面中的所有设置符合您的需求，单击“下一步”。完成关联表单的第二页。（有关说明，请参阅图示。）注意 每次手动启动工作流时，SharePoint 产品都在关联表单 的第二页提供前几个选项（以下插图中的一到七号，从“审批者”到“抄送” ），以便可以只针对一个实例的这些选项进行更改。分配给输入您希望工作流将任务分配到的人员的姓名或地址。如果每次分配一个任务（串行) 按您需要按其分配任务的顺序输入姓名或地址。如果同时分配所有任务（并行）

44、姓名或地址的顺序无关紧要。如果正在将任务分配给 SharePoint 组织以外的某人 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的“完成”分区。Order指定应每次分配一个任务（串行）还是一次性分配所有任务（并行）。有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的“计划”段。添加新阶段添加除刚才配置的第一个阶段之外的任何阶段。要删除整个阶段，请单击该阶段的“分配给”字段，然后按 CTRL+DELETE。有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的“计划”段。展开组若要将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此复选框。（组中的每个成员将收到任务通知，每个成员都要完成自己的任务

45、。）若要只将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的整个组，请清除此复选框。（组中的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组申请并完成单个任务。可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。）请求此处包含的任何文本都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：联系信息。在合适的情况下，说明单个任务是分配给整个组还是分配给通讯组列表。（可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。）截止日期和任务工期指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。如果此工作流自动启动，通常最好将“所有任务的截止

46、日期”字段保留为空，并使用两个工期字段控制截止日期。如果手动启动工作流，可以始终在初始表单中提供精确的截止日期。有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的“计划”段。抄送输入每次启动或结束此工作流时应通知的所有用户的姓名或地址。在此处输入姓名不会导致分配工作流任务。手动启动工作流时，启动工作流的人员将收到开始和停止通知，无需在此字段中指定。自动启动工作流时，原来添加工作流的人员将收到开始和停止通知，无需在此字段中指定。结束工作流不选择任何选项，选择其中一个选项，或同时选择两个选项。有关使用这些选项的详细信息，请参阅本文的“计划”段。启用内容审批如果要使用此工作流管理内容审

47、批，请选中此复选框。有关使用工作流控制内容审批（包括主要版本的发布）的详细信息，请参阅本文的“控制”段。如果此页面上的所有设置符合您的需求，单击“保存”以创建工作流。SharePoint 产品将创建新工作流版本。下一步做什么？如果准备就绪，转到本文的“启动”段，启动第一个实例以测试新工作流。段顶部 | 文章顶部启动“审批”工作流如果您准备手动或自动启动工作流，请单击此文本。准备好关闭此段时，再次单击此处。启动“审批”工作流工作流可被设为仅手动启动、仅自动启动或按任一方式启动：任何时候，由具有所需权限的任何人手动启动。只要指定的触发事件发生就自动启动。也就是说，如果将某个项目添加到列表或库中，和

48、/或以某种方式更改了列表中的项目，和/或有人试图发布项目的主要版本）。（触发事件在最初关联和配置工作流时在关联表单的第一页中指定。有关详细信息，请参阅本文的“计划”段。）注意 无法对当前已签出的项目启动工作流。但是，在工作流启动后，可签出要审阅的项目以防止对其进行更改。（但在该项目重新签入之前，不能对其启动其他工作流。）本段中的部分自动启动工作流手动启动工作流从列表或库手动启动从 Microsoft Office 程序手动启动1. 自动启动工作流如果工作流配置为自动启动，则每次发生触发事件时，工作流将在触发它的项目上运行。工作流启动时，将分配首个（或首批）任务，并向每个任务接收者发送任务通知。

49、同时，它还会将启动通知（与任务通知不同）发送给最初添加工作流的人员以及在关联表单第二页的“抄送”字段中列出的任何人。注意 添加自动启动的新工作流时，关联表单第二页上的“所有任务的截止日期”字段通常应留空，因为此处指定的任何显式日期值不会自动根据工作流每次启动的日期进行调整。有关详细信息，请参阅本文的“计划”段。段顶部2. 手动启动工作流权限说明 通常，必须具有“编辑项目”权限才能启动工作流。（默认情况下，“成员”组和“所有者”组都具有此权限，但“访问者”组没有此权限。但是，“所有者”也可以基于工作流选择要求启动工作流的人员具有“管理列表”权限。通过选择此选项，“所有者”基本上可以指定只有他们及

50、其他“所有者”才能启动特殊工作流。有关详细信息，请参阅本文的“了解”段。）启动工作流的两个位置您可以从两个位置中的任何一个手动启动工作流：从存储该项目的列表或库启动从项目内部启动，在创建项目的 Microsoft Office 程序中打开。（请注意，这必须是安装的程序，而非 Web 应用程序版本。）此段中的其余两个部分提供了两种方法的说明。段顶部3. 从列表或库手动启动转到存储项目（希望工作流在其中运行）的列表或库。单击项目名称旁边的省略号，然后在对话框中单击省略号以打开项目菜单，然后单击下拉菜单上的“工作流”。在工作流中：“项目名称”页面的“开始新工作流”下，单击要运行的工作流。在“更改工作

51、流”页面的初始表单中，执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。注意 在初始表单中执行的更改只会在当前工作流实例中使用。如果要执行在工作流每次运行时应用的任何更改，或者需要更改未在此表单中显示的工作流设置，请参阅本文的“更改”段。分配给更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。如果每次分配一个任务 按应分配任务的顺序输入姓名或地址。如果同时分配所有任务 姓名或地址的顺序无关紧要。如果正在将任务分配给 SharePoint 组织以外的某人 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的“完成”分区。Order请确保指定您希望的分配方式：应一次分配一个任务（串行），还是一次分配所有任务（并行）。有关使用串

52、行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的“计划”段。添加新阶段添加除刚才配置的阶段之外的任何阶段。要删除整个阶段，请单击该阶段的“分配给”字段，然后按 CTRL+DELETE。有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的“计划”段。展开组若要将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此复选框。（组中的每个成员都将收到任务通知，每个成员都有自己要完成的任务。）若要只将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的整个组，请清除此复选框。（组中的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组申请并完成单个任务。可以在本文的“完成”段查看申请组任务的说明。）请求此处包含的任何文本

53、都将包含在工作流发送的每个任务通知中。请不要忘记包括参与者可能需要的任何其他说明或资源，包括：疑问和问题联系信息如果适用，说明单个任务是分配给整个组还是分配给通讯组列表（可以在本文的“完成”段中查看申请组任务的说明。）截止日期和任务工期指定整个工作流的最终截止日期，和/或指定自分配任务时起完成每项任务所允许的天数、周数或月数。有关何时使用截止日期以及何时使用任务工期的详细信息，请参阅本文的“计划”段。抄送进行任何所需的添加或删除。请记住：在此处输入姓名不会导致分配工作流任务。因为要手动启动工作流，不管您是否在此字段中列出，都会收到启动和停止通知。按照所需方式在初始表单中进行所有设置后，单击“开

54、始”启动工作流。工作流将分配首个或首批任务，同时还会将启动通知发送给您和初始表单的“抄送”字段中列出的任何人。段顶部4. 从 Microsoft Office 程序手动启动在计算机上已安装的 Office 程序中打开项目。在打开的项目中，单击“文件”选项卡，单击“保存和发送”，然后单击要在该项目上运行的工作流。如果看到以下消息，说明工作流需要签入文件，请单击“签入”按钮。单击“启动工作流”大按钮。在“更改工作流”页面的初始表单中，执行要应用于此特定工作流实例的任何更改。注意 在初始表单中执行的更改只会在当前工作流实例中使用。如果要执行在工作流每次运行时应用的任何更改，或者需要更改未在此表单中显

55、示的工作流设置，请参阅本文的“更改”段。分配给更改您希望工作流向其分配任务的人员列表。如果每次分配一个任务（串行) 按应分配任务的顺序输入姓名或地址。如果同时分配所有任务（并行） 姓名或地址的顺序无关紧要。如果正在将任务分配给 SharePoint 组织以外的某人 有关包括外部参与者的详细信息，请参阅本文的“完成”分区。Order请确保指定您希望的分配方式：应一次分配一个任务（串行），还是一次分配所有任务（并行）。有关使用串行顺序和并行顺序的详细信息，请参阅本文的“计划”段。添加新阶段添加除刚才配置的阶段之外的任何阶段。要删除整个阶段，请单击该阶段的“分配给”字段，然后按 CTRL+DELETE。有关使用多个阶段的详细信息，请参阅本文的“计划”段。展开组若要将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的每个组的每个成员，请选中此复选框。（组中的每个成员都将收到任务通知，每个成员都有自己要完成的任务。）若要只将一个任务分配给在“分配给”字段中输入的整个组，请清除此复选框。（组中的每个成员都将收到任务通知，但任何一个成员都可以代表整个组申请并完成单个任务。可以在本文的“完成”段查看申请组