标准合同文本管理操作流程

1、 标准合同文本管理操作流程 文件编号：标准合同文本管理操作流程1目的本文件规定了XX农村银行（以下简称“本行”）标准合同文本管理操作的流程及控制要点，旨在加强标准合同文本管理，防范法律风险，维护本行合法权益。2适用范围本文件适用于本行权限范围内的标准合同文本的制定、修改、使用及登记管理等活动。省联社规定统一使用的标准合同文本不适用本文件规定。3定义、缩写与分类3.1定义1）标准合同：是指在经办业务和事务时需重复、频繁使用而预先拟定交易条件、确定合同格式条款，并于缔约时不容对方当事人就确定的条款进行协商和修改的合同。2）标准合同文本管理：是指根据有关的法律法规和规章制度，对标准合同文本的制定、修

2、改、使用及登记管理等进行规范、监督的行为。3.2缩写无3.3分类无4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责行长签署发布标准合同文本。风险管理委员会对标准合同文本进行审议。合规与风险管理部门1）对标准合同文本送审稿进行审核，并向外聘律师咨询意见；2）组织论证、征集意见；3）出具合规审核意见书，并及时与申请部门进行沟通；4）对修改完善后的合同进行复审，出具复审报告；5）对现有的标准合同文本进行登记管理；6）定期组织对标准合同文本的评价，并将评价结果及时通报给业务主管部门。外聘律师协助合规与风险管理部门对标准合同文本进行专业审查。各部门1）拟定标准合同文本送审稿，提交合规与风险管理部门进行审核；2

3、）负责对合同进行修订，并就审核意见及时与合规与风险管理部门进行沟通；对审核意见存在异议的出具书面说明材料；3）对签署发布的标准合同文本贯彻执行；4）对标准合同文本的使用进行指导和日常监测。5原则与基本规定5.1原则1）依法合规、维护本行合法权益原则。以本行名义使用标准合同文本应切实维护本行合法权益，并按规定程序经有权人签署,需要办理批准、登记或备案手续的，应依照法律和本行规定办理相关手续。2）归口管理原则。合规与风险管理部门对本行标准合同文本负有审查、监督和登记管理职能，各部门对本条线业务管理活动中涉及到的标准合同文本负有制定、修改、贯彻执行、指导使用和监督检查等职能。5.2基本规定1）各部门

4、、分支机构在标准合同文本使用过程中发现与法律法规、规章制度相冲突或有其他不妥之处，应及时向主管部门反馈。2）标准合同签订时，对于合同没有规定或者规定不详尽而需要特别说明的事项，可以在补充条款中加以规定，但不得与标准合同文本相关条款内容相抵触；另行签订补充协议的应在补充协议上单独加盖公章，并由双方法定代表人或授权代理人签章。3）各部门和分支机构应正确使用相互配套的主合同与从合同，并对合同进行编号，合同文本中对应或衔接条款应填写完整、准确，使主从合同衔接紧密。4）对于本行颁发使用的标准合同文本：a）如果需要修改根本不影响合同正常使用的个别文字，标准合同使用单位向合规与风险管理部门口头报告并征得同意

5、后修改；b）如果使用单位与客户协商，需要对合同个别条款作临时性修改与补充的，由合规与风险管理部门审定；c）如果由于当地法律、法规、政策的特殊规定，需要对标准合同文本条款作变通修改的，由主管部门修改，报合规与风险管理部门审定，其中涉及本行权益放弃、变更等条款以及涉及限制本行权利的有关条款的修改，由标准合同主管部门修改后，经合规与风险管理部门审核，报风险管理委员会审议，行长签批后方可使用；d）如果由于国家法律、法规、政策的变化，需要对标准合同文本作永久性修改，由合规与风险管理部门组织相关部门修改。6流程描述与控制要求阶段环节风险点6.1拟稿环节名称 : 拟定合同送审稿适用部门 : 相关部门;适用岗

6、位 : 经理岗;职责要求 : 拟定标准合同文本送审稿操作规范 : 1)各部门根据业务需求和管理要求，拟定标准合同文本送审稿，并应填制合规审核申请表（附件一）经部门经理签名后，报合规与风险管理部门审查。2)提交审查时应同时提交下列相关材料：a）依据的法规、监管政策；b）有关业务规定应当具备的文件；c）必要的情况说明或调（检）查报告；d）其他有助于审查的文件等。风险描述:送审稿制定过程中未充分进行调查和研究,导致缺少风险防范和化解措施、内容不符合内外部规定,造成损失风险。风险等级:中等风险控制措施:1）加强有关法律法规、规章制度的学习；2）形成送审稿之前应进行全面的调查和研究；3）提交合规与风险管

7、理部门进行审查时，应对本合同文本所涉及的风险、新增或修订背景以及所依据的相关法律法规和规章制度进行充分说明。控制部门:相关部门;控制岗位:经理岗;6.2组织修改环节名称 : 审查适用部门 : 合规与风险管理部门;适用岗位 : 合规审核岗 ;职责要求 : 对合同送审稿进行审查操作规范 : 1）根据法律、法规、制度的规定，开展审查工作，着重审查合同条款的合法性、有效性和完整性，双方承担的义务与享受权利是否平衡匹配，纠纷防范措施是否可靠及与具体业务管理制度办法的相符性等；2）若遇到重大不确定法律或政策疑问，应向有关权威或专业人士以及外聘律师征询意见，作为出具审核意见的参考。风险描述:因为审查人员过错

8、,导致标准合同文本潜在问题未能发现或修改意见不符合相关内外部规定,造成本行损失风险。风险等级:中等风险控制措施:1）加强有关法律法规、规章制度的学习；2）标准合同文本草稿提交审查前，参与前期调查研究，全面了解相关背景及风险环节；3）审查过程中，若遇到不确定法律或政策疑问，应向外聘律师进行咨询。控制部门:合规与风险管理部门;控制岗位:经理岗 ;合规审核岗 ;环节名称 : 协助审查适用部门 : 外部相关方;适用岗位 : 外聘律师;职责要求 : 协助合规与风险管理部门对标准合同文本进行审查操作规范 : 外聘律师结合标准合同文本修订或制定背景，协助合规与风险管理部门对标准合同文本进行法律合规性审查，提

9、出咨询意见。环节名称 : 征求意见适用部门 : 合规与风险管理部门;适用岗位 : 经理岗 ;合规审核岗 ;职责要求 : 广泛征求各部门、分支机构意见操作规范 : 1)将标准合同文本送审稿在全辖范围内公布并广泛征求各部门、分支机构的意见；2)对涉及重大问题或者主要内容存在较大争议的，应当组织标准合同文本起草部门、具体使用部门、外聘律师等其他相关人员进行论证，听取各方意见。环节名称 : 出具合规审核意见书适用部门 : 合规与风险管理部门;适用岗位 : 经理岗 ;合规审核岗 ;职责要求 : 出具合规审核意见书操作规范 : 1)合规审核岗根据咨询意见、征集意见以及论证结果拿出初步审核意见，经经理岗审核

10、同意后，出具合规审核意见书（附件二）；2)合规审核意见书表述要准确、清楚，不得使用含义不清、模棱两可的语句，避免产生异议和误解。环节名称 : 反馈沟通适用部门 : 合规与风险管理部门;适用岗位 : 合规审核岗 ;职责要求 : 反馈审核意见，并与申请部门进行沟通操作规范 : 合规审核岗应及时将审核意见反馈给申请部门，并就审核意见内容与送审部门进行交流沟通。环节名称 : 修改完善适用部门 : 相关部门;适用岗位 : 相关人员;职责要求 : 对合同进行修订完善操作规范 : 申请部门对审核意见无异议的，结合审核意见对合同进行修改完善；存在异议但经沟通后达成共识的，按照沟通结论进行修改；未达成共识的，应

11、形成文字说明材料，经负责人签字确认后交合规与风险管理部门进行复审。环节名称 : 开展复审形成报告适用部门 : 合规与风险管理部门;适用岗位 : 经理岗 ;合规审核岗 ;职责要求 : 进行复审，形成复审报告操作规范 : 合规与风险管理部门对申请单位提交的修改后的合同及相关文字说明进行复审，形成复审报告，经分管行长审定后报风险管理委员会进行审议。复审报告内容包括：合规与风险管理部门审核意见、合同修改情况、存在的分岐等。6.3发布环节名称 : 集体审议适用部门 : 风险管理委员会;适用岗位 : 委员会委员;职责要求 : 对标准合同文本进行集体审议操作规范 : 1）风险管理委员会根据合规复审报告及其他

12、相关资料对标准合同文本进行集体审议。2）委员会的召开，必须有全体委员三分之二（含）以上人员参加；审议事项必须经过全体委员过半数表决同意，方为通过。3）会议内容和结论要有完整记录，所有参加人员均在会议记录簿上签名。4）不通过的应说明原因退回申请部门，审议通过的交行长签署发布。环节名称 : 签署发布适用部门 : 行长;适用岗位 : 行长;职责要求 : 签署发布操作规范 : 标准合同文本经风险管理委员会审议通过后，由行长签署后发布施行。6.4后续管理环节名称 : 贯彻执行适用部门 : 相关部门;适用岗位 : 相关人员;职责要求 : 贯彻执行标准合同文本操作规范 : 1）各业务主管部门负责对本业务条线

13、涉及到的标准合同文本贯彻执行。2）各部门和分支机构在业务范围内必须使用本行规统一规范的标准合同文本。环节名称 : 日常监测适用部门 : 相关部门;适用岗位 : 全体员工;职责要求 : 对标准合同文本进行使用指导和日常监测操作规范 : 各部门负责标准合同文本的使用指导和日常监测工作，发现标准合同文本与有关法律法规、规章的规定相冲突或有其他不妥之处，及时向部门负责人提出新增或修改意见。环节名称 : 登记管理适用部门 : 合规与风险管理部门;适用岗位 : 合规审核岗 ;职责要求 : 对标准合同文本进行登记管理操作规范 : 合规与风险管理部门负责对标准合同文本进行统一登记管理；新增或修改的标准合同文本

14、应及时在标准合同文本登记簿（附件三）上登记备案。环节名称 : 定期评价适用部门 : 合规与风险管理部门;适用岗位 : 经理岗 ;职责要求 : 定期组织标准合同文本评价工作操作规范 : 1）新增和修订后的标准合同文本实行一年后，合规与风险管理部门应组织相关部门对标准合同文本进行评价，并将评价结果及时通报给业务主管部门；2）合规与风险管理部门每三年对现行的标准合同文本进行一次全面评价。7检查监督牵头检查部门检查内容检查频次报告路线检查结果利用各部门持续监测现行标准合同文本的条款是否与法律、法规等有关规定相一致。不定期开展主管领导修订完善标准合同文本合规与风险管理部门定期评价标准合同文本的合法性、适用性、全面性。一年一次跟踪评价；三年一次全面评价主管领导进一步规范标准合同文本管理内部审计部门是否规范使用标准合同文本。每年一次董事会或审计委员会持续改进8附件附件一：合规审核申请表附件二：合规审核意见书附件三：标准合同文本登记簿附件一：合规审核申请表申请部门申请时间 年 月 日缓急程度一般 急件 申请事项一、申请合规审核的内容、目的和要求二、申请审核材料及背景资料清单