采购管理守则及采购流程.doc

1、采购管理守则及采购流程.doc选购管理制度及选购流程选购管理制度及选购流程一、目的：标准公司选购流程,进步选购工作效率,从而为生产的顺当进展供应保障，并最大化降低企业本钱,为企业带来更大的资金支持。二、适用范围适用本公司范围内选购管理三、内容一总那么:为加强选购工作的管理，进步选购工作的效率，制定本制度。所四、制度细那么一选购需求的提请、选购需求流程如图:3、请购单应照实填写以下内容：请购的部门;请购的物品名；请购的物品数量;请购的物品规格；请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购物品的需求时间;请购如有特别需要请备注如定制刀具应注明规格;请购单填写人签字;请购的部门负责人签字；请购单的审核人签

2、字；财务审核人签字；公司总经理签字。、请购单及其提请规定请购单应根据要求填写完好、清楚，由公司领导审核批准后报选购部门。请购部门在提交请购单时应要求选购部签字接收，请购部门备份。涉及的选购物品种类、数量过多时可以以附件清单的形式进展提交,同时清单的电子文档也需一并提交。遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的状况，可以电话、邮件或其他形式请示，征得同意后提报选购部门，签字确认手续后补。假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品,申请部门必需作出书面说明。请购单用法公司规定的统一表单,请购部门有更改和补充的，应以书面形式由公司领导签字后报选购部。5、公司物资申请选购的提请部门公司生产经营所需

3、的原材料、生产设备、辅件及其他物品由生产部门提请。公司设备修理、维护所需的备品备件、修理工具等物品由生产部门提请。公司生活及办公的物品、固定资产或其他生活及办公工程由行政部门提请。公司各部门专用的物资由各部门自行提请。、请购单的接收选购部在接收请购单时应检查表单的填写是否根据规定填写完好、清楚，检查请购是否经过公司领导审批。接收请购单时应遵循无方案不选购、名称规格等不完好或不清楚不选购、图纸及技术资料不全不选购、库存已超储积压的物资不选购的原那么。联络仓库管理人员核查选购物资是否有库存,核对选购台帐看在途选购的物资是否满足选购申请。对于不符合规定和撤销的选购物资应准时通知申请选购的部门。7、请

4、购单的分工处理核对过的请购单，选购部应根据人员分工和岗位职责进展分工处理。对于紧急选购工程应优先处理。无法根据申请部门需求日期完成选购的，应通知申请部门。重要的工程选购前应征求公司相关领导的建议。8、选购周期的规定依据选购物品的金额、特性、地域规定相应的选购周期。请购部门应根据公司规定的时间提早走请购单的审批流程,以便选购部门能按时完成选购。选购部如未能按时完成选购任务时应向公司领导说明缘由。遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略。二询价及其规定询价请应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称,理解其技术要求,遇到问题要应准时与请购部门沟通。属于一样类型或属性近似的产品应整理、归类集中

5、打包选购。全部选购工程上必需向生产厂家或供给商挺直询价，原那么上尽量不通过其代理或各种中介机构询价。对于请购部门需求的物资或设备如有品质一样,本钱较低的替代品可以推举选购替代品。遇到重要的物资、工程或预估单次选购金额较大的选购状况,询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的根本状况,提报公司领导批准方可询价或发放标书。询价时对于一样规格和技术要求，应对不同品牌或公司进展询价。除固定资产外,依据单次选购金额的不同，选择供给商询价、供给商参加比价或招标选购的供给商数量也要不同。金额大的,公司相关领导参加监视。比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质和实力,具有供应或完成公司所需物资和

6、工程的力量。比价选购或招标选购应根据公司规定的表单格式或拟定完好的招标文件格式进展询价。在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。(三)比价、议价对厂商的供给力量,交货时间及产品或效劳质量进展确认。对于合格供给商的价格程度进展市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。收到供给单位第一次报价或进展开标后应向公司领导汇报状况，设定议价目的或抱负中标价格。重要工程应通过肯定的方法对于目的单位的实力,资质进展验证和审查,如通过进展实地考察理解供给商的各方面的实力等。(四)比价、议价结果汇总比价、议价结果汇总应根据规定的格式完好列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位

7、及选用理由，根据肯定挨次逐一审核。如比价、议价结果未通过公司领导审核应进展修改或重新处理。五)合同的签订及其规定1合同正文应包含的要素1、合同名称、编号、签订时间、签订地点。2、选购物品的名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认文件是合同不行分割的局部。3、包装要求,备品备件包装运输要求。、合同总额应含税，含运达公司的总价,特别状况应注明。、付款方式。6、交货期。7、质量保证期。8、质量要求及标准。9、违约责任和解决纠纷的方法。1、双方的公司信息。1、其他商定。(2)合同签订及其规定如涉及到技术问题及公司机密的,留意保密责任。拟定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低。如物品

8、订购数量较多且价值较大或难清点的状况时,务必请厂商派代表来场帮助清点。质保期肯定要明确从什么时候开头并应尽量要求厂商延长产品质保期。具体商定发票的供应时间及要求。针对不同的合同商定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分根据预付款、验收款、调试效劳款、质量保证金的挨次明确付款额度、付款时间和付款条件等。与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款。违约责任肯定要具体、详细。比价汇总相关表单巡签完毕前方可进展合同的签订工作。合同签定前应根据规定的格式对合同初稿进展巡签审查。合同巡签审查通过后应由公司领导签字,加盖公司合同章方可生效。签订的全部合同应准时报送财务部门。(六付款及合同执行(1)付款

9、流程选购物品到货检验并办理入库手续后,依据与供给商签定的期限，选购负责人核对选购帐目。备好各项资金审报材料。选购人对帐选购部审批副总经理财务部付款由选购部经理进展审批、审核。签字确认并上报上一级领导。由主管生产副总或总经理进展签字批准。财务部对上报的各项表单、材料审核无误，各级领导签字同意后。财务部执行付款。(2付款规定全部已签订合同付款时应参照公司财务报销流程及资金支出审批流程的相关规定执行。根据进度付款的选购工程必需确保质检合格方可付款。根据公司规定和合同商定到达付款条件的合同在付款时应按财务部要求填写相关资金支出、付款的审批表单,巡签完毕后提交财务部付款。财务部门在接到付款审批单后应在3

10、天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特别状况限延期付款的应准时的通知选购部并汇报公司领导。(3合同执行已签订合同由选购部工程负责人负责跟进，由选购部负责人进展监视，如出现问题,选购部应准时提出建议或补救措施,并准时通知请购部门及公司领导。已签订的合同在执行期间,应准时把握合作单位对于合同义务和责任的履行状况，跟踪并催促其保质保量，按时履约。合同在履行期间应根据上方商定严格执行合同，遇未尽事宜应准时协商并签订补充合同。七验收入库与退货(1)验收流程验收:选购负责人确定到货时间,提早通知申购部门做好检验预备,通知仓储部门做好入库预备。到货后验收包括物品数量、规格、质量是否合格等。入库：物品经

11、检验合格后,办理入库手续。仓储人员办理入库单据，另报财务部进展本钱核算。入库：物品入库,依据物品特性,支配好存储位置，并进展妥当保管。质检合格后的固定资产及效劳根据公司规定不入库。选购管理制度及操作流程(精)选购管理制度及操作流程一、目的为了进一步加强公司制度管理，健全企业选购管理制度,监视和掌握不必要的开支，保证选购工作的正常化、标准化,特制定此制度。二、工作程序(一选购原那么选购是一项重要、严厉的工作,各级管理人员和选购经办人必需高度重视。选购必需坚持“秉公办事、维护公司利益的原那么,并综合考虑“质量价格的竞争,择优选取。一般日常办公用品及其它消耗用品由综合办公室人员负责选购,需求时填写物

12、品申请单。原材料及设备的请购由各子公司或部门自行负责选购,需求时填写物品申请单或选购订单,入库时由选购的子公司或部门对固定资产进展编码,送综合办资产管理专员处备案。物料选购应尽量采纳月结方式为付款条件与供给商洽谈。单次选购金额在2000元以上的,有两名选购人员一同进展选购，单次选购金额在100元以上的有财务部派人一同进展采购。二选购申请需选购部门填写物品申请单，填写清晰物品的品名、规格、数量、需求日期及留意事项,经部门负责人签字确认后交由综合办事处，原材料及设备的物品申请单或选购订单交财务部审核。选购之前，选购经办人进展统一汇总选购原那么紧急选购时,由需求部门物品申请单或选购订单注明“紧急选购

13、字样,以便准时处理。假设撤销选购，应马上通知综合办公室或选购人员,以免造成不必要在损失。三选购流程选购经办人依据物品申请单或选购订单内需填写所购物品和数量进展估算价格原材料及设备的选购在选购之前必需把物品申请单或选购订单交到财务部进展审核，审核后报分管负责人或总经理审批后,方能给选购人员进展选购。选购物料订单和选购设备必需写上公司统一规定o单号报总经理审核后复印一份交与财务。(四选购经办人职责建立供给商资料与价格记录做好采内参市场行情的常常性调查询价、比价、议价及定购作业所购物品的品质、数量异样的处理及交期进度的掌握做好平常的选购记录及对账工作(五选购方式集中方案选购:凡属日常办公用品必需集中方案购置长期报价选购:凡生产用物料须选定供给协商定长期供货价格与供给商洽谈需两人以上进展，并对供给商评审(六选购设施物品申请表批准签字且到财务部备案后,办理借支选购金额或通知财务办进汇款手续选购人员按核准的物品申请表或选购定单向供给商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场选购全部选购物品进展入库和出库记录管理原材料和设备由进料检验部门或设备申请部门验收后合格,才能办理入库手续七选购付款方式物品选购无论金额多少,一律由经办人签字,部门负责人签字,财务经理审核,总经理核准签字前方可报销物料选购付款必需见供给商供应送货单