酒店采购部概述及组织结构

1、酒店采购部概述及组织结构第十章 选购部 第一节 部门概述及组织构造 一、概述选购部是负责酒店选购工作的职能部门。选购部在酒店统一管理下，依据实际工作要求，适时、适量、适价、经济合理地选购各部门所需要的物品，确保酒店经营活动的正常进展。选购部的选购工作，必需严格执行酒店的选购制度，严格根据选购程序办理，确保所采购物品的数量、质量、价格和交货期符合要求，并严格掌握选购本钱。选购部员工必需树立“一心为酒店的选购供给意识。二、组织构造 其次节 岗位职责及素养要求 一、经理挺直上级：财务总监挺直下属：选购主管岗位职责1、挺直对总经理和财务总监负责。主持选购部的全面工作。审批全部的选购单和订购单，确保各项

2、选购任务顺当完成。2、参加大宗商品及国外进口货物订货的业务洽谈并检查合同执行状况。3、指导下属开展业务，不断进步业务技能。4、熟识和把握酒店所需各类物资的名称、型号、规格、价格、用处和产地。检查购进物资是否符合质量要求，对酒店的物资选购负有领导责任。5、要按方案完成酒店各类物资的选购任务，并在预算内做到开源节流。6、负责本部门员工的业务培训方案的制定和施行，抓好员工的思想工作。7、有方案地组织部门员工参与学习。8、主持选购部的日常工作，协调选购部与酒店各部门之间的关系。9、完成总经理临时交办的各项工作任务。10、承受总经理和财务总监及本钱掌握经理的监视。素养要求根本素养：有高度的责任感和事业心

3、，不假公济私，不以权谋私，不泄漏业务机密；有较强的领导和协调力量；能独立指导部门运作；遵纪遵守法律。自然条件：年龄在30岁以上，男女不限。品貌端正，气质高雅，待人和气。男性身高米；女性身高米。文化程度：大专以上。外语程度：具有旅游酒店英语中级程度。工作阅历：具备3年以上酒店选购工作阅历，2年主管以上管理工作阅历。特别要求：熟识选购程序和选购内容；理解海关对进口业务公布的法规及国家有关税收政策；把握市场行情和酒店的供货渠道。二、选购主管挺直上级：选购经理挺直下属：选购员岗位职责1、编制每旬市场价格表，把握新的产品供给来源和季节性产品资料，准时供应给上司参考。2、负责与仓管部的联络，准时处理产品质

4、量问题和催促供给商准时送货。3、按上司指派，进展外出选购。4、帮助上司比拟供给商的报价和整理供给商资料。5、帮助上司审核供给商的发票、送货单、报价或订货单等。6、搜集选购样本或支配供给商示范。7、向上司报告有关货物运输途中的失误和损坏状况，并负责向有关方面申报赔偿或报关损耗。8、负责进口物品的报关工作，并支配提货事宜。9、协作仓库对物品进展验收，确保物品符合申购要求。10、负责下属员工培训，检查员工纪律，完成上级安排的其他工作。素养要求根本素养：遵纪遵守法律；有较强的协调力量；具备较高的工作责任感，不以权谋私，不泄漏业务机密。自然条件：年龄在25岁以上，男女不限。品貌端正，气质高雅，待人和气。

5、男性身高米；女性身高米。文化程度：大专以上学历。外语程度：具备中级英语程度。工作阅历：具备5年以上酒店工作阅历及2年以上选购工作阅历。特别要求：熟识选购程序和选购内容。三、选购员挺直上级：选购主管挺直下属：无岗位职责1、依据选购申请单或仓库补货单选购各部门所需的物品和食品。2、力争使酒店所购的产品价平物美。3、对不符合要求的产品，负责办理退货补货或调换。4、与有关供给商保持良好关系。5、负责到机场或火车站装运进口或外埠的来货。6、帮助仓库搞好物品入库的验收工作。7、准时向上司报告有关产品和价格的最新行情。8、做好每天现金或支票选购的报销工作和结算工作。9、主动参与培训，遵守酒店纪律，保持与酒店

6、有关部门的良好关系，完成上级安排的其他工作任务。素养要求根本素养：遵纪遵守法律，有自我约束力，不以权谋私，不假公济私，不吃回扣。自然条件：年龄在25岁以上，男女不限。品貌端正，身体安康。男性身高米；女性身高米。文化程度：高中以上学历。外语程度：具有初级英语程度。工作阅历：具备3年以上酒店选购工作阅历。特别要求：对工作仔细负责，勇于克制困难。四、选购文员挺直上级：选购部经理挺直下属：无岗位职责1、依据部门经理要求，草拟各类报告并打印、发放。2、做好酒店内部各类文件和有关选购申请、合同等资料的整理、归档工作。3、做好有关会议记录。4、负责申领部门内文具和员工餐券的发放工作。5、帮助上司做好与各部门

7、的联络工作。6、负责部门员工的考勤工作。7、整理每天的选购单和收据等，并编制每周进货汇总表。8、帮助经理落实有关进口货物的书面申报工作。9、主动参与培训，遵守酒店纪律，完成上级安排的其他工作任务。素养要求根本素养：遵纪遵守法律；具有高度的责任感和事业心；具有肯定的公关力量。自然条件：女性；年龄在20岁以上；品貌端正，身体安康。身高米。文化程度：大专以上学历。外语程度：具有中级英语程度。工作阅历：1年以上酒店工作阅历。特别要求：熟识选购程序和各个选购环节；有很好的文字表达力量；会用法电脑。第三节工作程序及标准一、选购工作根本程序1、全部的选购申请应尽量通过库房来提出。全部的选购任务都由选购部完成

8、。2、全部选购的物品包括效劳合同要由3个竞价中选出，假如没有3个竞价，选购部必需说明缘由。3、选购部要对所购物品的质量及价格负责，并保证物品按选购申请单上的日期供货。4、假如提交选购申请单或订货单后，价格上涨，选购部要查看其他供给商的价格并报知成控经理，最终由财务总监和总经理打算、批准。程序：选购工程受权申请人单据/文件食品总厨/食品库管理员市场单/食品和饮品申请表干货总厨/食品库保管员食品单饮品酒水库保管员饮品单物品物品库保管员选购申请单工程备件工程部选购申请单固定资产申请部门选购申请单修理等效劳工程申请部门备忘录及有关所需效劳的说明挺直选购申请部门选购申请单除工程、固定资产和修理等效劳工程

9、以外，全部部门申请购置的食品或物品都必需得到大厨或库房保管员的审批和确认，大厨和库房保管员要保存各部门申购物品的有关单据，假如库存缺乏或缺货，只有大厨和库房保管员可以挺直向选购部拉交选购申请单，并在单上注明目前库存量和平均消费量。不同物品选购程序如下：a食品的选购、市场单日需食品的选购，由食品库保管员提单市场单，一式三联，必需填写库存量和所需订购数量，然后送交大厨，由大厨检查订购数量，必要时作删减或增补，选购部门依据此单查找最合理的价格并填在市场单上，市场单一联送到收货部以确认所购食品；当收到所购食品后，收货员将票和市场单一起送到计财部。b干货选购、食品单干货的选购食品单和食品选购程序一样，每

10、周选购一次。食品单的一份由食品库保存，其他两份分别送到选购部和收货部。c饮品的选购、饮品单饮品单由酒水库保管员填写目前库存量和需要订购的数量，然后将此单送到成控经理处审查，由餐饮部经理批准，一分由酒水库保管员保存，另外一份送到选购部下订单，酒水库保管应依据库存量和营业消费状况，每周有方案地进展一次订购。d物品选购、选购申请单为了统一管理和发放，除库里没有的东西以外，各种物品的选购都必需通过物品库。当库存量低于正常标准时，物品库保管员要填写物品选购申请单，并由库房经理签字。假如是厨房用品，订购数量需大厨审定，选购部依据物品的数量、质量、价格、发货期等因素，推荐适宜的供给商，填好的表格送到财务总监

11、和总经理处认可批准，依据批准后的申请单，选购部填写订购单，订购单按号码挨次发放，并记录备案，订购单一式五份，并按如下挨次分发：原件白色供货商其次联粉色购货应付款第三联蓝色收货部第四联绿色申请部门第五联黄色选购部订购单和批准了的申请单一起送单财务总监和总经理处作最终审定。e工程用品的选购工程部要在选购申请单上注明所购零配件，电线和灯泡等需订购物品的品名选购部要供应3个不同供货商的报价，并填写在申请单上，其中一个价格来自代理商，另外两个来自经销商，然后送到总经理处批准。申请单批准后，选购部要填写订购单，并与申请单一起送到财务总监和总经理处报批。f固定资产的选购全部固定资产工程的申购表先由部门领导审

12、批签字然后送到计财部检查，申请部门必需写出购置理由，申购表由财务总监审后送到总经理处审批，假如某些工程金额超过人民币2,000元，还要送董事会财务审批。g效劳合同效劳工程修理和修理，先由工程部写出报告备忘录，在报告中应写明效劳的性质，缘由以及效劳的规格，申请效劳的备忘录送到选购部以猎取3个不同的报价，并填写在备忘录上，然后再送到总经理处报批，批准后，选购部要填写选购单，和申请备忘录一起送到计财部和总经理处最终审批。h挺直选购物品、选购申请单挺直选购的物品是库存没有的东西，这样选购的物品挺直从收货部送到申请部门。申请挺直选购，部门领导要从库房保管员那里取选购申请表，并填写缘由，所需数量及其他详情

13、，此表送选购部，选购部要供应三个不同供货商的价格，填写好的表格再送到总经理处审查批准，接到批准的申请表后，选购部要填写选购单，和批准了的申请表一起送到财务总监和总经理处最终审批。1、选购单pr 单流程图 2、订购单po 单流程图 1 天以上程序仅限于正常状况下的选购，急购不经以上程序。选购部工作流程图二、酒店物品选购程序1、酒店物品多属于低值易耗品。例如清洁剂、洗涤用品、印刷品、棉织品、效劳用品、瓷器和玻璃器皿等。这些均由财务部的库房出具选购单，选购员依据pr单报出三家供给商的价格，再选出质量上乘和价格合理的一家。选购经理审批后，交财务总监和总经理签字后做po单。po单的签字程序与po单一样。

14、2、po单在总经理签字后，方可订货。3、申领部门购杂品时，缺乏500元可用现金支付。4、需外出购物时，填写派车单。5、如某些工程单价金额超过2000元，选购单需送交业主财务部门批准。6、所购商品在验货时发觉问题准时与供给商联络，办理退换手续。三、工程物品选购程序1、工程物品选购包括低值易耗品和固定资产。低值易耗品包括机器的零配件、油漆、灯管、盐、砖瓦灰砂石、五金电料配件、水暖器材、制冷配件、各专业工具、工程机械和厨房机械配件等。2、选购员在接到pr单后，查找三家报价。pr单和ro单程序一样。3、工程物品购回后交工程指定人员收货并签字。4、所购物品单价金额超过2000元，要申报业主财务部门批准。

15、四、食品选购程序1、选购员依据食品库供应的市场单由行政总厨签字后，将价格填在市场单上，然后订货。到货期限为3天。2、选购员依据酒水库供应的饮料单由财务成控经理和餐饮部经理签字，将价格填在饮品单上，食品3天内到货。3、选购员依据各个厨房供应的食品名目表1、2由行政总厨和中方总厨共同签字，选购员填写报价并在其次天到货。4、全部食品报价提早一星期由选购部、行政总厨和财务成控签字。5、蔬菜、水果、鲜肉类、鲜禽类每周报价一次。6、中西餐调料、水产、冻肉类、冻禽类、酒类、饮料每月报价一次。7、依据酒店临时出现的特别状况，急活急办。8、所订货物如有问题，准时办理换、退手续。9、进口洋酒类、烟类必需从国家指定的烟酒公司购入。附：选购部有关管理表格食品饮料申购单food & beverage requisition部门 section 编号no: 日期date:餐饮部经理饮料部经理经手人f&b manager bar manager handling by_大酒店_hotel编号选购申请单purchase requisition 日期date:推举供货单位suggest