cop-0401文件记录控制程序

1、1.目的通过对与公司质量管理体系有关的文件（包括适当的外来文件，如适用的国家、行 业、地方标准、法律法规、客户技术文件等）的控制，确保其有严格的分类编号、编制、 审核、批准、评审、发放、保管及更改得到有效控制，使公司的各项工作均能够依拯正 确的指示进行。2. 适用范围适用于公司所有质量管理体系文件和其它与质量有关的文件的控制，文件可以是任 何媒介形式，如书而文件、电子文件等。3. 引用文件3.1质量手册qm4. 主要职责和权限4.1文控：负责公司质量管理体系文件和其它相关文件的收集、分类编号、整理存 档、保管、发放及其它相关工作，监督执行和公司所有记录/表格的管理。4.2各部门：负责本部门文件

2、的控制，对本部门记录的领用、收集、整理、标识、 归档、贮存、保存。5. 程序5.1文件的编制、审核与批准按下述规定执行：文件类别编制批准质量手册管理者代表总经理程序文件部门负责人经理/管理者代表技术文件/作业指导书责任部门部门负责人5.2文件的分类和编号公司所冇已审批生效的质量手册、程序文件、技术文件/作业指导书、记录表格由文文控统一编号，编号方法如下：2)cop-nn 该标准章节的程序文件序号，如01iso标准章节号（如4.章用04表示）公司程序文件3)wi-agg- 口该作业指导书在某部门序号部门代号作业指导书4)qr-aaa-aaa该表格在某部门序号部门代号记录5）部门代号如2eng p

3、rd工程部 制造部hr人力资源部pmcqcpmc部品管部6）各部门亦可根据需要自行制定文件的分类和编号工作指示。7）部门序号由各部门自行制定。5.3质量管理体系文件的有效性控制5.3.1质量管理体系文件分为受控原版、受控副本、非受控副本（参考文件）。1）受控原版为不加盖印的签字原件，仅作为复制用途。2）受控副本为受控原版的复卬件，加盖红色“文件受控”印章，作为公司使用 的合法文件。公司不允许使用“文件受控”印章变黑的非法复印件，以确保质 量管理体系文件更新时能够从发放或使用场所撤出失效或作废的文件。3）非受控文件副本为受控原版的复印件，加盖红色“参考”印章，作为提供给顾 客或公司以外人员使用的

4、合法文件。公司内部不允许使用加盖红色“参考”印 章的文件。5.3.2为确保文件的有效性，公司采用版次控制最新冇效版次。版次采用字母加数 字方式，如ao、a1, bo、b1等，表示第一版a版未经修改、a版第一次小改、b版 未经修改，b版第一次修改，以此类推。版次超过5次转换为下一个版本，如a5修订 后转换为b15.3.3文控应制定质量手册、程序文件的文件控制清单，确保各部门使用最新有 效的文件。当质量管理体系文件更新时，相应的文件控制清单应及时更新。5.4质量管理体系文件发放5.4.1文件发放由文控将文件复印，加盖红色“文件受控”卬章，填写文件发 放回收记录统一发放，同时让接收人在文件发放回收记

5、录上签字。5.4.2记录空白表格作为规范填写方式的文件，其发放由文控按质量记录一览 表，进行统一管理和控制，不需要再加盖印章。5.5质量管理体系文件的保管和借阅5.5.1质量管理体系文件的受控原版由文控负责统一归档保管。质量管理体系文 件的受控副本由各部门持有人负责保管。5.5.2如公司内部员工需要暂时借阅某种质量管理体系文件，填写文件借阅屮 请表，经管理代表批准，到文控或相关部门办理借阅和归还手续。5.6质量管理体系文件的更改5.6.1在公司质量管理体系运作过程中，各种因素均可导致质量管理休系文件的更 改，其更改原因、更改内容由相关人填写文件更改申请单，交相关部门 会签，管代或其授权人批准，

6、部门负责人依据文件更改屮请单对原文件 进行更改。5.6.2质量管理体系文件的更改必须经过审批，以保证修改之适宜性。5.6.3文控接到己审批的更改文件后，应更新受控原版，复印更改的质量管理体系 文件并加盖红色“文件受控”印章后，按文件发放回收记录换回作废旧 版，发放新版。5.6.4质量管理体系文件的非受控副本不受管理体系文件修改的控制。5.7质量管理体系文件的作废对于己作废的质量管理体系文件原版，由文控统一保管，加盖红色“报废”印章。 作废的质量管理体系文件受控副本由文控加盖红色“报废”印章，统一销毁。5.8外来文件的管理本公司外來文件指适用的国家、行业、地方标准、法律法规、客户技术文件等。5.

7、8.1编号外来文件以原文件编号为准，无编号时，由文控按接收时间先后为准进行登记。 编号原则为接收年份+流水号。5.8.2外來文件的冇效性控制1）外来文件如适用的国家、行业、地方标准、法律法规等，由相关人员确定其有 效性，文控加盖红色“文件受控”卬章，并登记有效外来文件的清单。客户技术 文件，由工程部审查其冇效性，并分别登记文件控制清单。2）文控应通过相关政府部门、图书情报中心及互联网等途径每年至少跟踪一次最新冇效版本的外來文件，及时获取、更新和发放最新版本外來文件，确保公 司使用的外来文件为最新有效版木。5.8.3外来文件的发放原始外来文件由文控保管，并根据各部门需耍编制文件发放回收记录表 发

8、放，同时让接收人签收。5.9电子文件的管理5.9.1质量管理体系类电子文件由文控负责存盘、定期备份，加设密码和权限，任 何人不得私自下载。5.9.2技术类电子文件由工程部负责存档、定期备份、刻录光盘，加设密码和权限, 登记文件控制清单。拷贝、下载受控的电了文件必须得到部门负责人或总 经理及其授权人，任何人不得私自拷贝、下载。5.9.3其它类电子文件由各部门自行负责存盘、定期备份，加设密码和权限。下载 受控的电子文件必须得到部门负责人或总经理及其授权人批准，任何人不得 私自下载。5.9.4作废的电了文件由文控或各部门确认并更新，存放至有“作废”标识的文件 夹中，保留一定期限后经部门负责人批准后删

9、除。5.10记录的标识和编口5.10.1记录/表格的名称、编号由文控负责编制，确保每种表格均有唯一的名称和编号。外购的空白表格采用原表格编号或不做表格编号要求。5.10.2公司所有记录的空白表格由文控统一管理，并编制记录一览表，随空白表格-起发给各部门，各部门必须按规定使用。5.11记录的收集、归档、检索、贮存及防护5.11.1填好的记录/表格由各部门按记录一览表中规定的归档时限，定期收集 并按类别分别装订成册，并填写部门档案管理放在首页，同时按编号或时间顺序存放，以便检索。5.11.2各部门在接收记录吋，应注意检查表格项口填写是否齐全，确保所接收的 记录有效，否则有权拒收，退冋重填。5.11

10、.3各部门应将记录保存在适宜的环境屮，防止记录被更改、丢失或破坏，并 三个月进行检查一次。必耍时应采取防潮、防鼠措施，确保记录的完好。5.12记录的查阅、保存期限及过期的处理5.12.1文控负责编制记录一览表，规定保存期限和其它需注意事项。必要吋, 记录一览表应予以更新。5.12.2原则上公司记录保存期限为三年，有特别规定的记录除外。5.12.3部门以外的人员需要查阅记录时，须经部门负责人同意，由指定人员协 助查阅，防止记录被损坏或更改。5.12.4当记录超过规定保存期限时，由部门负责人与文控协商，决定是否继续 保存或销毁，并统一处理。5.13记录空白表格的增加、更改5.13.1各部门可根据实际工作的需耍，增加或更改现有的记录空白表格，由使 用部门提出申请，具体按照文件控制程序执行。5.13.2文控在收到经过审批的新的空白表格后，应及吋撤回作废i口有的记录空 口表格，同时发放新的空口表格。5.13.3对新增或取消记录空白表格的情况，文控述应更改记录一览表。5.14其他要求5.14.1使用记录空白表格的人员应清楚地填写表格中的各项内容，需要签名时 应严格按要求执行，确保记录完整、准确、清晰，如实反映实际情况, 如有空口需做标识，公司所有记录不可用铅笔填写。5.14.2文控应利用各种机会，每月一次或不