文件控制管理程序

1、文件控制管理程序1.目的对质量体系有关的文件，进展掌握管理，确保有关场所用法的文件，均为有效版本。2.范围适用于本公司与质量体系有关文件的掌握管理，包括电子媒体的文件。3.相关文件无4.职责4.1总经理负责质量手册的批准和发布。4.2管理者代表负责除质量方针目的、质量手册以外的批准及发布。4.3各部门主管负责本部门编制和供应的文件的审核。4.4各部门经办人员负责各类文件的编制、搜集包括外来文件和统计。并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。4.5行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁包括外来文件等管理工作。5.工作程序5.1行政办公室负责制订文件掌

2、握管理程序，相关部门程序要务实施。5.2文件掌握的流程。5.3文件的分类5.3.1质量手册-是本公司质量体系描绘的纲领性文件。5.3.2程序文件-是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。5.3.3其他管理性和技术性文件第三层次文件-如管理性的有：规章制度、管理办理、各种管理标准、工作方案、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测标准、作业指导书、操作法规等。5.3.4外来文件等-国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客供应的工程标准等，被本公司搜集引用的文件。5.4文件的编写导那么5.4.1本公司的各类文件都必需有

3、：标题、编号、拟编写人、审核人、批准人的签名方为有效。文件必需要有版本、修改码和名目及最新状态清单。外来文件被采纳必需要有供应部门领导的认可签名。14页5.4.2质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，质量手册由管理者代表审核，总经理批准。程序文件由相关部门经理审核、管理者代表批准。5.4.3研发部门负责编写技术文件，包括产品标准、技术图样、工艺文件、选购、标准、检验和试验标准、工序掌握大纲、工序操作标准、设备维护和操作标准等。部门经理批准。5.4.4质量手册的编写5.4.4.1手册的编号方法：ws/ qm xx手册更换挨次号即板序a.b.c版时分别以01.02.03.04挨次号表示表示质量手

4、册企业5.4.4.2手册的构造1手册由概述局部、正文局部和附录三局部组成。a.概述局部：封面、名目及最新状态清单、批准施行令、修改履历、手册的管理和说明、术语、企业概况等。b.正文局部：按iatf16949-2016版的标准表达五大局部一个要求四个过程的体系控制要求。正文的每个局部应具有以下构造：1.目的-采纳本过程的目的；2.适用范围-本过程在体系中适用的领域；3.职责-完本钱过程施行掌握所设计的责任者；4.程序概要-本过程施行掌握的主要活动内容；5.支持性文件-对本过程施行掌握活动的详细的遵循途径的文件。c.附录：1.质量记录一览表。2.本手册各章节月标准各章节的对比表。3.程序文件清单等

5、。a.应明确质量体系建立的标准根据。b.应明确质量体系掩盖的产品范围。c.应说明体系所包含的管理过程及过程之间的互相作用和关系。d.按标准要求，本公司体系所要删减的详情及其合理性的说明仅限第七章。5.4.5程序文件的编写5.4.5.1程序文件的编号方法ws/ qp xx表示程序文件所属局部中的次序表示程序文件属五大局部中的哪一局部表示程序文件企业14页5.4.5.2程序文件的构造1目的-采纳本程序的目的。2范围-该程序所包含活动的领域。3相关文件-该程序所引用的设计的文件。4职责-该程序所设计的责任者。5工作程序-该车工女婿质量活动所应遵循的途径。6记录和报告-该程序活动施行后所证明的见证记录

6、。7附件：需要时5.4.5.3程序文件的首页格式和续页格式编号程序文件版本：a 第页共页5.4.5.4程序文件编写时的留意事项：a.规定的职责在质量活动中都应有表达。b.每项活动的各个环节都应有人担当责任。c.全部活动都可有验证有效性的方法，都应有记录。d.活动的描绘要表达5w1h为什么、做什么、怎么做、何地做、谁来做留意规律性和可操作性。5.4.6其他管理和技术文件即第三层次文件的编写5.4.6.1本公司已有的管理和技术文件一般连续延用已规定的编制及编号方法，只要与本导那么不冲突，也连续采纳，文件保持原状态，不重新编写。5.4.6.2出于施行质量管理体系而要新增的第三层次管理和技术文件时，或

7、已有的第三层次文件需要新修订时可用如下规定。a.文件编号方法ws xx-xx该文件的挨次号文件属性技术的用js，管理的用gl企业b.文件的构造一主题和适用范围二工作内容和要求三应用的表示和必要的记录5.4.6.3文件的首页和续页格式4-1-3ws/qp-1 文件掌握管理程序版本：a 第5页共14页b逐页格式：修改码：编号文件名称版本：a 第页共页5.5文件的掌握5.5.1各类文件的版序和状态掌握5.5.1.1为了文件的有效性进展识别，必需实行版序掌握。即对质量手册、程序文件及其他管理性和技术性文件都要标明版本。版本以大写英文字母a、b、c、d-表示。修改码以版本号和修改次序号以小写英文字母a、

8、b、c、d-表示相接个来表示。如aa 、ab 、ac 、ba 、bb、bc以此类推。这样的修改码既表达了版本，又表达了修改次序。文件第一次发布尚未有修改时以ao、bo、co-表示。文件如有封面，封面和文件上只需表示版本，不标修改码。修改码只在文件的修改履历上和修改通知单及最新状态氢弹上表示。装可大大简化更改文件中的工作，又能节省纸张。5.5.1.2文件的名目和最新状态清单掌握。a.每份文件入档前由编制部门编写文件名目，以便查阅，并编制“最新状态清单b.每份文件一经旧该，必需在“最新状态清单中得到反映，不断地更新“最新状态清单c.“最新状态清单的编制，可视不同的文件而顶，可作单独一个文件编制，也

9、可综合汇编，或依据名目的编写。“最新状态清单“和名目放在一起是最简洁的方法。能做到一目5.5.2.1全部文件和资料在形成正式稿后交办公室入档经审核、批准以后，均需按规定的分工到办公室办理入档手续。办公室应马上使办理登记，记录在“文件入档登记表“ws/qp4-1-01。文件和资料的供应部门对其正确性负责。5.5.2.2全部入档的文件和资料均为受控文件，经登记的原版文件和资料存放在档案料柜中作出标识，不外借和外发。发给文件时均制作复印件发放。5.5.2.3入档的原版文件保管部门办公室必需分门别类，排列整齐。做到查找便利，防止误用和错用。并必需存放于防霉、防潮、防盗、防火等平安良好的橱柜内，以免损坏

10、。并由专人负责。保管人员应负责日常检查，发觉问题准时处理。5.5.2.4因工作需要，需临时借阅文件和资料的人员，需经保管部门负责人批准，填写“文件和记录查阅单“ws/qp44-1-02在规定的期限内归还，到期不还的由办公室文件管理员收回。14页5.5.2.5电子媒体形式的文件，归档和保管方式一样，并视状况必要时。需制作备份，以免丧失。5.5.2.6文件按“受控“和非受控“二大方式掌握。除质量手册“向顾客供应时作为“非受控文件发放外，其余文件都属“受控文件。非受控文件发放时也应登记。5.5.2.7需特殊存档的文件，必需保存十五年。在任何状况下不得销毁。 5.5.3文件的领用和发放掌握5.5.3.

11、1文件按领用或规定进展发放时，入档保管部门必需在“文件发放/收回登记表ws/qp4-1-03上作记录，并在发放的文件上盖上“受控或“非受控红色印章，在印章上写上发放部门的代码，以便必要时文件追溯。其形式如下： 5.5.3.2程序文件发放给各部门的以“程序文件的合订本发放。给需要的岗位或个人，以单行本发放。其他文件依据实际需要发放。做到需要的地方肯定要有文件，且必需保证全部用法文件的场所，均为最新有效版本。要确保文件的清楚、干净和完好。任何人不得在文件上乱改乱涂。用法部门，应有在用文件的清单也可用ws/qp4-4-01表示作记录。5.5.3.3全部文件不得自行复印。如出现黑色“受控、“非受控印章

12、的文件确定是复印的，均为非法文件，出现问题由复印者负责。管理部门和领导如有发觉，要准时没收，必要时要追究责任。5.5.4文件的更改，收回和销毁的掌握5.5.4.1文件需要更改时，更改者用填写“文件更改通知单ws/qp4-1-04由原制订文件的部门进展更改，审核和批准。5.5.4.2文件的更改每次应标识其“修改码，方法按本程序第5.5.1.1条施行。 5.5.4.3如修改的内容，对其他文件产生影响时，应同时准时进展修改。5.5.4.4全部被更改的原文件必需从用法处全部收回，同时按规定发放更改后经批准的新文件，以确保文件的唯一有效版本。5.5.4.5收回旧文件时，应作好记录，记录在原“文件发放/收

13、回登记表的收回一栏内，并在收回文件的每页上加盖“作废红章“，以免混用或错用。如需要保存一份留作参考的，那么需在文件上加盖保存“红印章，并附条写明保存缘由，隔离存放，防止非预期用法。5.5.4.6收回旧文件应与销毁，相关部门在销毁时填写“文件和记录销毁申请单“ws/qp4-1-04。5.5.4.7“质量手册设为更改履历“页。故全部质量手册内容的修改均应在此更改履历“页上作出记录，并在文件的最新状态清单上也得到表达。并在此两单上有修改码表示次数，便于修改的追溯。5.5.4.8在每个程序文件前也设置一个同样的封面和修改页ws/qp4-1-05，该文件的每次修改均应在该页上作出记录。程序文件的最新状态

14、清单，也应在程序文件汇编名目上14页5.5.5外来文件的掌握5.5.5.1外来文件出各相关部门搜集供应。包括国家标准、国际标准、各类检验规程、设备校准规程、有关的管理和技术文件等。供应时用识别其可用性和有效性，并经部门领导认可入档。5.5.5.2供应的部门应跟踪外来文件的有效本本准时更新，掌握管理纳入本程序管理轨道。5.5.5.3当顾客供应工程规程时，必需按顾客的时间方案，准时进展评审。并在不超过两个星期内，进展分发和施行。同时更新全部相关文件。保存每项更改在试生产中施行的日期的旧路，记录在“工程标准更改和施行记录ws/qp4-1-07上。5.5.6文件的评审和再批准5.5.6.1各级文件的管理人员，应随时检查文件的有效性，并确保文件的清楚，干净和完好，不得乱涂、乱改、乱画。5.5.6.2每年年底或年初，由管理者代表组织各部门文件管理人员对文件进展依次全面评审，以确定文件是否需要更新，需经再次批准按5.5.4条执行6.记录和报告6.1文件入档登记表