询盘信的写作步骤

1、第一节 The Steps of Writi ng In quiry Letters 询盘信的写作步骤进出口交易通常先从市场调查开始，然后建立业务关系，在建立了贸易关系后， 买方往往会提出询盘，询问一些有关预订货物的细节问题，如：价格、目录、交货日 期及其他条款。在询盘时，买方应认真考虑向哪些地区发出询盘以及在同一地区要与 多少供货人进行联系。而卖方在收到询盘后则应立即给予答复，以使买卖成交。因此， 询盘是商业谈判中实质性的第一步。询盘，又称为询价，可以分成两种。一种只询问价格，索取商品目录或样品，被 称为一般询盘（Gen er al Enq uiries）；另一种询盘则包括特定商品的各项交易

2、条件， 被称为具体询盘 （Specific E nquiry）。一般询价并不一定立即接触具体交易，一般属摸底性质。其内容包括：1 .请寄某种商品的样品、目录和价目表。2 .探寻某种商品的品质、数量、价格、交货期等等。具体询价实际上就是请求对方报盘。也就是说，买方已准备购买某种商品，或 已有现成买主，请卖主就这一商品报价。询盘信的具体写作结构如下：1 . 介绍信息来源或提一下上一 封 信等;（In troductory st atem e nt of r eso u rces ofinf ormati on or previous l et ter , etc.）情景搭配用语：U sef ul

3、ex pressionsWe know your company through the courtesy of （通过我们 知道贵 公司。）We are a compa ny d eal i ng in （我方公司经营）We write to in form you that we are in ter ested in （兹写信告知我们对感兴趣。）We have p l e asu re in in f o rm i ng you that we （很高兴告知我们）2 .具体的询价（比如要求对方提供什么信息和服务等，这一部分要写得具体、清楚）;（Specif i c enq uiry, e

4、. g. w hat inf ormati on or s erv i ce d o you n eed t h e reader t osupply, etc. This part should be speci f i c, clear）情景搭配用语：U sef ul ex pressionsI f you can quote u s a f i rm offer for w e shall ap preci ate i t （如能报 最低价 我们将不胜感激。）W e will be p l eased t o h av e your offer （我们很高兴你方 的报价）Y our q

5、u ot at i on for t he fol l o w i ng will b e h i g h l y ap p r eci at ed.（你方 对下 列 商 品 的 报价将不胜感激。）3 .表示合作愿望 （Wish to cooper ate）We would like very much to cooperate with you.（很高兴与你方合作。）Should your price w e intend t o p l ace a large order with you.（ 如 果你 方 价格 我们打算与你大量订货。）We appreci ate you r co-op

6、erati on.（感 谢你方 合作。）第二节 The Pri nciples of Inq uiry L etters询盘信 的写作原则询盘信要写得清楚、直截了当、切入主题、具体、语言要礼貌得体。询盘信的目的是询问事情，例如询问报价，索取目录，产品信息，根据询问的内 容，写作也是千差万别的。但是不管你的目的是什么，如果根据下面的写作原则去写 的话，你的询问肯定会得到好的回复。具体 PRECI SENESS在你开始写信之前，要了解你想要什么。例如，如果你需要一个公司产品的说明 和价格，你应该按照这个目的去陈述。记住有的公司可能只卖一种产品，可能只有一 个产品目录，但是另一个公司可能卖很多产品，

7、可能有不止一个目录表，这样你就应 该说清楚具体的要求。你需要所有产品，还是那一种产品。例如：Pl ease send m e complete descri pti ve inf ormati on and cur re nt p r ices of the offi ce eq u i p m e nt and supplies a vai l ab l e from your co m p a ny. ”（请寄 给我你公司可以提供 的 办公设备的完整信息和现价。）如果你在信中询问一些信息，列出你需要对方回答的所有问题，以便读者明白你 需要什么并做出相应的回复。例如，如果你们公司想在交易会展

8、出产品，你肯定需要 询问一些具体问题，如地点、展位、费用、规模、摊位费、幻灯以及其他需要的设备 等等。合理 REASONABLENESS避免问一些涉及保密的问题。如果对方可能会对你的询问产生疑问，应该简要说 明一下你的原因。例如，如果你是受到报纸或杂志广告宣传而进行询问的，说明出版商的名称和日 期。所有的组织都希望了解他们是多么有效，你通过提供这样的信息告诉了他们，他 们会很感激。例如：Please send m e a copy o f M od er nizing Y our K i t ch e n, t h e f ree b ookl et mentioned i n your ad

9、 vert i se me nt in the June 1 4 issue of The Daily N ew s. （请给我寄一份使你的 厨房现代化”，一一你们6月14号每日新闻的广告中提到的免费手册。）客气 COU RTESY用简单的礼貌的语言说明你的要求。尤其要避免命令的、很长的、要别人领情的 处。迅速准确地写清楚你需要读者提供什么。例 如，如果你询问不同的事情或者问不 同的问题，就列出来。如果你需要对方做一个问卷，就随信附寄一个写好的贴上邮票 的信封。感谢 A PPRECI ATION以某种方式表达你的感谢但是不要事先感谢读者。说“ha nkyou "或“ha nkyou

10、i n ad v a nee "可能会使读者有必须尽义务的感觉，听起来像命令。第三节 Text Expla nati on and V oeab ul ary I课文分析和词汇1Dear Sirs,1Re : text i l esThis comp a ny is one of the l ar g est text i l e i m p or ters in New York. W e sin eerel y hope t o establ i sh bus in ess rel at i ons with yo u r eompa ny so as to promote tr

11、ade betw ee n ou r tw o coun tries.（自 我介绍 及写信 目 的）34cWe are en el os ing an inq uiry note No. 3 0 3 and look ing f o rw ard t o r eee i v ing your q u otat i on 6so on, C. I. F7. N ew York in el u si v e of 8o u r 5 % eo m m i ssi on9. While qu ot in g 10, pl ease state11 th e earl i est sh i p me n

12、t12a nd qua ntity available13.（具 体 询 盘）I f your q u ot ati on is competitive14, we are ready to con elude substa ntial15bus in ess w i t h16 yo u. Your ear l y reply will be very much appreciated17.（希望早日 收至U 回复）Si n eer ely,1 . textiles意思用作 纺织品”时用复数形式。2 . Prom ote,动词，促进，提高。Promote sal es 促销。例：（1 ） A

13、 5 % disco unt will help us promote sales. （ 5 % 的折扣会帮助我们促销。）（2 ） O u r a i m i s t o promote t h e r el ati on ship b etw ee n our t w o coun tri es. （我 们 的 目的是促进我们两国之间的关系。）（3）We hope you will do your ut most to promote t he sal es of this new prod uet.（希望你方尽最大努力促销这种新产品。）（4）We will do our best to p

14、romote busi ness.（我们会尽力促进业务。）3 . inq uiry 名词，询价 （enq uiry ）, 词 组包括 make an enq uiry f o r sth 或 send anen q uiry （ s h eet）。例：（1 ） The goods you enq uire f o r a re o u t o f stock now.（你方 询 问 的 商 品 现 在缺 货。）（2 ） The buyer enq uired of t h e se 11 e r about t h e q ual i ty of this new p r od u et.（买

15、方询问卖方这种新产品的质量。）（3） We shall send you our quotati on on receipt your specific enq uiry. （ 一收至 U 你方具体询价，我们就给你方寄报价单。）4. inq uirynote 询价单。5 . look forward to 盼望、期待。look f orw ard t o后接名词或动名词，不能接动词不定式，这里to是介词。人做主 语，通常用于信的结尾，表示希望。类似的表达还有expect, awai t, an t i ci pate , appreci ate, hope , wish 等。例：（1 ） W

16、e are look ing forward t o your early reply.（我们 盼望早 日 收到你们 的 回 复。） （2 ） We l oo k f o r war d t o r ecei v i ng your g ood n ew s. （希望收到你们的好消息。）6 . q u otati o n 报价。买方询价后，卖方需要报价。报价可使用动词q u ote ,例如q u ote sb a pr i ce ,也 可以用名词短语 make a q u otat i on , 例女口 make you a q u ot at i o n for shirts （给你衬衫的

17、报价）。例：（1 ） Your quotati on of bi cy cl es i s too high to be a ccepta bl e. （你 方 自 行车 的 报 价太高我们不能接受。）Tooto 句型表示太而不能，例如too far to see （太远看不到）。（2） We will be gl ad to quote you CIF Lagos （我们 将很高兴给你方报拉 各斯成 本、运费加保险价。）7 .C I F到岸价，即成本加运费加保险费价。后面一般接地名，即到达港口名称。例C I F L ondon。8 .In cl u si v e of = in cl u d

18、e,包括。9 .Commissi on 佣金。1 0.quote 动词，报价，是外贸信函中的常用语，其主要句型是：toquote sb. a price for sth.,该句型也可变成以下几种说法：toquote sb. a pricetoquote a pricetoquote sb. for st h.例：(1 ) Please quote u s your l owest price CI F Lagos. (请给我们报拉各斯成本加运费加保险费最低价。)(2) Pl ease q u ote u s your l o west price f or fertilizers.(请 向 我

19、方 扌艮化 肥最彳氐 价。)(3) Will you p l ease quote u s f or t h e fol l ow i ng i tems?(请 就 以 下商 品 报价。)1 1 . state说明，提到。交货时间In your quotati on , please statethe d el i v ery time.（在你们的报价中请说明Ship ment名词，装运。词组有:make （ effect）sh i p me nt ;动词 sh i p。When canyou make sh i pm ent?（什么时候装运？Available可以得到的、可以用的0可以修饰人

20、或事。available作形容词用，通常放在它所修饰的名词后面（1 ） There are no such men's shirts av ai l ab l e for export.（ 没有 可 供 出 口 的 这样 的男式衬衫。）（2 ） Please sh i p the goods b y t h e first avai l ab l e steamer.（请 由 第一艘可 以订至 U 的船装运这批货物。）（3 ） H e i s no t a v ai l ab l e now. （他现在没空。/现在找不到他。）（4 ） Can you quote u s a price

21、 f or your bicycles avai l ab l e for ex p ort?（请报可供出口的自行车的价格。）1 4 . Competitive 有竞争力的，即价格低的。例：O u r p ri ce i s t he m ost com peti ti ve. （我们 的 价格是 最低的。）1 5 . Su bst antial 大量的。例：I f your price i s com peti ti ve, we can p l ace a su bsta ntial order. （ 如 果你 方 价格低 的话，我们可以大量订货。）1 6 . Con cl u de bu

22、s in ess with s b. 也可以说 cl ose b us in ess with s b.与某人达成生意 17 . app reci ate感谢。用法如下：sb ap p reci ate sth , sb app reci ate i t if ，st h be app reci ated。如 果 要是 强 调 的 话 , 不 能写成 very app reci ate , 而 要写成 appreciate very much o例：（1 ） We sh al l a pp reci ate i t i f you will send u s a brochure and t

23、w o samp l e books b y ai r i m med i at ely.（如果你能立即航空邮寄给我们一个小册子和两个样品簿,我们将不 胜感激。）（2）Your early reply i s highly a pp reci ated.（感谢你们的早日回复。）（3）We appreciate very much your f av o rab l e reply.（我们非常感谢你们的肯定 答复。）注：A ppreciate 后面接事物，tha nk后面接人。译文：事由：本公司是纽约最大的纺织品进口商之一，我们切盼与贵公司建立贸易关系，发展随函附上第303号询价单一份，盼望你方

24、早日给我们报纽约到岸价，包括我方 5%的佣金。报价时请说明最早交货期和可供数量。倘若你方报价具有竞争性的话，我们打算大量成交。如能早日复信，不胜感激 谨上第四节 Text Expla nati on and Vocabulary 口课文分析和词汇 2Dear Mr. Linoi,123As we p l a n our fall inven tor y , w e are ag a in in market to buy w o o l e ns. We are prin ci pal l y4 in terest ed in 5t h e t rad i t i onal sw eater

25、（ men's and w o me n's c ard i ga ns and pullovers）, and would like to req u est 6a sample7.（表明 写信目 的）Please a l so send8inf ormati on9on any other kn itwear t hat your co m p a ny prod u ces and a cu r re nt price l i st10.（具体询问）11 12I f you p l a n to have a r ep r ese ntative at the Paris

26、 T rade F ai r at t h e end of July, pl ease ad vi se u s of13y o u r sta nd14 nu mber so that w e can con tact15y o u at that time.（询 问进一步的信息）T h a nk you f o r your at te ntion.（最后一段表示感谢）Yours si ncerel y,讲解：第一段：123A s we p l a n our fall inven tory , w e are ag a in in mar ket to buy w o o l e ns

27、. We are prin ci pal l y4 in terest ed in 5t h e t rad i t i onal sw eater （ men's and w o me n's c ard i ga ns and67pullovers）, and would like to req uest a sam pl e .1 . Fall 秋季，等于 a u tu mn。2 . Inven t o ry 名词，库存。例： We pl a ntoreduceouri nven tory.（我 们计 划减少 库存。）3. to b e in t h e m ark et

28、 f o r 想要 购买。意思等于 buy , p u rch ase。In t h e m ar k et f o r 更正式，尤其用于贸易。Buy是个人或小批量买。Pur ch ase大量购买。这里be i n t h e market to buy 意思同 buy。例: T h ey have inf ormed u s t h at you a re in t h e m ar ket f o r chemi cals.（他们 已经通 知我方你们有意购买化工制品。）4 . Prin ci p al l y 主要地。意思同 mainly。例： We ha ndlepri ncipally

29、textiles. （我 们主要 经营纺 织品。）5 . to be i nteresti ndoin g st h. （ or to do st h.） 有兴趣做某事。若后跟商品名称，表示某人对某商品有兴趣，意欲购买某商品，也可以说成：tobe interested in sth. 例：（1 ） W e a r e i n terested in buying your Woole n Sweaters.（我们有意购买你方的羊 毛衫。）（2 ） W e a re i n ter ested in Chin ese silk han dkerchief.（我们对中国丝帕有兴趣。）（3）We a

30、 re i n terested to b uy Chin ese l eat h er sh oes.（我们有兴趣购买中国皮鞋。）6 . Request动词，要求。Req u est sb to do sth. 请求某人做某事。词组有：A s req uested 按 照 要求。有 时 也可 以说 as you requ ested , at your request。例: A s requested , w e are sending you a brochure and a sam p l e book.（按 照你方 要求，我们给你们寄去一本小册子和一个样品簿。）Requ est还可以当

31、名词，请求。例: Your req u est of being o u r so l e age nt i s un d er d i scu ssi on now. （你方想成为 我们独家代理的请求正在讨论中。）7 . Sample 样品。例： We shall send you our samples separately. （我 们会另 外邮寄样品。）讲解：第二段：Please a l so send8inf ormati on9on any other kn itwear t hat your co m p a ny prod u ces and a cu r re nt price

32、 l i st10.8 . Send 邮寄。例: We a r e sending you o u r catalog and price l ist f o r your i nf ormati on. （我们 由 E 寄目录表和价格表供你方参考。）9 .inf ormati on 信息 ，消 息 。为 不可 数 名 词。不 能说 an inf ormati on 或 inf ormati ons , 但可以说 a pi ece of inf ormati on 或 al l kinds of inf ormati on。例: We shall be g l ad to r ecei v e

33、 more inf ormati on on （ about） this m at ter.（我 们将很高兴收到更多关于这件事的信息。）1 0 . price list 价格表。和q uotat i o n不一样，price list只列出产品和产品的价格，不包括其他条款。例： Will you p l ease send u s your l atest p r i ce l i st ?（请给我方寄最近的价格表。）讲解：第三段：I f you p l a n to have a r ep r ese ntative11at the Paris T rade Fair12 at t h e

34、end of July,1 31 41 5pl ease ad vi se u s of your sta nd nu mber so that w e can con tact you at that time.1 1 . rep r ese ntative 代表。这里指 代理。意思同 age nt。1 2 . Trade Fai r贸易交易会。例: G uangzhou T rade Fair 广交会1 3. adv i se sb. of sth. 通知, 意思同 in form sb. of sth. 还 有类似 的词组 Advisethat例：(1 ) Pl ease advise

35、us of t h e earliest sh i p me nt d at e.(请通矢口 我们最早装运 日 期。)(2) We advise that a sample book ( should) be se nt to us.(我们建议给我方 寄一个样品簿。)1 4 . stand名词，摊位。1 5. co ntact接触，联系。及物动词。也可以作为名词用，后面接with。常用结 构有: make con tact w ith , hold con tact with , be in con t act with , g et in con tact with。例：(1 ) We shall con t act you ag a in, as soon as we resume offer ing.( 旦 我方 能 够 继续供货，我将再与你方联络。)(2) We ar