《秘书实务》思考题和案例分析参考答案(第三章)(编辑定稿)

1、秘书实务思考题和案例分析参考答案(第三章)(编辑定稿)第三章会务工作思索题及参考答案1.简述几种常见会议中秘书工作的重点。答：(1)常务会议中秘书工作重点：事先搜集议题，并供应给会议主持人；会后形成的文件要准时下达执行。(2)专题会议中秘书工作重点：首先，限定与会对象；其次，资料预备要充分；再次，会议形成的简报、纪要等文件等，如有必要，应准时上报、下达。(3)学术会议中秘书工作重点：会议文字工作要尽量征求和敬重专家的看法；帮助领导拟好讲话稿，要求少而精，不说外行话；会后编辑论文出版或组织论文评选。(4)代表会议中秘书工作重点：秘书机构无法全部担当会务工作，但应帮助领导(主持人)全面筹划、妥当支

2、配、协调各项工作。(5)现场会议中秘书工作重点：会前应调查清晰该阅历或教训的典型性；会前、会中向领导供应该阅历或教训的询问材料和相关打算根据；会前还要依据内容，通知对口单位领导准时出席会议。(6)联席会议中秘书工作重点：在会前通知有关单位的全权代表参与，谨防一方不表态或再回去请示而延误工作；在某个问题出现较剧烈争辩时，秘书要留意帮助主持人加强协调工作，缓解冲突；会议有关协议书要反复协商，会后备案。(7)电视电话、网络视频会议中秘书工作重点：会前要帮助领导拟好讲话稿和会议有关材料，并准时发给与会者。还要检查落实线路畅通状况，并准时互相通报状况。(8)活动性会议中秘书工作重点：抓好典型发言，保证到

3、会人数，以扩大会议效果；做好平安保卫工作。2.会议有哪些构成要素？答：(1)会议议题，(2)会议名称，(3)与会人员由主持人员、出席人员、帮助人员三局部组成，(4)会议时间包括会议召开的时间和会议完毕时间会期的长短，(5)会议地点包括会议召开的所在地和会议召开的详细会场，(6)会议组织形式，(7)会议本钱预算。3.简述会前预备、会间效劳、会后处理各阶段会务工作的内容。答：会前预备阶段的工作有：制订会议预案包括确定会议议程和日程，编制会务工作程序表，预备会议材料，发出会议通知，布置和检查会场，落实各项后勤效劳包括与会人员的住宿、餐饮、交通，会议各种票证的预备等。会间效劳的工作主要有：统计到会人数

4、，做好会议记录，编印会议简报，会间后勤工作包括会场效劳、生活效劳、文体活动、卫生保健、会议值班等。会后处理的工作主要有：会后文字处理会议纪要、会议新闻报道等，会议文书归档，会后后勤工作清理睬场、支配代表返程、结算会议经费等，会务工作总结等。4.秘书怎样帮助领导筹备会议和制订会议预案？答：秘书在接到筹备重要会议的任务后，第一环节也是最重要的预备工作是制订会议预案。会议预案是为实现肯定的会议功能目的，事先对运作环节、工作事务过程、办事流程(如会议仪式、发言和各项活动等)所做的有序支配。会议预案的内容和格式要求见教材第100-101页。会议议程和日程是会议预案的重要组成局部。议程是对会议议题进展先后

5、次序的支配，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间支配。会议预案拟订好后，要向上级领导或主管部门呈报批准，获得批准之后，再分工施行各项会议预备工作。为了把头绪繁多、内容庞杂的会务工作组织得井井有条，充分严密，效劳周到，秘书部门有必要在会议预案的根底上对会务工作做出一个周到细致的详细方案，编制成会务工作程序表。程序表应当包括各项详细会务工作的内容、完成时间、责任人等工程。详细格式参见教材第105-107页的示例。会务工作程序表由会务工作负责人(通常是办公室主任)编制。会务工作程序表编好后，可作为会议预案的附件发给担当会务工作的人员。由于分工明确、内容详细、时间要求严格，各人可按

6、程序表分别进展详细预备工作。会务工作负责人也可按程序表检查各项事务的落实状况，但凡已经按要求完成的，就在备注栏注明“已办，这样会务工作就可井然有序地进展，防止出现顾此失彼、重复忙乱2的状况。5.会议的不同阶段各有哪些会议文书材料？怎样制作、发放和管理这些会议文书材料？答：会前预备阶段的文书材料有：会议预案包括议程表、日程表等，需要起草的会议文件包括会议的主题报告，会议需要审议通过的决议、打算，领导人的开幕词、闭幕词等，需要在会前整理加工的文书材料包括预备在会上沟通的典型阅历材料、预备作大会重点发言的发言稿、需提交给与会人员参考的各种材料、重要选举的候选人状况介绍等。会议进展期间的文书材料有：会

7、议记录，会议简报以及会期间形成的其他文书材料。会议完毕后的文书材料有：定稿的会议文件，会议纪要，会议新闻报道，会议形成的各种需要归档的材料，会务工作总结材料。制作、发放和管理以上会议文书材料可参考本章有关内容和第一章、其次章相关要求。6.假设某次会议180人参与,20人效劳,开会5天共40个小时,与会人员平均每小时工资15元,请计算该次会议的隐性本钱。答：会议隐性本钱计算公式是：j×2×n×t。其中j表示参会人员每小时平均工资的3倍(3倍计算是因为劳动产值高于平均工资)，乘2是因为参与会议所引起的常常性工作停顿而造成了价值损失，n表示参会总人数(包括会议工作人员)

8、，t表示参会人员消耗在会议活动期间的平均时间数(小时)。详细如下：15×2×18020×40240000元案例分析及参考答案西安市委办公厅近年开展查找工作失误活动，发表在秘书工作2010年3、4期的办公厅工作失误20例一文中，有3例与会务工作有关。请阅读这些案例，体会会务工作在秘书实务中的重要地位，并分析产生这些失误的缘由。【案例3】会议纪要发送范围漏掉了落实主体单位32008年11月12日，市委召开常委扩大会议，传达中央关于进一步扩大内需，促进经济平稳较快进展的措施和省委常委扩大会议精神，支配部署我市贯彻落实工作，市级有关部门和各区县党政主要负责同志列席了会议。

9、会后，我起草好会议纪要报领导审核。秘书长核改完纪要内容，前前后后又认真校对时发觉，会议纪要发送范围只有市级部门，没有各区县党委、政府，随即在发送范围栏内填补上了区县党委、政府。市委常委会议纪要挺直关系到常委会议打算事项的贯彻落实。这次常委会议明确要求“各区县、各部门要把落实中央出台的十项措施作为当前工作的重中之重，亲密协作，有力推动，绝不能贻误时机。而我作为常委会工作人员，却把落实会议精神的主体区县党委和政府，在纪要发送范围中漏掉了。假如不是秘书长准时发觉，会议纪要一旦发出，区县党委、政府将收不到文件，势必影响打算事项的贯彻落实，这样的后果不是我所能担当的。缘由：能起草重要文件的秘书应当有不错

10、的业务程度，发生失误是考虑不周到，可能是因为实际工作阅历缺乏，也有可能是责任心不够导致的。【案例16】市委常委会议出现冷场2007年4月13日下午，市委召开常委会议。我依据会议内容并结合以往阅历，觉得第三个议题汇报和争论的时间可能会比拟长，就将第四个议题汇报人的到会时间支配得晚了一些。第三个议题汇报完，会议开头争论。作为常委会工作人员的我感到这个议题即将完毕，就抓紧到待会室提示第四个议题汇报人做预备。可推开待会室的门一看，哪有汇报人的影子？这时，第三个议题汇报人已从会议室走了出来。分管秘书长在门口示意我支配下一议题汇报人进来。我马上给汇报人打电话，铃声好像4就在门外。我应声快步迎上前去，他边看

11、表边对我说：“我没迟到吧？我是按会议通知的时间提早到的啊。我忙不迭地小声说：“没有，没有，请进会场吧。汇报开头了，我抬头看表，从第三个议题完毕到第四个议题开头，已经过去了几分钟。这一会儿，在外人看来好像微缺乏道，但我却深感自责。由于我考虑不周，让常委会议出现冷场，实在不应当。缘由：1.支配会议详细程序没有在时间上留有肯定的余地。2.重要会议详细时间支配应当事前向秘书长汇报假如事前汇报了，出现冷场时秘书长自会敏捷协调处理。【案例17】身在外地的领导被支配为议题汇报人2008年10月13日，秘书长通知我，14日下午市委常委会议要听取一次活动的筹备状况汇报，让我联络分管副市长预备汇报议题。我与市政府办公厅联络，得知这位分管副市长在外地出差，无法赶回来开会。但考虑到该活动筹备工作是由市政府一位分管秘书长协调的，我就按惯例在建议名单中将这位分管秘书长列为议题汇报人。14日上午，我向市政府办公厅搜集会议有关材料时，意外得知这位秘书长已经出访。我一下子懵了，会议通