存货核算业务手册

1、档案名称：存货核算管理业务手册 II 目录1系统概述12业务处理12.1外购12.1.1材料入库单列表12.1.1.1业务处理流程12.1.1.2注意事项12.2自制22.2.1生产领料单列表22.2.2生产退料单列表22.3其它业务22.3.1其它入库单列表22.3.2其它出库单列表22.4调整单32.4.1入库调整单32.4.1.1业务处理流程32.4.1.2注意事项32.4.2出库调整单42.4.2.1业务处理流程42.4.2.2注意事项42.4.3计划价调整单52.4.3.1业务处理流程52.4.3.2注意事项52.5业务处理62.5.1单据记账62.5.1.1业务处理流程62.5.1

2、.2注意事项62.5.2恢复记账72.5.2.1业务处理流程72.5.2.2注意事项72.5.3个别计价82.5.3.1业务处理流程82.5.3.2注意事项92.5.4采购暂估92.5.4.1按单估价92.5.4.1.1业务处理流程102.5.4.1.2注意事项102.5.4.2批量估价112.5.4.2.1业务处理流程112.5.4.2.2注意事项112.5.4.3暂估处理122.5.4.3.1业务处理流程122.5.4.3.2注意事项122.5.4.4恢复暂估122.5.4.4.1业务处理流程132.5.4.4.2注意事项132.5.5月末结账142.5.5.1业务处理流程142.5.5.

3、2注意事项142.6统计报表142.6.1物料明细账142.6.2物料总账152.6.3物料ABC分析152.6.4物料月报表162.6.5物料入库分析162.6.6物料出库分析162.6.7暂估材料分析162.6.8库存资金占用情况表163疑难解答163.1期初数据错误或漏录入了如何处理？163.2如何处理单据录入过程中，出现要调用的基础数据没有或有错误，怎么办？163.3发现业务处理单据中数据有误，如何处理？173.4期末已经结账，如何处理漏录入或录入错误的单据？173.5计算机无法使用或网络出现问题遗留下单据没有录入系统，怎么办？17II 1 系统概述存货是指企业在日常生产经营过程中持有

4、的以备销售，或者仍然处在生产过程，或者在生产或提供劳务的过程中将消耗的流动资产，包括商品、产成品、半成品、在产品以及各种材料等。存货是企业的一项重要的流动资产，其价值在企业流动资产中占有很大的比重。存货是保证企业生产经营过程顺利进行的必要条件。为了保障生产经营过程连续不断地进行，企业要不断地购入、耗用或销售存货。存货的核算是企业会计核算的一项重要内容，存货核算的核心是存货的计价。进行存货核算，应正确计算存货购入成本，存货核算系统是从资金的角度管理存货的出入库业务，主要用于核算企业的入库成本、出库成本、结余成本，促使企业努力降低存货成本；反映和监督存货的收发、领退和保管情况；反映和监督存货资金的

5、占用情况，促进企业提高资金的使用效果。加强存货的日常核算与管理，切实做到采购有计划，入库有验收，储备有定量，消耗有定额，领退有手续，损耗有标准，这对加速资金周转，节约资金使用，降低产品成本，增加盈利具有重要意义。2 业务处理2.1 外购 2.1.1 材料入库单列表图5.1.1-2说明：2.1.1.1 业务处理流程l 本系统与库存管理系统集成使用时：执行库存管理系统【结算业务】点击【手工结算】功能选择采购入库单和采购发票结算完毕系统自动生成一张材料入库单传递到存货核算系统。l 查询：双击【外购】进入【查询条件】录入查询条件确定后进入列表界面图5.1.1-2双击所要查看的单据行或者在该行点击【浏览

6、】进入单据界面图点击【退出】。2.1.1.2 注意事项l 仓库计价方式为计划价时，计划单价、计划金额可见，否则隐藏。l 已审核的材料入库单不能修改。l 材料入库单由结算时重新生成，与采购入库单为两张不同类型单据。l 系统集成由库存系统生成的材料入库单不能增加、删除单据。l 不论单据是红字还是蓝字，数量都应录入正数。l 当单据审核、记账后不能进行修改或弃审操作。l 当前会计期间已经进行期末处理的，不能增加单据。2.2 自制2.2.1 生产领料单列表说明：l 目的：用于查询统计生产领料单。2.2.2 生产退料单列表说明：l 目的：生产退料单列表用于对某期间的生产退料情况进行统计查询。可以根据各种条

7、件进行组合查询分析。 2.3 其它业务2.3.1 其它入库单列表说明: l 目的：其他入库单列表用于对某期间的其它入库存货进行统计汇总。其他入库单是处理除材料入库单、固体产品入库单、液体产品入库单之外的入库业务，其中包括盘盈、调拨入库业务生成的单据。可以根据各种条件进行组合查询分析。l 注意事项：只能修改单价和金额。仓库计价方式为计划价时，计划单价、计划金额可见，否则隐藏。已审核的材料入库单不能修改。当记账后不能进行弃审操作。已审核的单据可进行单据记账。系统集成由库存系统生成的材料入库单不能增加、删除单据。当前会计期间已经进行期末处理的，不能增加单据。2.3.2 其它出库单列表 说明: l 目

8、的：其他出库单列表用于对某期间的其他出库存货进行统计汇总。其他出库单是处理除材料入库单、固体产品入库单、液体产品入库单之外的入库业务，其中包括盘盈、调拨入库业务生成的单据。可以根据各种条件进行组合查询分析。l 注意事项：只能修改单价和金额。仓库计价方式为计划价时，计划单价、计划金额可见，否则隐藏。已审核的材料入库单不能修改。当记账后不能进行弃审操作。已审核的单据可进行单据记账。系统集成由库存系统生成的材料入库单不能增加、删除单据。当前会计期间已经进行期末处理的，不能增加单据。2.4 调整单 2.4.1 入库调整单 图5.5.1-1说明：2.4.1.1 业务处理流程l 录入：双击【调整单】双击【

9、入库调整单】进入新增界面录入必录项点击【保存】点击【审核】点击【退出】。l 修改：双击【调整单】双击【入库调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要修改的单据，点击【浏览】，或者双击该行进入单据界面，点击【修改】，修改内容，点击【保存】点击【审核】点击【退出】。（如果需要修改已审核单据要先弃审。）l 复制：双击【调整单】双击【入库调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要复制的单据，点击【浏览】，或者双击该行进入复制界面，修改内容，点击【保存】点击【审核】点击【退出】。2.4.1.2 注意事项l 入库单

10、据未记账不允许进行入库调整。l 由于入库调整单保存后即记账，所以已保存的入库调整单不能进行修改、删除，如果输入错误，可以填制相反金额单据冲销。l 如果仓库已进行期末处理，不能进行调整。l 以移动平均法核算时，系统自动调整出库单的出库成本。l 以计划价核算的情况：调整单据，保存调整单，修改材料账中的被调整单据的入库金额和明细账账中的差异。调整单不记入明细账，相应的调整总账；调整存货，保存调整单，调整单记入明细账。系统期末处理差异时，不论正负记入超支方，否则不论正负记入收入金额。相应的调整总账。 l 以实际价核算的情况：调整单据类型，保存调整单，修改材料账和明细账中的被调整单据的入库金额。调整单不

11、记入明细账，相应的调整总账；调整存货，保存调整单。调整单记入明细账。相应的调整总账。2.4.2 出库调整单图5.5.2-1说明：2.4.2.1 业务处理流程l 录入：双击【调整单】双击【出库调整单】进入新增界面录入必录项点击【保存】点击【审核】点击【退出】。l 修改：双击【调整单】双击【出库调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要修改的单据，点击【浏览】，或者双击该行进入单据界面，点击【修改】，修改内容，点击【保存】点击【审核】点击【退出】。（如果需要修改已审核单据要先弃审。）l 复制：双击【调整单】双击【出库调整单列表】点击【查询条件】，进入查

12、询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要复制的单据，点击【浏览】，或者双击该行进入复制界面，修改内容，点击【保存】点击【审核】点击【退出】。2.4.2.2 注意事项l 由于出库调整单保存后即记账，所以已保存的出库调整单不能进行修改、删除，如果输入错误，可以填制相反金额单据冲销。l 如果仓库已进行期末处理，不能进行调整。l 入库调整单保存后即记账，已保存的入库调整单不能进行修改、删除。l 以移动平均法核算时，系统自动调整出库单的出库成本。l 以计划价核算的情况：系统期末处理差异，保存调整单的同时，调整单记入明细账，不论正负记入节约方；否则记入发出金额，相应的调整总账。l 以实际价核算

13、的情况：保存调整单的同时，调整单记入明细账，不论正负记入发出金额。相应的调整总账。2.4.3 计划价调整单图5.5.3-1说明：2.4.3.1 业务处理流程l 双击【调整单】双击【计划价调整单】进入新增界面录入必录项点击【保存】点击【退出】。l 修改：双击【调整单】双击【计划价调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要修改的单据，点击【浏览】，或者双击该行进入单据界面，点击【修改】，修改内容，点击【保存】点击【审核】点击【退出】。（如果需要修改已审核单据要先弃审。）l 复制：双击【调整单】双击【计划价调整单列表】点击【查询条件】，进入查询条件界面，

14、录入查询条件进入查询结果列表界面选择需要复制的单据，点击【浏览】，或者双击该行进入复制界面，修改内容，点击【保存】点击【审核】点击【退出】。2.4.3.2 注意事项l 由于计划价调整保存后即记账，已保存的计划价调整单不能进行修改、删除，如果输入错误，可调回原价。单据恢复记账时，删除调整单。l 如果仓库已进行期末处理，不能进行调整计划价。l 以计划价核算的情况：若系统期末处理差异，保存调整单的同时，调整单记入明细账，如调整金额大于零，则明细账中金额记入入库金额，差异记入节约方；否则金额记入发出金额，差异记入超支方。相应的调整总账；系统期末不处理差异，保存调整单的同时，调整单记入明细账，如调整金额

15、大于零，则明细账中金额记入入库金额；否则金额记入发出金额，相应的调整总账。2.5 业务处理处理包括单据记账、恢复记账、个别计价、采购暂估、产品成本调整、月末结账。2.5.1 单据记账 图5.6.1-1说明：2.5.1.1 业务处理流程l 双击【业务处理】双击【单据记账】进入【单据记账查询条件】界面图5.6.1-1选择【仓库】点击【确定】进入查询结果界面系统列示所有已审核未记账的单据点击【记账】系统自动进行记账记账完毕点击【退出】。2.5.1.2 注意事项l 单据必须经过审核后才能进行记账操作。未审核单据不能在单据记账列表中显示。不允许记账条件有几种：入库单入库金额等于零时不允许记账；采用移动平

16、均法核算的仓库红字入库单不允许记账；移动平均单价小于等于零时不允许记账；.红字出库单金额等于零时不允许记账。期初未记账，不允许记账。l 记账后的单据可进行调整，如入库调整、出库调整等。记账后的单据可进行凭证制作。l 使用不同核算方法的仓库，系统在记账时的后台处理是不同的。计划价法核算的单据记账把入库单中输入的要素记入明细账中，如果实际入库金额大于计划金额则把二者之差记入差异的借方，借：材料成本差异，贷： 物资采购；如果实际入库金额大于计划金额则记入差异的贷方， 借：物资采购，贷：材料成本差异 。把出库单中输入的要素记入明细账中，按计划价填写出库成本，回填记账单据的出库成本。l 全月平均法核算的

17、单据记账把出入库单中输入的要素记入明细账中。出库金额不为零的，明细账中填写实发金额自填标志。l 移动平均法核算、先进先出法核算、后进先出法核算的单据记账时，系统把出入库单中输入的要素记入明细账中；同时计算填写出库成本，回填记账单据的出库成本。根据公式计算发出单价，如果发出单价为零或负数，则需要用户根据在业务范围中选定的零成本出库方式来确认出库单价。因发出单价为零或负数不能进行记账。l 先进先出法：入库单：入库单以实际价计入明细账中。同时计入计价辅助表。出库单：系统处理出库金额自填时，出库单以出库的实际出库金额计入明细账，否则出库单的出库单价按物料入库顺序升序排列，按先入库的先出库计算，一条入库

18、数量<出库数量的，运用辅助计价表拆分下条入库数量，按每条的入库金额之和除以出库数量等于出库单的出库单价；一条入库数量>出库数量的，运用辅助计价表拆分本条入库数量，出库单的出库单价入库单的入库成本；一条入库数量出库数量的，出库单的出库单价入库单的入库成本。结存数量<出库数量时，按零成本出库方式取出库成本。l 后进先出法：入库单：入库单以实际价计入明细账中。同时计入计价辅助表。出库单：系统处理出库金额自填时，出库单以出库的实际出库金额计入明细账，否则出库单的出库单价按物料入库顺序降序排列，按后入库的先出库计算，一条入库数量<出库数量的，运用辅助计价表拆分下条入库数量，按每条

19、的入库金额之和除以出库数量等于出库单的出库单价；一条入库数量>出库数量的，运用辅助计价表拆分本条入库数量，出库单的出库单价入库单的入库成本；一条入库数量出库数量的，出库单的出库单价入库单的入库成本。结存数量<出库数量时，按零成本出库方式取出库成本。l 个别计价法：入库单：入库单以实际价计入明细账中。l 出库单：出库单以出库的实际出库金额计入明细账。2.5.2 恢复记账图5.6.2-1说明：2.5.2.1 业务处理流程l 双击【业务处理】双击【恢复记账】进入【查询条件】界面图5.6.2-1选择仓库点击【确定】进入【单据列表】界面点击【恢复】恢复所在列出的已记账单据恢复完毕点击【退出】

20、。2.5.2.2 注意事项l 仓库已期末处理不允许恢复记账。l 在删除记账的内容时，删除计划价调整的内容，删除计价辅助表的内容；删除单到回冲 生成的暂估单，修改采购入库单的暂估标识。采用全月平均、计划价核算仓库允许单条记录恢复记账操作。l 恢复记账时的所有出入库调整单及计划调整单都会被删除。l 单据记账日期必须大于或等于当前会计期间和限定条件范围内单据结算的日期。l 恢复记账用于将用户已登记明细账的单据恢复到未记账状态。l 暂估单：系统暂估方式采用单到回冲时，删除暂估入库单，采购入库单恢复到未暂估状态。l 计划价调整单：删除计划价调整单，单据恢复到未调整前状态。l 采用移动平均法核算的仓库，删

21、除明细账数据，修改收发记录表中的单价等于记账前单价（系统处理实发金额自填时，单据是实发金额自填的出库单价不变，否则出库单单价等于零）。l 采用先进先出法和后进先出法核算的仓库，删除明细账数据，删除计价辅助表中的数据，修改收发记录表中的单价等于记账前单价（系统处理实发金额自填时，单据是实发金额自填的出库单价不变，否则出库单单价等于零）。l 采用个别计价核算的仓库，删除明细账数据，收发记录表的出入库单价、金额不变。l 采用计划价核算的仓库，删除明细账数据，修改收发记录表中的单价等于记账前单价（系统处理实发金额自填时，单据是实发金额自填的出库单价不变，否则出库单单价等于零）。l 修改符合条件的收发记

22、录表中单据的记账标志。调整总账。2.5.3 个别计价图5.6.3-1图5.6.3-2说明：2.5.3.1 业务处理流程l 核销：双击【业务处理】双击【个别计价】进入【查询条件】界面图5.6.3-1录入查询条件，点击【确定】进入查询结果列表界面图5.6.3-2，点击【核销】进入【个别计价人库单查询】界面图图5.6.3-3录入查询条件，点击【确定】，系统自动进行核销，并提示核销完毕点击【确定】退出。l 反销：双击【业务处理】双击【个别计价】进入【查询条件】界面图5.6.3-1录入查询条件，点击【确定】进入查询结果列表界面图5.6.3-2，选中所要反核销的单据所在行，点击【反销】系统自动进行反核销，

23、并提示反核销完毕点击【确定】退出。2.5.3.2 注意事项l 双击【个别计价】进入查询状态，输入查询条件，列出的是出库单、点击【核销】，再次进人查询界面，输入查询条件后。得到的是材料入库单的列表，然后按数量相等可以进行一条或多条核销。l 反核销时，出库单与入库单恢复到核销前的状态。l 个别计价单据不允许修改。l 个别计价单据核销完毕后才可以进行计账和月末结账处理。l 只有个别计价才需要进行核销。2.5.4 采购暂估2.5.4.1 按单估价 图5.6.4.1-1图5.6.4.1-2说明：2.5.4.1.1 业务处理流程l 双击【业务处理】双击【采购暂估】双击【按单暂估】进入【查询条件】界面图5.

24、6.4.1-1，录入查询条件点击【确定】系统列示暂估单据列表双击单价，修改单价点击【保存】点击【退出】。2.5.4.1.2 注意事项l 列表中显示的是截止当前会计期间未结算的采购入库单。l 只能修改单价，其它项目不能进行修改。l 单价必须大于零。l 此功能只对采用月初回冲方式的单据适用，单到回冲不允许调整单价。l 对未结算的采购入库单，按每张单据估价。l 最新暂估成本：收发记录表中上月采购入库单入库日期最大的暂估成本。l 上月入库成本：总账中上月的入库单价。l 计划单价：计划价核算仓库物料的计划价。l 单据单价：即单据上的价格。l 最新入库成本：明细账中入库日期最接近操作日期的入库单单价。l

25、最新出库成本：明细账中出库日期最接近操作日期的出库单单价。l 与采购及库存系统关联：如果在本会计期间，收到发票，录入采购系统，在库存系统做结算，形成材料入库单转到存货系统，该存货暂估业务结束。进行暂估单价修改后，自动更新库存系统中的采购入库单的单价。l 与本系统关联：存货估价后可进行期末处理，期末处理之后系统自动生成蓝字暂估单。本月结账后，下月初登录时系统自动查找上期的蓝字暂估单并以此为依据生成红字回冲单，红字回冲单系统直接记入明细账，用户不能修改。如果到月末该存货的采购发票还未到或未做结算处理，进行期末处理后再次自动生成的蓝字暂估单，重复上述回冲处理。 2.5.4.2 批量估价图5.6.4.

26、2-1图5.6.4.2-2说明：2.5.4.2.1 业务处理流程l 双击【业务处理】双击【采购暂估】双击【批量估价】进入【查询条件】界面图5.6.4.2-1选择仓库等点击【确定】系统列示暂估单据列表图5.6.4.2-2双击单价，修改暂估单价数字点击【保存】点击【退出】。2.5.4.2.2 注意事项l 汇总处理。l 列表中显示的是截止当前会计期间未结算的采购入库单。l 只能修改单价，其它项目不能进行修改。l 单价必须大于零。l 此功能只对采用月初回冲方式的单据适用，单到回冲不允许调整单价。l 最新暂估成本：收发记录表中上月采购入库单入库日期最大的暂估成本。l 上月入库成本：总账中上月的入库单价。

27、l 计划单价：计划价核算仓库物料的计划价。l 单据单价：即单据上的价格。l 最新入库成本：明细中入库日期最接近操作日期的入库单单价。l 最新出库成本：明细中出库日期最接近操作日期的出库单单价 l 只处理入库单价为零单据：打勾表示系统处理暂估时不回填单据不为零的单价。l 包装形式、等级、批号：打勾表示系统处理暂估时按照物料+包装形式、等级、批号来处理。2.5.4.3 暂估处理图5.6.4.3-1图5.6.4.3-2说明：2.5.4.3.1 业务处理流程l 双击【业务处理】双击【采购暂估】双击【暂估处理】进入【查询条件】界面图5.6.4.3-1选择仓库名等点击【确定】系统列示暂估单据列表图5.6.

28、4.3-2选择需要暂估的单据，点击【暂估】系统自动生成蓝字暂估单点击【退出】。2.5.4.3.2 注意事项l 存货暂估处理是以列表的形式列出系统中当前已存在的暂估存货单据，并对暂估存货的暂估单价进行修改，目前此种处理方式只适用于单到回冲的暂估方式。l 暂估处理的单据必须是已记账的暂估单据。l 暂估处理后修改明细账。l 只处理单据类型为采购入库单的单据。列表中显示的是截止当前会计期间未结算的采购入库单和上个会计期间已做暂估处理的采购入库单。l 暂估处理以后恢复记账，恢复后单据成为暂估状态，用户应重新进行暂估回冲处理。2.5.4.4 恢复暂估 图5.6.4.4-1图5.6.4.4-2说明：2.5.

29、4.4.1 业务处理流程l 双击【业务处理】双击【恢复暂估】双击【恢复暂估】进入【查询条件】界面5.6.4.4-1选择仓库等点击【确定】系统列示暂估单据列表图5.6.4.4-2点击【恢复】系统生成蓝字暂估单点击【退出】。2.5.4.4.2 注意事项l 只处理暂估处理完毕的单据。l 只适用单到回冲的方式。l 暂估处理以后恢复记账，恢复后单据成为采购入库单，用户应重新进行暂估回冲处理。l 暂估恢复只能在会计当期做，恢复后自动删除明细账的暂估金额。2.5.5 月末结账 图5.6.6-1 图5.6.6-2说明：2.5.5.1 业务处理流程l 月末结账：双击【月末结账】进入【月末结账选择】界面图5.6.

30、6-1，点击未结账仓库选择仓库，双击编码前面的复选框打勾点击【确定】点击【退出】。l 月末结账：双击【月末结账】进入【月末结账选择】界面图5.6.6-1，点击已结账仓库选择仓库，双击编码前面的复选框打勾点击【确定】点击【退出】。2.5.5.2 注意事项l 必须所有仓库都进行期末处理。l 操作日期必须>=末次单据记账日期。l 系统集成时，库存管理系统未结账，核算系统不能结账。l 期末结账是将当前会计月份的数据封存，生成本月期末结存数据和下月期初数据，然后填充会计期间表中的结账标志。期末结账后，不能再处理当前会计期间的业务，只能做下个会计期间的日常业务。遗漏某些业务的情况下，还可以进行恢复结账。存货核算系统月末结账不允许跨月结账。2.6 统计报表 统计报表包括；物料明细账、物料总账、差异率计算表、全月平均单价计算表、物料ABC分析、物料月报表、物料入库分析、物料出库分析、暂估材料分析、库存资金占用情况表。2.6.1 物料明细账 图5.7.1-2说明：l 目的：明细账是用于用于查询本会计年度各