物资管理规定

1、物资管理规定1 目的 为规范集团公司物资管理流程，保障集团公司物资管理的规范性、及时性和有效性，制订本规定。2适用范围本规定适用于集团公司各单位的物资采购计划3 职责范围3.1 运行部为集团公司物资归口管理部门。负责集团公司物资管理制度流程的建立、完善，指导、监督集团公司各单位物资管理制度体系、运行流程的建立、完善等。3.2 经营管理部负责组织集团公司物资招议标；负责供应商的管理，建立合格供方管理体系；监督管理物资采购价格体系 ；组织物资采购合同的评审。3.3 装备工艺管理部负责对外协厂家工艺保障能力进行评定。3.4 技术管理部负责审核供应商技术保障能力；组织与供方进行技术沟通、技术协议签订，

2、并提供外购（协）件图纸、技术标准等信息。3.5技术监督部负责收集供应商的质量信息，审核其质量保证能力；组织质量检验、质量索赔；确定物资试验周期；审核质检用件（主要包含检测工具、辅料，检测设备）需求计划。3.6 财务资产部负责审核物资采购发票及核销手续，并负责核销、货款支付等业务，对各单位相关业务进行监督控制。3.7具有采购职能单位负责制订本单位物资收发、保管、储存、标识等管理制度及日常管理；收集供应商评定的相关资料并对供应商进行初步审查等。3.8 各生产经营单位提出物资需求计划，并按集团公司要求做好存货管理工作。4 物资归类本规定所涉及的物资分为外购件（需外单位提供的材料或零部件）、外协件（由

3、本单位提供加工图纸或工艺要求，外单位负责加工的零部件）、自制件三类。5 供应商管理5.1 合格供应商的基本条件5.1.1 在工商局登记注册的法人，且通过最近一年的工商审验，注册资本在人民币100万元以上。 5.1.2 提供的产品在其工商登记的营业范围内且有突出业绩。5.1.3 未与集团公司及所属各单位发生法律、经济纠纷。5.1.4 为提供产品的直接制造厂商或实行代理销售模式的产品制造厂商确认的一级代理商，严格控制经销商（中间商）。5.1.5 有一定的资金承受能力。5.1.6 有充足的生产和供货能力。5.1.7 有可靠的技术、质量保障体系。5.1.8 若产品属于国家强制认证的范围，须取得相应的资

4、质或认证证书。5.2 合格供应商评定程序5.2.1 各具有采购职能的单位或物资需求单位收集、整理符合条件的供应商相关资质材料，初审后报经营管理部。有中石化、中石油等各大油田入网证经审查可直接认定为集团公司合格供应商。5.2.2 供应商送检产品样品。技术监督部检验部门出具供方样品试用报告。产品样品确认后，需要试产的物料，由具有采购职能单位小批量订购试产，技术监督部组织建立试产物料跟踪流程。5.2.3 具有采购职能单位填制供方基本情况表附供方样品试用报告等相关资料提报经营管理部。5.2.4 经营管理部组织技术管理部、技术监督部、装备工艺管理部、财务资产部等部门及其它相关单位对供应商资质进行会审、评

5、估（主重要配件或大批量采购配件须到供应商所在地进行现场调研评估），拟定合格供应商名单，报分管财务、生产、技术、质量的集团公司领导审核、总经理批准。5.2.5 批准确定的合格供应商名单，由经营管理部发至相关部门、单位。5.3 合格供应商的管理建立供应商动态考评、扶优汰劣机制，经营管理部每年组织一次合格供应商综合评定。期间确因生产需要，需临时增加合格供方的，按5.2规定程序审批。6 物资计划管理6.1 月度物资需求、采购计划的编制及审批6.1.1 需求单位根据物资需求、内部订单签订及库存情况，每月15日前编制次月物资需求计划，具体格式见附件1，经本单位归口管理部门、分管领导审核后，报集团公司分管领

6、导审批。6.1.2物资供应公司根据各单位获批的月度物资需求计划，每月19日前编制次月的物资采购计划，报集团公司分管领导批准后执行。6.1.3具有自主采购职能的单位自主采购的物资计划，由本单位归口管理部门、分管领导、主管领导审核，单位主管集团公司分管领导审批后执行。请示余总，同时考虑是否增加运行部审核。采购合同在哪个制度？6.2 追加采购计划的编制及审批项目实施过程中需专项提报或追加的物资需求计划，需求单位按照零星需求采购计划编制、经单位归口管理部门、分管领导审批同核，集团公司分管领导审批意后，报物资供应公司实施采购。6.3 物资计划的执行物资供应公司等具有采购职能单位负责组织执行物资采购计划，

7、确保物资按计划到货。7 物资采购管理7.1 供应商选择7.1.1 除急需或特殊要求的科研装备、试验件、生产装备、办公用品、劳保用品、甲方指定采购物资、异地就近采购的物资外，其它外部采购的物资应在集团公司合格供方范围内采购，从非合格供方采购的物资需办理临时采购审批。7.1.2 列入采购计划的异地就近采购的生产物资，经物资供应公司同意后，可由需求单位代理采购，但采购单位和物资供应公司须按规定程序办理采购业务。7.2 采购价格管理7.2.1 经营管理部门组织建立集团公司物资采购价格管理体系，监控运行情况。7.2.2首次采购的物资，物资供应公司填报物资首次采购价格审批表，随采购合同一并审批，审批同意后

8、该价格生效；现行采购价格提高的物资，物资供应公司价格管理人员凭批准的物资采购价格上调申请表录入或调整物资采购价格。a)常规物资的首次采购，申购单位提供规格参数，采购员了解掌握物资特性咨询多家厂商，采购总价值2万元以下咨询至少两家厂商，2万元以上10万元以下的咨询至少三家，10万元以上50万元以下的至少四家，50万元以上及其他符合招标范围的物资按照招(议)标管理办法执行中标价格采购。物资供应公司填报物资采购询价对比单，随合同审批。b)开发、设计、专利产品等非常规物资的首次采购，申购单位技术部门提供技术协议，供应商需分别列出材料费、测绘费、模具费、设计费、制造费、运输费等价格构成部分，以确定采购合

9、同总价格。c)进口产品首次采购必须提供国外原厂家报价、产品到岸价、关税等。7.2.3 对于主要外协件要求调价且幅度较大，申请调价供货单位需出具调价申请，经营管理部组织相关单位及部门对调价申请进行审核后，报集团公司分管物资采购领导审批后方可生效。7.2.4 物资供应公司等具有采购职能单位每月对上月物资采购价格变动(涨降价)情况进行统计分析，于次月10日前形成报告报经营管理部。7.3 物资采购7.3.1 符合集团公司招(议)标管理办法中相关要求的物资须实施招(议)标采购，其它物资按照多家对比、询价（议价）采购、厂家直购的原则实施采购，以保证采购物资具有较高的性价比。7.3.2 社会通用产品或异地现

10、场急需的零星物资，物资供应公司或代理采购单位可现金采购，按规定程序核销。7.3.3对部分物资实行年度框架协议采购，具体范围以经营管理部门核定为准。在协议期内以订单方式进行采购，具体按框架协议执行。7.3.4 物资采购合同管理执行集团公司合同管理规定。7.4 甲方指定采购7.4.1 集团公司相关单位确因客户要求，在我方承揽的项目中购买客户指定的物资，需提出甲方指定采购申请，填写甲方指定采购申请表和认可函，物资供应公司按批准的申请内容进行采购。7.4.2 甲方指定采购申请需在评审销售合同时提出，在销售合同完成审批后提出甲方指定采购申请的需重新进行合同审批。7.4.3 甲方指定从非合格供方采购物资，

11、在完成集团公司甲方指定采购审批后，可不办理临时采购审批，但需在与甲方销售合同里明确，甲方指定采购物资发生的任何技术、质量问题，我方不承担责任。8 物资管理8.1 物资收到、检验及入库8.1.1 物资到货后送达技术监督部采购物资质量检验部门，对口检验员及保管员对照采购计划共同清点物资数量，核对规格、型号、外观、质量等，并由保管员填写“收检通知单”一式五联，其中一联供方保管作为到货的依据。8.1.2 质检人员对物资进行检验，检验过程执行集团公司外购、外协件检验抽样程序及方法与集团公司外购、外协件通用检验规则。8.1.3 依据物资采购合同(及技术协议)、采购计划到货并检验合格的物资，由保管员按照“收

12、检通知单”，与“仓库检验合格零部件转交单”核对无误后登记并办理入库，填写（打印）“物资入库单”。办理入库时，对需保养才可储备的物资，要先保养后入库。8.1.4 技术监督部组织对不合格物资进行质量索赔，质量索赔执行外购、外协件质量索赔管理规定。8.1.5 无采购合同或无采购计划的物资，不得办理收检。8.1.6采购合同必须依据计划签订，否则不予办理合同签订及挂账付款。8.2 物资出库8.2.1 各单位根据批准的物资需求计划，由在物资管理部门备案的专人负责从仓库领取物资。8.2.2 物资供应公司根据物资需求计划，打印拨料单并发放物资。物资发放前物资供应公司保管员应认真审查拨料单（要内容齐全、印章、签

13、字清晰、正确），销售物资必须依据合同约定开具拨料单。8.2.3 对易燃、易爆、易碎及剧毒物资,必须分别包装,不得倒置、震动，不得合箱混装，必须专人领取。8.3 不合格品管理在入库检验、生产过程中和产品售后发现的不合格品，执行不合格品控制程序。8.4物资的保管、盘点和物资的现场管理由各单位制订管理制度执行。9 结算9.1经营管理部负责制定物资采购计划价格，并作为各单位领用物资的内部结算价。9.2 分公司领用的物资当月结转；子公司领用的物资必须签订全款提货的采购合同。9.3 物资采购发票经物资供应公司、经营管理部、集团公司分管物资采购领导、财务资产部、集团公司分管财务领导审核，确保与合同对应后方可

14、由财务资产部核销；各单位组织采购的发票经本单位分管领导、经营管理部、集团公司分管物资采购领导、财务资产部、集团公司分管财务领导审核，确保与合同对应后方可由财务资产部核销。10 附则10.1本规定由运行部负责解释。10.2 本规定自2015年9月1日起开始执行。附件：1、物资需求计划2、物资临时采购申请表3、集团公司甲方指定采购申请表、甲方指定采购(施工)认可函4、物资采购价格上调申请表5、物资采购询价对比单、物资首次采购价格审批表 6、集团公司物资供应合格方综合评审表7、供方基本情况表附件1 公司 月份物资需求计划 制 表： 公司主管部门：公司分管领导： 集团分管领导： 物资供应公司： 公司

15、月份物资需求计划 序号品号名称规格(图号)单位单价计划数量金额备注123456附件2物资临时采购申请表申请理由经办人签字： 日期：申请采购物资（名称、数量、规格型号等，可附表）临时供货商及询价情况（附临时供货商有关资质文件）供货商报价备注（联系方式）供货商一供货商二供货商三申请单位主管领导意见签字：日期：技术管理部意见签字： 日期：技术监督部意见签字： 日期：经营管理部意见签字： 日期：集团公司分管领导签字： 日期：附表3 甲方指定采购申请表 申请单位或部门：甲方单位名称及对应项目甲方指定业务（可附表）申请人、申请理由、价格预算经办人、联系方式申请单位领导采购职能单位经营管理部集团分管领导 总

16、经理填报说明：（1）申请人必须为直接与客户联系的人员，也是甲方指定采购的主要责任人，对甲方指定采购的真实性负责，其他人不得代签。（2）甲方指定业务一栏如需附表说明，在此栏中注明甲方指定业务共多少项，总数量多少，打印多少页。（3）申请单位或部门的主要领导负责综合审核甲方指定采购的真实性、经济性及可行性，组织编制对应项目预算，对甲方指定采购负领导责任。 （4）甲方指定业务必须与销售合同同时审批；指定采购（施工）认可函需出具原件，甲方单位签章。指定采购(施工)认可函 胜利油田胜利动力机械集团有限公司：兹证明（甲方单位名称）在（项目名称）项目中指定你公司办理以下业务：1、（指定单位一）提供（产品、施工

17、等内容）。2、（指定单位一）提供（产品、施工等内容）。（如内容较多可附表一说明）以上指定内容共计（）项，总数量为（）。上述指定业务为我公司指定，你公司不得随意更改供货厂家或施工单位，如确因项目要求需要更改，需征求我公司同意。加粗部分为可选，视甲方具体要求填写对上述业务我方指定价格，指定价格如下，（可附表二说明）并承诺按以下价格与你方结算（可附表三说明，表二、表三需盖章或签字）指定采购的物资，若出现指定厂家联系不上、不按期排产、付款方式要求苛刻、产品质量不达标、你方付款后不发货等所有相关问题(指定施工，若出现指定厂家资质不齐全、施工质量差、施工过程中追加预算、施工延期、无法通过验收等所有相关问题

18、)，由我方负责与指定厂家协商，由此产生的产品质量、项目工期延误等所有相关问题，你方不承担违约责任。如因指定厂家原因导致产品无法交付或项目最终无法完工，由双方协商解决。（甲方单位名称） 盖章（签字） 日期： 见证人：（直接经办人签字）日期： 附件4 物资采购价格上调申请表供货单位：填表时间 年 月 日品号名称产品图号 （规格、型号）单 位采购数量原价格税率调整价格说明审核：单位分管领导：单位主管领导：经营管理部： 注：本表一式叁份，采购员、价格审核、经营管理部各留一份。 制表： 附件5：物资采购询价对比单申请单位物资名称规格/型号/图号采购数量物资用途供应商名称/信息报价供货期前期供货情况采购意见供货商一是否 合格供方是 否联系电话：供货商二是否 合格供方是 否联系电话：供货商三是否 合格供方是 否联系电话：科室领导 意见 签字：价格审核 意见 签字：分管领导意见 签字：主管领导 意见 签字