举办学术会议流程

1、精品文档对于会议的会前准备、会场组织及会后安排等有一些体会，在此简要介绍以方便于后来者。一、会前准备1 .拟定会议计划：拟定会议主题、名称、地点、规模等（常常由总会在前一年11 月份前后征求各分会意见确定）， 确定特邀嘉宾（含专题讲座专家）和赞助商；确定会议日期、日程及议程及预备会议内容（如委员会议、换届选举会议等）； 排出会议作息时间及注意事项；做出会议经费预算和筹资方案；成立会务组，明确会务分工。2 .发出会议通知：会议征稿（各委员、委员单位、杂志社）；第一 轮通知（告知会议具体时间、地点、学术委员会名单、演讲专家及讲题等）； 正式通知及回执（包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿

2、要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等）。3 .准备会议材料：会议审稿，确定大会发言名单；编辑出版论文 集（包括投稿论文、讲座论文、会议日程、赞助商致谢、广告等；确定开幕式 议程、 开幕词或致词稿代拟稿；编印会议指南（包括会议日程、代表须知等）；准备会议纪要和通讯录。4 .准备会议标识：代表证；会场背景幕布、会标（宾馆门口）、 指引标志（会议和就餐）、海报、会议日程（报到处）等；参展商的展览布置 （宣传标语、广告牌、充气拱门等）；壁报。5 .安排会议生活：预定交通工具；预订宾馆，安排住宿、餐饮、 会场；联系安排参观、访问、旅游活动；确定财务、接待、保卫人员；安 排茶歇和娱乐活动。6

3、.选定布置会场：排定会议座次；布置环境；检查并配置电化 设备；展台安排。二、会议接待1 .会议报到：接站；填写报到单；分发会议材料，安排住宿； 收取代表费用；通知有关事项。2 .会场组织：检查会议设备；接待嘉宾；保证会议主持人、发言人到位；调动与会者提问和讨论；会议记录；评选优秀论文或优秀壁报。3 .会议生活服务：及时定购代表回程票；印刷并分发会议代表通 讯录；检查住房设施；征求膳食意见；保证参观、访问及娱乐活动顺利进 行。三、会后安排1 . 整理会议文件：整理会议记录；形成会议决定（简报、 纪要） ；写总结向上级汇报情况或发布；将会议材料分类、立卷、归档；向总会和 情报信息单位提交论文集。2

4、 .送别会议代表：分发回程票；结清会议费用；根据返程时间 安排车辆；发放会议学分、照片和通讯录。3 .会后工作：结算会议开支费用；归还会议所借物品。召开学术会议最重要的环节是征集论文，这是学术会议水平和质量的基本保障。 学术论文的征集通知应至少在开会前6 个月或更早一些时间发出。国际会议一般要在12 个月之前发送通知。通知中要写清楚学术会议的目的意义、会议主题、论文议题、论文选录标准、论文报送时间、论文格式体例，以及开会时间、地点等内容，以便投稿和确定参会否。同时还要根据会议需要，选定一些专家或学者进行专题讲座。学术会议的主体是与会代表，组织好代表是开好会议最重要的环节。我们的会议一般规范较小

5、（因为会议频繁）， 参会代表并不仅仅局限在入选论文的作者， 也可通过厂家或公司特邀一些专业人员参会，尽量保证会场人员。特别是会议选择在风景区，往往开幕式人数不少，闭幕式则寥寥无几，成为典型的虎头蛇尾。学术会议的顺利召开，往往取决于一些必不可少细节方面的充分准备。如会议地点应尽量选择环境较好，交通便利，接待能力较强或与会议研讨内容相关的地区，最好在当地有依托单位。会场的布置，包括主席台的设置、横幅标语、背景幕布、桌签的摆放、投影设备的安装使用、茶水服务、位置安排等，一定要安排周到。另外，经过充分准备的学术会议，一定要按期召开。会议期间应当就讨论的主题进行广泛深入的研讨。学术会议要安排紧凑，紧扣主题，对会上所作的大会报告和宣读的主要论文，要围绕重点议题认真组织评议，通过讨论力求解决一些理论问题和实际问题。要贯彻“双百”方针，倡导学术民主，提倡各种不同学术观点的碰撞，对与会者应一视同仁，努力营造学术自由、平等的气氛。要注意发现和选拔优秀人才，参加学术会议的资深专家要注意发现优秀的青年人才，并向有关部门进行举荐，使优秀人才更好地成长。学术会议期间，除进行学术讨论外，还要根据情况，组织专家针对科学发展问题（如诊疗规范、共识等）提出意见和建议。在会议的形式上，也要力求多样化，要灵活采用大会报告、墙报、辩论会、学术沙龙、设问和答辩、自由发言、圆桌座谈、冷餐会、成果展示等多