项目采购管理流程探讨

1、项目采购管理流程探讨姓名：学号：目录：摘要2关键字21、我国工程项目物资采购管理发展现状分析 21.1工程项目物资采购的流程 22、工程项目物资采购管理中存在的问题32.1采购业务效率低32.2采购成本过高42.3采购资金利用率偏低42.4采购行为缺乏规范42.5采购物资质量难以控制43、基于供应链的工程项目物资采购53.1基于供应链的工程项目物资采购管理模式的流程设计53.2该模式的特点74、结论 7参考文献8摘要：随着中国建设大规模的发展，传统的工程项目物资采购管理已弊端凸显，基于供应链的工程项目物资采购模式的建立和应用达到了救偏补弊的作用。 关键词：物资采购、供应链、模式 随着中国建设大

2、规模发展，如何使这些投资更加高效和节省？成为建设管理部门必须解决的问题。据初步测算物资采购费用在工程总造价中占60-70%的比重,因此恰当的组织建设物资的采购、库存和调配，以此降低建设物资的采购费用对铁路建设项目节省投资、提高效益、保障工期、保证项目质量具有非常重要的意义。 1、我国工程项目物资采购管理发展现状分析 1.1工程项目物资采购的流程 我国工程项目物资采购的业务流程大体上相同，其基本采购流程如下： 1.1.1制定书面采购计划。物资计划员根据工程部制定的月度滚动生产计划1 每次编制或调整计划时，均将计划按时间顺序向前推进一个计划期，即向前滚动一次，按照制订的项目计划进行施工，对保证项目

3、的顺利完成具有十分重要的意义。、物料清单，制定物料需求计划，结合施工现场的实际需求和库存情况制定出采购计划或书面请购单，发至采购部门用来作为采购业务依据。 1.1.2签发书面采购单。采购员收到原物料采购计划后，在原有的供应商中选择成绩良好的厂商，通知其报价，或以登报公告的形式公开征求，将经批准的书面采购订单发送至合适的供应商处。 1.1.3签订供货协议。供应商能够满足订单的要求，返回该订单确认通知，这笔业务将按照正常的业务过程进行。 1.1.4物资到场签收。货到工地后，施工方工地代表或专业工程师负责监控货到现场数量和质量的验收，一般要求监理、安装方或总承包方共同确认。 1.1.5货款确认。厂商

4、交货检验合格后，随即开具发票要求付清货款。若厂商所交货品与合约规定不符或验收不合格者，应依据合约退货，并立即办理重购手续，予以结案。 1.1.6付清货款。财务部门收到项目转来的发票、付款请购单以及仓管部门转来的入库验收单，审核无误后付款，或根据预付款请购单付款（先付款后发货）。 2、工程项目物资采购管理中存在的问题 由于经济条件、管理方法、机制、政策等原因，传统的项目物资采购主要存在以下几个问题： 2.1采购业务效率低 2.1.1和供应商很难完全的沟通。采购、供应双方都不能进行有效的信息沟通，只能通过多次谈判达成协议，这也是典型的非信息对称博弈过程。 2.1.2信息共享程度弱。项目大部分的采购

5、操作及与供应商的谈判都是通过电话来完成的，没有必要的文字记录，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息未实现共享。 2.1.3采购周期长。一方面是由于采购提前期长，另一方面因为采购过程要跨越多个部门以及外部供应商，经历一系列活动，层层审核、审批，采购周期长是必然的。 2.2采购成本过高 采购管理环节多，造成人力资源浪费，工资、流动资金和管理费等各种费用支出加大,使得采购费用过高；在采购中有购人情料、关系料的现象,所购物资价格高于出厂价,亦会有舍近求远等现象的发生,采购成本较高。 2.3采购资金利用率偏低 当前施工项目层层设库设采购，库存增大，有时候某个项目对某个产品有紧迫的需求，

6、而在另外一个临近的项目还有很多该产品的富余库存，这样的管理模式使得整个企业资金利用率偏低。 2.4采购行为缺乏规范 随着市场经济的建立和买方市场的形成，在相当一部分项目的采购环节中存在着大量的不规范行为。一方面由于项目缺乏严格的管理机制和约束制度，没有足够的专业人员;另一方面，有些材料供应商采取给回扣、送红包、拉关系等方式贿赂采购人员或项目领导，所谓羊毛出在羊身上，造成了企业资产的大量流失。 2.5采购物资质量难以控制 由于供需双方的工作的不透明性，采购方很难参与到供应方的生产组织过程和质量控制活动中，供应商为了在采购招标中获得优势，总是通过各种手段降低成本，结果使产品质量大大下降，使采购方的

7、利益遭受损失，造成采购供应的物资不符合质量标准,使工程留下隐患。这也是供应商和采购部门之间难以建立长期合作关系的一个主要原因。 3、基于供应链的工程项目物资采购 3.1基于供应链的工程项目物资采购管理模式的流程设计 3.1.1该管理模式目标。采购是供应链系统中很重要的一个环节，基于供应链的采购方式是基于订单驱动的JIT（即just in time）采购。JIT采购通过与供应商建立长期的战略性合作伙伴关系和有效的供应商管理，保证采购的低成本、高质量、高效率和高柔性，从而成为供应链管理中的重要而有效的采购方式。为了保证JIT采购的有效实施，供应商的综合评价显得至关重要，而质量、价格、交货期(即生产

8、周期)是选择供应商时最重要的三个标准。该管理模式目标有以下几个方面。 3.1.1.1建立项目物资采购工作中高度透明的物流、资金流、信息流的管理体系，帮助企业实现物资采购资金预计划、事中控制及事后分析的顺利进行; 3.1.1.2建立项目物资采购资金预算、使用情况的分析体系，严把资金使用关; 3.1.1.3建立项目物资采购档案，如历史价、上次交易价、当前价及价格走势的价格分析体系; 3.1.1.4建立项目供应商档案，如在准时交货率、质量合格率、服务质量、交货期等方面的业绩分析体系，根据各供应商的绩效 期望的结果，是为实现其目标而展现在不同层面上的有效输出定期评定定点供应商(即战略伙伴)，从而整合供

9、应链。 3.1.1.5建立项目物资采购合同的生成及执行情况的跟踪分析体系，加强合同的管理力度，为评定供应商的资信等级提供依据; 3.1.1.6建立项目库存管理及库存分析体系，减少不必要的库存占用资金，增加流动资金; 3.1.1.7建立项目物资质量跟踪体系，严把质量关，同时为评定供应商的质量分数提供依据。 3.1.2该管理模式流程设计。该管理模式，首先要进行市场分析，根据供需情况预选供应商和采购方式;其次与预选供应商协商并签订试合作协议，进行合作试运行;再次根据试运行结果选定最终的合作伙伴，签订长期合作协议，进入正式合作阶段；正式合作无需每次都签订采购订货合同，采购部门根据采购计划向供应商发出采

10、购订单，供应商确认后订单开始执行；在采购实施过程中，采购部门要不断的沟通、协调供应商与生产部门的供需计划，保证供需一致、平衡。最后是采购评价与供应商评价，采购部门及时组织相关部门对采购合作情况进行评价，并把结果反馈给供应商，以便供应商进一步改进；同时根据评价结果，对供应商进行相应的激励。 该模式设计中融入了供应链管理的思想，充分借鉴了现代ERP 企业资源计划，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。中所用到的采购管理的设计理念；在此基础上总结出了以下流程模型特点： 3.2该模式的特点 3.2.1转变为订单而采购。在传统的采购模式下，采购的目的

11、很简单，即为库存而采购，采购部门不关心项目所需材料的实际情况，他们所要做的就是保持存货不低于保险储备量，并通过合理的订货量来不断补充需求的耗用量。但在供应链管理模式下，采购活动是以订单驱动方式进行的。用户需求订单即项目订单产生需求订单，需求订单产生订购订单，订货订单再驱动材料供应商。 3.2.2扩大到外部资源管理。传统的采购管理模式中，供应商对采购部门的要求难以得到实时响应，采购方对工程物资的质量也难以有效把握。该种模式把工程企业对物资的管理从仓库延伸到供应商的生产制作，从源头上控制工程物资的质量、数量、效率等，从而达到供应链下的采购管理模式有效的外部资源管理。 3.2.3升级为战略协作伙伴关

12、系。在供应链的工程项目物资采购中，承包商与供应商关系从一般买卖关系向战略协作伙伴关系转变。双方不再孤立地看待各自的企业，而是用总体表现、总增加值和总成本作为决定企业内外行为的衡量标准。 4、结论 采购管理是贯穿整个工程项目实施的核心环节，也是工程项目管理中十分重要的环节。做好项目物资采购管理是一项繁琐的工作，需要工程企业各个部门的通力配合，需要采购人员的同心合作，更需要采购相关人员的不断地理论联系实际，在实践中发展,在发展中创新。目前基于供应链的物资采购模式在很大程度上解决了传统采购管理模式的缺陷，能更好的服务于工程项目的建设，未来还需要有关专业人员不断探索，与时俱进，为工程项目建设物资采购提供更好的模式。 参考文献 1 浅析基于供应链的工程项目物资采购管理模式的总体架构管理纵横 Sweeping over the Managementp138 2 马士华， 林勇， 陈志祥.供应链管理.北京:机械工业出版社.20003 吴恒杰， 王卓甫.大型矿产集团应采用材料集中采购方式. 矿产管理现代化.2008, 34 谢澎， 张洪