行政物资管理制度

1、行政物资管理制度第一条 目的为标准XXX 以下简称公司行政物资管理，明确行政物资管理流程，保证公司行物资合理配置，特制定本制度。第二条 本制度所称行政物资管理 指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、 入库、领用、维修、报废、清 查等一系列管理工作。第三条 行政物资分类 公司行政物资主要分为两大类，分别为固定资产类和低值损耗 品类。一、固定资产价值 2000 元以上，如打印机、电脑、空调、投影仪等；二、低值损耗品价值 1999 元以下：一价值 50 元 1999 元的低值损耗品，如 、 机、文件柜、办公桌椅等；二价值 49 元以下的低值易耗品，其中包括部门所需品和个人所需品。1 、部门所

2、需品： 纸、复写印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、 算器、文件栏、笔筒、文件夹等。2 、个人所需品：签字笔芯 、圆珠笔芯、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、 信笺纸等。第四条 管理部门 行政部是公司日常办公用品的管理部门， 负责行政物资的管理工作 第五条 适用范围 本制度适用于公司全体组织及个人。第一章 行政物资采购第六条 行政物资采购条件 以下两种条件至少满足一种时，应着手办理行政物资采购 相关事宜：一、各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品；二、库房该类行政物资数量低于规定最低库存量。第七条 行政物资采购流程一、在满足物资采购条件时，行政部跟据库存记录，提出采购申请，填写?行政物 采

3、购申请单?详见附件 1；一价值 499 元以下的低值损耗品，由分管行政的副总经理审核，总经理审定；二价值 500 元以上的行政物资，由分管行政的副总经理、总经理双审核后董事 长审定；二、行政部物资管理相关人员凭审定后的 ?行政物资采购申请单? 交采购部联系采 购； 第八条 行政物资采购要求一、行政物资一般由采购部向供给商采购 , 电子类行政物资如个人计算机 , 可以 经 董事长同意并授权相关部门如信息部采购；二、行政部应建立行政物资库存量档案，每月限定时间清查账本，发现库存物资不 够 应及时添置。第二章 行政物资入库第九条 行政物资入库条件 经质量检验部门、信息部门等检验合格的采购物资可以办

4、理物资入库手续。第十条 行政物资入库流程一、采购部将采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理；二、物资管理人员再次清点 ?购销合同? 和?行政物资采购申请单? 上所列各项指 标， 对照质量和数量；三、清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写?行政物资入库明细表? 详见 附 件 2 同时备份存档。第十一条 行政物资入库要求一、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见入库单不见实物的现象；二、入库时，行政部相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等工程， 如 发现物资数量、质量不合格时，不得办理入库手续；三、如有多领的行政物资需要退库时，必须由物资管理员填写物资入库单，办妥手 续 前方可入

5、库；四、人员离职时，由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库，如物资回收时 因 保管、使用不当或成心损坏造成损失，由使用者酌情赔偿。第三章 行政物资领用第十二条 行政物资领用依据一、被规划为公司固定资产的行政物资，在员工入职时按各职等对应标准，报分管 行政的副总经理审核，总经理审定后发放，原那么上不再增补，假设破损、残旧需更换的必 须向 行政部提出申请；二、低值损耗品的领用可依据历史记录 如以过去半年耗用平均数 , 经验法那么 估 计 消耗时间 设定领用频率 如圆珠笔每月每人发放一支 , 并可随部门或人员的工作状 况 随时调整发放频率，同时低值损耗品的领用实行以旧换新原那么， 但纯消耗品不在

6、此列 如 信纸等；第十三条 行政物资领用流程一、不同价值的行政物资的领用流程如下：一价值在 10 元以下的低值损耗品， 由申请领用人直接在行政部物资领用登记簿 上 注明领用品名、数量、领用日期等即可领用；二其它价值的行政物资由领用人填写?行政物资领用申请单? 详见附件 3 ， 按同等价值行政物资采购报批标准申请，并经行政部负责人和分管行政副总经理双审 核， 总经理审定前方可领用，同时在领用登记簿上注明明细；三、行政部将?行政物资领用申请单?附着在?行政物资出库明细单?后存档，按 照 物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。第十四条 行政物资领用要求一、本着节约与自愿的原那么，可不领用或少领用

7、的应尽量节约；二、需要以旧换新的行政物资， 如发生遗失， 更换时视具体情况给予一定经济赔偿；三、新入职职员到职时如需要领行政用品的 , 由人力资源部按流程统一向行政部提 出 行政用品申领要求；四、物品领用后，遵从谁领用，谁管理的原那么。个人物资由申请者个人负责，部门 物 资由该部门负责人负责，具体界定范围参考本制度第三条；五、领用的行政物资严禁个人带回家使用；第四章 行政物资报修第十五条 行政物资的报修条件 以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系 维修， 其中属个人物资由个人 提出报修申请，部门物资由该部门负责人申请。一、价值为 50 元以上的低值损耗品或固定资产；二、物资在正常工作当

8、中由于自然磨损等原因造成非人为损坏。第十六条 行政物资报修流程 一、损坏物资为电脑、 机等电子产品，由物资使用 人先行联系信息部技术人员 进行初期检查、维修、调试；二、经信息部调试确定为发生严重损坏的电子类行政物资、非电子类行政物资，由 物 资使用者向行政部提出维修申请，并填写?行政物资报修申请单?详见附件 5 ，按 照物资采购相应审批标准由相关负责人审核、审定；三、行政部物资管理员凭审定通过的?行政物资报修申请单?联系维修单位维修， 并 将申请单存档；四、修理完毕后由管理员归还使用人员， 并做维修记录， 物资使用者在记录单上签 字；五、维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用

9、流程办理相关 手 续。第十七条 行政物资报修要求 一、由于使用不当等个人原因造成物资损坏的，也可报 行政部维修，但产生费用须 个人承当；二、把个人办公物资借给他人而造成损坏的，维修费用由借出者个人承当；三、行政部作维修记录时必须将?行政物资报修申请单?附在维修簿上存档，以便 公 司日后的物资清查管理。第五章 行政物资报废第十八条 行政物资报废条件 以下两种条件同时满足可办理行政物资报废： 一、被划 分为公司固定资产的行政物资； 二、使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价值。 第 十九条 行政物资报废流程 一、物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求； 二、由 行政部

10、物资管理员填写?行政物资报废申请单?详见附件7，详细填写 物资分类号，编号，名称，规格型号，单价，数量等资料；三、物资管理员将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审，并提出报废 初 审意见，有再利用价值的交还报修人员，无再利用价值的交由分管行政副总经理和总 经理 双审核，董事长审定并作报废处理；四、行政部物资管理人员根据?行政物资报废申请单?所列名目，向部门收回报废 物 资；五、行政部物资管理员凭?行政物资报废申请单?到财务处销账，做到帐、物同时 注 销。第二十条 行政物资报废要求 一、为保证物资经常处于良好状态和账实相符，除因无 法妥善存放的物资专项报废 外，物资报废每年年终进行一次；

11、二、固定资产报废必须由相关领导、专业人员、行政部部长、财务人员等相关人员 会 同鉴定，按照物资报废流程严格执行；三、因个人或部门保管、保养不善造成的物资报废，应由个人或部门负责人写出详 细 报告并根据损失程度承当经济赔偿；四、报废物资一经批准报废，必须将实物交回行政部处理，不得随意丢弃；五、凡有修旧利废价值的，应充分实现其再利用价值，进行物资维修工作，不得随 意 做报废处理。第六章 行政物资清查第二十一条 行政物资清查条件 公司应对价值 100 元以上的行政物资做定期清查核算。第二十二条 行政物资清查流程 一、在行政物资清查工作开始之前， 由行政部负责人 布置清查工作， 确定清查范围、时间和应

12、到达的要求； 二、行政部相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行政物资与实际物资进行核 对， 并跟据?行政物资领用申请单?、?行政物资入库明细单?和?行政物资出库明细 单?做 具体校对， 同时物资管理人员应停止行政物资的收发活动， 将物资分类摆放有序， 严禁 实物流动；三、物资清查中发现帐实不符， 应及时查明原因， 以书面形式给出相应处理意见 如 盘亏的从账面销除，盘盈的估价入账等 ，并按照价格根据物资采购报批标准上报相关 负 责人审核、审定；四、由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定。第二十三条 行政物资清查要求 一、行政部负责人每月月末进行行政物资清查，每年 年末会同物资使用部门、

13、财务 部等部门进行年度盘点，并将工作记录装订成册保管存档； 二、清查过程中要分配专人负责清点、 专人负责记录、 专人负责监督。 清查过程中， 除了要保证清点数量准确外，还要关注各类行政物资的价值有无减损、有无超储积压、 费等现象;三、 清查过程中如有固定资产需作报废处理的，必须按审批程序经相关领导审核批准 后才可处理，否那么一律不准自行调整；四、清查中假设遇固定资产缺失或质量上的问题如超期、老化、变质或损坏等，应及时用书面的形式向相关领导汇报， 如因台帐管理人员等由于疏忽等自身原因造成公 司 固定资产帐实严重不符，须视具体情况给予经济处分。第七章附那么第二十四条 行政物资管理严格按照本制度执行

14、，责任落实到岗位，失责将按相关制度惩办。第二十五条本制度的修订及解释归属行政部。第二十六条 本制度签发之日起生效，假设与此前相关文件冲突，以本制度为准。附件：1、行政物资采购申请单2、行政物资入库明细单3、行政物资领用申请单4、行政物资出库明细单5、行政物资报修申请单6、行政物资报废申请单7、行政物资采购流程图8、行政物资入库流程图9、行政物资领用流程图10、行政物资报修流程图11、行政物资报废流程图12、行政物资清查流程图以下无正文附件1 :行政物资采购申请单申购部门：年 月曰物资名称参考型号及规格库存采购数量预计单价预计使用年限采购用途审核人意见审定人意见备注附件2:行政物资入库明细单采购/出库日期入库日期入库物品清单序号物资名称型号及规格数量单价采购人签字物资管理人员签字附件3:行政物资领用申请单申请部门申请人申请时间申物资名称型号数量请 内 容领用理由单价部门负责人审核人审定人备注附件4:行政物资出库明细单入库日期出库日期出库物品清单序号物资名称型号及规格数量单价领用人签字物资管理人员签字附件5:行政物资报修申请单申请部门申请人申请日期申请内容物资名称型号及规格损坏原因行政部负责人审核人审定人备注行政