操作技能提升培训材料_2

1、PPT操作技能提升操作技能提升交流材料交流材料Copyright 2006 by HuaAT本文件是华院分析技术（上海）有限公司为北京移动通信有限责任公司所准备，未经华院分析许可不得向第三方透露或用于其他目的ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 2本交流材料的目标本交流材料的目标实现目标：实现目标：u和大家一起交流和大家一起交流PowerPoint的编写技巧的编写技巧u提高大家制作提高大家制作PowerPoint的效率的效率u使使PowerPoint的意义更加明确、内容更加容易理解的意义更加明确、内容更加容易理解交流内容：交流内容：u制作制作Power

2、Point的基本理论的基本理论u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事项的注意事项ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 3本交流材料的目标本交流材料的目标交流内容：交流内容：u制作制作PowerPoint的基本理论的基本理论u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事项的注意事项ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 4基本理论基本理论u效率感效率感u空间感空间感u过程感过程感ConfidentialCopyright 2

3、006 by HuaATPage 5第一种方法：第一种方法：选择目标按“复制”按钮按“粘贴”按钮把复制的那个从原始的那个上边移选择正确的位置摆放（16秒）第二种方法：第二种方法：选择目标按住“shift”+“ctrl”键同时移动目标到合适的位置（2秒）效率感效率感复制一个对象需要多少时间？复制一个对象需要多少时间？绘制页面可以分成很多步骤绘制页面可以分成很多步骤, ,并且效率体现在每一步骤中，发现每一个操作的最并且效率体现在每一步骤中，发现每一个操作的最高效的方法并且把这种操作贯穿在整个的绘制过程中高效的方法并且把这种操作贯穿在整个的绘制过程中ConfidentialCopyright 200

4、6 by HuaATPage 6就像在一块空地上建造一幢房子一样，不要浪费这块地方也不能超出范围就像在一块空地上建造一幢房子一样，不要浪费这块地方也不能超出范围空间感空间感编辑框是在编写中可利用的最大空间，在边框内你要保证所有目标的平衡性编辑框是在编写中可利用的最大空间，在边框内你要保证所有目标的平衡性我们的答案是：第一个我们的答案是：第一个ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 7如何通过一个好的过程画一张演示图如何通过一个好的过程画一张演示图过程感过程感ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 8特别提醒特别提醒

5、当你完成一个页面或是一个复杂的过程的时候千万不要忘记当你完成一个页面或是一个复杂的过程的时候千万不要忘记保存保存!Ctrl+SConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 9本交流材料的目标本交流材料的目标交流内容：交流内容：u制作制作PowerPoint的基本理论的基本理论u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事项的注意事项ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 10u定义自己的“桌面”u快捷键u移动和复制u选中u格式化文本u格式化线条u格式化对象主要的方法主要的方法Co

6、nfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 11u这里说的“桌面”是你和PowerPoint的接口。定义桌面的目的就是使工作环境更加的舒服，这样一来就把工作中的干扰减少到最低限度。u如何定义“桌面”： 在菜单栏选择工具定义，然后按”命令”按钮，把要选择的图标移动到活动工具栏中为什么要定义自己的桌面？为什么要定义自己的桌面？定义自己的定义自己的“桌面桌面”ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 12我常用的我常用的“桌面桌面”自选图形对齐和连接线条、文本框、填充等常用的工具栏ConfidentialCopyright 200

7、6 by HuaATPage 13定义自己的桌面定义自己的桌面用自己公司的标准格式作为幻灯片的模板。用自己公司的标准格式作为幻灯片的模板。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 14这些快捷键在我们的左手边这些快捷键在我们的左手边, ,所以当我们的右手在忙着使用鼠标的时候会很方便所以当我们的右手在忙着使用鼠标的时候会很方便, ,多次使用后多次使用后你会记住它们你会记住它们使用快捷键是最高效的绘图方法使用快捷键是最高效的绘图方法常见的一些快捷键常见的一些快捷键Ctrl-C:复制复制Ctrl-X:剪切剪切Ctrl-V:粘贴粘贴Ctrl-S:保存保存Ctrl-

8、A:全选全选Ctrl-Z:撤消撤消Ctrl-D:复制复制Ctrl-O:打开打开Ctrl-M:插入新幻灯片插入新幻灯片ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 15u使用鼠标可以很自由的移动对象。但是如果你想纵向或是横向的平行移动，就必须同时按住Shift键；u如果你想复制一个对象并且把它移动到和原始对象平行的位置，可以按住Ctrl和Shift的同时移动对象。移动和复制是联系最紧密的操作移动和复制是联系最紧密的操作移动和复制移动和复制ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 16选中选中u把鼠标移动到一个对象上并且点击,

9、 选中对象；u按住鼠标左键并且拖动光标,就可以选中所有拖动区域内的对象；u如果你想选择一些分散的对象,就可以按住Ctrl键一个一个的选中；uCtrl-A可以进行全选；u在一个文本框中,三次点击鼠标左键, 可以选择段落；点击两次,可以选择文字；u选择文本框的最快的方法是在点击文本的任何地方的时候都按住Shift键或者Ctrl键。编辑对象的时候需要先选中编辑对象的时候需要先选中ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 17u字体的大小最大的96号字，最小的是6号u项目符号和编号PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择u项目的缩进可以利用Powe

10、rPoint的标尺实现项目的合理缩进格式化文本格式化文本ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 18格式化文本格式化文本格式刷格式刷n字体的大小最大的字体的大小最大的9696号字，最小的是号字，最小的是6 6号号n项目符号和编号项目符号和编号PowerPointPowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择中提供了很多的项目编号的样式可供选择n项目的缩进可以利用项目的缩进可以利用PowerPointPowerPoint的标尺实现项目的合理缩进的标尺实现项目的合理缩进u字体的大小最大的96号字，最小的是6号u项目符号和编号PowerPoint中提

11、供了很多的项目编号的样式可供选择u项目的缩进可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进u字体的大小最大的96号字，最小的是6号u项目符号和编号PowerPoint中提供了很多的项目编号的样式可供选择u项目的缩进可以利用PowerPoint的标尺实现项目的合理缩进ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 19格式化线条格式化线条ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 20格式化线条格式化线条如何连接几个图形请不要画若干条直线在把他们连接在一起请不要画若干条直线在把他们连接在一起,这个非常浪费时间并且难以编辑这

12、个非常浪费时间并且难以编辑.用用PowerPoint提提供的自选图形连接符供的自选图形连接符,你会发现这非常的方便。你会发现这非常的方便。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 21u我相信大家都知道如何改变对象的形状，但是如果你想成比例的改变对象，就需要按住Shift键。如果不这样就会导致对象的失真，比如一个圆形会变成一个椭圆形或是一个正方型变成一个长方型。不要太相信自己的眼球，因为这是不精确的；u如果你想扩大一个复杂的对象，首先要组合组合他们，然后点击鼠标右键选择格式化对象，按尺寸选项，在刻度功能中定义扩大或是缩小的精确百分比。格式化对象格式化对象-

13、 -扩大和缩小扩大和缩小第一阶段第二阶段第三阶段第一阶段第二阶段第三阶段第一阶段第二阶段第三阶段ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 22u如何把下面的等距水平居中对齐？格式化对象格式化对象- -对齐对象对齐对象u用鼠标拖，再配合肉眼看，高级一些的方法是调出网格线做参考。不,这太浪费时间,而且伤眼睛，正确的方法是使用绘图中的对齐和分布功能。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 23u如何做这个工作如何做这个工作? ?u一个一个图形画？不一个一个图形画？不, ,这太浪费时间这太浪费时间, ,正确的方法是正确的方法

14、是: :格式化对象格式化对象- -改变形状改变形状ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 24本交流材料的目标本交流材料的目标交流内容：交流内容：u制作制作PowerPoint的基本理论的基本理论u制作制作PowerPoint的主要方法的主要方法u制作制作PowerPoint的注意事项的注意事项ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 25u文本文本u定量图定量图n柱状图n饼图n折线图n组合图u定性图定性图n组织图n流程图n矩阵图n其他u特殊效果特殊效果注意事项注意事项ConfidentialCopyright 20

15、06 by HuaATPage 26一致性使演示更加的专业。一致性包括: 1、字体一致 2、标题、字体、样式、大小、编号风格和排列的一致 3、一张页面中图的大小和风格一致 4、缩写和术语一致 5、举例一致性，比如例子的标题、例子的句式、承上启下等等 6、叙述风格的一致 文本的注意事项文本的注意事项一致性一致性ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 27不一致的举例不一致的举例ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 28u文本是很常用的,所以我们经常用不同的字体大小、斜体、黑体来区分不同的文本u字体的大小表明文字的重

16、要程度,页面的标题使用的是最大的字体.页面中其他的字体都小于标题。一般，18-20号的字体比较适合做标题，子标题和图的名称都要小于页面的标题，而且他们比较的灵活多样。我们可以调整字体的大小以适应空间。另外在页面中的文字有些应该特别的加粗。在一份要打印的文档中设置的字体最好大于10号，因为小于10号的字体看起来不舒服，要是屏幕演示的话最好大于14号；u斜体和粗体的用法非常的灵活，可以用于标注重要的内容并且区别两个不同的文本。文本的注意事项文本的注意事项- -字体大小、斜体、黑体字体大小、斜体、黑体ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 29文本的注意事项文

17、本的注意事项- -字体大小、斜体、黑体（举例）字体大小、斜体、黑体（举例）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 30 PowerPoint中最好不要用长篇大论的文字，演示需要用简短的语句表达交流的中心思想。所以建议给文本进行编号； 不要所有的编号都用一种类型，子标题和一些不重要的论点可以使用不同的编号。文本的注意事项文本的注意事项- -编号编号ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 31 单字换行就是在一段或是一行的最后出现的一个单独的文字，一个文字占一行； 调整文本框来避免单字换行，最好在最后一行放更多的字而不

18、是一个字。文本的注意事项文本的注意事项- -单字换行单字换行ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 32柱状图是演示中最常用的图形。他可以说明不同项目数据的差别，例如不同的品种柱状图是演示中最常用的图形。他可以说明不同项目数据的差别，例如不同的品种柱状图的注意事项有：柱状图的注意事项有：在柱状图的数轴上尽量不写刻度，这样就可以用节省下来的空间使图变的更大。每根柱子上都标注上具体的数值，因为我们不希望客户还去用尺子进行测量；尽量避免使用网格线，这会使图变的杂乱；一般报告打印成黑白的，所以我们把柱子填充成白色，这样页面看上去比较清爽。把特别需要强调的或是使用

19、不同数据的柱子填充成其他的颜色；一张页面中不同图的柱子的宽度应该保持一致，标签的字体也必须一致；页面上的图应该合理的排列，包括横轴、纵轴、标签和图的名称。 定量图的注意事项定量图的注意事项- -柱状图柱状图ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 33你能说出下面需要完善的地方吗？你能说出下面需要完善的地方吗？定量图的注意事项定量图的注意事项- -柱状图（举例）柱状图（举例）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 34完善过的页面：完善过的页面：定量图的注意事项定量图的注意事项- -柱状图（举例）柱状图（举例）Con

20、fidentialCopyright 2006 by HuaATPage 35 Excel是很好的画定量图的工具，但是Excel默 认绘图设置不是很好，所以我们需要把他们修改成我们要的标准。请看一下的原始图和改进过的图：定量图的注意事项定量图的注意事项- -柱状图（修改柱状图（修改excelexcel默认格式）默认格式）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 36 用多维的柱状图表示不同的数据集，这样会更加便于比较用多维的柱状图表示不同的数据集，这样会更加便于比较 多维柱状图的注意事项：多维柱状图的注意事项：1、避免维度大于三、避免维度大于三2、每一个维

21、度用不同的颜色，并用标注说明。用深色和浅色来区分不同的维度，需要特别、每一个维度用不同的颜色，并用标注说明。用深色和浅色来区分不同的维度，需要特别 强调的维度用最深的颜色，一般情况下，使用的颜色的顺序是从浅到深强调的维度用最深的颜色，一般情况下，使用的颜色的顺序是从浅到深3、柱子之间的间距大于一个单独的柱子，但是要小于几个维度柱子的总和、柱子之间的间距大于一个单独的柱子，但是要小于几个维度柱子的总和4、标注要放在图的下面或是旁边，要使用和图字体一样的字体、标注要放在图的下面或是旁边，要使用和图字体一样的字体 定量图的注意事项定量图的注意事项- -柱状图柱状图 ConfidentialCopyr

22、ight 2006 by HuaATPage 37 柱状图可以修改为表示比例的图。柱状图可以修改为表示比例的图。以上两张图都表示了不同维度的不同比例，右边的那个图更加的强调比例，而不是总数。注意事项是：1、3个或者是4个维度为好；2、不要用太多的颜色，但是你可以把要特别说明维度使用不同的颜色；3、如果强调比例，最好使用连接线，并把总数标注在柱子上方。4、整个图中数值和比例的字体要一致。 定量图的注意事项定量图的注意事项- -柱状图柱状图 ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 38 有时候简单的图不能充分表达你的意思，请考虑一下用组合图。请比较以下两张图

23、：有时候简单的图不能充分表达你的意思，请考虑一下用组合图。请比较以下两张图：定量图的注意事项定量图的注意事项- -组合图组合图ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 39 可以用组合图详细的说明图的某一部分可以用组合图详细的说明图的某一部分定量图的注意事项定量图的注意事项- -组合图组合图ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 40 遇到负值应该如何处理，见以下的例子： X和Y轴放在图的最左边和最下面，画一条“0”值线。负值分布在这条线的下方定量图的注意事项定量图的注意事项- -负值的处理负值的处理Confiden

24、tialCopyright 2006 by HuaATPage 41散点图可以用来展现每个对象在二维坐标中的位置，便于发现对象存在的问题二维指标的设定是关键，选择不同的指标，展现出对象不同的定位特征定量图的注意事项定量图的注意事项- -散点图散点图北京移动北京移动普及率：12.12%活跃率：15.93%ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 42气泡图相对散点图来说，展现信息的维度更多，可以用气泡的大小来展现某个指标的大小气泡图至少有三个维度：X、Y、气泡大小。维度的设定是关键，选择不同的指标，展现出对象不同的定位特征如果你想强调其中的一个，就用其他的颜

25、色进行填充，并注释出他们都代表什么。如果你想强调其中的一个，就用其他的颜色进行填充，并注释出他们都代表什么。定量图的注意事项定量图的注意事项- -气泡图气泡图ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 43 定性图非常多变，定性图的唯一目的就是能把定性图非常多变，定性图的唯一目的就是能把事情表达的更加容易理解事情表达的更加容易理解 以下的页面将介绍一些常见类型的定性图，但是要记住：以下的页面将介绍一些常见类型的定性图，但是要记住：没有固定的格式，要自己创造。没有固定的格式，要自己创造。定性图的注意事项定性图的注意事项ConfidentialCopyright

26、 2006 by HuaATPage 44定性图的注意事项组织结构图定性图的注意事项组织结构图这是一个极端的例子，但是有时候有人会犯左图中的某一个错误这是一个极端的例子，但是有时候有人会犯左图中的某一个错误. ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 45 当遇到在同一层很难排列的时候，你可以如下所示进行排序：当遇到在同一层很难排列的时候，你可以如下所示进行排序： 定性图的注意事项组织结构图（举例）定性图的注意事项组织结构图（举例）ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 46定性图的注意事项流程图定性图的注意事项流程

27、图 流程图的注意事项：流程图的注意事项： 1、用箭头表示流程的方向； 2、用不同类型的线表示不同类型的流程 ； 3、用不用形状的框区别不同的功能； 4、用箭头上的百分比表示分配的流向； 5、很多组织图的注意事项同样适用于流程图，比如线的格式、框的粗细、宽度等。ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 47 矩阵图是分段的强大工具，它不局限于矩阵图是分段的强大工具，它不局限于22的矩阵，你可以自由的应用的矩阵，你可以自由的应用2333.的格式。的格式。一定要把数轴标注清楚，以便读者可以立即了解一定要把数轴标注清楚，以便读者可以立即了解“最好的最好的”和和“最高的最高的”是在左上方或是右上是在左上方或是右上方。方。把关注的段填充上颜色也是必须的。把关注的段填充上颜色也是必须的。定性图的注意事项矩阵图定性图的注意事项矩阵图ConfidentialCopyright 2006 by HuaATPage 48定性图的注意事项过程图定性图的注意事项过程图阶段一阶段一现状分析现状分析阶段二阶段二策略设计策略设计阶段三阶段三实施推广实施推广nXX现状分析nXX用户分析n主要工作主要工作提交物提交物n