信息管理在项目管理中的应用

1、信息管理在项目管理中的应用分析甘肃广播电视大学毕业论文题目：信息管理在项目管理中的应用分析 学生姓名： 刘彦钰 学生学号： 1062001452336 专业层次：计算机信息管理 分校（教学点）： 白银电大靖煤站 导师姓名、职称： 论文写作时间： 2012 年 4月至 2012 年 5 月 信息管理在项目管理中的应用分析摘要随着全球信息化程度的不断提高，信息管理在各行各业中发挥的作用也开始受到重视。对于项目管理而言，项目实施的每个阶段包含大量的相互关联的信息，要通过信息的传递和处理把资源要素融合在一起，因此项目管理需要投入数量巨大、种类繁多的资源。因此，本文将以计算机技术为核心的信息处理系统运用

2、到项目管理系统中，这种系统化的项目信息管理对项目管理效率的提高和质量的提升起到十分显著的作用。关键词：项目管理；信息管理；信息流；项目实施目 录一、引言4二、项目管理的含义4三、项目管理中信息管理所承担的任务5（一）项目管理中的信息5（二）项目管理中的信息流5（三）信息管理在项目管理中的任务6四、信息管理在项目管理中实现的问题分析7（一）工作目标的分解问题7（二）项目目标的管理问题8（三）信息网络的建设问题9五、项目管理中信息管理的工作剖析9（一）项目开始阶段的信息管理10（二）项目计划和实施阶段的信息管理11（三）项目控制阶段的信息管理12（四）项目收尾阶段的信息管理13六、目前项目管理中信

3、息管理的运行模式14（一）项目管理中的信息管理应遵循的原则14（二）信息管理组织结构15七、结语18参考文献18一、引言 在项目管理过程中，尽管可以通过项目的生命周期对项目管理的工作进行条块分割，但是管理工作却不能局限在生命周期的某个过程，而是要涉及超过两个的项目阶段，甚至要贯穿在项目的整个生命周期。在项目的实施过程中，如何对项目中的信息进行管理，及时有效地将信息对成员进行传播和共享是非常关键的。因此，高效的项目信息管理系统是企业项目管理实施成功的基础。二、项目管理的含义Paul Grace（美国项目管理专业资质认证委员会主席）说过：在当今社会中，一切都是项目，一切也都将成为项目。项目无处不在

4、，对于个人、企业和社会都有非常重要的意义。通俗来讲，项目管理就是在一个特定的时间为了完成一个确定的目标，建立一个特殊形式的临时性组织运行机制，然后通过有效地计划、组织、领导和控制，充分利用既定的有限资源的一种系统管理办法。项目管理作为当今世界发展最快的管理科学，能够帮助企业进行产品生产周期的压缩、提高客户满意度、增强竞争实力。但是项目管理又是一个持续的改进过程，需要企业在项目的开发实践中不断地积累经验，设计出适于企业运行的项目管理模式。20世纪中期，美国国防的大型军工项目对信息处理的强大需求超刺激了电子计算机技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理系统开始在项目管理中使用。它要求企业在对项

5、目进行科学的计划、组织、实施和控制的过程中，能够系统的利用项目信息的软硬件资源，运用信息技术的相关手段是想对项目信息的及时、有效、充分和准确的搜集、存储、加工、传输和输出，对项目的进度、预算、范围和质量的执行进行有效的反馈，是项目成员能够及时获得所需信息，对项目的执行过程进行控制，为项目目标的实现服务。项目管理中信息管理所承担的任务（一）项目管理中的信息信息是项目管理的基础，一个项目要包含很多信息，各种数据、报告、安排、计划、会议和技术文件等等。一般项目中的信息可分为以下五个方面：1 项目基本情况的信息：主要在项目手册、设计文件、各种合同和计划文件中都有涉及。2 项目技术信息：主要包括项目的规

6、划图标、技术规格书、施工的作业图纸和技术检测分析报告等。3 实际工程信息：主要在项目的日报、月报和重大事件报告，设备、材料和劳动力使用报告以及质量报告中涉及到的实际的工期、成本和质量信息等，还应该包括问题分析、计划和实际对比及项目趋势预测的相关性信息。4 项目的各项指令和决策方面的信息5 其他信息：包括与项目相关的各种市场情况、气候和外汇的波动以及政策动态等信息（二）项目管理中的信息流项目的信息在项目的组内内部和外部环境之间的流动构成了信息流，而根据信息流的方面和对象，可分为以下五类：1 自上而下的信息流。项目信息从项目高层管理者向中低层的项目管理人员甚至具体的工作队进行流动，也就是信息源在上

7、方，而信息的接受者在下方。这种信息流具体是包括项目的管理、命令、办法、规定、工作条例和相关的业务指导意见。2 自下而上的信息流。信息由下级向上级进行传递，也就是信息源在下方，而信息的接受者在上方。此类信息流都是对项目有关的进度、安全、消耗、效率和成本质量等进行传递。3 横向流动的信息流。主要是指项目的管理班子里同一个层次的工作部门或者是工作人员间相互交流和共享的信息。4 企业的综合管理部门，例如以顾问或者经理办公室为主的集散中心发布的项目信息5 项目的管理层和环境之间进行的信息交流。主要包括项目的管理层和企业的领导、设计单位、建设单位、咨询单位、供应单位、质量监督单位和国家的有关管理部门进行的

8、信息交流。这种信息流不尽是为了满足项目自身管理的需要，还要按照国家的有关规定或者协作的要求向外部环境提供信息。（三）信息管理在项目管理中的任务随着全球经济一体化，国家和地区间的政治、经济和文化交流益发频繁，企业组织与外部实体间的联系也越来越频繁。在进行管理的控制和决策中加快信息处理和传播的速度，也要求了信息管理方法和技术的成熟和完善。信息管理在项目管理中的流程图如下：项目实施的整体环境数据搜集决策数据处理分析和解释原始数据资料指令、计划、协调新结构、新状态数据图1：项目信息管理系统模式图1 项目信息的搜集。要进行信息管理，首先要进行信息源的开拓，并在明确信息搜集的目的和项目业务活动的性质的基础

9、上，采用适当的方法进行有针对性的信息渠道的开拓和信息的搜集。企业信息管理部门不仅要对项目内外部信息进行全面和系统的搜集，还要根据业务活动的性质和企业的管理目标，围绕项目的重点集中力量搜集某个方面的信息，可能包含以下情况：政治政策方面的信息，政府在一段时间内所执行的政治路线、方针和政策，以及政治环境的稳定情况，政治体制、军事实力和对外政策的动态；宏观经济方面的信息，国家的经济发展水平、增长速度和规模，产业结构的变动趋势，居民的消费水平、消费结构的变动，以及国家的财政收支等金融情况；科学技术的信息；法律方面的信息等等。2 项目信息的传递。将信息快速、准确的传递到信息的需求者手中是进行项目信息管理的

10、重要内容，这需要建立一套严谨的信息传递制度，是信息传递标准化。首先要有专门的人员进行专门的信息传递，对于制定的文件和日常资料，确定每种文件的修改、传递对象和传递时间，信息传递人员按照规定进行复印和派发。3 项目信息的加工和处理。项目的信息管理人员将搜集到的原始信息按照需要和要求，运用设备、手段和方法进行判断、加工和整理，以提供可供参考或利用的真实信息。首先信息管理人员要对信息的真伪进行判断，对于其中的虚假信息进行剔除。然后将搜集到的散乱的、杂乱无章的信息按照一定的标准进行分类整理。在通过一定的数理统计和运筹学方法对数据进行分析和计算，以获得项目需要的数据。最后对加工处理后的信息进行储存，以供项

11、目管理的调用，方便为管理者提供决策帮助。四、信息管理在项目管理中实现的问题分析因为项目管理是一个广义的概念，它不仅仅是指基本建设工程，也包括一次性投入的非程序化社会类工程建设项目。进行信息管理和项目管理的融合不能只停留在项目管理软件的使用层面上，还要通过具体的系统管理思想对特定的约束条件和建设目标进行管理，以达到项着目管理的优化。笔者认为信息管理在项目管理中进行应用首先要解决工作目标的分解、项目目标的管理和信息网络的建设三个方面的问题。（一）工作目标的分解问题 在实际的项目管理工作中，项目的特殊性决定了项目间的项目目标和约束条件的不一致性，这给项目信息管理软件的应用增加了很多的困难。信息管理软

12、件所依赖的数据库和软件的设计都不能始终不变，管理的程序和优化的手段也都不能完全相同。所以，信息管理的应用应该根据项目管理的实际需要进行开发，是信息管理的组织和工作目标与项目的实际情况保持一致。如果对项目管理进行整体的开发不仅增加了信息管理工作的难度，而且在实际操作中难免出现工作内容的重复和遗漏，因此，可以通过对项目管理工作目标的分解，按照信息内容划分工作目标来进行管理。 如下图所示，项目管理可以对可交付的成果，定义项目的范围，对项目管理进行分组。按照实质工作内容和目标将一项大的项目分解成为几个相互关联的小项目，小项目包含若干工作任务和目标，每个任务又可进行任务细分，以此划分直至最小工作单元。工

13、作目标分解的最终目的是通过工作的分解结构对项目管理制定相应的计划和资源的分配，也在一定程度上可进行模式的参考和套用，达到提高项目管理效率的结果。项目范围管理项目时间管理项目信息管理项目沟通管理项目人力资源管理项目风险管理项目综合管理项目采购管理项目质量管理项目成本管理图2：项目管理各项工作间的信息关联（二）项目目标的管理问题在进行一项异常复杂的项目工程时，项目的管理人员不但在项目实施前对项目内容进行统筹安排，对工作计划精心制定，还要在项目实施过程中实施的的进行信息的反馈，以便随时根据项目目标执行的实际情况进行动态的调整，以追求最优化的项目管理，达到预期的管理目标。随着计算机技术的普遍，工期和成

14、本优化等管理目标的饿是想可以通过软件进行实施。比如project软件就提供了多种进度计划的管理方法，比如日历图、甘特图和网络图等，通过利用这些方法，项目信息管理人员可以对分解后的工作任务建立相关性分析，自动的形成关键路径，有利于决策者更有效的对计划和成本进行管理。但是需要注意的是，相对于工业的生产管理，在实际工作中项目管理的环境变化波动更加频繁，可能导致信息管理为项目管理制定的最优途径在实际管理中只是具有理论上的经济价值。而工作中管理的粗放型和过程的不确定性，对信息管理以精确计算为基础的最优结论有颠覆性的影响。这也是在实际项目管理过程中信息管理所存在的弊端之一。（三）信息网络的建设问题信息网络

15、的建设是企业实施项目信息管理的基础条件，也是从本世纪初项目管理的学者就开始关注和研究的问题，怎样通过计算机网络为项目的信息管理提供交换和共享的平台，如何利用科学的方法对项目管理设计的信息进行收集、储存、加工和处理。把项目设计的开发方、投资方、设计方、供应方、施工方和运营方通过网络连接在一起，对项目信息的管理应用最先进的网络信息技术。尽管项目涉及的每一个经济主体在实际工作中都可以通过信息网络获得效率的提高和经营成本的降低，但是并不是所有的经济实体都能够积极、充分的进行信息网络的建设和管理，也不能完全对通过网络进行信息的传递完全信任。在这种情况下，项目的信息管理部门不能完全得到所需信息，无法对项目

16、工作进行正确的指导和控制，信息管理也变成为一纸空谈而已。五、项目管理中信息管理的工作剖析按照项目的生命周期原理，一个项目通常分为五个阶段：即项目开始阶段、项目计划阶段、项目实施阶段、项目控制阶段和项目收尾阶段。项目在不同阶段，项目管理的内容不同，信息管理发挥的作用也不尽相同，其运行的模式也存在差异。在项目的开始阶段因为要参与项目的招投标，必须要进行一些竞争情报的搜集工作；而在项目的计划和实施阶段主要是针对项目的计划和实施进行一般性的信息管理工作；项目的控制阶段则是通过对项目的信息进行深入的分析和挖掘，将信息及时反映给项目的管理层，对项目进行有效地控制，预防风险的形成；而项目的收尾阶段是对项目以

17、上过程所积累的文档或非文档信息进行管理，为以后的项目管理提供可供借鉴的经验。项目管理不同阶段和信息管理活动图如下：项目开始阶段项目计划与实施阶段项目收尾阶段竞争情报活动项目的内部信息活动项目信息归档项目控制图3：项目管理与信息管理的活动（一）项目开始阶段的信息管理项目开始阶段主要进行的是投标活动，这是企业进行项目管理的前提。这个过程本身就可以归类为一个项目，信息管理人员需要通过多种渠道获得竞争对手、客户和评委的情报，并进行分析和整理，为管理决策提供有效的支持。投标活动的实质就是企业根据客户的目标和宗旨，对企业的内部资源的优势和薄弱环节、竞争对手的优势和劣势进行分析之后选择恰当的投标策略。这个过

18、程竞争情报是基础，也是提高中标率的关键。在这个过程一般需要搜集四个方面的信息：1 客户信息的搜集。在进行项目的投标前，项目的管理者或信息管理人员都要与客户进行接触，以便了解客户的核心需求。当然也可能需要信息管理人员通过一系列社会活动间接获得项目的有关信息，及时了解客户的需求偏好。在交流中不但要挖掘客户的实际需求，还要使客户对于公司的产品或技术提前进行认识和了解，将客户的需求吸引到本公司的产品或技术。2 企业内部信息的搜集。每个项目的招标都需要一定的条件，这就要求公司要对自身的基本情况进行调查：包括财务的盈利能力、资金收益率；企业的组织结构；产品的市场占有率、功能和组合类型；企业人员的操作水平、

19、管理能力、劳资关系和激励水平；企业在产品和服务方面的优势、企业形象和价格水平；市场营销能力；设备状况；研究与开发能力等有关自身投标实力的指标进行考核，避免做无用功。3 竞争对手信息的搜集。通过招标中心或者客户确定竞争对手后，要及时的对竞争对手的相关信息进行了解。信息管理部门对竞争对手情况的了解和跟踪时一项长期积累的过程，在企业参加投标的过程中，对竞争对手惯用的投标策略（低价、技术或者服务优势）进行搜集和记录，并进行深入的分析和整理。根据可能搜集到的竞争对手的投标书和方案进行分析，以便提出相对比更具有新意、更能吸引用户的投标方案。分析竞争对手的信息在很大程度上能弥补企业自身存在的劣势，提高竞争力

20、。4 外部环境信息的搜集。外部环境对投标方案的确定和投标的结果有重要的影响。项目负责人必须对招标文件进行研究和分析，明确该项目的各种要求（如报价要求、技术标准和规范、投标保证金以及承包时间），保证投标策略和投标方案的准确性。其次还要对国内外市场相应的材料和设备、运输费用、随率的变动情况随时掌握。信息管理部门可以根据长期的分析，确定相关的规律，随时调整投标方案。在对客户信息、公司内部信息、竞争对手的信息以及外部环境的信息搜集汇总之后，信息管理部门就可以采用定性或定量的分析方法对信息进行加工、处理和分析，提炼出有效的情报，对公司的优势、劣势、机遇和威胁进行归纳和总结，为公司投标策略的制定提供决策依

21、据。（二）项目计划和实施阶段的信息管理 在项目计划和实施阶段，会产生和运用大量以图纸、表格、音像、文字等形式的数据，这个时期信息的交流、共享和分析对于项目的执行时非常重要的。因此，频繁的信息传递和交流过程会给项目的信息管理带来很多困难：项目信息数量大且纷乱无章；信息传递的层次过多，导致信息会存在失真或者反馈滞后的现象；信息间有很强的相互共享和制约的关系。1 项目管理组织的信息。通过组织结构图了解项目管理各部门的职能、关键部门的管理层和成员；通过流程文件各部门间的业务关系和配合方式，尤其对项目涉及的采购部门、质量部门和售后部门更要充分的了解和分析，以便有针对性的进行信息的搜集和传递。还要了解项目

22、的信息系统建设情况，利用信息系统进行信息管理能提高管理效率和保证信息的准确性。2 项目所涉及的市场信息。及时掌握行业的市场动态变化，新产品和技术的发明，竞争对手的信息以及客户信息。分析行业和客户的特殊性，吸取竞争对手的优点，采取符合市场变化、项目特点和客户需求的项目管理方式。3 历史项目的信息。通过对项目历史信息的了解，历史项目在实施过程中遇到的问题和采用的解决办法对项目计划的制定和实施都有参考意义。很多公司都有专门的电子化数据库，方便信息管理人员随时进行查阅和参考。即使没有数据库，也可以通过相关的项目参与人了解历史项目的实施情况。 信息管理部门要在了解足够多的项目信息的基础上，选择合适、有效

23、地分析工具和模板对信息进行整理，为项目的管理和执行提供决策支持；在项目实施过程中实时对项目信息进行控制和反馈，保证项目按照目标方面进行。（三）项目控制阶段的信息管理项目的控制管理主要是贯穿在项目的整个进行过程，为了保证项目按照目标进行，深入挖掘和分析项目信息，及时反馈到项目的计划和实施阶段，预防项目风险的产生。项目控制必须要对项目的整体运行情况进行不间断的跟踪和监控，以项目进展的信息进行搜集和分析，对比项目的预期目标，在出现偏差和失误进行及时的分析和纠正。其中最主要的三个方面是项目质量的信息管理、项目成本的信息管理和项目进度的信息管理。1 项目质量的信息管理。项目的质量是项目执行的最终目的。项

24、目作为针对的、目的性强烈的一次性活动，对质量的要求很长高。项目的质量信息都是以具体项目的质量指标为中心，通常项目标准包括两类：一是行业内的全球质量标准，另一个是公司或项目所执行的特有的质量标准。在项目的实施阶段搜集的项目信息根据经验进行排列，并以数据的形式表现出来。在整个实施阶段要定期将项目本身得到的项目信息和项目计划的预计质量信息对性对比，及时将偏差进行向上的反应。信息管理部门在质量信息出现偏差后传递给相关技术部门进行原因的分析，并制定解决方案和对策。最后将解决方案传递给实施基层进行项目的修正。2 项目成本的信息管理。对项目的成本信息进行管理的目的是为了资金的开源和截流。项目的成本信息主要包

25、括项目在运行过程中的开支和费用等信息的总和。与项目质量信息管理类似的是，使用的都是运行过程信息和预计信息的对比来进行管理的考核。因为在项目的计划中对项目实施的每个阶段消耗的资源和费用都有详尽的描述，将项目实施过程费用的开销与预计信息对比后，对发生偏差的内容进行分析后，拟定相关的调整方案，在领导审批后才可以由实施部门进行调整。但是成本的现金流分析所使用的数据都是通过估算和预测获得的，存在不确定性，这也是我国目前在进行项目管理中比较敏感和弱势的地方。3 项目进度的信息管理。尽管“按时、保质的完成项目”是项目管理的最优情况，但是工期拖延的情况却频繁发生。项目进度管理，也称为项目时间管理，主要是为了保

26、证项目按时完成、发挥最佳的工作效率和资源的合理分配。项目改的进度管理主要有五个阶段，项目的活动定义，项目活动排序、项目工期估算、项目安排进度表和项目的进度控制。这个过程信息管理的及时、准确性是进行进度严格管理的保证，对于项目活动都以文档形式进行清单管理，以便其他成员或者过程进行使用和管理。（四）项目收尾阶段的信息管理项目的收尾阶段，主要是对项目的有关信息进行收集、整理、处理、存储、传递和应用等工作的总结，与传统意义的文档管理还是存在一定的区别，不但要对管理的纸质介质和电子介质的信息进行管理，还要对项目成员间的口头信息进行管理。尽管在项目信息管理的其他阶段对项目有关信息也都进行了有序的管理，但是

27、企业由于存在大量的项目，不可避免会出现很多信息都分散在邮件、电脑或者文件服务器中，项目的信息管理人员要及时进行管理，将每个项目积累的经验和知识进行整理，形成电子数据库，以供以后的项目进行参考。它主要是以项目管理中的文档和资料为核心，建立专门的项目管理门户，及时发布项目的有关信息，进行项目文档资料的整理，对项目文档资料进行权限管理，建立项目成员的协同的工作环境，方便文档的共享，保证文档的安全，更好的为企业的项目信息管理进行服务。六、目前项目管理中信息管理的运行模式（一）项目管理中的信息管理应遵循的原则从项目管理的工作职能来看，为了保证信息管理在项目管理中有效地发挥作用，必须遵循以下几个原则：1

28、项目信息管理的准确性。也就是说所进行管理的信息必须是真实的，能够客观的反应项目管理的实际情况；虚假的、水分的信息会对组织的决策者产生错误的引导，使其判断和决策失误。2 项目信息管理的及时性。信息是具有时效性的，因此在信息的管理活动中，信息的检索、加工和传递一定要迅速，这样才是使管理者不会错过对项目管理活动做出反应和决策的时机。不能及时提供给项目管理人员和相关实施人员的信息，就不具备信息的支持决策作用，会给项目管理带来损失。3 项目信息管理的适用性。在一个项目中存在很多工作性质和工作范围并不相同的管理职能部门，不同的部门对信息的种类、内容和范围的要求是不同的。因此，信息管理部门在进行信息的搜集和

29、加工一定有目的性和针对性，有计划的进行相关工作。（二）信息管理组织结构企业要在项目管理的过程中实施信息管理，就必须调整现行的项目组织架构，基于以上原则，笔者对信息管理部门的组织架构和项目管理的整体组织架构进行了分析和整体，提出了信息管理在项目管理总应用的基本机构框架。1 项目管理的整体架构调整目前国内进行项目管理中多以传统的职能式组织结构为主，多是采用从上而下传递信息或者项目经理负责传递信息（如下图），存在很大的漏洞和缺陷。由于科学技术的进步和市场竞争的发展，在项目管理过程中对信息处理的质和量都有更高的要求，因此要在项目组织中设置专门的信息结构对项目所有组的信息进行传递和处理。C1nD12nD

30、122D121C12C11B1B2B3BnCnnCn2Cn1A图4：传统项目管理职能式组织结构 信息部门就是独立于传统职能式组织结构的专门为决策层进行服务的信息处理加工部门.如下图所示，其与项目管理每个组织都是进行双向的信息沟通，通过电话、网络等方式对与项目部门进行了信息的链接。这样不但没有破坏传统职能式结构的临近级信息沟通，也将原来的较长的信息传递链进行了简化，缩短了项目信息进行传递的时间和层次。这样对信息的反应速度、传递的准确性和减少决策层的信息处理量都有很大的应用价值。AB1B2B3BnC11C12C1n项目信息管理部 门Cn1Cn2Cnn图5：信息部门与各部门的信息链如下图所示，为每一

31、个部门高管理层都配置专门的信息办公室（information office），信息办公室的职责是接受和辅助处理来自下层的信息，将大量的、冗繁的信息进行处理，将其中与项目目标有关的项目关键信息（比如项目的三大目标，质量、费用和进度）整理和分析后传递给管理层，从而减少了管理层处理信息的时间，提高了项目的整体运行效率。而且由于信息办公室处理信息的专业性，能够更加专业的对信息所反应的实际工作进行分析，提高了高层信息处理和决策的准确度，是项目合理有序的向管理目标运行。AB1B5BnB4B3B2IO1图6：信息办公司辅助进行信息管理结构图信息结构的组织通过细化形成每个子信息办公室，IO1专门负责辅助A进行

32、信息管理，并且为A过滤来自B的信息。同样可以设立从C到B的信息办公室，辅助B来处理来自C的信息，从而也减少B层的信息处理量。但是在这个过程中，信息办公司的设立要灵活，结合上下层间的联系程度和信息量的多少来有效控制信息办公室的设立，从而降低项目的运营成本。而且信息办公室的人员配置也应当按照所辅助层级的不同和信息量处理的多少进行区别设置。2 信息管理部门组织架构。项目的信息管理部门需要具有灵活的组织、统一的管理、资源的共享和运作效率的高效。因此结合项目管理和信息管理的特点，笔者提出了以下模型进行参考：企业信息主管（CIO）资源管理设计开发运行维护项目管理总体规划部门l 资源的统一调度、分配和管理l IT规划l 信息化标准l 技术选型l 安全策略l 系统分析l 系统设计l 系统开发l 系统测试l 项目全过程管理l IT基础设施l 应用系统l 技术支持图7：企业信息管理部门组织架构参考模型 在实际运行中，该模型最上层的企业信息主管（CIO）主要负责对项目的信息管理结合企业的整体战略进行整体管