中国石化办公自动化系统操作手册

1、中国石化总部办公自动化系统用户操作手册2011年6月目录一、系统基本情况11.系统简介12.业务范围1模块列表1增改模块23.用户与登录3用户3系统登录界面3旧有系统登录44.客户端设置5操作系统5浏览器及其设置5MS Office8相关控件和软件安装85.技术支持9二、基本操作91.首页布局92.模块布局113.开始业务114.表单（稿纸）12表单（稿纸）编辑12文件处理13填写意见15打印表单15机要箱和条形码17分发185.流程22操作界面22流程图23流程明细24去向25人员25提交26撤回26驳回26转办27委托276.查询28已办事宜28已读信息28查询检索29三、办公室文书291

2、.表单（稿纸）29编号29文件处理30代填意见31补发312.流程32文书撤转32解锁323.部门协作32发起会签32办理会签33反馈部门意见33结束会签34中止会签34会签记录344.收文35业务范围35文件登录365.日常维护工作38发文38收文38III一、 系统基本情况1. 系统简介为满足近年来中国石化公文办公业务发展的需要，在前期总部办公自动化系统应用的基础上，项目组开发了新一期中国石化办公自动化系统。本期办公自动化系统是对前一期系统的升级和完善，为方便用户使用，在业务范围、操作方式和使用习惯上基本和前一期保持一致。2. 业务范围 模块列表本期办公自动化系统的总部业务范围涵盖了前期所

3、有的模块，并有增加。具体范围如下表所示。级别业务主管部门数据库公司级公司发文办公厅文件处集团公司发文集团公司函发文集团公司党组发文股份公司发文股份公司函发文密字发文办公厅通报公司收文办公厅文件处集团公司行政收文集团公司机要收文股份公司收文领导收文办公厅总值班室公司党组领导收文总部机关签报办公厅文件处会议纪要办公厅文件处党组会议纪要集团办公会议纪要集团专业会议纪要集团经济活动分析纪要重要情况通报股份办公会议纪要股份专业会议纪要股份经济活动分析纪要工作简报办公厅文件处信访工作简报石化财务简报石化统计简报党群工作简报物资管理简报会议通知办公厅总值班室集团公司会议通知股份公司会议通知督办管理办公厅信息

4、督查处活动管理办公厅总值班室电报办公厅文件处白头机要办公厅文件处前期白头通知模块合并到本模块值班日报办公厅总值班室党组领导批示办公厅文件处每周会议安排办公厅总值班室部门级部门发文部门部门函发文部门部门工作表单部门部门非正式发文部门部门收文部门部门签报部门其他办公模块部门其他采用上述模块为模板构建的模块，如部门会议纪要模块特殊业务制度备案企改部增改模块在前期模块的基础上，一些新业务功能得以实现，一些功能的实现方式做了改变。编号模块主要变化1总部机关签报新增模块前期每个部门的签报，不论是部门内部的，还是要呈送公司领导签批的，都放在同一个签报模块中。本期将需呈送公司领导签批的签报集中到总部机关签报模

5、块中。2工作表单新增模块工作表单是一种企业内部日常工作性质的发文。2发文增加电子会签功能3.签报增加电子会签功能。4督办督办区分了主办部门和协办部门，协办部门的意见反馈到主办部门，再由主办部门向发起会签部门反馈办理情况。5会议通知改变了实现方式。各部门在本部门收文中收取会议通知，并实现了流转。6.部门收文增加了接收电子会签、会议通知的功能7.活动管理新增模块其他模块在功能与应用上也做了不同程度的改进和完善。3. 用户与登录用户本期办公自动化系统的用户将和AD（活动目录）作了有效集成，用户名和密码将统一在AD中维护。因此个别用户的用户名和密码可能和前期系统有些差异，如果不能正常登录，请联系技术支

6、持人员。系统登录界面新系统上线后，总部机关人员统一登录中国石化总部信息门户（网址为0，用户名与密码为中国石化邮箱账号与密码），如不能登录请拨打59966000,联系IT运维支持中心。如下图所示：首次登录信息门户时，需要进行单点登录设置。首先用中国石化邮箱账号进行登录，系统会提示用户输入原信息门户用户名与密码，输入正确后即可正常登录。如下图所示：旧有系统登录由于前期系统中未办理完毕的文件可能还需要继续办理。因此还需要进入前期系统。在新系统导航中也保留了一个前期系统链接，点击导航的“历史数据”的“历史数据”，即进入前期系统。如下图所示：4. 客户端设置操作系统本系统支持

7、的客户端操作系统包括 Windows Xp sp2以上和Windows 7。浏览器及其设置1. 浏览器版本本系统支持的浏览器包括 IE6及以上版本，包括IE6 sp3、IE7、IE8、IE9。2. 自动设置浏览器为能正常使用本系统的Web控件，需要对浏览器做安全性设置。为方便用户设置，项目组提供了相关设置的自动配置文件。 文件位置在总部门户首页下方“总部信息平台公告”，名为“IE设置文件”。下载后先解压，解压出文件“IE设置文件.reg”，双击后在弹出框点击确定，该文件自动将相关的浏览器设置项添加到注册表文件中，设置即告成功。3. 手工设置浏览器1) 打开IE浏览器，工具internet选项，

8、选择“安全”选项如下图所示：图12) 选择“受信任的站点站点”如下图所示：图输入系统域名，确定即可。3) 调整信任站点的安全级别为低如下图所示：MS Office本系统明确支持的MSOffice包括MS Office 2003、MS Office2007。相关控件和软件安装本系统需要用到一些Web控件和软件，包括IndiDocX、书生阅读器、条形码生成器等，用户客户端必须正确安装这些控件和软件，才能正常运行本系统。1. 安装前准备打开IE浏览器，工具internet选项，选择“安全”“受信任的站点 ”，点击自定义级别，下载未签名的ActiveX控件设置为启用，如下图2. 手工下载安装系统可以自

9、动下载一些控件，但因不同IE版本的安全性限制，可能需要较为复杂的操作，自动安装可能失败。另外一些软件可能比较庞大，需要手工下载安装。如需要请在系统右上角下载相应控件，并进行安装。5. 技术支持用户在使用过程中，若需要技术支持，请打技术支持电话 59966000。二、 基本操作1. 首页布局系统首页布局如下图所示：图11 左侧为应用导航包括所有您可以办理的业务，可以查询的信息和可以使用的功能。每个部门和个人的导航都有所区别。2 右侧为主信息区包括待办信息、待阅信息和公文统计信息。待办信息是需要您处理的信息。待阅信息是不需要办理，仅需要知晓的信息。公文统计信息列出您所在部门的文件统计图表和文件处理

10、时效统计视图，用于比较和促进各部门、处室的办文效率。如下图所示：3 右上角为辅助功能包括首页、退出、下载、帮助。2. 模块布局在首页左侧导航条点击业务模块名，业务模块内容出现在右侧，右上侧为模块内导航。如下图所示：1. 待办文件本模块中当前需要您办理的文件。每位登录人员根据自身权限看到的内容各自不同。2. 正办文件本模块中正在办理的文件中您可以查阅的部分。每个人能看到的内容各自不同，一般人员是自己处理过且没有办结的文件，领导和管理员可以看到所有正在办理的文件。3. 办结文件本模块中已经办结的文件。每个人能看到的内容各自不同，一般人员是自己处理过且已经办结的文件，领导和管理员可以看到所有已经办结

11、的文件。3. 开始业务1. 办理在首页或者相应业务模块，从待办信息（待办文件）中，点击打开计划处理的文档，进入即可开始办理当前业务。2. 新建在相应业务模块，在右上角点击 按钮，选择具体业务类型，即可创建一个新业务。3. 提交处理完当前业务后，在右侧流转区，选择下一步流向和用户，点击按钮，系统自动将业务提交到下一个办理人手中。下一个办理人将在待办信息中得到该业务。4. 保存退出若不想马上提交给下一个办理人，而是保存中间结果，请点击按。4. 表单（稿纸）新建或者办理时打开的页面称为表单。表单的基本布局如下：左侧为信息区，显示了本文档的信息，供编辑和处理。右侧为功能区，包括操作区和流程处理区。表单

12、（稿纸）编辑同前期系统，直接在页面编辑即可。文件处理公文处理的一项主要工作是编辑Word、Excel等类型的Office文档，这需要借助于文件控件IndiDocX，因此首先要保证IndiDocX 控件已经正确安装。安装成功后，在表单中控件如图所示。下面介绍对文档的各种处理功能。1. 上载要上载文件，点击。一次可以上载多个文件。特别注意：尽管上载后已经可以进行文档编辑操作，但实际上您处理的文档是在本地的文档，并没有上传到OA系统的服务器上去。和页面中修改的内容一样，处理后的文档要在点击表单右侧操作区的或者，才会真正上传到服务器上。2. 文件图标 代表特定Word文档。要对其进行处理，首先要点击选

13、中该文档。3. 编辑双击，或者选中后点击，系统将在MS Word中打开该文档。您即可对其进行编辑。4. 修改痕迹一般情况下，在受控状态下系统会记录您对文档修改痕迹，如下图所示：若想只看到修改结果，请在Word的工具栏中“审阅”区域中状态选项中选择“最终状态”。若要恢复到痕迹可见，请选择“最终：显示标记”5. 保存Word要保存编辑结果，请在Word中点击后退出。特别注意：尽管修改保存后再打开时，可以看到您的修改已经保存，但实际上您的修改结果还是在本地（您的电脑上），并没有上传到OA系统的服务器上去。和页面中修改的内容一样，处理后的文档要在点击表单右侧操作区的 或者，才会真正上传到服务器上。6.

14、 清稿要清除Word文档的修改痕迹，把它变成一份干净的文档，也就是接受所有修改，请选中文档后点击按钮，系统将生成一份仅记录最终状态的干净文档作为最新文档，同时保留一份痕迹文档以备查证。7. 删除要删除上传的文档，请选中后点击。请谨慎删除，删除了再提交后，被删除的文件将无法恢复。8. 放弃修改如果编辑后又想放弃修改，请直接点击表单右侧操作区的。这样，无论是表单中修改的内容，还是Word文档中修改的内容都被放弃，系统恢复到编辑之前的状态。填写意见每个任务环节能够填写的意见，预先由流程配置指定。要填写意见，请点击操作区 ，在弹出的意见窗口中添加意见。确定后，系统自动将意见放到设定的意见区。一些非正式

15、的过程性意见，表单上可能不会提供相应的意见区，可以到“审批意见”查看，“审批意见”包括了所有的意见。如下图所示：打印表单为兼容纸质文档流转，有时需要将电子表单打印出来。系统为每个业务模块提供了标准的打印单，只要点击相应的打印按钮，即可将标准的表单打印出来。1. 打印单打印单是以各业务模块的纸质单据为样板设计的，通常都是A4纸样式。当点击相应的打印按钮时，系统会自动将文档数据填充到打印单，自动设置页面参数，并自动弹出打印对话框，一般只要在打印对话框点击，就可以打印出相应单据。下面的打印单是部门发文稿纸：2. 打印预览Web页面形式的打印单，不是所见即所得模式，因此不太直观。如果要想在打印前查看和

16、调整打印的实际效果，请使用打印预览功能。操作时先在打印对话框点 ，然后点击 ，出现预览界面，预览界面直观地表现了打印在纸张上的效果。如下图所示：在打印预览界面中，最主要的是底部的页面数，如果超过预期页面数，就需要做适当调整。你可以调整页面边距，缩小字体填充，调整页面设置，设置纸张，也可以打印出来。3. 页面设置通常系统已经对页面做了清理设置，如果发现打印出来的单据出现了页眉页脚，可以通过重新设置。机要箱和条形码在本期系统中，一些业务采用纸质文档和电子文档并行审批的模式，例如总部机关签报、公司发文等。为了追踪纸质文档的流向，办公厅引入了电子公文交换箱系统，并为公司领导、部门和一些在京单位分配了机

17、要箱。机要箱号是每个机要箱在系统中唯一的编码。条形码号是每个文档在系统中唯一的编码，用于追踪纸质文档的流向。系统可以把条形码号转为条形码打印到纸质文档中，供机要箱读取。因此，如果要跨部门投送纸质文档，比如发文会签、签报送办公厅等，需要先生成条形码，打印到稿纸上，然后再发送带有条形码号的电子文档，同时递送带有条形码的纸质文档。1. 生成条形码要生成条形码，请点击，生成的条形码号可以在表单左下角查看到。如下图所示：2. 打印条形码要跨部门递送纸质文档，需要事先将条形码打印到相应的纸质办理单据上，如发文稿纸、签报稿纸上。系统中的打印单上已经附上了条形码，直接一并打出即可。但总部机关签报的稿纸采用事先

18、印刷好的纸张，因此需要将条形码单独打到稿纸上。为此，请先将该稿纸以正确的方向放入打印机纸槽，然后点击，系统弹出条形码打印页面，随后即可将条形码打印到稿纸上。如果您使用较为生疏，可以先试着打印一张做了标记的白纸，以确定稿纸放置的正反和方向。3. 投箱当跨部门递送电子文档时，如果已经有了条形码，系统会自动向电子公文交换系统执行电子投箱，该系统随即等待您进行纸质投箱。分发功能1. 设置附件发往单位当各单位接收的内容中，主文档相同，而附件各部相同时，通常称为背靠背发文或分表发文。这种情况下，拟稿人需要使用按钮 ，事先指定各单位分别接收的文件。如下图所示：点击“批量添加”按钮，给所有发送单位批量选择添加

19、文档中的附件，如下图所示：图4点击“批量删除”按钮可以将所有发送单位的附件进行统一指定删除。点击“修改”按钮可以给指定的发送部门添加或删除发文中的附件，例如点击列表中第一个发送单位对应的修改按钮对附件进行增删，如下图所示：图5以上操作完成后点击“保存返回”按钮回到主表单。2. 分发部门文件的可能分发人是拟稿人或办公室文书，公司文件的分发人是收发室工作人员。分发人可以在分发环节将电子文件分发到各相关单位。流程结束后，分发人和办公室文书可以再次补发。点击，出现如下界面：点击 ，出现分发选择列表，如下图所示：选择相应的分发单位，点按钮后回到上一页面，再点按钮，系统执行实际分发动作，将电子文件发送到各

20、单位。分发的结果列示在表单中“分发单位”区。3. 回执统计在“分发单位”区，实现了前期系统的“回执统计”功能。您可以非常清晰地看到文件分发和接收的状态。4. 撤回分发文件时，偶尔会错选接收单位；分发结束后，偶尔也会发现文件还需要调整。为此，系统增加了“文件撤回”功能。如果对方还没有接收文件，可以及时撤回。5. 流程一项业务流程需要多人多部门共同协作完成的，业务办理的协作过程称为流程。在本系统中，流程是由后台预先配置的。当您处理完当前的任务时，系统会根据预先的配置，引导您正确提交给下一个工作人员。操作界面表单右侧是流程操作界面，布局如下图所示：流程图在流程操作界面，点击，可以查看到当前业务的流程

21、图，并且能清晰显示本业务的流转过程。如下图所示：在上图中，清楚地标示了整体流程、当前环节、已经过的环节。在流程图上方，点击 ，还能动态演示出一步一步的流转过程。流程图的图例如下图所示：流程明细流程明细记录在左下分区的“流转信息”中。如下图所示：去向提交时，首先选择去向。系统会根据选择的去向调整随后的信息。人员系统会根据后台配置，决定人员的选择范围和形式。无论是一个办理人，还是多个办理人，都既可能允许选择，也可能不允许选择。若允许选择，会出现“选人员”按钮，点击出现人员选择界面，如下图所示。提交在流程操作区底部点击，系统自动将处理后的表单提交给指定环节下指定人员的待办信息中，随后关闭窗口。撤回功

22、能如果在提交后发觉办理有误或者投递有误，可以到视图“正办文件”中打开文件，点击按钮，将文件撤回重新办理。注意：只有对方还没有开始办理，才能撤回。如果对方已经开始办理，则不能撤回，系统会给予提示。驳回功能待办信息接到工作任务后，如果发觉不需要自己办理或不适合自己办理，可以点击 按钮，将工作退回给提交人。系统也可能配置为可以驳回到指定环节。转办功能在待办信息接到工作任务后，如果想临时请其他人代办，可以点击 按钮，在转办对话框中填写上转办人和转办意见，然后点确定。系统随即把工作任务转给转办人。注意：转办完全是一次性活动。当转别人办理完成提交后，流程将继续按既定配置运行。委托办理如果您因出差等原因，在

23、一段时间内不能在本系统中办理工作任务，您可以将工作委托给其他人。系统在指定时间和条件下，将把本应提交给您办理的工作任务转交给受托人办理。委托在系统导航的“个人事务”-“委托办理”-“委托设置”中设置。在委托单上指定受托人、受托时间，保存即可。6. 查询已办事宜只要登录系统，就能看到自己的待办信息。要查找已办事宜，请到“个人事务”-“办理信息”中查看，该模块包括了所有工作办理信息。其中“待办事宜”和系统首页“待办信息”相同，“已办事宜”包括所有本人已经办理但流程尚未结束的工作，“办结事宜”包括所以已经整个处理过程完全结束的工作。已读信息只要登录系统，就能看到自己的待办信息。要查找已办事宜，请到“

24、个人事务”-“知会信息”中查看，该模块包括了所有知会信息。其中“未读”和系统首页“待阅信息”系统，“已读”包含了所有本身已经阅读过的信息。查询检索每个模块都利用视图对文档进行分类组织。要查看文件，只需要到从模块的导航到达特定的视图去查看。若不方便查看，可以使用“快速搜索”和“高级搜索”功能查找文档。1. 快速搜索视图右上角“快速搜索”用于简单模块查询。在其中输入关键字，系统即可把所有含有该关键字文档全部列出。2. 高级搜索视图右上角“高级搜索”用于组织复杂条件查询。三、 办公室文书办公室文书的工作比普通用户更为丰富，以下是办公室文书，以及具有文书工作性质的人员需要掌握的工作。1. 表单（稿纸）

25、编号本期系统编号方式和前期系统相似。收文类在起始环节由系统全自动编号。发文类在领导签发后由办公室编号， 一般只需要点击 【编号】按钮即可，系统会自动给出流水号。编号的基本信息可以由文书调整。如果要调整代字、基础号或想预留号，请从模块导航栏导航到编号配置。如下图所示：打开编号配置文档，调节代字、流水号、漏号，保存退出即可。文件处理本期系统基本继承了前期系统对Word文件的处理方式，产生和处理红头文件的全过程都和前期基本一致。文书常见的工作，诸如“生成SEP”、“盖章”、“排版”、“脱密”、“打印”，都没有改变方式，但改变了联合盖章的实现方式，增加了“清样”工作。1. 联合盖章和前期系统一样，联合

26、盖章有两种操作方式。第一种方式是集中盖章，优点是工作效率高。这种方式要把所有电子印章插到同一台公文机的USB口，连续盖章。注意操作时应使用【盖章】按钮。另一种方式是每个单位逐个盖章，优点是可以异地盖章。本单位盖下第一个章后，发送到下一个单位盖章后返回，再发到下一个单位盖章后返回，直到完成。本期系统改用常规工作流程实现了这种联合盖章方式，要下一个单位联合盖章，只需要将文档发送到下一单位的文书即可。注意操作时应使用【联合盖章】按钮。2. 清样清样是本期系统提供的新功能。清样是指产生一份和正式文件相同，但没有红头的Word版式文件，目的是为了支持文件印刷，即把文件印刷到红头文件专用纸上。代填意见用户

27、可以在某些环节可以代其他人录入意见。代填意见的具体环节和意见类型由后台配置决定。补发功能前期系统必须在流程结束前分发文件。本期系统改进为在流程结束后，文书可以继续分发文件，因此不必等到确认分发完成后才结束流程。2. 公文流程文书撤转要对一个正在运行的业务调整流程，前期系统只能通过【收回文档】进行有限的调整，或者请求运维支持人员介入。本期将流程调整功能完全交给文书。文书可以通过 调整流程。解锁当多人并发处理同一项业务时，为了避免操作冲突，系统会自动为实际操作人员锁定文档。但如操作人员异常退出系统，文档就会被持续锁定，其他人无法接手工作。为此，系统为文书提供了解锁功能。文书只要进入该文档，点击【解

28、锁】，其他人即可获得操作权。3. 部门协作发文送其他部门会签、签报送其他部门会签、收文送其他部门办理、督办送部门办理，均属于部门协作。部门协作机制和一般文档流转机制不同，不体现在流程图中。部门之间是以发送单据和反馈结果来进行协作的。以部门会签为例，发起方通过“送部门会签”操作向接收方发送会签单发起活动，接收方在收文库中接收会签并内部流转，形成会签意见后，反馈到发起方原文档中。下面以部门会签为例详述具体操作。发起会签如下图所示，在操作区点击 ，在弹出对话框选择会签部门，确定后，系统向选中的部门发送会签单，当前文档则进入等待反馈状态。办理会签收文部门从收文箱得到会签单，并在收文库中以和收文相似的方式在内部流转直至形成会签意见。反馈部门意见部门内形成会签意见后，由文书反馈部门意见。点击，在意见对话框中组织反馈意见，确定。系统会自动将组织好的意见自动反馈到发起部门的对应文档中,并进入表单中相应的位置。结束会签如果全部会签部门都已经反馈会签意见，当前文档自动结束等待