access数据表资料PPT教学课件

1、3.1 表的建立 表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。表由行和列组成。概念模型概念模型关系模型关系模型DBMS用户用户实体集实体集关系关系数据库表数据库表二维表格二维表格实体实体元组元组记录记录行行属性属性属性属性字段字段列列关键字关键字关键字关键字关键字关键字实体型实体型关系模式关系模式第1页/共57页3.1 表的建立字段：用来描述数据的某类特征。记录：由若干字段组成，用来反映某一实体的全部信息。关键字：能够唯一标识表中每一条记录的字段或字段组合。在Access中也称为主键。 表表结结构构表表内内容容第2页/共57页3.1.1 建立表结构 1. 建立方法

2、使用数据表视图 数据表视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加、删除和数据的查找等各种操作。 第3页/共57页使用设计视图使用设计视图 表设计视图是创建表结构以及修改表结构最方便、最有效的窗口。 第4页/共57页3.1.2表结构的组成 1字段名称每个字段应具有唯一的名字，称为字段名称。字段名称的命名规则为：（1）长度为164个字符。（2）可以包含字母、汉字、数字、空格和其他字符，但不能以空格开头。（3）不能包含句号（。）、惊叹号（!）、方括号（ ）和重音符号（）。（4）不能使用ASCII为032的ASCII字符。 第5页/共57页2数据类型数据类型数据类型数据

3、类型适用范围适用范围大小大小文本文本不必计算的数字，文本等不必计算的数字，文本等=255备注备注长度不固定的文本长度不固定的文本=65535数字数字用于计算的数字用于计算的数字日期时间日期时间日期及时间，可用于计算日期及时间，可用于计算8货币货币货币形式的值货币形式的值自动编号自动编号系统自动生成系统自动生成,用户无法操作用户无法操作是是/否否描述状态之一描述状态之一,如真如真/假等假等1位位OLE对象对象其他应用程序、声音图像等其他应用程序、声音图像等超级链接超级链接 保存超级链接保存超级链接 第6页/共57页2数据类型数据类型数据类型选择的依据：p按照字段的性质和用途来选择恰当的数据类型p

4、定义字段的长度应足够长，但不应浪费p要对字段中的值执行什么类型的操作p是否要排序或索引字段p是否在查询或报表中使用字段对记录分组第7页/共57页3字段属性字段属性p字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。 p字段大小、格式、输入掩码、有效性规则等 p定义字段属性可以实现输入数据的限制和验证，或控制数据在数据表视图中的显示格式等 第8页/共57页字段的常规属性字段的常规属性字段大小p字段大小属性用于限制输入到该字段的最大长度，当输入的数据超过该字段设置的字段大小时，系统将拒绝接收。 p字段大小属性只适用于文本、数字或自动编号类型的字段。p在设计视图的字段属性框的字段大小

5、属性中选择字段大小的类型（数字）或输入字段大小的字符个数（文本）。第9页/共57页字段大小p如果文本字段中已经有数据，那么减小字段大小会造成数据丢失，Access将截去超出新限制的字符。p如果在数字字段中包含小数，那么将字段大小属性设置为整数时，Access自动将小数取整。p如果文本型字段的值是汉字，那么每个汉字占一位。 第10页/共57页格式p格式属性影响数据的显示格式。 p可确定数字、货币、日期等字段格式。p在设计视图的字段属性框的字段格式属性中选择字段格式的类型。第11页/共57页输入掩码p作用:输入掩码是用于设置字段（在表和查询中）、文本框和组合框（在窗体中）的输入数据格式，并可对允许

6、输入的数值类型进行控制。 p使用范围：文本、数字、日期/时间、货币等数据类型的字段。 p如果为某字段定义了输入掩码属性，同时又设置了它的格式属性，则在添加或编辑数据时，Access 将使用输入掩码，而“格式”设置则在数据显示时优先于输入掩码。p只为文本型和日期/时间型字段提供向导。p可使用字符定义输入掩码属性。p输入掩码属性由字面字符（如空格、点、括号等）和决定输入数值类型的特殊字符组成。 第12页/共57页输入掩码输入掩码字字 符符含含 义义0必须输入数字（必须输入数字（09）9可以选择输入数据或空格可以选择输入数据或空格#可以选择输入数据或空格（在可以选择输入数据或空格（在“编辑编辑”模式

7、下空格以模式下空格以空白显示，但是在保存数据时将空白删除，允许添入空白显示，但是在保存数据时将空白删除，允许添入加号和减号）加号和减号）L必须输入字母（必须输入字母（AZ）?可以选择输入字母（可以选择输入字母（AZ）A必须输入字母或数字必须输入字母或数字a可以选择输入字母或数字可以选择输入字母或数字&必须输入任何的字符或一个空格必须输入任何的字符或一个空格第13页/共57页输入掩码输入掩码字字 符符含含 义义&必须输入任何的字符或一个空格必须输入任何的字符或一个空格C可以选择输入任何的字符或一个空格可以选择输入任何的字符或一个空格. : ; - /小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符（实际的

8、字符小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符（实际的字符将根据将根据“Windows控制面板控制面板”中中“区域设置属性区域设置属性”中的设中的设置而定）置而定）将所有字符转换为大写将所有字符转换为大写!使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。输入掩使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。输入掩码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的码中的字符始终都是从左到右填入。可以在输入掩码中的任何地方包括感叹号任何地方包括感叹号使接下来的字符以原义字符显示（例如，使接下来的字符以原义字符显示（例如，A只显示为只显示为A）第14页/共57页手工设置输入掩码 “输入掩码向导”只能够处理“文本

9、”或“日期/时间”字段类型，对于而对于数字和货币字段来说，必须手工来输入掩码。 输入掩码的定义最多可以包含3节，各个节之间使用分号分隔。例如，999)000-0000;0;_。第一节输入掩码本身第二节确定是否保存字面显示字符。0：所有字面显示字符（例如，电话号码输入掩码中的括号）都与数值一同保存； 1或空白：只保存输入的非空格字符。第三节 Access指定一个空格所显示的字符，而这个空格应该在输入掩码中键入字符的地方。对于该节，可以使用任何字符，如果要显示空字符串，则需要将空格用双引号 ( ) 括起。 第15页/共57页标题使用范围：全部类型。功能： 显示在表对象的数据表视图中，作为列标题。如

10、果没有，则使用字段名。第16页/共57页有效性规则有效性规则p作用:为防止数据的输入错误而设置。p实质:定义一个限制条件，完成对数据输入的检测，限制可以接受的内容。p定义：在设计视图的字段属性框的有效性规则属性中该字段的有效性规则。第17页/共57页有效性文本有效性文本p当输入的数据违反了有效性规则时，显示的文本信息。p通常与有效性规则同时定义。第18页/共57页默认值默认值p作用：设置默认值可以减少数据输入量。p定义：在设计视图的字段属性框的默认值属性中输入默认的的值。p注意：设置默认值属性时，必须与字段中所设的数据类型相匹配，否则会出现错误。 第19页/共57页必填字段作用范围：文本、数字

11、等。功能：是否要求字段必须录入数据。决定该字段是否允许空值。第20页/共57页允许空字符串作用范围：文本。功能：是否允许录入空字符串。第21页/共57页空值和空字符串空值用Null表示。在数据表中Null值和零长度字符串看起来是相同的，都没有任何值。区别：Null是未曾输入过数据的字段；零长度字符串是不包含字符的字符串，可以通过键入一对中间没有空格的引号 (“”) 来输入零长度字符串，并将插入点移至另一字段时,Access 将隐藏引号，且该字段显示为空。请注意，必须将字段的“允许空字符串”属性设置为“是”，才可以输入零长度字符串。第22页/共57页空值和空字符串Null表示数据丢失或数据未知；

12、零长度字符串来表明该字段没有值。例如，一个“传真”字段，如果不知道客户的传真号，或者不知道该客户是否有传真，则可将该字段设置为空值。这种情况下，意味着不知道该字段的值是什么。如果事后确定那位客户没有传真，则可以在该字段中输入一个零长度字符串，表明知道这里没有任何值。Null值的字段可以是任何类型的字段；空字符串通常只是“文本”类型、“备注”类型或者“超链接”类型的字段。 第23页/共57页索引索引作用范围：大多数字段。功能：加速对索引字段的查询、排序及分组速度。通常对经常搜索字段、查询中联接字段、排序字段建立索引，以提高这些操作的速度。属性取值：“无”，表示本字段无索引；“有（有重复）”，表示

13、本字段有索引，且各记录中的数据可以重复；“有（无重复）”，表示本字段有索引，且各记录中的数据不允许重复。第24页/共57页作用范围：文本型。设置输入法是否开启。第25页/共57页字段的查阅属性显示控件定义在输入该字段值时，用何种类型的控件显示数据列表，用户可以从列表中选择一个数据作为该字段的值。第26页/共57页行来源类型 该属性用来定义在输入该字段的值时，提供的列表中是什么样的来源。设置设置说明说明表表/查询查询数据来自行来源属性指定的表、查询、数据来自行来源属性指定的表、查询、SQL语句语句值列表值列表数据来自行来源属性指定的数据项列表数据来自行来源属性指定的数据项列表字段列表字段列表数据

14、来自行来源属性指定的表、查询、数据来自行来源属性指定的表、查询、SQL语句中的字段名列表语句中的字段名列表第27页/共57页行来源行来源：确定数据来源，该属性的设置取决于“行来源类型”属性的设置。属属 性性 设设 置置 表表 /查查 询询 表表 名名 称称 、 查查 询询 名名 称称 或或 者者 SQL 语语 句句 。 值值 列列 表表 以以 分分 号号 (;) 作作 为为 分分 隔隔 符符 的的 数数 据据 项项 列列 表表 。 字字 段段 列列 表表 表表 名名 、 查查 询询 名名 或或 SQL 语语 句句 第28页/共57页3.1.4 建立表间关系1定义关系的条件p表间关系分为一对一、

15、一对多和多对多三种。p建立表间关系的条件：（1）如果仅有一个相关字段是主键或具有唯一索引，则创建一对多关系。（2）如果两个相关字段都是主键或唯一索引，则创建一对一关系。（3）多对多关系实际上是某两个表与第三个表的两个一对多关系，第三个表的主键包含两个字段，分别是前两个表的外键。 第29页/共57页参照完整性参照完整性p指数据的正确性、准确性和有效性。参照完整性是在输入或删除记录时，为维持表之间已定义的关系而必须遵循的规则。 p如果实施了参照完整性：当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键

16、值。 第30页/共57页3建立表间关系建立表间关系p建立表间关系的方法包括：使用向导创建数据库同时创建表间关系；使用“关系”命令定义表间关系。第31页/共57页4编辑表间关系编辑表间关系p编辑表间关系能够进一步优化数据库性能。 p编辑内容包括：删除、修改表间关系等。第32页/共57页5子数据表子数据表p子数据表是指在一个数据表视图中显示已与其建立关系的数据表视图。p在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“”。在未显示子数据表时，关联标记内为一个“+”号，此时单击某记录的关联标记，即可显示该记录对应的子数据表记录数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“”号。若需展开所有记录的子

17、数据表，可选择“格式”“子数据表”“全部展开”命令；若需折叠展开的子数据表，可选择“格式”“子数据表”“全部折叠”命令。第33页/共57页3.1.5 向表中输入数据 1以数据表视图方式输入数据2创建查阅列表字段第34页/共57页3.1.6 获取外部数据 1导入数据p导入数据是将其它系统的数据库数据导入到Access数据库中。p一般使用导入命令将外部数据导入至当前数据库中。第35页/共57页2链接数据链接数据 p链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次在Access数据库中操作数据时，都是即时从外部数据源获取数据。 第36页/共57页3.2 表的维护 为使数据库中表结构更合理，内容使

18、用更有效，需要对表进行维护。 第37页/共57页3.2.1 打开/关闭表 1打开表p使用打开命令（改内容）p使用设计命令（改结构）2关闭表第38页/共57页3.2.2 修改表结构 1添加字段2修改字段3删除字段4重新设置主键第39页/共57页3.2.3 编辑表内容 1定位记录 组 合 键定 位 功 能Tab 回车 右箭头下一字段Shift+Tab 左箭头上一字段Home当前记录中的第一个字段End当前记录中的最后一个字段Ctrl+Home第一个记录中的第一个字段Ctrl+End最后一个记录中的最后一个字段第40页/共57页1定位记录定位记录组 合 键定 位 功 能上箭头上一个记录中的当前字段下

19、箭头下一个记录中的当前字段Ctrl+上箭头第一个记录中的当前字段Ctrl+下箭头最后一个记录中的当前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏第41页/共57页2选择记录（选择记录（鼠标 ）数 据 范 围操 作 方 法字段中的部分数据单击开始处，拖动鼠标到结尾处字段中的全部数据”后单击鼠标左键相邻多字段中的数据”，拖动鼠标到最后一个字段尾部一列数据单击该列的字段选定器多列数据将鼠标放到第一列顶端字段名处，待鼠标指针变为向下箭头后，拖动鼠标到选定范围的结尾列一条记录单击该记录的记录选定器多条记录单击第一个记录的记录选定器，按住鼠标左键，拖动鼠标到选定

20、范围的结尾处所有记录选择“编辑”“选择所有记录”命令第42页/共57页2选择记录（选择记录（键盘 ）选 择 对 象操 作 方 法一个字段的部分数据光标移到字段开始处，按住Shift键，再按方向键到结尾处整个字段的数据 光标移到字段中，按F2键相邻多个字段选择第一个字段，按住Shift键，再按方向键到结尾处第43页/共57页3.2.3 编辑表内容3添加记录4删除记录5修改数据6复制数据第44页/共57页3.2.4 调整表格式1改变字段显示次序2调整行显示高度p有两种显示方法：手工调整和格式菜单中的行高/列宽命令调整3调整列显示宽度p有两种显示方法：手工调整和格式菜单中的行高/列宽命令调整第45页

21、/共57页3.2.4 调整表格式4隐藏不需要的列p在“数据表”视图中，使用格式菜单中的隐藏列命令5显示隐藏的列 p在“数据表”视图中，使用格式菜单中的取消隐藏列命令第46页/共57页3.2.4 调整表格式6冻结列p在“数据表”视图中，使用格式菜单中的冻结列命令p在“数据表”视图中，使用格式菜单中的取消所有冻结列命令7设置数据表显示格式 p在“数据表”视图中，使用格式菜单中的数据表命令设置数据表格式第47页/共57页8改变字体显示改变字体显示 p在“数据表”视图中，使用格式菜单中的数据表命令设置数据表格式。 第48页/共57页3.3 表的管理 p查找指定内容 在“数据表”视图中，使用编辑菜单中的查找命令p查找空值或空字符串 空值是字段中还没有值,可用Null值代替 空字符串是用双引号括起来的空字符串,即”,中间没有空格,长度为0第49页/共57页3.3.1 查找数据字符字符用用 法法示示 例例