XX集团职业化经理助理与秘书的技能培训

1、XX 集团职业化经理助理与秘书的技能培训 职业化经理助理与秘书的技能培训“告诉我，我将会忘却； 教我如何做，我也许会记住； 让我参与，我能够牢记并明白得。心有灵犀一点通如果您有一个苹果，我也有一个，彼此交换后，各人仍是只有一个苹 果；如果您有一种思想，我也有一种，彼此交换后，我们每个人都有两种 思想。甚至，思想通过碰撞后，还能够产生两种思想之外的东西。职业化经理助理与秘书的技能助理/秘书职业的职业化1什么是现代职业秘书 /助理？2职业秘书 /助理的作用3职业秘书 /助理应把握的差不多工作方法4职业秘书 /助理必备的工作工具5职业秘书 /助理应具备的职业素养 6职业化秘书人员与非职业秘书人员的特

2、点比较电话沟通技巧1您的声音、态度和姿势2成功地树立企业形象 如何职业化地接听电话 学会处理难应对的情形 档案治理企业内不同部门的档案特点 有用有效的办公室档案治理 办公室档案治理的差不多原则 办公室档案治理系统档案载体与标签时刻治理工作中常见的五种类型“时刻观念”分析 自我分析时刻治理，找出咨询题个人工作打算任务优先权的分配原则有效的时刻治理工具信息传递与交流工具沟通与和谐的技能沟通的目的沟通的原则沟通的差不多方法沟通的误区与障碍沟通的技巧：倾听、表达、提咨询团队合作第一章 助理 /秘书职业的职业化1什么是现代职业秘书 /助理？2职业秘书 /助理的作用3职业秘书 /助理应把握的差不多工作方法

3、4职业秘书 /助理必备的工作工具5职业秘书 /助理应具备的职业素养6职业化秘书人员与非职业秘书人员的特点比较什么是现代职业秘书 /助理？秘书/助理是在决策者和私人周围，承担着沟通信息、辅助决策、掌管 公文和处理日常事务工作的人员。今天的秘书 /助理工作已不再局限于其传统模式： 打字、作记录、 转接 电话、接待客人。随着国际国内市场竞争的日益猛烈，各企业对秘书/助理的要求日趋严格；现代化信息技术的迅速进展，也给秘书工作带来庞大 变革。现代秘书 /助理职业差不多成为充满挑战和变革的职业。职业分析职业秘书 /助理的作用职业秘书 /助理应把握的差不多工作方法职业秘书 /助理必备的工作工具职业秘书 /助

4、理应具备的职业素养 职业化秘书人员与非职业秘书人员的特点比较1职业化秘书人员与非职业化秘书人员的特点比较职业化1. 谋生手段2. 选择工作的结果3. 爱护企业与职业利益第一4. 具有良好的个人素养5. 按职业的社会概念规范个人行 为，包括言谈举止，穿着装扮6. 严格区不职业要求与个人一辈 子生活，上下班不一样7. 受过职业技能训练8. 能在短期内熟悉新行业知识9. 工作选择面广，任何行业都能 从事秘书工作10. 较高的职业敏锐11. 目标观念强，会自我安排工 作12. 分析咨询题，解决咨询题的能 力较强13. 治理与自我治理能力强非职业化谋生手段生活的需要结果或被动被选择的结果爱护个人利益第一

5、具有一样的个人素养 按个人的爱好和适应规范行为包括言谈举止，穿着装扮将个人一辈子活与工作混为一谈，上下班一样未受过职业技能训练 常常有较强的某行业专业知识 工作选择面窄按指示办事，没有职业敏锐性目标确实是完成任务常常将咨询题推在不人身上服从治理，但自我治理能力差2. 秘书 /助理的作用秘书/助理应把上级或同一工作团队中其他人员从繁忙的办公室事务中 解放出来，使他们集中精力去做的他们的职责范畴内的工作。是信息中心：收集和传递信息是秘书 /助理的首要工作 是和谐部：秘书 /助理处于中介地位，枢纽地位，联系上下、左右、内 外是行政助理：现代秘书 /助理工作中包含许多上级要做的工作，专门是 承担不必上

6、级亲自操办的办公程序细节和其他事务，以减轻上级繁忙而大 量的工作代表企业的形象：秘书 /助理是外界了解企业的窗口 是经理的得力助手：不可缺少的左、右臂3. 助理 /秘书应把握的差不多工作方法案例：如果我是小迟， 我是职业化的助理，我会如何做？合理布置你的办公地点：这对工作效率的高低至关重要 例：* 你的办公桌放在某个地点是否合理？* 你的工作空间邻近和通过办公室的通道是否合理？* 档案箱离办公桌的距离多远？你和同事使用档案箱的频率有多高？* 是否存在效率更高的布置办公室的方式 （ 提建议前要先画一张办公室 草图，并讲明改进方式 ）请讨论补充：2）日常工作有打算、条理化* 您日常工作中每天到办公

7、室先要做的三件情况是：* 每天下班之前，最后要做的工作是：3）办公设备使用、治理、修理例：* 定期清理办公桌抽屉，定期擦拭电脑，打印机等电器并除尘，定期 清理硬盘及软盘 （用专用软盘清洗硬盘振动器 ）；* 将定期打扫所有办公设施作为定期预防修理打算的一部分，幸免重 大项目的操作过程中办公设施突然发生故障；请讨论补充：4）听写、抄写与打印* 听写预备与收尾：写上日期* 听写过程中：不明白即咨询* 不止为一个人作听写时：专本专用* 听写急件时：专门处理* 录音机听写：咨询清上级的新的修改意见* 抄写：要及时，准确* 打印稿：自查在先其它差不多技巧* 上级办公室内的材料：未经承诺，不要去整理（并及时

8、提* 为上级安排约会：在上级和自己的工作台历上都留下记录 醒以防重复安排约会或失约 ）* 必须确切明白哪些信息是您的上级期望保密5）如何减少上级所遇到的干扰a. 如何处理电话干扰：不要打搅正在会客的上级（除非情况专门紧急）；关于顽固的来电把握住回电的主动权，同时给上级多留余地上级的上司来电话找上级：直截了当接通或做留言处理，但答复要洽当；电话备忘录b. 如何处理偶然来访：来访者看不见上级或看见上级正忙着时; 来访者正好看见上级独自一人时。c. 助手与上级的暗语：-能够使用以下方法关心上级把握时刻：“对不起，打搅了，我想提醒您，X时X分您还有一个会。”“对不起，打搅了，我是来提醒您一下，您的下一

9、个约见快到时刻了6）. 如何安排并保证上级的约见必备工具 日历、台历；记事簿（ Agenda） 安排约见时的注意事项把握主动 : 了解上级的时刻安排，与上级专门好地配合； 不要把约见安排在下述时刻：* 幸免两个约见或会议连在一起；* 约见不要安排在上级出差归来的那一天；* 约见不要安排在上级度假的前一天和度假回来的第一天；* 约见不要安排在星期一上午和星期五下午；* 约见不要安排在周末或节假日中。 安排约见时要争取主动，尽可能向对方建议时刻 约见的确认：* 一定要在取得上级同意后再与对方确认约见；估量上级有困难保证 赴约时，更要事先向对方讲明，并约好再联系确认的确切时刻；* 所有取得上级同意的

10、约见都要尽快向对方确认；* 约见地点较远时，在上级动身之前与对方再次联系以防约见有变动； 若上级参加的是午餐会一类的活动，要在上级动身之前了解清晰该活 动是否包含午餐等，以确定上级是否需要带相应的现金；安排如何约见都要留下对方的联系电话和传真； 代替他人接安排约见的电话时，一定要有详细的留言记录（约见人姓 名、见地点、约见时刻、约见内容等） 。7）如何向上级汇报工作：-选择适当时机-表达简洁、清晰、正确，先讲结果8）助理 /秘书人际关系 助理/秘书的作用和所处的位置决定了其人际关系的重要性。a. 第一要树立良好的自我形象： 勤奋好学，热情谦虚。b. 公平和距离原则：* 公平：实事求是，一视同仁

11、* 距离：只是份讨好和敬畏不人 只是份信任和夸赞不人 只是份谦虚，否则会自卑 不对不人有不切实际的期待c. 与上级的关系 : 每一位助理都期望工作得心应手，如何处理好与上级之间的关系专门 重要:* 勇于认错及时改正* 尊重领导，爱护领导威信，忠诚守密，虚心请教* 在决策过程中起到真正的和谐、配合作用* 在显现矛盾时，正确对待：谅解、沟通、关怀、回避4秘书应具备的职业工作工具* 字典 /词典，最新英汉词典，辞海，有关外文词典，专业词典* 世界地图册，中国地图，本市交通地图，本市交通旅行地图，中国 重要都市交通、旅行地图* 本市通讯录 （ 最新版，含国际国内电话区号和邮政区号 ） ，* 全国重要

12、/有关都市和地区常用信息通讯录* 企业内部要紧人员名单及电话表 （注意保密 ）* 企业内部结构图* 百科全书缩印本* 交通工具（飞机、火车等）时刻表* 本市、全国重要 /有关都市和地区常用服务性合作伙伴信息* 本市、全国重要 /有关都市和地区常用酒店、餐馆等有关资料* 名人录，商人和企业家手册，投资服务信息，行业商会名录* 法律词典， 财务词典* 软件使用讲明书* 有用文件写作大全， 等熟练使用现代化办公设备：* 电话，传真， Internet；* 复印机，电脑，打字机，装订机，等5. 秘书 /助理应具备的职业素养高度责任心做事有始有终 准确准时，工作中幸免任何疏漏 效率工作有组织，有打算，有

13、条理 可靠需要时总是在 主动性自觉执行指示，具有独立判定的能力 有时刻扩大自己的知识面的愿望 头脑 条理 “自知之明” 耐心 细心 聪慧 团队工作意识 尽力明白得上级，尽力配合上级的工作，相互默契配合对双方的成功 差不多上有益的对上级忠诚才会受信任其它应变能力，忠诚守密，爽朗乐观，谈吐有礼，待人和气，衣 着大方整洁自我分析我的要紧任务:因此，我的工作目标是:期限和自我检测如何做个职业化秘书 /助理高效率，有制造性地工作1. 调整你的观念是工作转变的前提 由事务型转向政务型：转变只忙于具体事务的旧适应，树立全局观念， 与领导的思想重心和谐，正确地抓工作重点由被动型转向主动型：在被动中争取主动，将

14、你个人的综合分析能力 注入信息处理工作中，使你的工作结果更富价值树立时效观念：“今日事今日毕”！时刻把提升工作效率放在心上。区 分工作的轻重缓急，紧急工作紧急对待树立和谐观念：在工作中与上级、与其他同事和其他部门的工作专门 好地和谐2. “适应力补充性”使你的工作高效率并有制造性 适应力：主动适应新的工作任务，新的工具，新的上级；在深入了解 工作领域的基础上结合自身特点，充分发挥您的主观能动性。补充性：适应上级的风格， “扬长避短”，与上级形成最佳搭档。 实现高效率、有制造性工作的“四步循序渐进法” ：* 观看：充分了解你的工作环境和你的上级* 提咨询：澄清产生明白得的误区，扫清产生误解的障碍

15、* 建议：当彼此信任的气氛建立后，可将改进工作方法和提升办公效 率的建议向上级提出来* 行动：一次只作一项变动，制订严格期限以检验、改进成效3. 敢于坚持自己的正确意见 主动提出合理化建议 为了企业利益、工作职责敢于据理力争第二章 电话沟通技巧1您的声音、态度和姿势 2成功地树立企业形象 3. 如何职业化地接听电话4. 学会处理难应对的情形对方人们会专门自然地一边接听电话一边想象和估量也许中的对方： 是否情绪愉快，是否态度认真、乐意满足自己的要求，等等。尽管您看不 见对方，然而您却会如他就在您面前一样对他加以判定。反之亦然。对对方而言，您的声音代表了您的形象。在职业生涯中，您的形象则代表了您所

16、服务的企业形象。今天的市场竞争日趋猛烈，竞争不再单纯是产品的竞争，更是与产品 有关的服务的竞争。显而易见，在与客户的接触中，礼貌周到的服务已成为企业成功的一 个重要武器；今天全神贯注的倾听、热情洽当的接待会在改日为企业带来 收益。遗憾的是这种“服务意识”并没有每时每刻存在于我们的工作当中.因此，当您拿起电话听筒，作为企业形象代表的您，该如何预备好您 自己呢？练习打出电话时，我应该注意些什么？2. 接听电话时，我应该注意些什么？3.电话中您最初的几句话应该是什么？4. 如何请来电对方等候？5. 如何确认来电对方？6. 如何明确来电对方的来电意图？您的声音、态度和姿势声音：吐字清晰，愉快、充满微笑

17、的声音；态度：亲切、客气、可信任、乐于服务；姿势：保持正确的姿势，如同对方就在您面前一样成功地树立企业形象公司的形象取决于您：微笑”送给客户的第一份礼物和气生财”打电话来的客户动气的缘故如何职业化地接听电话打出去的电话1. 通话之前 取出有关卷宗，并预备好记录纸和笔； 将通话要点列出，并将最重要的列在前面； 估量一下对方会咨询的咨询题，事先预备好答案； 为上级代拨电话时，要保证电话接通时上级在您周围。2. 通话当中 通话一开始就清晰明确地自报家门（公司名称、部门、姓名和职位） 先向对方明确您打电话的目的 ,声明共有几件事，注意顺序； 语速要慢，表达力求简明扼要； 赶忙将对方谈话要点记录下来；

18、终止通话之前，务必自己或请对方将通话要点复述一遍。3. 通话之后 在电话记录上补充必要的信息； 协助与此有关的后续工作的实施（必要的电话联络或有关的后续工作等）打进来的电话1. 通话之前：铃响23声之前，尽快拿起话筒，迟接须表歉意； 迅速调整自我，以最佳状态面对来电对方；左手握话筒 ,右手顺手拿起 电话记录本和笔，以备记录来电。2. 通话当中：1) 先自报家门；2) 确认对方的姓名、身份和来电意图；3) 用“封闭式咨询题” ，尽快确认对方来电意图的要点；4) 若是找上级的来电，一定要想方法搞清晰来电意图；5) 处理令上级感到棘手的电话时，务必使自己保留回电的主动权；6) 请对方等待或留言或请对

19、方再来电话；若来电对方情愿等待，您应 每 1 分钟与之对话一次；7) 今后电留言记录在“来电记录”上；简单扼要，字体清晰，勿使用 速记；8) 在挂断电话之前，应复述一遍来电要点 ;9) 终止时不忘了道不，让对方先挂断电话，再轻放话筒。3. 通话之后： 在“来电记录单上”补充必要的信息； 在信息库中认真认真地补充来电方的有关信息； 今后电留言及时送达有关人员，并协助与此有关的后续工作的实施。企业形象的代表 -电话沟通中的不同情形介绍一转接电话接起电话自报家门时：2. 当对方所找的人正在听另一个电话时：3. 当对方所找的人无人接听电话时：4当对方所找的人的电话一直占线时：二 确认来电方和来电意图的

20、电话用语1. 如何获得来电方的姓名：2. 当您没听清对方的姓名时：3. 当来电方拒绝回答姓名或借口是私人电话时：4. 如何明确来电意图：记录电话留言1. 预备：在通话前应预备好有关资料以备查询；通话前将谈话要点按重要性依次列出；事先预备好记录纸和笔以备记录留言；2. 务必咨询清来电人的姓名（全名） 、联系电话、公司全称、通讯地 址（含邮政编码），若没听清，一定请对方复述，不要遗漏；3. 安排预约时一定要先和对方一起分不查看各自上级的工作日程表， 然后再选择适当的时刻；终止电话前，与对方一起将通话内容的要点重复一遍 （来客姓名、约见 时刻、约见地点、约见主题等 ）。学会处理难应对的情形1. 当来

21、电方因不满而大发埋怨时 保持平复和友善和气的态度； 让对方把不满发泄完； 认真倾听对方的埋怨，并准确地将引起不满的缘故归纳出来； 向对方表示您将赶忙寻求解决方法。2. 当来电方喋喋不休时 使用“封闭式咨询题”提咨询； 归纳重述对方的要求； 幸免回答过于私人化的咨询题。3. 当来电方不可一世时第三章 . 档案治理企业内不同部门的档案特点 有用有效的办公室档案治理 办公室档案治理的差不多原则 办公室档案治理系统 档案载体与标签、尸、前言“档案治理”并非一个复杂的概念，然而，许多人对“档案治理”有 不正确的明白得，例如：* 存档，不确实是把一件东西或一份文件放起来吗！ （但是，常常能听到有人自言自语

22、： “我明明把它收好的，可到底放哪 儿了？如何就想不起来了？”* 存档可得有个好记性（但是，再好的经历力也会出差错；再讲，如果存档工作是由他人做 的，您又如何凭经历一一记住每份文件的具体存放位置呢？）* 档案实际上和废品箱没什么两样 （若果真如此，我们干脆把文件直截了当扔进垃圾桶罢了。 ）档案治理这件工作看似简单做来并不那么容易，尽管繁琐却专门重要。 那么，如何科学有效地做好“档案治理”呢？一.档案治理工作的重要性 为什麽要进行档案治理？每一个企业，都有许多内部的、外部的联系：外部联系：例如商业的，市场的 内部治理：例如财务，人员治理一个企业的档案治理，在进行研究、决策的时候作用是至关重要的；

23、 对企业的日常工作，从生产到销售的各个方面，文件、资料常常是决策的 基础之一。一个系统健全，优质量的档案治理，是企业进展成功的重要因素之一二 . 企业内不同部门的档案特点1. 公司里的部门的状况a. 些部门如销售部、市场部等和外界比其它部门有更紧密的联系。这 些部门的文件会具有比其他部门的形式更多样，文件的档案 （快速的市场变 化，新客户，大规模突然进展业务）也会比其他部门的稳固性差一些。b. 某些部门会更多地“自给自足”地工作。 这些部门更多的是一种战略性的、研究性的工作。从文件的产生至文件的归档，安全性和稳固性较强。 往常的体会能够作为储存的决定基础。c. 有些部门（信息部门、一般部门、总

24、经理办等）和所有的部门都有联系。 档案会被公司内部记录性文件占满，必须与其它部门共商以决定归档方案 （包括需储存什么，储存多久 ）。d. 领导部门更多地是储存一切资料。“监督一切”的必要性使他们至少 要储存一年内的文件，同时这项难治理的、大量而多样化的归档工作。e. 有些部门需要进行重要的技术上的监督（法律上的、信息上的），并必须以一些合理的方法作为工具来治理信息（光盘驱动器、 数据库、 Internet书面或电子名目 ）。f. 还有一些部门是受其它部门支配的（如：质检部门、后勤部门），常会 和其它部门所整理的文件发生“冲突” ，这就要求采纳一个科学的档案治理 系统，针对公司里的不同部门的不同

25、要求采纳不同的方法进行科学的档案 治理。三什么是有用有效的档案治理一种有用有效的档案治理应该使上级、我自己、同事及合作伙伴能够:查找到所需要的信息迅速地将文件正确归档练习您认为如何才能达到上述的这一目标呢?写出您认为最重要的几点原则。有用有效的档案治理是0合理利用时刻5方便所有有关人员使用选择适的材料选择适合实际需要的档案治理系统合理、有用地组织使用存放地点9 四. 办公室档案治理系统三种差不多档案治理系统：字母顺序系统数字顺序系统科目档案系统 其它档案治理系统，如：编年体系统、地区系统、交叉分类系统等， 都属于上述三种差不多系统的衍生系统。三种差不多档案治理系统的优缺点比较1. 字母顺序系统

26、： 优点* 易于把握：不需讲明他人 就能够正确地使用；* 当文档不多时，这是个操作简单方便的好方法；* 在同名同姓显现时或姓名有变动时，这一方容易出错 ；* 可简单地按照公司名称进行归档。 缺点* 当文档数量大时查询困难，您必须按照第五位或第六位字母才能确 定文档的位置如 ：BRENIERBRENIOUX* 不易进一步扩充储备量；* 按照公司名称归档时易主观臆断。2. 数字顺序系统：优点* 易于扩充储备量（在已有的两个数字之间插入新的数字或在最大数 字的基础上任意增大数字差不多上专门任意的事） ；* 安全可靠：我们可不能把一个数字与另一个数字搞混；* 易于调整档案系统：数字比字母更容易细分；*

27、 易于迅速查找和归档；* 保密性强：关于个人资料能够匿名存档。缺点* 需要有文字名目讲明来协助使用，否则专门难明白所查找文档的归 档编码。3. 科目档案治理系统：优点* 在科目讲明的指导下，操作和使用专门方便；* 综合性强、专门有效的档案治理系统；* 易于扩充储备量。缺点* 没有科目讲明时，人们专门难使用这一档案系统。由此可见，每种档案系统都各有所长、各有所短，一种档案系统的优 点往往是另一种档案系统的不足。因此，档案系统的选择往往基于：* 文档数量的多少以及对数量扩大可能性的估量；* 使用者在查找文档时，使用姓名索引更方便依旧使用数字索引更方 便。科目分类方案科目档案治理系统要求事先建立一个

28、完整的科目分类方案：将同一 主题的文件集中在一个大主题下；在此大主题下，再细分出若干次主题；在各个次主题下，又可再细分 出若干次次主题，依此类推大主题次主题1次主题2一-次次主题1.1次次主题21*一*次次次主题1.1.1次次次主题1.1.2*次次次主题2.1.1次次次主题2.1.2-科目分类方案应该用“结构树”、“结构图表”或“主题卡”等方式明 确出来，既供档案治理者使用，又供文档调用者作为使用文档和归档的指 南。在使用科目档案治理系统时，应专门注意：* 科目分类的编排必须是综合性的，越简单越好；* 选择一种合适的编码排列体系，例如：字母顺序或数字编号体系， 或者将字母顺序体系和数字编号体系

29、结合在一起使用；* 将讲明科目分类方案的“结构树”或“结构图表”印发给所有的文 档使用者，或将这些使用讲明放在大伙儿都明白的地点以作查询指南和归 档指南。五. 存档载体和文档标签1. 正确选择存档载体：（1）重要性： 在档案治理规则中代价最高的确实是我们在档案治理上所花费的时刻 因此，一定要选择一种方便档案治理操作 -好的存档载体。（2）选择存档载体时，应当考虑到：文档的自然状态（卡片、卷宗、 ）;文档的数量；文档的使用率；可供使用的空间； 文档扩容的可能性。卷宗 ：为了便于常用卷宗的取放，卷宗应悬挂放置在有参照名目的文件柜 中；注意所有卷宗一定要全部贴上标签； 使用大型分类夹和卷宗盒将同一主

30、题的数量较大的文档集中在一 起；这种方法专门利于归档治理，但却不利于调整存档文件和文件的取用卡片：专门易于添加补充新的内容； 应有足够数量的参照提示卡以方便使用者查找所需文档。2. 明确的文档标签：（1）重要性： 这是良好的档案治理系统的基础。 为了方便使用者查询，应该尽可能多地使用分类标签来明确讲明文 档的位置。（2）具体做法：将所使用的档案治理科目分类方法张贴出来；为所有的档案箱柜和存放档案的抽屉贴上分类标签；并尽可能多地 使用不同颜色的分类标签来区分不同的档案类不；若是西文分类，标签要竖写以便于阅读；* 将数量较大的文档再细分类： 从 5 份文件中找出一份文件一定比从 1 00 份文件中

31、查找要容易的多；* 一定同时也为每个次主题、次次主题、次次次主题贴上标 签：注意每一个次主题、次次主题、次次次主题的分类夹的标签上都 要注明其所属的大主题和各上级主题的名称以及此次级主题的内容；*被取用的文件必须在其原位上插入“ out”卡（明确讲明此文件被何 人取用），以便他人有急用时您有可能临时取回该文件。第四章 时刻治理1. 工作中常见的五种类型“时刻观念”分析 自我分析时刻治理，找出咨询题 个人工作打算任务优先权的分配原则 有效的时刻治理工具 6 信息传递与交流工具您是时刻的主人，您是自己的主人时刻最全然的资源 时刻是一种不能储存的原始资源。 真正约束我们的不是一分钟六十秒的时钟而是我

32、们自己要学会利用时 刻 , 做时刻的主人。我们分析一下时刻缺失的缘故：* 无形中，许多的时刻缺失在于一些外在的因素，如：电话、会议、 来访者，处理纸张文件* 另一方面的缘故是内在的因素造成的时刻缺失，即时刻治理的缘故内在的“时刻缺失”缘故：疯狂工作的神话形象描述 : 工作的奴隶、自愿的牺牲者* 办公室被可怕的堆积成山的文件纸张塞满* 匆匆忙忙地吞下三明治* 总是专门晚才离开办公室* 总是灾难性地查找紧急咨询题的解决方法* 总是没有休假* 总是不能遵守时刻五种类型的“时刻观念”对时刻的治理方式是显而易见的，也随着教育程度的提升、工作环境、 生活环境等而有所改变。认识这五种类型的“时刻观念”，对每

33、个人日常的工作和生活都专门有 用。五种类型“时刻观念”类型骗人的承诺使人幻想“赶快，赶快”型你将能在你可利用的时刻内做完一切“强大”型你将能证明你是最强大有力的完美主义型你将能做得十全十美“取悦”他人型你将能让所有的人快乐竭尽全力型发奋努力，极功尽力于全部获胜练习：讨论这五种类型“时刻概念”的优缺点类型优点缺点“赶快，赶快”型“强大”型完美主义型“取悦”他人型竭尽全力型五种类型“时刻观念” 者的优缺点“赶快，赶快”型 优点： 良好的充分利用时刻的愿望 总是匆匆忙忙 缺点： 总是迟到，没安全性“强大”型 优点： 充满挑战精神乐于挑战，活跃 缺点： 总处于斗争状态，难于适应团队工作完美主义型 优点

34、： 喜爱所有的事都完美讲究所有的事至善至美 缺点：无工作效率概念 , 对自己和对不人都过 于吹毛求疵，缺失专门多的时刻竭尽全力型 优点：追求完善，做事有始有终勤劳，力求完善 勤劳努力，极功尽力 缺点：缺失专门多时刻“取悦”他人型 好 脾 气 优点：有团队工作精神， 友善，和不人和谐相处尽量满足他人缺点：不明白讲“不”-不明白得拒绝，无安全性个人工作打算1. “什么时候”制订工作打算2. 如何制订工作打算(1) . 只有充分了解目前的工作岗位，才能科学地打算工作 因此，你需要花些时刻分析你的工作：a用“自我分析表”反映目前工作现状(工作内容、时刻分配、工作中断及缘故等 )；b. 按照“自我分析表

35、”列出：要紧工作内容和平均每天工作中断时刻及要紧缘故；c. 做必要的单项分析，找出效率不高的缘故d. 按照单项分析：*重新排列要紧工作内容的先后次序*重新估量每项工作任务平均每天需要的合理时刻*重新估量每天应预留出来的“工作中断”的合理时刻(2 ).制订工作打算a. 将一天的工作时刻合理分配给每项任务(具体到“分钟” )b. 给“工作中断”预留出合理的时刻3. 制订工作打算的差不多原则及注意事项(1).同类工作集中处理(2) .工作量大的任务，化整为零(3) .任务优先权分配原则期限重要性(4) .顺应自己的生物钟(5) .给“工作中断”合理预留时刻(6) .忽略原则：抓重点(7) .及时检查

36、工作打算的执行情形：每天下班前检查当天打算完成情形日工作计划表时刻打字起草信件打出电话文件归档其他8: 009: 0010: 0011: 0012: 0013: 0014: 0015: 0016: 0017: 0018: 00在你看来，拿着记事簿去与上级共同确定当天的要紧工作内容，是否 是每天一上班就应该优先做的情况？是否有必要？什么缘故?如何“延长”您的工作时刻?事实上，工作日是固定的，每个人每天的工作时刻也是有限的，所谓 的延长，是指合理安排时刻提升工作效率。您的工作业绩不是由工作时刻来体现，而是您在工作时刻里怎么讲干 了多少事，即工作量与工作时刻之比：工作量工作时刻分子越大，或分母越小，

37、您的工作效率自然就越高，业绩就越好。以 下是关心您提升工作效率的几条建议：对什么事都一丝不苟未必是优点，关键是要做值得做、一定得做的事。定出工作目标，列出其重要、紧急顺序。给各项任务分分轻重先后。能够不人（如旅行者，接待人员）干的事，不必一一包办。检查是否有纯碎的繁文绸节，或是历史缘故遗留下来的无用功。关于必须要做的事，想一下如何样能做好。预备充分以后才开始做，例如，起草信件，打（长途）电话之前先了 解所有必要的信息。不要因为忙而不订工作打算，花几分钟订工作打算，能省下更多的时 刻。每天写下当日工作表，注明相应的工作时刻。前面一件事未完成，不要忙着开始后一件。性质相似的工作集中到一起做。棘手的

38、咨询题选在早晨处理，那个时候“天时地利”任务优先权原则什么是任务优先权原则秘书和助理的工作，每天都有许多大大小小，重要和不重要，紧急和 不紧急的工作要处理，这些工作有来自您的上级、来自部门的其他同事及 来自您自己。任务优先权原则，是一种让您能从繁琐的工作中理出头绪来，按照工 作的轻重缓急，按照工作的重要性来安排好每天的工作时刻，有条不紊地 完成每项工作。您每天的工作中，有些工作是专门重要的，但未必专门紧急，有些工 作是专门紧急的，但不是专门重要，有的是紧急又重要的，任务优先权原则-按照每项工作的重要性和急性来决定其“优先权”如何决定工作的优先权?四区域划分法每天或每星期（依每人工作具体情形而定

39、）做工作打算时，先预备如 下一张表格，将要做的工作填入表内。要完成的工作紧急重要在将每项工作都填入表中的第一栏后，开始认真想一下每项工作的重 要性和紧急性，依次予以“重要”，“紧急”的顺序编号，填入表中。例如有十项要完成的工作，最紧急的工作在“紧急”这一栏由填入10， 其次的填入9,依此类推，最不紧急的为1,同样在“重要”栏内，重要的 工作在此栏内填入10,其次的填入9最不重要的为1。再做如下一张坐标图:紧急1098C76A543D2B12345678910重要任务优先权原则在图中依据表中每项工作的“重要” ，“紧急”的 号码在横坐标和纵坐 标中找出，分不定位于 A、B、C、D，四区。在 A

40、区的工作：即为“优先权”的工作，即紧急又重要，必须赶忙完 成；在B区的工作：重要但不紧急；在 C 区的工作：紧急但不重要；在 D 区的工作：即不紧急也不重要。按照此四区域划分，将您要完成的工作依先后顺序优先权，填入 你的日 /周工作打算表。如此您就能够按工作打算表有条不乱地一件一件地完成工作。事半功倍的几点原则-要想节约时刻，先要花些时刻以下几点原则值得借鉴： 行动之前的必要预备会使你事半功倍 关于助理 /秘书工作，“紧急”不存在，只须考虑“期限” 天天调整工作打算 同类工作集中处理，完成一项工作后再开始另一项工作是减少不必要 的工作中断的有效方法 难度大的工作安排在干扰少和最佳工作状态下进行

41、 时刻注意“聪慧地工作” ：用尽可能少的时刻、精力、运动来达到最佳 工作成效有效的时刻治理工具1. 记事簿1) 使用原则：* 定期对比你的记事簿和你上级的记事簿，及时补充信息* 你只能有一本记事簿，以免记录纷乱，并幸免白费时刻去查证对同 一事件的多个记录* 只有你自己有权在你的记事簿上作记录。如果有人要与上级定约会， 你不能擅自决定，应该告诉对方必须请示后再与之确认* 用铅笔作记录，因为约会时刻、地点常常有变动* 每天都要为翌日的约会做确认工作* 在记事簿后部，列出你最常用的 3060 个电话号码2) 记事簿的种类：* 常规* 电脑记事簿2 “应办事宜备忘录”是一种内有 31 分页的大分类夹。

42、 内部每一分页代表一个月中的一天 你能够把需要在这一天完成的所有任务及其有关文件资料一并放入与这一 天对应的分页之中。使用规则：* 每天必须打开与之对应的分页，取出工作任务及有关文件资料；* 所有要完成的任务及有关文件资料必须全部依次放入与这一天对应 的分页之中 （会议组织，要打出的电话清单，要处理的文件，要打印的文件 等）；* 当你缺勤时，接替你工作的人应该能够专门容易地找到你的“应办 事宜备忘录”；* 当天应完成而未能完成的任务应赶忙重新打算分配到其他分页中 去；* 每天下班前，要安排翌日工作打算，将相应分页中的工作任务依次 排放好；3. “日办公事务夹”每天一早将从“应办事宜备忘录”中取

43、出的当天工作内容放入“日办 公事务夹”中。每天下班时，那个夹子应该是空的，因为你应该在当天之 内完成夹子中的全部任务。使用原则：你只能有一个“日办公事务夹” , 以免纷乱； “日办公事务夹”放置的位置要固定下来，而且必须便于你自己和上 级，同事取、放和查找。给您的经理作为领导，您明白如何样让您的助手替您节约下 1/3 的时刻吗？ 简单的信，我请她直截了当起草。 我只阐述一下要紧意见，由她去组织成文。 我只是咨询文件归档的事宜，她负责建立、爱护文件档案。 每天我花时刻跟她小结一下：* 一天工作的重要、紧急、先后性；* 当日收到的信函及时回复原则；* 检查日程安排。 她负责安排我的工作日程： 我的

44、记事本由她来填， 她给我一份复本 我们使用留言条来交换意见。 我请她经常性对工作情形进行分析，提出改进、简化意见，我们持 续发觉和改进工作中的不完善之处。 我请她代为阅读报刊杂志，并向我举荐好的新闻、文章。 我熟悉她使用的办公工具。 我请她对来找我们的电话进行选择，她询咨询对方来电目的，她能 解答的，就直截了当予以解答。 我在众人面前注意建立她的威信，请不人有事直截了当与她联系， 她接电话时自报姓名等。 我请她对公司动作机制有了良好的认识，如此便于建立有效的沟 通。 我让她为我预备会议，演讲的有关资料。 她有权与他人直截了当联系，了解情形。 我尽量请她与我一起出席会议，进行记录和写会议纪要，并

45、监督会 议上决定的打算实施情形。 我对她的创新、她为改善工作所作的努力给予确信第五章沟通与和谐的技能沟通的目的沟通的原则沟通的差不多方法沟通的误区与障碍沟通的技巧：倾听、表达、提咨询 团队合作什么是沟通发送方以特定的沟通模式将“信息”传递给接收方，并有信息的反馈。沟通的目的1) .将“信息”传递出去2) .被明白得3) .被接收4) .得到答复性的行动沟通的原则*简单*清楚*直接*准确只传达所要传达的信息，表明所要表明的意图，这才是好的沟通。在信息传递中，一切超出本职范畴的努力差不多上白费时刻，白费精 力，是糟糕的沟通沟通的差不多方法-5W1H 法在进行沟通之前，第一确定1) .您沟通的动机( why)2) .您的接收方是谁( who)3) .您要传递什么信息 (what)4) .哪种沟通模式对发送方传递信息内容和意图、对接收方都比较合适 (how)5) .何时何地进行好 (when, where)这看