煤化工企业FMIS系统物资模块研究

1、煤化工企业FMIS系统物资模块研究 摘要：发展新型煤化工，对我国能源安全具有十分重要的战略意义。相较于传统煤化工，其建设特点包括：根据不同煤种和产品，选择使用不同的煤炭转化新技术；以建设大型、超大型企业或工业园区为主；工艺综合了化工、机械、环保、材料等学科的高新技术和高新装备。克旗煤制天然气公司针对自身企业管理提升的需求，实施了FMIS及相关业务一体化项目。笔者作为物资模块的关键用户，参与项目实施全过程，目前此系统运行满足企业各项管理工作的要求。文章讨论此系统在实施以后续运行遇到的难点和解决方式，以期对同类型企业具有些许借鉴作用。 关键词：煤制天然气；FMIS；物资管理；风险；改进企业 ERP

2、（EnterpriseResourcePlanning）系统，其核心思想是实现整个供应链的高度管控,用以优化和提升企业管理水平。选择ERP管理系统：可以为企业管理人员提供准确及时的信息，以供决策；增强企业内部的控制和协作，以流程驱动业务；实现精细化成本控制目标和风险控制目标。克旗煤制气公司FMIS及相关业务一体化实施项目，是以财务全面预算管理为指导思想的信息管理系统，主要包含FMIS(财务)、SCM(供应链)、OPM(生产)、EAM（检修）四个管理系统。其中，针对物资管理业务，实施了如下几个业务模块：需求计划模块、采购模块、库存模块、相关风险报表。煤制气公司实施FMIS及相关业务一体化实施项目

3、，时间节点选择在一期项目试生产完成、正式生产开始之际。因此，实施此项目需立足基建物资管理和面向服务生产的物资管理两方面。 1物资相关业务需求分析 （1）基建库存物资进系统：针对一期项目基建未使用完、试生产未使用完的物资，需进入本系统当中，作为库存物资的基础数据。（2）库存管理电子化：库房管理手工出入库报表实现电子化，相关接收、检验、入库、退库等业务实现线上操作，满足生产需要。（3）库存风险监控分析：库存账龄分析、库存周转率分析、仓容利用分析、检验物资质量分析、安全库存管理数据分析、对批次入库物资先进先出准确率分析。（4）需求计划的标准化：物资的标准化、需求时间的精细化、供应阶段的可视化。（5）

4、采购业务监控分析：紧急采购分析、预算使用分析、业务效率分析、供应商服务质量分析、采购方式分析。（6）采购业务提升1：针对生产期间大宗物资的采购预计要实施框架合同模式，开发一揽子采购协议。针对后续生产的材料和备件开发定额采购模式。（7）采购业务提升2：针对后续生产的材料和备件开发定额采购模式，强化系统数据决策性，弱化技术人员和设备管理人员在需求计划提报上的主导。 2静态数据和业务流程标准化 （1）系统静态数据标准化：机构、角色、业务类型、审批层次、库存货位、物资类别、计量单位、杂费类型。（2）采购业务流程标准化生产需求计划物料平衡采购计划采购订单采购合同接收入库报销付款。非生产需求计划物料平衡采

5、购计划采购订单采购合同接收入库报销付款。服务需求计划采购计划采购订单采购合同接收报销付款。定额采购：设置定额运行请求采购计划采购订单采购合同接收报销付款。运杂费处理：采购订单采购合同接收报销付款。（3）产品、中间产品的标准化（4）供应商、客户的数据标准化 3实施难点及改进归纳 （1）原始库存标准化由于本企业的基建库存必须导入FMIS系统，必须将原始库存物资编制成标准化编码。对本企业基建库存梳理，原始库存物资的条目竟然达到约10万余条，调集所有设备管理人员进行原始库存物资的标准化，历时半年才完成了初始编码工作。编码困难的物资梳理：进口精密设备的元器件、基建和试生产期间一次性特殊工具、生产过程标定

6、用的专用标准气、煤化工非标设备加工件。临时编码规则的规划：经评估，在企业后续的业务中，必然会出现无法编码的物资出现，应设置临时编码以供特殊情况使用，故设计临编码规则，将各机构后续数据进行分类规划。（2）采购计划与商务平台的数据接口由于初期项目实施方案中，规定先将采购计划从FMIS系统导出EXCEL文件，然后在商务平台发标，待开标得到价格后在FMIS系统中形成采购订单，在订单中填写单价和税率等等合同必要信息。但是实际中发现，如果一个标段的物资数据在100条左右，形成订单的顺序和得到的价格文件顺序不同，在形成订单时数据录入比较繁杂，十分不便。于是开发了一个采购计划到商务平台的数据接口。发标时，以采

7、购计划的编号作为关键字段，向商务平台发送采购计划数据，在开标定标后，以商务平台形成的订单号作为关键字段，向FMIS订单发送价格数据，以此避免人工对照数据以及手动输入数据失误的情况。（3）合同审批流程的再简化由于项目需求分析时，对各个类型合同的审批流程进行归纳梳理，制定此流程，参照的是基建物资的合同审批流程。在实际运行过程中，发现业务流程、监督流程串联，审批步骤竟然达到10个以上，十分制约工作效率。经评估，将监督流程从业务流程剥离，不再进入业务流程。监督工作以风险报表为检查重点，以标准合同文本为控制手段。另，因技术部门在需求计划提报过程中，已对技术部分进行了审核，故订单及合同审批流程亦应精简掉技

8、术审核步骤。（4）国家税率变更对合同执行的影响。2018年5月1日增值税税率调整，需要对大量未执行完成合同进行数据变更。原始合同审批流程没有设置合同变更流程。另，对于已经在2018年1月1日之前入库并出库的数据，成本已经进入2017年。且，即使对原含税17%数据进行回冲，并后续进行16%数据入库和出库，独立核算的各生产中心，无法解决此类数据对2018年年度预算占用的问题。经关键用户分析和系统管理人员核实，系统接收和出库均为不含税金额，在报销系统中，选择16%税率，可以形成直接形成16%的准确数据，合同结算页面会形成一个逻辑计算的金额差值，但本数据如实反映了业务流程的延续，并不会对数据有效性造成

9、影响，可以在后续数据修改时解决。对于不包含出库数据的物资合同，直接进入新增的合同变更流程。后来，2019年增值税税率由16%调整至13%，由于提前进行了规避和数据的处理，没有对此类数据造成影响。（5）风险报表的使用和废除由于项目需求分析时，风险报表的规划是按照基建流程的风险进行归纳和预判，设置的全面而繁多。随着后续标准化流程的逐步实施，以及系统中各角色的业务熟悉、专业技能提升、计划意识的强化，很多防范效率类的风险报表、错误类的报表得到的数据竟然是100%和0%，已经失去了意义，故而废除。此外，随着管理目标的逐步提升，很多新的关键风险控制指标出现。此类管理KPI,随着系统软硬件的提升，有效数据的

10、丰富，也可以迅速的由EXCEL文件简单处理得到，无需新增报表呈现。（6）核心思想和核心流程的阶段性搁置FMIS系统，物资管理最终实现的目标是定额采购，为下一步实行战略采购的做铺垫。只有库存定额设置准确、系统物资平衡得到应用才可以实现。但是现阶段，设备管理部门在库存消耗上和安全库存的定额设置上没有实行必要的干预，物资计划人员和采购人员不能对采购计划进行平衡和核减，因而库存下降缓慢。因为物资管理是系统工程，在不同的阶段实现不同的目标任务，将在下一阶段实现采购计划的平衡核减和定额采购。 4结语 笔者作为系统实施的关键用户，从管理系统的实施到运行，对各阶段的难点和解决方式进行了小结。在此，再次将物资模块实施方向和重点进行提醒：（1）项目需求分析：解决初始阶段工作流程痛点，预判下一个阶段的工作提升方向。（2）项目实施过程中