如何进行有效的时间管理

1、PERSONAL TIME MANAGEMENT 个人时间管理个人时间管理课程提要课程提要TMChina-co TrainingChina-co Training管理培训课程2在开始之前3请闭目一分钟思考这个问题请闭目一分钟思考这个问题如果您的余生只剩下三天,您会做哪三件事情?408:30 总经理打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等使他们的谈话一直延续到了10:00。10:00 准备布置下属工作，又有电话来询问有关新入职人员薪资的问题，给予解释到10:20。10:20 找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时

2、间被分割和耽误，布置工作一直延续到11:00。11:00 对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12:00，还有一部分没有过目。12:00 中午匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室!任经理的一天任经理的一天514:00 与销售经理约好讨论招聘营销人员事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等都是任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。16:00 刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报

3、告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的么事和公司最近的传闻。16:30 召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下，但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17:00。 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好等待下班后，任经理挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。6时间浪费在哪里了？7时间浪费在哪里了？电话干扰：对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期的召见

4、使中层经理的时间具有很大的随意性。下属的不断请示和汇报，喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天埋在事务性的工作里。凡事事必亲躬，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。8关于时间管理的讨论关于时间管理的讨论1，飞翔的哪些因素导致我们的时间浪费和低效率问题？2，如何分做事的清轻重缓急？3，为什么有人忙，有人闲？4，怎样改变现状？9目目 录录第一篇：时间管理的概念与误区第二篇：时间管理的方法与技巧10第一篇第一篇时间管理的概念与误区时间管理的概念与误区11时间管理是什么？时间管理是什么？ 时间管理就是自我管理 自我

5、管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能v 把事情很快地做完, 叫做效率v 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划124th缓2nd重3rd轻1st急紧急的事不紧急的事不重要的事重要的事13有些交际应酬有些文件之处理处理属下之工作自我干扰个人嗜好的沈迷计划之研拟技能之提升公关之促进问题之调查健康检查有些电话有些不速之客到访有些会议之出列席有些无谓的请托有些临时的邀约设备故障,生产停摆重伤害急救员工产生肢体冲突顾客抱怨停电紧急的事不紧急的事不重要的事重要的事时间管理的误区时间管理的误区15误区一:工作缺乏计划1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这

6、一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直！”的侥幸心理。2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。 3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审查我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。 16误区二: 拖延 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情4 th3 rd不重要的事2 nd1 st 重要的事不紧急的事紧急的事17误区三: 事必躬亲 韩非子.八经v下君,尽已之能v中君,尽人之力v上君,尽

7、人之智 诸葛亮凡事必躬亲,后来过劳而死 18q 担心部属做错事q 担心部属工作表现太好q 担心丧失对部属的控制q 不愿意放弃得心应手的工作q 找不到适当的部属授权为什么管理者不授权或授权不足19授权要领q授权应公开q只允许逐级授权q循序渐进地从事授权q对被授权者会可能犯错误应有心理准备q强调被授权者的工作绩效，而不应斤斤计较其执行工作的手段q当被授权者发生疑难时，应协助他自行寻找解决途径20误区四: 有求必应会花太多时间, 时间不够会牺牲第二项受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当的拒绝21说 “不”q 不做不值得做的事q 不接受与目标不一致的工作q

8、 不做拖泥带水性质的工作q 不浪费时间在低优先性而又没有时间处理的工作q 不重复办事22 请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好用哪种方式？ 1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易做的事，然后再做难做的事。 4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 8、先做别人的事，然后再做自己的事。 9、先做紧迫的事，然

9、后再做不紧要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 13、先做已发生的事，后做未发生的事。 2324第二篇第二篇时间管理的方法与技巧时间管理的方法与技巧25方法一：方法一：象守财奴一样打理好自己象守财奴一样打理好自己的时间财富的时间财富26良好的时间管理来自于计划1.决胜于朝堂之上2.灌能1.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻均 衡紧急的事不紧急的事重要的事不重要的

10、事27PADC不好好耗用時間花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用時間28如何展开你的计划 一日之计在昨天下班前 一周之计在于周末 一月之计在于月底29目标金字塔长期目标年目标季目标月目标週目标日目标30人生蓝图一览表 人生目标陈述：远期目标：中期目标：近期目标：31年目标 序号目标内容起止时间32年行动计划序号时间行动简述完成 附注：把你的行动计划再分解到每月目标中去。 33月计划序号月目标期限月总结未完成目标的原因和障碍克服障碍的对策和方法如何按轻重缓急规划下月目标34周计划上周总结序号本周目标期限未完成目标的原因和障碍克服障碍的对策和方法如何按轻重缓急规划本周目标35日志每日诵读1今日事

11、，今日毕！ 2我是负责任的！3我每天都有新的进步！ 4决不，决不放弃！5我的成功来自马上行动！ 6我心、我手、我向上，我拼、我搏、我要强 序号时间今日优先事项期限今日进步：今日反省：今天你快乐吗？总分：健康 工作 人际 家庭心态 学习 理财 休闲请用“0、1、2、3”每项打分：总计量9分以下欠佳：915分较好；1624分优良。 方法二：方法二：提高自己的工作效率提高自己的工作效率37如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质3.保持良好的体力; 养成运动的习惯4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好38问问自己问问自己1 你每天需要花多少时间

12、睡觉才感到舒适？实际上花多少时间睡觉？2 你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？3 开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。4 每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？5 你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？6 你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？7 你每天花多少时间保护自己的健康？391.工作时段分配法则早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛, 冲劲与勇气兼具(Do)思考迟钝, 适合散心, 放松(Check)冷静, 沟通(Action, Plan) 放松,思考1.发球2.电话敲定事情/ 做事情3

13、.给领导方向/ 书架构4.执行进行中专案1.面对面跟踪2.巡视3.沟通与协调1.思考问题2.写计划/ 更新跟踪速度3.更新/修改进行中专案1.花 1 小時写作402.每周工作性质分配法则周一、二周三、四、五周六、日备注活力充沛, 冲劲与勇气兼具(Do)思考迟钝, 适合散心, 放松(Check)冷静, 思考(Action, Plan)1.大型专案丢球2.组内专案丢球3.给予组员做事方向/做事重点4.创造议题1.跟踪一二所丢的球2.调整,修正计划3.议题收尾4.倾听沟通1.想想目的是什么? 意义何在?2.有沒有办法提升自己的价值?3.计划/规划41方法三：方法三：执行能力的强化执行能力的强化42備

14、忘錄时间管理的利器: 行动表备忘录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富进度表1.会议2.行事历3.纪念日日常工作1.日常工作2.定期约会43良好工作习惯的养成 兵贵速战速决 养成做备忘录的习惯 可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时44“执行”的写照 及时执行 奉备忘录的执行-检核表如圣旨 行动才是企划的开始 把掌控著力焦点集中在计划最紧要的20% 执行能力锋利如倚天剑. 剑锋到处, 刀折剑断45如何处理情绪低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定义v完整的v相关的v善后的v记录的文件 通常完成一完整任务就会有力气再做第二件事情方法四：方法四：时间管理小技巧时间管理小技巧47如何处理来自下属的打断如何处理来自下属的打断 （1）你是否曾经训练你的助理，将他人可能的打扰含集中起来，然后每天或每星期一次地向你汇报？ （2）你是不是尽可能地把集体例会列为每日/周工