合格的公文写作指导

1、第1页 共40页文书写作培训文书写作培训第2页 共40页提提 纲纲 公文概述公文概述3 3 二二 公文写作公文写作3 3 三三练习练习3 3 一一第3页 共40页 公文的定义公文的定义3 2 公文的特点公文的特点3 33 4 公文的类型公文的类型 公文的版式与格式公文的版式与格式3 1第一章第一章 公文概述公文概述第4页 共40页 1、什么是公文？公文：公文：即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效用与规范格式的文件材料，是依法行政和进行公务活动的重要工具。国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法2000年年8月月24日国务院国发日国务院国发20

2、0023号发布号发布 第二条第二条 行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。 狭义广义第5页 共40页 2、公文的特点法定的作者法定的作者法定的权威法定的权威特定的效用特定的效用规范的格式规范的格式简洁准确的文字简洁准确的文字规定的处理程序规定的处理程序第6页 共40页 3、公文的类型1.1.命令；命令； 2.2.决定；决定； 3.3.公告；公告； 4.4.通告；通告； 5.5.通知；通知； 6.6.通报；通报； 7.7.议案；议案；8.8.报告；报告； 9.9.请示；请示； 10.10.批复；批复；1

3、1.11.意见；意见； 12.12.函；函； 13.13.会议纪要。会议纪要。行政公文行政公文第7页 共40页第8页 共40页第9页 共40页第10页 共40页公文版式公文版式文号文号第11页 共40页公文格式公文格式每（整）页22行，每行28字标题：二号宋体加粗正文：3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字 字体号、行间距制作范围，与大家关系不大，不再赘述编号、发文字号、密级、紧急程度第12页 共40页公文用印公文用印第13页 共40页1 1、通知、通知 A.A.规章制度规章制度2 2、通报、通报 B. B. 可行性分析可行性分析3 3、请示、报告、请示、报告 C. C. 项目

4、计划书项目计划书4 4、工作协调单、工作协调单 D. D. 市场调查报告市场调查报告 5 5、会议纪要、会议纪要 E. E. 广告传播策划书广告传播策划书6 6、总结计划、总结计划 F. F. 其他其他7 7、其他、其他 第14页 共40页公司行文格式公司行文格式请示、报告格式通知格式协调单格式会议纪要格式传真格式第15页 共40页 公文写作要求公文写作要求3 2 公文写作重点和难点公文写作重点和难点3 3 公文写作技巧公文写作技巧3 1第二章第二章 公文写作公文写作第16页 共40页 二、写作要求和难点二、写作要求和难点 公文的特点公文的特点 写作要求写作要求法定的作者法定的作者法定的权威法

5、定的权威特定的效用特定的效用规范的格式规范的格式简洁规范的文字简洁规范的文字规定的处理程序规定的处理程序 通常不署名，署名权归单位或法定代表人通常不署名，署名权归单位或法定代表人 通常代表了某单位、机构的权威意见或意思表示通常代表了某单位、机构的权威意见或意思表示 通常用于单位之间请示汇报、沟通协调、指令下达等通常用于单位之间请示汇报、沟通协调、指令下达等 天地头，眉首、文尾、落款应严格遵守，不得有差错天地头，眉首、文尾、落款应严格遵守，不得有差错 文字精炼、意思简明、表达准确、用语规范、行文流畅文字精炼、意思简明、表达准确、用语规范、行文流畅 严格履行审核、签发程序，保密、存档要求严格严格履

6、行审核、签发程序，保密、存档要求严格 1、公文写作要求第17页 共40页审批无误审批无误 二、写作要求和难点二、写作要求和难点制作规范制作规范格式正确格式正确公文写作公文写作表述精确表述精确 2、写作重点和难点第18页 共40页1 1、公文表述专用语：、公文表述专用语：为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；为、为了；根据、按照、遵照、依照；鉴于、关于、由于；目前、当前；兹、兹有、兹将、兹介绍目前、当前；兹、兹有、兹将、兹介绍根据根据.决定；根据决定；根据.特通告如下；特通告如下；为了为了.现决定；为此，现就现决定；为此，现就问题，提出如下意见问题，提出如下意见悉（知道），收悉，电

7、悉，敬悉，欣悉悉（知道），收悉，电悉，敬悉，欣悉我（部）、贵（局）、你（省）、本（部门）我（部）、贵（局）、你（省）、本（部门）特此报告特此报告 此复此复 特此函复特此函复 妥否，请批示妥否，请批示 3、公文写作技巧第19页 共40页（一）文字表述技巧（一）文字表述技巧2 2、结构表述技巧、结构表述技巧 （找特点（找特点懂技巧）懂技巧） 凤头凤头 猪肚猪肚 豹尾豹尾比例-简洁、一目了然长喙-点题、一针见血美丽-技巧、有吸引力浑圆-饱满，文字丰润容量-层次，叙论得当稳重-平实，四平八稳动感-呼应，突出主体力度-收束，紧凑有力比例-简洁，余味缭绕第20页 共40页（二）巧用格式技巧（二）巧用格式技

8、巧套套套用格式：聪明的套用，简单明了，避免生搬错套套用格式：聪明的套用，简单明了，避免生搬错套汇报性报告与请复性报告破破创新亮点：破除旧思路，自建亮点，彰显特色创新亮点：破除旧思路，自建亮点，彰显特色通常运用于综合性文字材料引引引用范文：拿来主义，去粗存精，精彩为我所用引用范文：拿来主义，去粗存精，精彩为我所用直接借用与模仿借用相结合查查查缺补漏：查日期，查送、报人和单位，查编号查缺补漏：查日期，查送、报人和单位，查编号减少套用格式的无心之失其他其他针对性突出：不同领导有不同是思维习惯和思考方式针对性突出：不同领导有不同是思维习惯和思考方式借鉴历史资料、领导用过的资料第21页 共40页（三）检

9、查审核技巧（三）检查审核技巧顺序顺序项目项目格式格式文字文字其他其他密级、编号、页码、日期、密级、编号、页码、日期、报送人、份数、附件等报送人、份数、附件等字体、字号、行距、字间距、字体、字号、行距、字间距、错别字、病句、精炼度等错别字、病句、精炼度等序号（严格按照层级使用），序号（严格按照层级使用），数字、人名地名等数字、人名地名等一、（一）一、（一）1.（1） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 第22页 共40页 4、写作练习通知通知报告请示协调单会议纪要第23页 共40页发布性通知

10、：发布性通知：用于发布规章制度或重要事项。转发性通知：转发性通知：用于转发上级机关和不相隶属机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。 批转性通知：批转性通知：用于上级机关批转下级机关的公文给所属有关人员，让他们周知或执行。任免性通知：任免性通知：用于任免和聘用干部。事务性通知：事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情。通知通知报告请示协调单会议纪要 通知的类型通知的类型第24页 共40页事务性通知写法比较灵活，没有特定的格式，只要把需要周知或执行的事写清楚即可。事务性通知写法比较灵活，没有特定的格式，只要把需要周知或执行的事写清楚即可。开头： 交代制定本通知的目的、意义、或阐述重要性。

11、 现将具体（有关）事项通知如下：（过渡）正文：根据事情性质分条写出，将需要交代的事情写清楚。结尾：特此通知写法：写法：通知通知报告请示协调单会议纪要 事务性通知事务性通知第25页 共40页会议议题会议议题与会人员与会人员会议时间和地点会议时间和地点报到时间和地点报到时间和地点对与会者的要求对与会者的要求通知通知报告请示协调单会议纪要 会议通知会议通知第26页 共40页汇报工作类：汇报工作类：用于向上级机关汇报本单位综合性工作、阶段性工作或专题性工作的开展情况，以使上级机关及时了解工作中的成绩、经验和问题，取得上级机关的支持和指导。答复询问类：答复询问类：用于答复上级机关的询问，以使上级机关了解

12、有关情况。此类报告是根据上级机关作出的。反映情况类：反映情况类：用于向上级机关反映本单位的重要情况，如先进人物和先进事迹，群众意见和思想动态，意外事故和突发事件等，以使上级机关及时了解情况，作出决策。报送材料类：报送材料类：用于向上级机关报送文件、材料等。通知报告报告请示协调单会议纪要 报告的类型报告的类型第27页 共40页正文开头部分：正文开头部分： 应简要说明工作的时间、依据、内容、成绩等，起到开宗明义的作用，然后用“现将有关工作情况报告如下”等惯用语引起下文。工作情况和成绩：工作情况和成绩：把工作的基本情况和主要成绩或发生的事情一并报告，可按时间顺序即纵式结构写，也可分几个方面即横式结构

13、写，还可以纵横交错，兼用两种结构形式。主要经验教训：主要经验教训：这是报告的重点，一般采用分条开列的方法，把工作中行之有效的做法、措施加以归纳提高，总结出带有规律性的经验，以对其他单位的工作具有指导意义或参考价值。存在的问题和不足：存在的问题和不足：以一分为二的态度找出工作中存在的问题和不足，以便于在今后工作中加以防止和改进。文字上不必着墨过多。今后工作的意见和打算：今后工作的意见和打算：针对存在的问题和不足提出今后工作的意见或打算。一般情况下可以简单提出，不必展开叙述。写法写法通知报告报告请示协调单会议纪要 工作汇报类工作汇报类第28页 共40页汇报发生的情况并作客观的分析：汇报发生的情况并

14、作客观的分析：应当把情况发生的时间、地点、情节、当事人等写清楚，并分析这些情况发生的原因、性质和造成的影响等。发生的情况和对情况的分析可以分段写，也可以结合起来写，边叙边议。通知报告报告请示协调单会议纪要 反映情况类反映情况类第29页 共40页通知报告请示请示协调单会议纪要 请示的类型请示的类型（一）事项性请示。（一）事项性请示。这种请示是下级机关请求上级机关审核批准某项或者开展某项工作的请示，属于请求批准性的请示。这种请示多用于机构设置、审定编制、人事任免、重要决定、重大决策、大型项目安排等事项。这些事项按规定本级机关无权决定，必须请示上级机关批准。 下级机关在工作中遇到人力、物力、财力等方

15、面难于解决的事项，用请示请求上级机关给予帮助、支持的请示，也是事项性。 （二）政策性请示。（二）政策性请示。下级机关往往会在工作中碰到某一方针、政策等不明确、不理解的问题，或者碰到新问题和情况。要弄清楚和解决这些问题，可用请示行文，并提出解决的意见，请求上级机关给予明确的解释和指示。 第30页 共40页通知报告请示请示协调单会议纪要 请示的要求请示的要求（一）一文一事。（一）一文一事。一份请示只能写一件事，这是办法所规定的，也是实际工作的需要。如果一文多事，可能导致受文机关无法批复。 （二）单头请示。（二）单头请示。请示只能主送一个上级领导机关或者主管部门。如果需要，可以抄送有关机关。这就可以

16、避免出现推诿、扯皮的现象。 （三）不越级请示。（三）不越级请示。这一点，请示与其它行政公文是一样的。如果因特殊情况或紧急事项必须越级请示时，要同时抄送越过的直接上级机关。除个别领导直接交办的事项外，请示一般不直接送领导个人 。 （四）不抄送下级。（四）不抄送下级。请示是上行公文，行文时不得同时抄送下级以免造成工作混乱，更不能要求下级机关执行上级机关未批准和批复的事项第31页 共40页通知报告请示请示协调单会议纪要 请示的写法请示的写法（一）标题（一）标题。请示标题一般要写明“发文机关 事由 文种”，写标题要注意，不能将“请示”写成“报告”或“请示报告”，原由中也不要重复出现“申请”、“请求”之

17、类词语。 （二）正文。（二）正文。请示的正文都要包括原由、事项和结语3部分。 1原由。原由。请示的原由是请示事项和要求的理由及依据。要先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这才能顺理成章。原由很重要，关系到事项是否成立，是否可行，当然关系到上级机关审批请示的态度。因此，原由常常十分完备，依据、情况、意义、作用等都要写上。 2事项。事项。包括办法、措施、主张、看法等。请示的事项，要符合法规，符合实际，具有可行性和可操作性。因此，事项要写得具体、明白。如果请示的事项内容比较复杂，要分清主次，条理清楚，重点突出。注意：事项简单的，往往和结语合为一句话。如关于丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区

18、的请示的最后一句话：“现申请把丹霞山风景名胜区列为国家重点风景名胜区，请批示。“ 请示事项应该避免不明确、不具体的情况和把原由、事项混在一起的情况。否则，不得要领，不知要求解决什么问题。 3结语。结语。请示的结语有“以上请示，请批复”、“以上请示如无不妥，请批复”等。第32页 共40页关于商洽的协调单：关于商洽的协调单：要体现商量、接洽的性质。要把自己一方的态度和要求写明白，同时还要把要求于对方的意思表述清楚，切忌言不及义，不知所云。关于请求协助的协调单：关于请求协助的协调单：要写明请求的原因、具体请求事项、结束用语等；回复的一方要针对请求事项，作出明确的答复。通知报告请示协调单协调单会议纪要 协调单的类型协调单的类型第33页 共40页开头部分：概述情况， 阐明发文原因（即为什么要发文），发文的意义。 正文部分： 阐明需要协调的事情，语言要精炼，要写清楚协调的目的。 结尾部分： 表达感谢之情。 通知报告请示协调单协调单会议纪要 协调单的写法协调单的写法第34页 共40页通知报告请示协调单会议纪要会议纪要 会议纪要与会议记录会议纪要