略论公共管理中的会议管理

1、略论公共管理中的会议管理2010年 7 月 4日，某市政法系统在大型会议室隆重召开了 深化“迎亚运、强素质、树形象”活动誓师大会。会议的入场时 间是下午 2 点 45 分，开始时间是 3 点钟，原定 5 点钟结束。在 政法各组成系统拉歌后， 与会者先观看了公安系统的先进事迹报 告（或者说是讲演），报告者采用了大屏幕DV配合报告者叙说的方式，与会者普遍感到形式新颖，内容丰富，事迹感人。一个 多小时很快过去了， 然后是集体宣誓， 宣誓完毕后已经接近五点 钟了，大家以为要散会了。 这时主持人说下面还有五个单位发言， 会议室一楼和二楼几千人顿时哗然， 许多人纷纷起身去洗手间解 决“内部矛盾”， 有的人

2、则在私下交谈。 整个会场秩序和气氛与 之前的严肃紧张大相径庭， 领导侧目、 在场内巡视都无法恢复原 有的会议氛围。 等到参会的最高领导讲话时， 下面的各种私下交 谈还是没有停止，形成“台上开大会、台下开小会”的局面。最 后，等领导讲完话， 已经接近六点钟了。 从整个会议的组织来看， 可以说组织者们尽心尽力了， 但是会议氛围的前后截然不同使人 很难同意这是一次成功的会议。 问题在哪里？会议组织者准备得 不充分？不是。 会议形式不新颖？不是。 与会者素质有待提高？ 可是与会者是全市政法系统的干警们， 素质应该不算低。 看来还 是会议管理出问题了。 到底是什么问题， 需要我们运用公共管理 中的会议管

3、理有关知识予以解答。一、会议管理的重要性 我们常常听到公共组织特别是国家机关的同志们抱怨， “文 山会海快把我们压垮了、 淹死了”。 可见文件和会议是公共组织 中令人生畏的两件事情。据 Net Meeting 调查，美国上班族每周 平均参加十个会议， 约占每周工作时间一到一天半， 经理人每周 有一半以上时间在开会， 57%的上班族开会前心情紧张，上班族 普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。 而我们国家机关开的会 无论是频率还是时间恐怕都不会低于这个数字，据有的同志统 计，各种会议平均下来大约一天一个会议还要多。 有人提出削平 文山、填平会海，甚至取消会议。谈何容易？现在让我们想象一 个从年初到

4、年尾没有会议的公共组织， 恐怕我们不敢想象。 因为 会议好象虽然讨厌，但是我们又离不了。（一）会议的意义表现在哪些方面 会议是一个集思广益的渠道。 会议是一个集合的载体。 通过 会议使不同的人、 不同的想法汇聚一堂， 相互碰撞，从而产生“金 点子”。许多高水平的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产 物。会议显示一个组织或一个部门的存在。 会议总是在大于一人 的情况下发生的， 即使是只有两个人的会议， 这两个人也是一种 小型组织。 没有不开会的组织或部门， 一个组织或部门不召开会 议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个 组织或部门的存在价值。会议是一种群体沟通的方式。 开会很少

5、是一对一的沟通， 绝 大多数情况下都是一种群体沟通。 随着科技的迅猛发展， 人们的 沟通方式越来越多，现在人们可以通过E -mail、多媒体等种种 形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其它 沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方 式最符合人类原本的沟通习惯。会议在中国还有象征意义。 我国召开的一些会议， 其形式上 的意义要远远大于实质上意义， 更多地表现为一种符号， 表明一 种态度，所以我们就有层层开会以示重视的现象。（二）会议又具有哪些作用 开展有效的沟通。会议是一种多项交流，可以集思广益，实 现有效沟通是会议的一个主要目的。传达信息。 通过会议可以向员工通

6、报一些决定及新决策， 也 就是说向员工传达来自上级或其它部门的相关信息。监督员工、 协调矛盾。 许多公共组织的常规会议其主要目的 是为了监督、 检查员工对工作任务的执行情况， 了解员工的工作 进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来 有效协调上下级以及员工之间的矛盾。（三）达成协议与解决问题 资源共享。利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。开发创意。 开发创意的会议目的突出反映在广告公司、 媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其 具有可行性。激励士气。 年初或年底的会议通常具有这一目的性。 这种会 议是为了使公共组织上下团结一心，朝着一个方向共同努力。

7、巩固领导地位。 领导为了体现自身的存在价值， 更为了巩固 自己的地位， 经常会召开一些上下协调会议， 以此来强化自己的 地位。一位哲人说过， 如果你不能消灭一件东西， 就要学会和它和 平相处。既然我们离不开会议，就必须对它们进行研究，掌握其 中的规律，提高会议的效率。可见，会议管理已经成为公共管理 中的一个不可忽视、值得研究的课题。二、会议管理的一般规律会议管理有哪些规律呢？先从效率不高的会议开始说起， 经 学者研究，一个公司会议效率不高的可能原因及其具体表现可以 用下表来表示：会议效率不高的原因及具体表现项次 原因 具体表现（1）时间 会议安排在即将进餐的时间，每个人都饥肠辘 辘，无心开会。

8、（2）地点 会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打 断，无法正常进行。（3）开会对象的选择 必须出席会议的人未到，通知来的 是一些可有可无的参加者。4） 主持人的技能 会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。（5）参会者的技能 参会者发言混乱，既不知如何表意， 又不知如何引退，致使会议失败。（6）会议的准备工作 开会前没有通知与会者相关事宜， 致使会议拖沓而无成效。（7）开会的原因、目的和结果 开会的原因、目的和结果 在会议进行中忽然发现皆不明确， 致使会议毫无意义、 宣告失败。所以要提高开会效率，必须在上述七个方面明确或者提高。 具体而言，要提高效率，需要在下列

9、几个方面予以注意：（一）会议的时间安排规范1、上午 8-9 点之间，正是员工从家到组织或者部门，准备 开始一天工作的时候。这个时候的员工，心绪尚且混乱，还需一 段时间才能进入工作状态。因此，试图在这一时间段举行会议、 试图让员工响应会议提议或进行业务分析， 从人的生理和心理角 度来看，是不现实的。2、上午 9-10 点之间，员工已经开始进入工作状态。在这个 时间段最适合进行一对一的会谈， 同样也是进行业务会谈的最佳 时机。3、上午 10-12 点或下午 1-3 点之间，最适合调动员工集思 广益。大家利用头脑风暴，不断想出新点子、新方法。当然，员 工需要午休的时间除外。4、下午 3-5 点之间，

10、最好不要安排会议。这个时段的员工 开始进入一天当中的倦怠期， 人人希望马上回家， 在这个时段举 行会议往往会事倍功半。5、根据心理学和一般的常识而言，人的注意力最长不超过45 分钟，所以与会者发言最好不要超过 45 分钟，整个会议不要 超过 90 分钟，因为会议需要超过 90 分钟的， 一定要中间安排休 息。这也是符合人的生理需要。但是，这种中间休息要考虑卫生 间的容量，如果容量不够，则要压缩时间，防止出现会场内外人 们川流不息、影响会议气氛的现象。（二）会议规范 会议规范是指大家达成共识的会议守则。 会议规范主要包括 以下条款：1、所有与会者将每周工作安排时间表交给会议安排人，以 找出最适宜

11、所有参会人的开会时间。2、超过 1 小时的会议应有书面通知、 议程表及相关资料。3、所有与会者都要准备在会上发言。4、准时开始，准时结束。5、各业务单位负责人对决议能否达成负直接责任。6、所有与会者应知道维护别人的尊严， 不在会中羞辱别人， 这条规则最重要，需特别注意。7、意见不同是好事，议论才能面面俱到，甚至有人扮“黑脸”8、会议结束 2-3 天后，所有与会者应拿到会议记录。9、所有与会者应承担起对会议质量进行反馈的职责。10、必要时请第三方监控，以保证会议质量。（三）固定的会议流程规范 固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点。1、一个中心它是指整个会议的议程，包括：（ 1）会议的开

12、始，具体包 括致欢迎词、阐明会议目的、交流会议议程、介绍时间安排、相 关规章制度、指定会议记录人等。（ 2）进行会议讨论，可以分 为不同的议程，如议程一、议程二、议程三等，具体包括分享话 题和目标；交流信息；产生主意、做决定、确认行动；总结等。 （3）结束会议，具体包括：总结、安排下次会议等。2、两个基本点两个基本点是指会议的一头一尾， 即会议开始前的准备和会 议结束后的跟踪，这两个基本点是最容易被忽视的。但是，它们 却是保证会议成败的关键。 所以，一个规范的会议流程必须包含 会前的准备工作与会后的跟踪工作。 会前的准备工作与会后的跟 踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做 汇报的人选等。在中国，会前的准备非常重要，因为中国许多会 议其实是“会而不议”， 会议的程序性较强而实质性不足， 所以 会前的沟通、 了解各方的意见是开好会议的前提和关键。 而会后 的跟踪也往往被忽视，会议决议执行不了成为许多组织的通病， 所以会后及时整理会议决议， 并确定执行部门、 责任人和完成时 限就非常重要。三、反思运用上述规律对照文章开始的会议， 则不难发现， 会议选择的时间恰好是最