4 日程安排与值班事务

1、第三节日程安排与值班工作第三节日程安排与值班工作一领导日程安排一领导日程安排v（一）领导日常活动与日程安（一）领导日常活动与日程安排排v1 1、领导日常活动的范围、领导日常活动的范围各种各种接待接待走访走访慰问慰问庆典庆典仪式仪式出席出席会议会议参观参观考察考察商务商务旅行旅行会见会见会谈会谈其他其他活动活动2、领导日程安排的原则、领导日程安排的原则v领导日程安排：是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程。v（1）统筹兼顾v（2）区分轻重缓急v（3）围绕中心，突出重点v（4）力戒排场，求真务实（二）日程表的种类与编制（二）日程表的种类与编制v1 1、日程表的种类、日程表的种类v（1

2、 1）年计划表）年计划表 如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等学术报告、出国访问等v（2 2）月计划表）月计划表 如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等v（3 3）周计划表）周计划表 如经常性的工作、业务等如经常性的工作、业务等v（4 4）日志）日志 如各种临时性活动等如各种临时性活动等图图为为某某高高校校周周安安排排表表 2 2、编制日程表注意事项、编制日程表注意事项简洁明了简洁明了弹性安排、弹性安排、【案例思考

3、】【案例思考】 李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话，一向很出色。一天，他突然接到了一个日本客户的电话，电话中日本客户很生气地说道：电话中日本客户很生气地说道：“请问你们经理在不在？请问你们经理在不在？我已在我已在酒店等了你们经理分钟了，不知道贵公司酒店等了你们经理分钟了，不知道贵公司还有没有合作的诚意。还有没有合作的诚意。”没等李秘书说话，对方已将电话没等李秘书说话，对方已将电话挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，但挂断。李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，但接到此电

4、话后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立即接到此电话后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立即和经理取得电话联系。原来，经理确实是在上个月的经贸和经理取得电话联系。原来，经理确实是在上个月的经贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很忙会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很遗，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约。经理很遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益。 请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘书请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘书，你又该怎么做才能挽回

5、局面？，你又该怎么做才能挽回局面？（三）日程表的落实和OA管理a.a.电话电话文书文书( (重要会见、会谈的预定计划重要会见、会谈的预定计划) )；b.b.提前一二天再次联系落实；提前一二天再次联系落实； c.c.秘书定期与领导者核对日程；秘书定期与领导者核对日程； d.d.月末、周末给领导送日程表，每天早晨核对当天日月末、周末给领导送日程表，每天早晨核对当天日程以免遗忘；程以免遗忘； e.e.领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参会的上级人员；次落实参会的上级人员；f.f.提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核提前一天将领导会见

6、、会谈所需资料备齐并注意核对无误；对无误；g.g.会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方式向领导提出；用恰当方式向领导提出；h.h.领导活动用车落实及与司机的联络领导活动用车落实及与司机的联络. .（四）订约事宜。（四）订约事宜。【知识应用】知识应用】 总经理王长春下午点要和业务部共同讨论如何进行某总经理王长春下午点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到。下午点，王总又要和一位年度的销售预算是否能够达到。下午点，王总又

7、要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，点结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某客户谈判，点结束。但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午点，一政府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午点，而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写清楚会议结束而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写清楚会议结束的时间。你要是王总的秘书，该怎么办呢？的时间。你要是王总的秘书，该怎么办呢？ 陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理。请把下星

8、期一的活动安排有关内容分别填售的经理。请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午上午1010：3030在办公室举行会议，所有经理都参加。要在办公室举行会议，所有经理都参加。要安排时间去银行取现金。安排时间去银行取现金。1212：3030陈先生与王新西先生陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部的（北京代理商）在文华大酒店共进午餐。为人事部的朱迪小姐安排下午朱迪小姐安排下午3 3：0000见陈经理。在该天某一适当时见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与

9、间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午上午9 9：00100010：0000的时间，因为陈经理想在这段时间的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件。陈经理和夫人晚上里处理他的信件。陈经理和夫人晚上7 7：3030分出发去康分出发去康特公寓出席晚特公寓出席晚8 8：0000的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上的俱乐部聚餐会。秘书本人在晚上7 7：0000要参加社交俱乐部举行的一个会。要参加社交俱乐部举行的一个会。（二）值班的任务二）值班的任务 1 1、承接上级指示、承接上级指示 2 2、负责电话

10、应对、负责电话应对 3 3、接待来访人员、接待来访人员 4 4、掌握领导者的行踪、掌握领导者的行踪 5 5、处理临时性、突发性事件、处理临时性、突发性事件 突发性事件：突发性事件：及时向上司汇报请示，或就近组织人力物力抢险救及时向上司汇报请示，或就近组织人力物力抢险救灾，或向邻近的组织单位、部队求援，或保护好事故现场等。为灾，或向邻近的组织单位、部队求援，或保护好事故现场等。为保障人民群众的生命财产安全，尽量减少损失，值班人员有时在保障人民群众的生命财产安全，尽量减少损失，值班人员有时在未得到上司指示前，便可在可能的范围内适当采取临时应急措施。未得到上司指示前，便可在可能的范围内适当采取临时应

11、急措施。要求：快；准；加强预测，积极主动。 6 6、确保机关安全、确保机关安全 7 7、编写值班材料。、编写值班材料。（三项记录：（三项记录：电话记录电话记录、接待记录接待记录、值班日志值班日志） 案例案例 一时忽略一时忽略 悔急交加悔急交加 某领导同志出差，秘书从外省给本单位值班室打来电某领导同志出差，秘书从外省给本单位值班室打来电话：某月某日将乘坐某车次回去，请与铁路部门联系，留话：某月某日将乘坐某车次回去，请与铁路部门联系，留一包厢。值班员只顾记下日期、车次，却少问一句：有事一包厢。值班员只顾记下日期、车次，却少问一句：有事如何联系。值班人员与铁路部门联系后，得到的答复是所如何联系。值班

12、人员与铁路部门联系后，得到的答复是所拟乘坐的车次包厢已经客满，只能改乘别的车次。此时想拟乘坐的车次包厢已经客满，只能改乘别的车次。此时想再次向领导同志反馈、请示，却到处寻不着领导的行踪。再次向领导同志反馈、请示，却到处寻不着领导的行踪。绞尽脑汁，对所有能想到的去处，均一一去了电话查问，绞尽脑汁，对所有能想到的去处，均一一去了电话查问，结果全部落空，无人知晓。一番折腾，不仅值班员落得个结果全部落空，无人知晓。一番折腾，不仅值班员落得个又急又累，而且浪费不少电话费，最后还是误了领导的行又急又累，而且浪费不少电话费，最后还是误了领导的行程，有关人员悔急交加，万分遗憾。程，有关人员悔急交加，万分遗憾。思考题：试述办公室值班人员应如何正确地做好电话记思考题：试述办公室值班人员应如何正确地做好电话记录？录？v 1983 1983年年6 6月的一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书突月的一天深夜，武汉市人民政府的值班秘书突然接到市属交通部门打