工程建设档案管理细则范文

1、工程建设档案管理细则第一条 为了进一步加强本公司工程建 设档案资料的管理工作，充 分发挥工程档案 资料在工程建 设、规划、勘测、设计、施工、管理、科研、 抗灾、战备、改建、扩 建和 维修等工作中的作用，根据中华 人民共和国 档案法国家档案局、国家计 委 1988 年联合颁发的对基本建设 档案资 料管理的 暂行规定，结 合我公司工程建 设工作和工程建 设档案管理工 作的实际情况，为使工程档案完整、准确、安全保管并做到有效利用，特 制定本 细则。第二条 本细则参照并 结合公司档案综 合管理办法中的有关内容， 对工程建 设档案的收集、整理、分类、保存以及使用进 行管理，本细则在 公司综合部内实行，同

2、时公司相关部 门对同类档案在接受、收藏、使用 等方面接受本 细则 的约束。第三条 按照工程档案 资料保存和使用价 值的重要性，将工程建 设 档案按照永久、长期、短期及临时 来分 类。期限判定标 准如下：一、永久保存档案是指在公司存续 期内或需保存年数超 过 50 年，一 般为非常重要或 为证书批文 类文件；二、长期保存档案是指在需保存年数不足 50年但超过 15年的文件 资料；三、短期保存档案是指保存年数不足 15年但在 项目建设期间及项 目运 营后一定 时期内仍需保存的文件 资料；四、临时保存文件仅指在项目实施的某一过程中需要保存的 临时文 件，随后会被更有效用的正式文件所取代的文件。第四条

3、 工程档案资料属于企 业部门内部文件，无服务公众的义务， 故按照工程档案 资料保存和使用的 权限不同，为保障公司利益，防范其 他公司商 业侵犯，工程档案资料管理实行分级保存、管理及使用的办法。按照工程档案的商 业价值的重要性，将工程档案分为绝密、机密、秘密、 一般四个级别。高保密级别 文件具有一定的保秘期限，在解密后作 为低 级别或公开资料处理。分级判定标准如下：一、绝密档案是指仅供董事会及公司高 层领导查阅的工程技术经济 文件，政府相关部门可在权利范围内无偿借阅，但事先要求征得公司高 层许可，档案管理人员也不得以任何借口外借 该类档案，绝密档案有最 高的保密需求。泄露极可能导致公司利益或声誉

4、遭受重大侵害。二、机密档案是指可供董事会、公司高层 及中层领导及特殊岗位的 员工查阅的工程资料，不对普通员工开放，政府相关部门在获得公司中 高层领导许可下可无偿借阅，档案管理人员及档案使用者有义务保证机 密档案资料内容不外泄。机密档案有较 高的保密需求，泄露会损害公司 利益，或导致凝聚有公司员工劳动的成果无偿被外界或竞争对手使用。三、秘密档案是指可供公司所有员 工查阅的工程档案，政府相关部 门在获得公司中高层领导许可下借阅，在未获得高层许可下员工不得向 公司以外的任何企 业个人出借及泄露秘密档案内容，企 业员工有保守公 司档案秘密的义务和责任。秘密档案有一般的保密需求，泄露将会使得 员工在档案

5、收集、整理、收藏等过 程付出的劳动被他方无偿占有，影响 公司的利益。四、一般档案是指可供所有员 工查阅的工程档案，没有保密价值， 泄露也不会影响公司利益，有些可以 为社会所使用而对公司的经营没有 任何影响，这类档案可以公开，可以在中高 层领导许可下向其他企业、 个人公开，但是一般员工不得在未经许可情况下擅自出借，员工有义务 和责任保证一般工程档案的完整性、连续 性及真实性。一般档案无保密 需求，泄露也不会对公司的利益造成侵害，不含有 较高质量的员工劳动, 但可对社会生产力水平的上升及科学技 术的进步做出贡献的档案资料。第五条 公司每完成一个项目后，以综合部为主按照档案归档要求, 负责整理立卷，

6、装订成册，编制工程档案保管清册。并将装订 成册的工 程档案资料移交办公室存档。第六条 原则上对工程档案采取永久存放，对超出保管期限的档案 可销毁，但所有关于建设项目的权证正副本原件、标书原件、合同文本 的原副件，以及孤本文件的副本或复印件均不得 销毁。对确实已失去保 存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。第七条公司成立集团或部门发生变更后相关工程档案移交新的工 程档案管理部门并由专人签收后实施继续管理。第八条 工程建设档案是指贯穿于项目实施过程中的包括前期研究、 设计规划、工程管理、试 运营、竣工验收形成的文件、证书、图纸、图片、 签证、报告、资料等档案，主要涉及工程、经济、法律、

7、财务、管理、科研 等内容。具体包括：项 目可行性研究资料、设计基础资料、设计文件、项 目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、科学研究文件、涉外 文件、试运营文件、财务及器材管理文件、竣工验 收资料、项目后评估文 件共十三大类。一、项目可行性研究档案及秘密等 级及保管期限，见下表1-1所列 示内容：表1-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限1.1土地分析报告/项目选址报告否绝密取得土地前长期1.2投资机会分析报告否机密项目完成前长期1.3项目建议书是机密项目完成前永久1.4项目建议书批复是秘密项目完成前永久1.5可行性研究报告是机密项目完成前永久1.6环境预测、调查报告、环 境

8、影响报告书的批否秘密永久复项目完成前1.7可行性研究报告批复是秘密项目完成前永久1.8其他相关资料、文档、证书等否长期二、设计基础资料档案及秘密等级及保管期限，见下表2-1所列示 内容：表2-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重 要土和岩样及说明是一般永久2.2地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录是一般永久2.3水文、气象、地震等其他设计 基础资料是一般永久三、设计文件档案及秘密等 级及保管期限，表3-1见下表3-1所列示内容：序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限

9、3.1总体规划设计是机密项目完成前永久3.2方案设计是机密项目完成前永久3.3初步设计是机密项目完成前永久3.4技术设计否机密项目完成前永久3.5施工图设计是机密项目完成前长期3.6技术秘密材料、专利文件是绝密项目存续期长期3.7设计计算书是机密项目完成前长期3.8关键技术实验是机密项目完成前永久3.9设计评价、签定及审批是机密项目完成前永久四、项目管理文件档案及秘密等 级及保管期限，见下表4-1所列示 内容：表4-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限4.1征用土地批准文件及 红线图、拆迁、补偿协议书是秘密项目完成前永久4.2承发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件是秘密项目完

10、成前永久4.3施工执照是秘密项目完成前永久4.4环境保护、劳动安全卫生、消防、规 划等文件是秘密项目完成前永久4.5水、暖、电、煤气等供应协议书是秘密项目完成前永久五、施工文件档案及秘密等级 及保管期限，见下表5-1、表5-2、表5-3所列示内容：表5-1 （建筑施工文件）序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要是秘密项目完成前长期5.1.2施工组织设计、施工方案、施工计划、施是秘密长期工技术及安全措施、施工工艺、施工组织 设计报审表项目完成刖5.1.3原材料及构件出厂 质保书、合格证、复验单、检测报告是一般长期5.1.4建筑材料试验

11、报告是一般长期5.1.5设计变更、工程更改洽商单、材料代用审批手续否一般永久5.1.6施工定位 测量、地质 勘察是秘密项目完成刖永久5.1.7十、岩试验报告、基础处理、基础工程图是一般永久5.1.8施工记录、日记、大事记是秘密P项目完成刖长期5.1.9隐蔽工程记录是一般永久5.1.10工程记录及测试、沉降、位移、变 形监测记录、事故处理报告是秘密项目完成刖永久5.1.11工程质量检杳、评定是一般永久5.1.12交工验收记录证明是一般永久5.1.13施工总结、技术总结是一般长期5.1.14竣工报告、竣工验收报告是一般永久5.1.15竣工图是一般永久表5-2设备及管线安装施工文件）序号归档文件是否

12、必要秘密等级秘密期限保存期限5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要是秘密项目完成前长期5.2.2施工组织设计、施工方案、施工计划、技术 措施是秘密项目完成前短期5.2.3设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续否一般永久5.2.4焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录是一般永久5.2.5隐蔽工程检查验收记录是一般永久5.2.6强度、密闭性试验报告是一般长期5.2.7设备调试记录是一般长期5.2.8施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告是秘密项目完成前长期5.2.9系统调试、测试记录是一般长期5.2.10管线清洗、通水、消毒记录是一般短期5.2.11管线

13、标高、位置、坡度测 量记录是一般长期5.2.12中间交工验收记录证明、工程质 量评定是一般永久5.2.13竣工报告、竣工验收报告是一般永久5.2.14竣工图是一般永久表5-3电气、仪表安装施工文件）序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要是秘密项目完成前长期5.3.2施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施是秘密项目完成前短期5.3.3设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续否一般永久5.3.4调试、整定记录是一般长期5 3.5性能测试、校核是一般长期5.3.6施工安装记录、质量检查评定、事故处 理是秘密项目完成前永

14、久报告5.3.7操作、联动试验是一般短期538电气装置交接记录是一般短期539中间交工验收记录、工程质量评定是一般永久5.3.10竣工报告、竣工验收报告是一般永久5.3.11竣工图是一般永久六、监理文件档案及秘密等 级及保管期限，见下表6-1所列示内容:表6-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限6.1监理通知、开（停、复）工令、许 可证、备忘 录、会议纪要、-是秘密项目完成前长期6.2施工质量检验分析是一般长期6.3规程规范是秘密项目完成前长期6.4监理规划、监理细则是秘密项目完成前长期6.5合冋支付文书、合冋管理文件是一般长期6.6质量（投资、进度）控制文件、协调 文件是秘密项目完

15、成前长期七、工艺设备文件档案及秘密等级及保管期限，见下表7-1所列示 内容：表7-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结是一般长期7.2产品检验、包，装、工装图、检测记录是一般长期7.3设备、材料出厂质量合格证明是一般长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单是一般长期7 5设备图纸、说明书是一般长期7 6设备测绘、验收记录是一般长期7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴 定是一般长期八、科学研究文件档案及秘密等级 及保管期限，见下表8-1所列示 内容：表8-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限8.1开题报告、任务书、批准

16、书否机密运宫结束前永久8.2协议书、委托书、合同否机密运宫结束前永久8.3研究方案、计划、调查 研究报告否机密运营结束前永久8.4试验记录、图表、照片否机密运宫结束前永久8.5实验分析、计算、数据整理否机密运宫结束前永久8.6实验装置及特殊 设备图纸、工艺 技术规范说明书否机密运宫结束前永久8.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析否机密运宫结束前长期8.8阶段报告、科研报告、技术鉴 定否机密运宫结束前永久8.9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料否机密运宫结束前永久8.10考察报告、重要课题 研究报告否机密运宫结束前永久九、表9-1、涉外文件档案及秘密等级 及保管期限，见下表9-1所列示内

17、容：序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限9.1询价、报价、投标文件否秘密运宫结束前短期9.2合同、合同附件否秘密运宫结束前永久9.3谈判协议、议定书否秘密运宫结束前永久9.4谈判记录否秘密运宫结束前长期9.5谈判过程中外商提交的资料否秘密运宫结束前临时9.6出国考察及收集来的有关 资料否秘密运宫结束前永久9.7国外各设计阶段文件否秘密运宫结束前永久9.8各设计阶段审查议定书否秘密运宫结束前永久9.9技术问题来往函电否秘密运宫结束前永久9.10国外设备材料检验及设计联络 文件否一般永久9.11国外设备储存、运输文件否一般临时9.12设备开箱检验记录、商检 及索赔否一般永久9.13国外设备

18、、材料的防腐、保护措施否一般短期9.14外国技术人员现场提供的文件材料否一般长期十、试运营文件档案及秘密等 级及保管期限，见下表10-1所列示内容：表 10-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限10.1技术准备计划否秘密项目始运营短期10.2试生产管理、技术责任制否秘密项目始运营临时10.3开停车方案否一般临时10.4设备试车、验收、运转、维护记录否一般长期10.5试牛产产品质量鉴疋报告否一般短期10.6安全操作规程、事故分析报告否一般长期10.7运行记录否一般短期10.8技术培训材料否一般临时10.9产品技术参数、性能、图纸否一般永久10.10工业卫生、劳动保护材料否一般短期十一、

19、财务（指工程项目部门财务）及器材管理文件档案及秘密等级 及保管期限，见下表11-1所列示内容：表 11-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计是机密公司存续期永久11.2工程概算、预算、标底、合冋价、决算、审计及说明是秘密公司存续期永久11.3主要材料消耗、器材管理是一般临时11.4交付使用的固定 资产、流动资产、无形资产、递延资产清册是秘密公司存续期永久十二、竣工验收资料档案及秘密等级及保管期限，见下表12-1所列示内容:表 12-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限12.1项目竣工验收报告是一般永久12.2工程设计总结、

20、工程监理总结是一般永久12.3项目质量评审材料是一般永久12.4工程现场声像材料是秘密运营始运营永久12.5工程审计文件、材料、决算报 告是秘密公司存续期永久12.6竣工验收会议决议文件、验 收证书及验收委员会名册、签字是一般永久12.7环境保护、劳动安全卫生、消防等验 收审批 表是一般永久12.8项目评优报奖申报材料、批准文件及证书是一般永久十三、项目后评估文件档案及秘密等 级及保管期限，见下表13-1所 列示内容：表 13-1序号归档文件是否必要秘密等级秘密期限保存期限13.1项目后评估相关资料是绝密公司存续期临时13.2项目后评估报告是绝密公司存续期永久第九条 工程建设档案是公司房地产项

21、目开发工作的真实记录，是 工程建设项目从提出、立项、审批、勘察设计、施工、运营 准备到竣工交 付使用的全部过程中形成的有保存价 值的文字、图纸、图表、声像等各 种载体的历史记录。它是公司房地产项 目开发工作的重要依据。第十条 工程建设档案归档要求完整、准确、系统，是对包括公司综 合部、各级工程管理部门以及项目的设计单位、施工单位、监 理单位、材 料供应商、设备供应商的共同职责要求，是综合部代表公司行使建 设单 位对建设工作的管理权。第十一条归档要求一、工程建设档案必须实行集中统一管理的原贝打公司所有的工程 档案由综合部统一收集、管理。工程竣工档案，必须 真实地反映工程竣 工后的实际情况，具有永

22、久和长期保存价值的文件材料必须完整、准确、 系统，需签章的责任者的签章手续必须齐全。所归档的文件资料应为原 始件，存复印件的需注明原始件的去向。今后编研、维修、改建、扩建、 凭证利用，不论是否原件，均应具有法律效用。二、公司由一名主管领导 分管工程档案工作，并配备一名兼职档案 员负责工程文件的收集、整理、立卷、归档工作。三、编制工程竣工档案，必须采用不易褪色的具有 较长保管时间的 黑色、兰黑绘图、书写墨水，不得使用红色墨水、复写纸 和一般圆珠笔等。 竣工图要在新施工图纸上修改，必须图面整洁，反差明显，文字材料字迹要工整、清楚。凡是归 档的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰， 声音清楚，文字

23、说明准确。对 成立项目公司或有专门工程管理人员的建 设项目档案参照本细则要求统一上交公司综合部并由综合部审核存档。四、项目公司或工程管理部 门在每次工程概算总投资额中预留2% 档案保证金（最高限额为伍万元），待施工单位、监理单位将应归档文字 材料归齐后予以拨付。第十二条归档时间一、各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的，不 予验收。竣工档案在工程验 收合格后两个月内向综合部报送，由综合部 结合项目前期档案及后评价阶段档案统一归档。二、按项目的工作阶段或子项目结束归档，停、缓建工程技术档案 应在工程停、缓 建后立即归档。第十三条归档手续一、工程档案归档时要简要说明归档情况，填写归档文件移交清单, 式二份，要核查清楚，双方签字各一份。二、移交手续需双方主管同志签字。第十四条组卷要求一、组卷原则竣工档案