公文及行文格式培训

1、公文与行文格式培训公文与行文格式培训 主讲：宋智敏主讲：宋智敏 2014-2-21 公文概述公文概述 二、公文的种类二、公文的种类 现行现行国家行政机关公文处理办法国家行政机关公文处理办法中有中有1313 种：种： 命令（令）命令（令）、议案议案、决定、决定、公告公告、通告通告、 通知、通报、报告、请示、批复、意见、通知、通报、报告、请示、批复、意见、 函、会议纪要函、会议纪要 中国共产党机关公文处理条例中国共产党机关公文处理条例中有中有1414种：种： 决议决议、指示指示、决定、意见、通知、通报、决定、意见、通知、通报、 公报公报、报告、请示、批复、报告、请示、批复、条例条例、规定规定、 函

2、、会议纪要函、会议纪要 目前公司常用的公文种类为目前公司常用的公文种类为10种：种： 决定、公告、通知、通报、报告、决定、公告、通知、通报、报告、 请示批复、意见、函、会议纪要请示批复、意见、函、会议纪要 不同的文种，反映了不同的行文要不同的文种，反映了不同的行文要 求，也反映行文机关之间的关系和发文求，也反映行文机关之间的关系和发文 机关的权限。机关的权限。 公司常用的公司常用的10种公文形式：种公文形式： n1 1、决定、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安适用于对重要事项或者重大行动做出安 排，奖惩有关单位及人员。排，奖惩有关单位及人员。 n2 2、公告、公告 适用于在一定范围内宣布

3、重要事项或者适用于在一定范围内宣布重要事项或者 法定事项。法定事项。 n3 3、通知、通知 适用于转发上级机关和不相隶属机关的适用于转发上级机关和不相隶属机关的 公文，传达要求下属单位办理或者执行的事公文，传达要求下属单位办理或者执行的事 项，任免人员。项，任免人员。 公司常用的公司常用的10种公文形式：种公文形式： n4 4、通报、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要适用于表彰先进，批评错误，传达重要 精神或者情况。精神或者情况。 n5 5、报告、报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，适用于向上级机关汇报工作，反映情况， 答复上级机关的询问。答复上级机关的询问。 n6 6、请示、请示

4、 适用于向上级机关请求指示、批准。适用于向上级机关请求指示、批准。 n7 7、批复、批复 适用于答复下属单位的请示事项。适用于答复下属单位的请示事项。 公司常用的公司常用的10种公文形式：种公文形式： n8 8、意见、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 n9 9、函、函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询适用于不相隶属机关之间商洽工作，询 问和答复问题，请求批准和答复审批事项。问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 n1010、会议纪要、会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项。 三、公文的格式：三、公文的格式

5、： 公文都具有一定的格式，公文公文都具有一定的格式，公文 的格式要求制发的公文结构完整、的格式要求制发的公文结构完整、 标志准确、保持一致。同时便于收标志准确、保持一致。同时便于收 发处理，有利于提高工作效率，也发处理，有利于提高工作效率，也 为以后的立卷、归档提供了方便条为以后的立卷、归档提供了方便条 件。件。 公文格式有三个方面：公文格式有三个方面： 一是主体结构一是主体结构 二是附加标记二是附加标记 三是款式规定三是款式规定 主体结构：是指公文中表达实际内容主体结构：是指公文中表达实际内容 的主要文字成分，包括：公文标题、的主要文字成分，包括：公文标题、 主送机关、正文、附件、发文机关、

6、主送机关、正文、附件、发文机关、 发文时间、印章、抄送单位。发文时间、印章、抄送单位。 1、公文标题应准确简要地概括公文、公文标题应准确简要地概括公文 的主要内容。在拟制标题时，一要注的主要内容。在拟制标题时，一要注 意准确选择文种，二要注意对意准确选择文种，二要注意对“事由事由” 进行概括时，力求做到准确、简明、进行概括时，力求做到准确、简明、 得体。得体。 2、主送机关是行为的对象，也就是、主送机关是行为的对象，也就是 负责承办的收文单位，单位名称写在负责承办的收文单位，单位名称写在 标题之下，正文之前，顶格，字体同标题之下，正文之前，顶格，字体同 正文，一般不要将主送机关写成领导正文，一

7、般不要将主送机关写成领导 人的名字。人的名字。 3、正文是公文内容的主体，也是公、正文是公文内容的主体，也是公 文结构的核心部分。正文一般由开头、文结构的核心部分。正文一般由开头、 主体、结尾三个部分组成。开头有主体、结尾三个部分组成。开头有 “根据式根据式”、“目的式目的式”、“原因式原因式” 等。等。 撰写公文的主体部分，必须注意做到主题撰写公文的主体部分，必须注意做到主题 单一性，一篇公文一个主题，内容准确，单一性，一篇公文一个主题，内容准确， 语言通俗易懂，全篇的结构安排对问题的语言通俗易懂，全篇的结构安排对问题的 论证讲究逻辑性。结尾要以简洁的语言呼论证讲究逻辑性。结尾要以简洁的语言

8、呼 应开头或主体、或提出解决问题的方法、应开头或主体、或提出解决问题的方法、 或表明发文机关的希望、要求，并注意用或表明发文机关的希望、要求，并注意用 语得体。语得体。 4、附件是相对正文而言的，是附属于正文的、附件是相对正文而言的，是附属于正文的 文字材料，是某些公文的重要组成部分。附文字材料，是某些公文的重要组成部分。附 件有两类：一类是补充说明正文主要内容的件有两类：一类是补充说明正文主要内容的 附件。一类是补充说明正文某一方面内容的附件。一类是补充说明正文某一方面内容的 附件，如图表、统计数字以及其他说明正文附件，如图表、统计数字以及其他说明正文 提及的事件等材料。公文如有附件，应在正

9、提及的事件等材料。公文如有附件，应在正 文之后注明附件名称，正文的后面顶格书写。文之后注明附件名称，正文的后面顶格书写。 5、发文机关是公文发出单位，俗称、发文机关是公文发出单位，俗称 “落款落款”，发文机关应写全称。，发文机关应写全称。 6、发文时间，亦称发文日期。日期表明文件、发文时间，亦称发文日期。日期表明文件 发出和生效的时间，日期应用大写的阿拉伯发出和生效的时间，日期应用大写的阿拉伯 数字表示，且不能省略，如数字表示，且不能省略，如“二二一三年十一三年十 二月一日二月一日”，不能写成，不能写成“三年十二月一日三年十二月一日” 或者是或者是“三、十二、一三、十二、一”。 7、印章：是公

10、文生效的标志，具有法、印章：是公文生效的标志，具有法 律依据，是行文过程中的重要环节。印律依据，是行文过程中的重要环节。印 章应盖在文末的发文机关和发文时间上，章应盖在文末的发文机关和发文时间上， 印章要和落款名称完全一致。印章要和落款名称完全一致。 8、抄送单位：是公文涉及的机关单位，、抄送单位：是公文涉及的机关单位， 或需要协助承办、或需要知道，掌握内或需要协助承办、或需要知道，掌握内 容的机关单位。容的机关单位。 为了规范源通文案管理，统一公文格为了规范源通文案管理，统一公文格 式，源通于二式，源通于二一二年十一月十九日，一二年十一月十九日， 下发了下发了“关于规范行文格式的通知关于规范

11、行文格式的通知”。 常常 用用 公公 文文 通通 知知 通知是批转下级机关的公文，通知是批转下级机关的公文， 转发上级或不相隶属机关的公文，转发上级或不相隶属机关的公文， 发布规章，要求下级机关办理，需发布规章，要求下级机关办理，需 要周知或共同执行的事项，任免和要周知或共同执行的事项，任免和 聘用干部时使用的公文。聘用干部时使用的公文。 通知一般可分为：指示性通知、通知一般可分为：指示性通知、 事项性通知、批示性通知、会议通事项性通知、批示性通知、会议通 知。知。 通知的基本格式与写法：通知的基本格式与写法： 1、标题应写明发文机关、事由和文种、标题应写明发文机关、事由和文种 特殊的通知，还

12、应标明是特殊的通知，还应标明是“紧急通知紧急通知”、 “联合通知联合通知”、“重要通知重要通知”、“补充通知补充通知”等。等。 凡不属正式公文处理的一般性通知，可直接用凡不属正式公文处理的一般性通知，可直接用 “通知通知”两字作标题。两字作标题。 2、正文开头简要写明发文目的、意图、缘由、正文开头简要写明发文目的、意图、缘由 主体写清通知的事项、执行要求两方面。主体写清通知的事项、执行要求两方面。 通知的写法：通知的写法： 1、指示性通知、指示性通知 一般在上级机关对下级机关某项工作需要阐述政策、一般在上级机关对下级机关某项工作需要阐述政策、 布置工作、提出要求，而根据公文内容又不宜用布置工作

13、、提出要求，而根据公文内容又不宜用“命令命令 （令）（令）”或或“指示指示”时，可用这种通知行文。如时，可用这种通知行文。如中共中共 中央国务院关于严格控制成立全国性组织的通知中央国务院关于严格控制成立全国性组织的通知。这。这 类通知带有指示性和指导性，要求下级机关贯彻执行，类通知带有指示性和指导性，要求下级机关贯彻执行， 因此，要写得切实可行，文字要达意、精炼，使下级机因此，要写得切实可行，文字要达意、精炼，使下级机 关一看就知道要求他们解决什么问题，解决这些问题的关一看就知道要求他们解决什么问题，解决这些问题的 方法、步骤及要求。方法、步骤及要求。 2、事项性通知、事项性通知 这类通知主要

14、是向有关方面知照某一事项或者交这类通知主要是向有关方面知照某一事项或者交 流某些信息，可以在上下级之间使用，也可以在平流某些信息，可以在上下级之间使用，也可以在平 行机关之间使用，其主要目的是要对方了解某件事行机关之间使用，其主要目的是要对方了解某件事 情或某些情况，一般不要执行和办理。象庆祝某节情或某些情况，一般不要执行和办理。象庆祝某节 日，成立、调整、合并、撤销某机构，任用干部，日，成立、调整、合并、撤销某机构，任用干部， 启用公章，更正文件差错，请下级机关报送有关材启用公章，更正文件差错，请下级机关报送有关材 料，都可使用这类通知。料，都可使用这类通知。 这类通知的正文比较简明单一，要

15、求开宗明义直这类通知的正文比较简明单一，要求开宗明义直 叙其事，写得具体清楚实在。叙其事，写得具体清楚实在。 3、会议通知、会议通知 上级机关或发起单位召开重要会议时，发给与会上级机关或发起单位召开重要会议时，发给与会 单位和人员的书面通知，就是会议通知。这类通知单位和人员的书面通知，就是会议通知。这类通知 一般格式有标题、发文字号、主送单位、正文、落一般格式有标题、发文字号、主送单位、正文、落 款和发文时间等。款和发文时间等。 标题标题 。要写明什么单位召开的什么会议的通知。要写明什么单位召开的什么会议的通知。 正文主体写开会的原因、目的、日期、地点、与正文主体写开会的原因、目的、日期、地点

16、、与 会人员、会议内容等。如需汇报、发言带论文或材会人员、会议内容等。如需汇报、发言带论文或材 料的，以及开会多久、何时报到，带何证件和交通料的，以及开会多久、何时报到，带何证件和交通 食宿等问题，都在正文或附件中写明。食宿等问题，都在正文或附件中写明。 报报 告告 报告是下级向上级机关汇报工作，反映情况、报告是下级向上级机关汇报工作，反映情况、 提出意见或者是建议、答复上级机关的询问等陈述提出意见或者是建议、答复上级机关的询问等陈述 性的上行公文文种。性的上行公文文种。 按执行内容，分为工作报告、情况报告、答复按执行内容，分为工作报告、情况报告、答复 报告、报送报告等。报告、报送报告等。 按

17、报告性质与写作特点，分为专题报告与综合报按报告性质与写作特点，分为专题报告与综合报 告。告。 报告的基本结构与写法报告的基本结构与写法 报告的正文一般由三个部分组成。一是开头，报告的正文一般由三个部分组成。一是开头， 说明报告的目的，为什么要写这个报告。二是主体，说明报告的目的，为什么要写这个报告。二是主体， 写报告内容，或称报告事项，一般要从四方面入手，写报告内容，或称报告事项，一般要从四方面入手， 写清情况、经验、问题和今后打算。三是结尾，写写清情况、经验、问题和今后打算。三是结尾，写 结束语。习惯用语如结束语。习惯用语如“特此报告特此报告”、“以上报告，以上报告， 请阅示请阅示”、“以上

18、报告，如无不妥请批转各地参照以上报告，如无不妥请批转各地参照 执行执行”等。等。 批批 复复 请请 示示 请示，是请求主管机关就某项工作或问题作出指示、请示，是请求主管机关就某项工作或问题作出指示、 给予答复、审核批准时所使用的公文文种。下级机关遇给予答复、审核批准时所使用的公文文种。下级机关遇 到在自己职权范围内无法解决的问题、困难，需要上级到在自己职权范围内无法解决的问题、困难，需要上级 给予答复、解决、帮助、审核、批准的，可用请示。给予答复、解决、帮助、审核、批准的，可用请示。 请示的基本写法，请示的格式和报告相同，有标题、请示的基本写法，请示的格式和报告相同，有标题、 主送单位、正文、

19、落款和发文时间。主送单位、正文、落款和发文时间。 标题构成应为标题构成应为“发文单位发文单位+ +事由事由+ +文种文种”。 主送单位只能是一个。主送单位只能是一个。 正文是较为规范的三分式结构，即由请示缘由、请示正文是较为规范的三分式结构，即由请示缘由、请示 事项、请示结语三部分组成。事项、请示结语三部分组成。 批复，是上级机关答复下级机关请示事项所用的公文批复，是上级机关答复下级机关请示事项所用的公文 文种。文种。 批复的写作格式比较固定，由标题、主送机关、发文批复的写作格式比较固定，由标题、主送机关、发文 字号、正文、落款、发文时间等构成。标题形式为字号、正文、落款、发文时间等构成。标题

20、形式为“发发 文机关文机关+ +事由事由+ +文种文种”。批复的正文包括引语、批复内容。批复的正文包括引语、批复内容 和结尾三个部分。和结尾三个部分。 1 1、引语，通常引用两个方面的内容：一是引用下级、引语，通常引用两个方面的内容：一是引用下级 机关来文的日期、公文名称或发文字号，如机关来文的日期、公文名称或发文字号，如“你厂你厂X X年年X X 号文已收悉号文已收悉”；二是简要引述来文所请示的事项，如；二是简要引述来文所请示的事项，如 “你们关于你们关于XXXXXX问题的请示已收悉问题的请示已收悉”。 2 2、批复内容，批复内容有两点，一是告知情况，二、批复内容，批复内容有两点，一是告知情

21、况，二 是表明态度。是表明态度。 3 3、结尾，批复的结尾，一般只写、结尾，批复的结尾，一般只写“此复此复”、“特此特此 批复批复”等用语。等用语。 要要 纪纪 议议 会会 会议纪要是适用于记载和传达会议情况和议会议纪要是适用于记载和传达会议情况和议 定事项的公文。根据会议性质的不同，会议纪定事项的公文。根据会议性质的不同，会议纪 要可以分为办公会议纪要和其他会议纪要两大要可以分为办公会议纪要和其他会议纪要两大 类。类。 办公会议纪要用以传达机关、单位召开的例办公会议纪要用以传达机关、单位召开的例 行办公会议所研究的工作、议定的事项和布置行办公会议所研究的工作、议定的事项和布置 的任务等，要求

22、与会单位和有关方面、有关人的任务等，要求与会单位和有关方面、有关人 员共同遵守、执行。员共同遵守、执行。 其他会议纪要指专项工作会议、经验交流会、其他会议纪要指专项工作会议、经验交流会、 专题讨论会、座谈会、学术研究会等会议形成专题讨论会、座谈会、学术研究会等会议形成 的纪要。的纪要。 会议纪要的格式与写法会议纪要的格式与写法 会议纪要通常是由标题、正文、文尾构成。会议纪要通常是由标题、正文、文尾构成。 1 1、标题，一种是新闻式标题，另一种是公文式标、标题，一种是新闻式标题，另一种是公文式标 题。题。 2 2、正文，会议纪要的正文一般由会议基本情况、正文，会议纪要的正文一般由会议基本情况、

23、会议主要内容、结束语三部分构成。会议主要内容、结束语三部分构成。 开头部分写会议基本情况。通常是先扼要介绍开头部分写会议基本情况。通常是先扼要介绍 会议的一般情况，包括召开会议的机关，会议进行会议的一般情况，包括召开会议的机关，会议进行 的时间、地点、与会人员情况、会议主持人，会议的时间、地点、与会人员情况、会议主持人，会议 的主要议题以及对会议成果的总体评价等。的主要议题以及对会议成果的总体评价等。 主体部分是写会议主要内容，它包括会议议定主体部分是写会议主要内容，它包括会议议定 的事项和会议的主要精神，这是纪要的中心部分。的事项和会议的主要精神，这是纪要的中心部分。 办公会议纪要，可以写会议作出的决定、办公会议纪要，可以写会议作出的决定、 决议、布置的工作任务，安排步骤，采取措决议、布置的工作任务，安排步骤，采取措 施等。通常采用决议式会议纪要的写法，分施等。通常采用决议式会议纪要的写法，分 条或列小标题来组织材料。条或列小标题来组织材料。 专项的工作会议纪要，着重写会议最后专项的工作会议纪要，着重写会议最后 取得的一致性意见、决定性事项和观点。常取得的一致性意见、决定性