怎样写好电子邮件

1、怎样写好电子邮件怎样写好电子邮件 专卖店管理部培训组专卖店管理部培训组20132013年年6 6月月目目 录录概述概述1邮件的主题邮件的主题2邮件的正文邮件的正文3回复邮件回复邮件4添加附件添加附件5邮箱密码遗失怎么办邮箱密码遗失怎么办6 在现今的商业社会中，电子邮件（在现今的商业社会中，电子邮件（E-mail）已成为使用最频繁的商务通讯工具。与电话相比，已成为使用最频繁的商务通讯工具。与电话相比，电子邮件不仅可以重复阅读，也可成为往来沟通电子邮件不仅可以重复阅读，也可成为往来沟通的证明。公司为每个专卖店开设了电子邮箱，如的证明。公司为每个专卖店开设了电子邮箱，如何写好邮件、如何更好的利用它进

2、行沟通和交流，何写好邮件、如何更好的利用它进行沟通和交流，提高工作效率，实现事半功倍的效果，我们将通提高工作效率，实现事半功倍的效果，我们将通过下面的内容为大家做一简单的介绍。过下面的内容为大家做一简单的介绍。 概概 述述 进入完美邮局的地址：进入完美邮局的地址：http:/ 概述概述完美邮局地址完美邮局地址 收件人是指邮件发送的目标人员，是与邮件内容有直接责任关系的人员。当需要收件人对你的邮件做出回复时，请将地址填写在收件人一栏。发件人发件人=你自己你自己 抄送人是与邮件内容有一定关联、需要知会邮件内容、但不需要做出回复时可将地址填写在抄送一栏。如果有多个抄送人时，可用逗号进行分隔。 如果有

3、多个收件人，但是你不希望他们知道这封邮件还曾发送到哪儿，那就需要使用暗送功能。这样，收件方就无法看到暗送中收件人的地址了。同样，有多个暗送人时可用逗号进行分隔。 概述概述收件人、抄送人、暗送人的区别收件人、抄送人、暗送人的区别 概述概述邮箱页面图示邮箱页面图示收件人收件人抄送人抄送人点这里：添加密送人点这里：添加密送人 邮件的主题就是简明扼要总结邮件中心邮件的主题就是简明扼要总结邮件中心内容的一句话或短语。一封邮件的主题很内容的一句话或短语。一封邮件的主题很重要，因为这不仅是收件人对这封信内容重要，因为这不仅是收件人对这封信内容的第一印象，同时也是收信人后期需要搜的第一印象，同时也是收信人后期

4、需要搜索邮件内容、归类这封邮件时的入手点。索邮件内容、归类这封邮件时的入手点。邮件的主题邮件的主题 邮件的主题邮件的主题邮件主题页面图示邮件主题页面图示主题：空白处写邮件的主题主题：空白处写邮件的主题 主题主题简明扼要、开门见山、重点突出；简明扼要、开门见山、重点突出；主题要真实反映邮件内容的重要性，忌用含主题要真实反映邮件内容的重要性，忌用含糊不清的标题；糊不清的标题；不要不要使用使用空白主题，这是很失礼的行为；空白主题，这是很失礼的行为；一封邮件尽可能只针对同一个主题、同一个一封邮件尽可能只针对同一个主题、同一个部门。部门。邮件的主题邮件的主题写作要求写作要求 很棒很棒的邮件主题的邮件主题

5、： A.XXX 专卖店申请补报单事宜 B.关于优惠顾客变更资料的问题 C.专卖店邮箱密码遗失糟糕的邮件主题糟糕的邮件主题： A.李先生收（含糊不清，没有说明邮件的主要内容） B.专卖店管理部你好（称呼及问候语不能做主题） C.我是XXX专卖店，这里想咨询一个问题，我刚才订货 时没看清楚就下单了（太长了，重点不突出）邮件的主题邮件的主题举例举例 邮件正文是叙述邮件主要内容的部邮件正文是叙述邮件主要内容的部分。它的结构分为四个部分：分。它的结构分为四个部分： 1.称呼及问候语称呼及问候语 2.正文正文 3.祝颂语祝颂语 4.具名及日期具名及日期邮件的正文邮件的正文 邮件的正文邮件的正文邮件正文页面

6、图示邮件正文页面图示这里：空白处开始写邮件正文这里：空白处开始写邮件正文 一、邮件正文的开头要称呼收件人一、邮件正文的开头要称呼收件人 正文的开头称呼收件人，这样既显得礼貌，也是明确的提醒收件人，这封邮件是面向他的，需要做出必要的回应。如果有多位收件人的情况时可以称呼“大家”。二、邮件的结尾要有祝颂语二、邮件的结尾要有祝颂语 祝颂语是表示问候、致敬和祝贺一类的短语或句子。正文完成后，应在结尾另起一行空两格写上祝颂语，如：此致、商祺、祝工作顺利等等。邮件的正文邮件的正文问候语和祝颂语问候语和祝颂语 一、简明扼要，行文通顺一、简明扼要，行文通顺 邮件正文应该简明扼要的说清楚事情，行文尽量通顺，不要

7、用晦涩难懂的词语。邮件的内容较多时，可以用分段、编号（1、2、3、4）等形式摘要说明，再单独用附件进行详细描述。二、注意语气二、注意语气 发信人应根据与收件人的熟悉程度、等级等方面的不同选择恰当的语气进行叙述，尊重对方，多使用“请”、“谢谢”等礼貌用语。邮件的正文邮件的正文写作要求及注意事项写作要求及注意事项 三、尽量一次邮件交待完整信息三、尽量一次邮件交待完整信息 最好在一封邮件中把相关的事情全部说清楚，说准确，不要过2分钟之后再发一封补充或更正之类的邮件，令人反感。四、注意检查错别字四、注意检查错别字 邮件写完后，应在发送前进行检查，这是对收件人的尊重。邮件的正文邮件的正文写作要求及注意事

8、项写作要求及注意事项 五、合理利用图片、图表来辅助内容阐述五、合理利用图片、图表来辅助内容阐述 对于一些单纯用文字难以描述的内容，可以采用图片或图表的形式来辅助说明，以便帮助收件人能更加清楚的理解邮件内容。六、邮件的具名六、邮件的具名 邮件写完后，应在正文的右下角注明发件人姓名、专卖店店号、写信日期及联络方式等内容（如邮箱设定自动签名则省略）。邮件的正文邮件的正文写作要求及注意事项写作要求及注意事项 邮件的正文邮件的正文举例举例开头：称呼及问候语开头：称呼及问候语结尾：祝颂语结尾：祝颂语主题：简明扼要，重点突出主题：简明扼要，重点突出正文：内容表述清晰，简正文：内容表述清晰，简洁，行文通顺，语

9、气恰当洁，行文通顺，语气恰当具名：完整、清晰具名：完整、清晰 邮件的正文邮件的正文举例举例标题过长，重点不突出标题过长，重点不突出邮件下方粘贴的内容邮件下方粘贴的内容与主题无关与主题无关邮件正文无任何内邮件正文无任何内容，也没有具名容，也没有具名 一、及时回复一、及时回复 收到他人邮件后应及时回复对方。如因出差或其他原因不能及时回复对方，应在邮箱设置自动回复功能，以免影响工作。二、针对性的回复二、针对性的回复 回复对方邮件中的问题时，应将相关问题粘贴在回复的邮件的最下方，然后再在上方作出回复。三、区分单独回复和全部回复三、区分单独回复和全部回复 邮件的回复应该是点对点，即针对某一邮件单独作出回

10、复，如果涉及他人要了解回复的内容，可以选择抄送或暗送，一般情况下不使用全部回复，以免造成不必要的信息扩散。回复邮件回复邮件 回复邮件回复邮件页面图示页面图示点这里：回复邮件点这里：回复邮件 回复邮件回复邮件举例举例点击回复按钮后，系统会点击回复按钮后，系统会将原邮件的内容自动粘贴将原邮件的内容自动粘贴在回复邮件的下方在回复邮件的下方回复邮件的格式正确，行回复邮件的格式正确，行文通顺，具名清晰文通顺，具名清晰回复邮件的主题由系回复邮件的主题由系统自动生成，发件人统自动生成，发件人也可自行更改也可自行更改 完美邮局提供可添加的附件共有三种类型：文档文件、音频文件完美邮局提供可添加的附件共有三种类型：文档文件、音频文件和图片文件。和图片文件。 如果邮件中带有附件，应在邮件正文中提示收件人及时查看。带如果邮件中带有附件，应在邮件正文中提示收件人及时查看。带有多个附件时，要在正文中对附件内容做简要说明。附件数目过多或有多个附件时，要在正文中对附件内容做简要说明。附件数目过多或过大时，应将其打包压缩成一个文件后再发送（注意：文件的大小应过大时，应将其打包压缩成一个文件后再发送（注意：文件的大小应在在21M以下）。以下）。添加附件添加附件 添加附件添加附件页面图示页面图示点这里：选择需要添加的附件类型点这里：选择需要添加的附件类型邮箱密码遗失