多体系结合审核方案策划

1、多体系结合审核方案策划学术园地1概述多体系结合审核方案策划李在卿中环联合(北京)认证中心有限公司许多组织将多个管理体系整合成一个综合管理体系.如将质量管理体系与环境管理体系和职业健康安全管理体系整合,将质量管理体系与环境管理体系和食品安全管理体系整合,将环境管理体系与职业健康安全管理体系整合,将职业健康安全管理体系与企业社会责任管理体系整合,将质量管理体系与产品认证的保障体系整合,将质量管理体系与环境管理体系和环境标志保障体系进行整合等等而与此相适应的管理体系结合审核也随之推出.不少认证机构都从组织的需要和机构生存竞争出发开展了多体系结合审核.但笔者发现:不少结合审核不够到位.往往顾此失彼.缺

2、乏审核深度.这不仅给企业带不来帮助.甚至符合性审核都不够,有效性较差.究其原因:一是认证机构对受审核方体系结合的程度,审核的风险把握不够.二是认证机构自身资源不足.真正具备同一专业多体系所要求的专业能力并具有一定管理知识和经验的审核人员少三是市场不规范,无序竞争.过度压价.以至于认证机构安排的人日数不足.长此下去,必将进一步导致认证审核质量的整体下降.笔者自2001年起开始研究多体系整合.已编制出质量,环境和职业健康管理体系要求(类似三合一标准).编写和出版三本有关整合的专着.发表了多篇有关整合的文章:2004年参加认监委稽查时有机会查看过一些认证机构的三合一审核资料.曾在国内三个大的认证机构

3、工作,且作为组长参加了数十家三合一的企业的审核.并对数十份三合一的认证审核资料进行过技术评定.研究及实践表明:之所以出现上述问题,主要是认证机构审核前没有一个充分的审核方案.策划工作没有做好.问题出在审核管理方面.2006z8月参加了cnab:宁夏银川召开的一个相关研讨会.启发了笔者对结合审核方案的思0考.由于现行的结合审核多数是对质量,环境和职业健康体系三合一的审核,因此,本文所称结合审核方案仅限于这三个管理体系结合审核的方案.2定义1)结合审核认证机构对申请认证的组织(或称受审核方)的两个或两个以上的管理体系同时一起实施的审核本文所指的结合审核就是认证机构任命一名审核组长.选派具有两个体系

4、以上注册资格的审核员同时对受审核方的质量管理体系,环境管理体系和职业安全健康管理体系一并审核的过程:2)审核方案针对特定的时间段所策划.并具有特定目的的一组(一次或多次)审核.一个审核方案包括用于策划,组织和实施审核的所有必要的活动.本文所指的审核方案是指认证机构为了实施三体系结合审核.通过策划而制订的针对具体的受审核方的有关审核重点,审核风险分析与控制措施,审核抽样安排,审核人日数测算等内容做出安排的文件.3结合审核的特点结合审核具有如下特点:1)对审核组长和审核组成员的能力要求比单一体系要求高.审核组长对审核组的管理能力,与受审核方的沟通能力,对三个体系审核内容的协调,对认证结论的把握都提

5、出了新的要求.它不是一个工作和简单叠加,而是一个结合和深化:对审核组成员需要理解和掌握三个标准和要求.把握受审核方三个体系的审核重点.熟悉受审核方的生产或服务流程和特点.不能顾此失彼:学术园地2)对审核效率有更高的要求.由于结合审核的工作量加大了.但审核时间又不是原来三个体系单独审核时间的和.这就要求审核员既要审核到位又要提高审核速度.否则不能在规定的时间完成审核任务:3)审核计划,审核记录,审核报告的单一性.认证机构可以编制一份满足三体系要求的审核计划.审核员现场审核时不用分别作审核记录.审核组长可以编制一份三合一的综合审核报告:4)对企业而言,节省了审核时间和认证成本:5)结合审核的有效性

6、与受审核方体系整合的程度有重要关系.只有受审核方的体系文件,资源,运行,监测都进行了整合.结合审核才能充分体现其优越性4审核方案的作用结合审核方案具有以下作用:1)有利于事先识别认证审核的风险.有针对性地采取措施,最大限度地降低审核风险;2)有利于明确审核重点和审核思路.提高审核的有效性:3)有利于合理安排审核人员和确定审核人日数.保证审核质量.5审核方案的内容结合审核方案要按项目对每一个项目的初审,监督审核和复评一并作出安排,应包括以下内容:1)目的描述针对某一项目的审核目的:2)业务领域和专业范围确定在合同评审和文件审核的基础上.结合受审核方提供的申请材料确定认证业务领域的专业范围.要明确

7、受审核方的产品范围,活动范围,地域范围,有哪些多现场或临时现场.申请和合同书中对证书的要求(数量,名称);3结合审核的风险识别描述对本项目实施审核的主要风险.从受审核方的产品,重要环境因素,不可承受的风险,体系文件的整合程度,资源和运行的整合程度,认证机构现有审核人力资源情况和专业能力说明本次审核的主要风险.可结合专业分级分类情况考虑:4)控制风险的措施描述如何从计划安排,人员安排,审核前人员研讨和培训,现场审核思路方面控制风险的措施:5)审核重点与审核要求说明对某项目初次审核,监督审核,复评时的不同审核重点及审核要求:6抽样方案根据受审核方的实际情况.按cnab规定的要求确定抽样方案,并确定

8、抽样量:7)人日数的确定规定对某项目初次审核,监督审核,复评的人日数:8)整体审核思路说明对某项目实施结合审核的整体审核思路.是按过程审核还是按部门审核.是顺向审核还是逆向审核6结合审核方案的策划以下对结合审核的方案策划进行详细描述:1)组织管理体系整合成熟度分析受审核方管理体系的整合的成熟程度直接影响结合审核的有效性.现实的情况是:有的是将管理体系文件,资源和运行控制都进行了充分的整合;有的只是将文件进行了整合;有的是三个体系文件.但资源,职责,运行控制进行了整合:有的是只将环境管理体系与职业健康安全管理体系进行了整合,而质量管理体系是独立的;有的是原来没有建立任何体系.直接新建一个三合一的

9、体系:有的是原来只有质量管理体系.现在直接引入两个标准.新建一个三合一的管理体系等等.不同的受审核方,管理基础不一样,员工的素质和管理水平不一样,体系建立和运行的时间长短不一样.整合体系的成熟度是不一样的.因此.认证机构在进行管理体系结合审核策划时.必须在了解申请情况,进行合同评审后,进行认真的管理体系文件审核并与申请方进行充分的沟通后分析结合审核的风险程度.并提出防范风险的措施:分析风险时要考虑以下方面:a)申请方管理体系状况,建立的时间,整合情况最初建立的是哪个管理体系.通过了哪些认证.是什么时间通过认证的?运行情况如何?体系整合属于哪一种具体情况:b)组织结构,场所和业务活动.组织的组织

10、0学木园地结构,管理机构情况,作业场所有哪些?是否有多现场?有哪些主要业务活动?体系认证覆盖哪些产品和活动:c)产品情况.产品的主要生产过程?关键过程和特殊过程有哪些?是否通过产品认证?是否有国家强制认证或行业生产许可要求?产品的水平处于什么状态:d)重要环境因素和不可承受的风险情况本行业有哪些重要环境/危险因素?一般的治理和控制措施有哪些?属于几级几类认证风险:e)文件及申请情况.申请哪些产品认证?是否包括设计和开发?证书需要情况?体系文件与标准的符合性及可操作性:f)内审和管理评审情况是否完成了三体系的内部审核?是一起做的内审还是分别做的?是否实施了管理评审?管理评审是否覆盖三体系?内审和

11、管理评审的结论如何:g)以往审核的结果.整合前,现有体系的认证审核情况及结果对于上述问题认证机构可以设计一张调查表.在进行整合策划前请申请方填写.在进行风险分析时请文件审核人员,项目管理人员,专业审核人员一起参加2)审核组专业能力分析认证机构派出的审核组的专业能力也是影响结合审核有效性的重要因素认证机构人员是在分级分组,进行了合理,合规的专业能力评定的基础上.结合具体项目的人力资源情况进行专业能力分析.考虑:a)是否有符合要求的三合一的高级审核员表1管理体系结合审核人日数计算修正系数速查表企业体系整合的程度体系文件完全整体系文件完成环境管理体系有三个原来只有原来只有直接合.资源完全整整合.资源

12、已整和职业健康安独立的两个体系一个体系新建审核组的专业能力合.运行完成整合.整合运行不全管理体系进体系.没且分别通合.在整合前已足三个月.在整行了整合.质量有进行过了认证.且通过了丑二分别建立了三个合前已建立了管理体系单独整合.但现新建一认证.现合一独立的体系.并两个体系.只通运行.只通过了都通过个体系并新建三整的体通过三项认证过了两项认证管理体系认证了认证实施整合合体系系有具备资格的三合一的审核员.且有相应三0.560.60.640.650.680.700.72合一专业审核员.数量满足要求有具备资格的三合一的审核员.且有相应三合一专业审核员.数量0.600.640.650.680.720.7

13、40.76不满足要求有三合一的审核员.但没有相应专业三合一审核员.有三合一的专0.640.680.700.720.750.800.82家没有三合一的审核员.但分别有相应专业的0.650.680.700.720.750.800.83专业审核员没有三合一的审核员.只有单一方面相应专业的专业审核员需要0.680.720.750.770.800.830.85配备一名技术专家没有三合一的审核员.也没有单一方面相应专业的专业审核员需0.700.760.810.830.850.880.92要配备至少两名技术专家o学术园地担任审核组长:b)是否有经过专业能力评定符合要求的三合一的专业审核员?是否有三合一的专业

14、审核员;是否有一个管理体系以上的专业审核员:同一专业有几人具备专业能力:o)如果没有专业审核员,是否有技术专家;同一专业有几名技术专家:d)专业人员的技术水平和审核能力如何.在分析机构的针对具体项目的审核组的专业能力的基础上提出审核组的人员组成建议名单,以便计划调度员安排审核.3)审核人日数确定在对申请方审核风险分析和审核组专业能力分析的基础上.认证机构要确定结合审核的人日数.确定人日数时要考虑的因素主要是受审核方管理体系的成熟度及整合的成熟度,审核组的专业能力和组成人员具体情况结合审核的人日数的计算公式如下:t=t(tl+t2)r其中:卜质量管理体系+环境管理体系+职业健康安全管理体系认证总

15、的现场审核人日数:r一质量管理体系,环境管理体系,职业健康安全管理体系三者中单独认证审核时.需要审核人日数最多且审核风险最大者所需要的人日数:t.和1r2除t0以外的其它两项认证单独实施时所需要的人目数:卜_修正系数.具体见表1所示.在审核方案中要考虑不同体系,办公室与生产现场审核时间的均衡性及单一体系的审核基本保证时间:4)各体系关注的重点在文件审核和审核风险分析的基础上.针对具体项目指出三个体系审核中关注的重点.以便审核组长安排审核计划时考虑.并在审核前培训中对审核组成员进行交底:5)抽样方案在进行审核计划时,要根据组织的多现场,临时现场情况,三体系的不同审核重点确定抽样方案和抽样量要求:6)审核思路在进行了审核风险分析的基础上.根据制定的控制审核风险和提高结合审核有效性有要求.提出审核思路:7)审核报告的要求对审核报告提出要求.明确关注重点.报告的形式及报告提出的时间要求7注意事项1)结合审核方案不要简单套用gb/i190112003,准中的内容:2)进